Konfigurera en etikett för visuell märkning för Azure Information Protection

  • Artikel

När du tilldelar en etikett till ett dokument eller e-postmeddelande finns flera olika alternativ att välja bland som gör den valda klassificeringen lätt att se. En sådan visuell märkning kan vara ett sidhuvud, en sidfot eller en vattenstämpel.

Ytterligare information om dessa visuella markeringar:

  • Sidhuvuden och sidfötter gäller för Word, Excel, PowerPoint och Outlook.

  • Vattenstämplar gäller för Word, Excel och PowerPoint:

    • Excel: Vattenstämplarna visas endast i lägena för sidlayout och förhandsgranskning för utskrift samt när de skrivs ut.

    • PowerPoint: Vattenstämplar tillämpas på bildbakgrunden som en bakgrundsbild. På fliken Visa , Bildbakgrund, kontrollerar du att kryssrutan Dölj bakgrundsgrafik inte är markerad.

  • Flera rader stöds för vattenstämplar och för sidhuvuden och sidfötter i Word, Excel och PowerPoint. Om du anger flera rader för en etiketts sidhuvud eller sidfot som används i Outlook sammanfogas raderna. I det här scenariot bör du överväga att använda konfigurationen för att ange olika visuella markeringar för Word, Excel, PowerPoint och Outlook.

  • Maximal stränglängd:

    • Den maximala stränglängden som du kan ange för sidhuvuden och sidfötter är 1 024 tecken. Men Excel har en total gräns på 255 tecken för sidhuvuden och sidfötter. Den här gränsen omfattar tecken som inte visas i Excel, till exempel formateringskoder. Om gränsen nås visas inte strängen som du anger i Excel.

    • Den maximala stränglängden för vattenstämplar som du kan ange är 255 tecken.

  • Du kan ange en textsträng eller använda variabler för att dynamiskt skapa textsträngen när sidhuvud, sidfot eller vattenstämpel används.

  • Word, PowerPoint, Outlook och stöder nu Excel visuella markeringar i olika färger.

  • Visuella markeringar stöder endast ett språk.

När visuell märkning tillämpas

För e-postmeddelanden tillämpas de visuella märkningarna när ett e-postmeddelande skickas från Outlook. Om e-postmeddelandet vidarebefordras eller besvaras med en ändring av etiketten behålls alltid de ursprungliga visuella märkningarna.

För dokument tillämpas de visuella märkningarna på följande sätt:

  • I en Office-appen tillämpas de visuella märkningarna från en etikett när etiketten används. Visuella markeringar tillämpas också när ett etiketterat dokument öppnas och dokumentet först sparas.

  • När ett dokument är märkt med hjälp av Utforskaren, PowerShell eller Azure Information Protection scanner: Visuella markeringar tillämpas inte omedelbart utan tillämpas av Azure Information Protection-klienten när dokumentet öppnas i en Office-appen och dokumentet först sparas.

    Undantaget är när du använder Spara automatiskt med Office appar för filer som sparas i Microsoft SharePoint, OneDrive för arbete eller skola eller OneDrive för hemmet: När Spara automatiskt är aktiverat tillämpas inte visuell märkning om du inte konfigurerar den avancerade klientinställningen att aktivera klassificering så att den körs kontinuerligt i bakgrunden.

Så här konfigurerar du visuella markeringar för en etikett

Gör på följande sätt om du vill konfigurera visuell märkning för en etikett.

  1. Om du inte redan gjort det loggar du in på Azure Portal. Gå sedan till fönstret Azure Information Protection.

    I sökrutan för resurser, tjänster och dokument: Börja skriva Information och välj Azure Information Protection.

  2. Från menyalternativet Klassificeringsetiketter>: I fönstret Azure Information Protection – Etiketter väljer du den etikett som innehåller de visuella markeringar som du vill lägga till eller ändra.

  3. I fönstret Etikett i avsnittet Ange visuell märkning (till exempel sidhuvud eller sidfot) konfigurerar du inställningarna för de visuella markeringar som du vill ha och klickar sedan på Spara:

    • Om du vill konfigurera ett sidhuvud: Välj På för Dokument med den här etiketten har ett sidhuvud om du vill ha ett sidhuvud och Av om du inte vill det. Om du väljer På anger du rubriktext, storlek, teckensnitt, färg och justering för rubriken.

    • Om du vill konfigurera en sidfot: Välj På för Dokument med den här etiketten har en sidfot om du vill ha en sidfot och Av om du inte vill det. Om du väljer På anger du sidfotens text, storlek, teckensnitt, färg och justering för sidfoten.

    • Om du vill konfigurera en vattenstämpel: Välj På för Dokument med den här etiketten har en vattenstämpel om du vill ha en vattenstämpel och Av om du inte vill det. Om du väljer På anger du vattenstämpelns text, storlek, teckensnitt, färg och justering för vattenstämpeln.

När du klickar på Spara blir ändringarna automatiskt tillgängliga för användare och tjänster. Det finns inte längre ett separat publiceringsalternativ.

Använda variabler i textsträngen

Du kan använda följande variabler i textsträngen för sidhuvudet, sidfoten eller vattenstämpeln:

  • ${Item.Label} för den valda etiketten. Exempel: Allmänt

  • ${Item.Name} för filnamnet eller e-postmeddelandets ämne. Exempel: Juliforsaljning.docx

  • ${Item.Location} för sökvägen och filnamnet för dokument, och ämnet för e-postmeddelanden. Till exempel: \\Sales\2016\Q3\JulyReport.docx

  • ${User.Name}för visningsnamnet för ägaren av dokumentet eller e-postmeddelandet, av den Windows användare som för närvarande är inloggad. Till exempel: Rosalind Simone

  • ${User.PrincipalName} för ägaren till dokumentet eller e-postmeddelandet, genom e-postadressen för den inloggade Azure Information Protection-klienten (UPN). Exempelvis: rsimone@vanarsdelltd.com

  • ${Event.DateTime} för datumet och tiden då den valda etiketten angavs. Exempel: 2016-08-16 13:30

Anteckning

Den här syntaxen är skiftlägeskänslig.

Tips

Du kan också använda en fältkod för att infoga etikettnamnet i ett dokument eller en mall.

Ange olika visuella markeringar för Word, Excel, PowerPoint och Outlook

Som standard tillämpas de visuella markeringar som du anger i Word, Excel, PowerPoint och Outlook. Du kan dock ange visuell märkning per Office programtyp när du använder en "If.App"-variabel i textsträngen och identifiera programtypen med hjälp av värdena Word, Excel, PowerPoint eller Outlook. Du kan också förkorta dessa värden, vilket är nödvändigt om du vill ange mer än en i samma If.App-instruktion.

Använd följande syntax:

${If.App.<application type>}<your visual markings text> ${If.End}

Anteckning

Den här syntaxen i den här instruktionen är skiftlägeskänslig.

Exempel:

  • Ange endast rubriktext för Word-dokument:

    ${If.App.Word}This Word document is sensitive ${If.End}

    Endast i Word-dokumentrubriker använder etiketten rubriktexten "Det här Word-dokumentet är känsligt". Ingen rubriktext tillämpas på andra Office program.

  • Ange sidfotstext för Word, Excel och Outlook och annan sidfotstext för PowerPoint:

    ${If.App.WXO}This content is confidential. ${If.End}${If.App.PowerPoint}This presentation is confidential. ${If.End}

    I Word, Excel och Outlook tillämpar etiketten sidfotstexten "Det här innehållet är konfidentiellt". I PowerPoint använder etiketten sidfotstexten "Den här presentationen är konfidentiell".

  • Ange specifik vattenstämpeltext för Word och PowerPoint och sedan vattenstämpeltext för Word, Excel och PowerPoint:

    ${If.App.WP}This content is ${If.End}Confidential

    I Word och PowerPoint använder etiketten vattenstämpeltexten "Det här innehållet är konfidentiellt". I Excel använder etiketten vattenstämpeltexten "Konfidentiellt". I Outlook använder etiketten inte någon vattenstämpeltext eftersom vattenstämplar som visuella markeringar inte stöds för Outlook.

Anteckning

När du använder Azure Information Protection klienten för enhetlig etikettering är det bara möjligt att ange värden för teckensnittsnamn med hjälp av Azure Information Protection-portalen. När du anger värden för teckenfärg utöver ett av de fem standardvärdena är det också bara möjligt med hjälp av Azure Information Protection-portalen.

Ange teckensnittsnamnet

Calibri är standardteckensnittet för sidhuvuden, sidfötter och vattenstämpeltext. Om du anger ett alternativt teckensnittsnamn kontrollerar du att det är tillgängligt på de klientenheter som ska använda de visuella märkningarna. Om det angivna teckensnittet inte är tillgängligt återgår klienten till att använda Calibri-teckensnittet.

Ange teckenfärg

Du kan välja från listan över tillgängliga färger eller ange en anpassad färg genom att ange en hexadecimal trippelkod för de röda, gröna och blå (RGB) komponenterna i färgen. Till exempel är #40e0d0 RGB-hexvärdet för turkos.

Om du behöver en referens för dessa koder hittar du en användbar tabell från <färgsidan> från MSDN-webbdokumenten. Du hittar även dessa koder i många program som gör att du kan redigera bilder. Med Microsoft Paint kan du till exempel välja en anpassad färg från en palett och RGB-värdena visas automatiskt, som du sedan kan kopiera.

Nästa steg

Mer information om hur du konfigurerar Azure Information Protection-principen finns i länkarna i avsnittet Konfigurera organisationens princip.