Översikt över sekretesskontroller till Microsoft 365-appar för företag

  • Artikel

Obs!

För en lista över Office-produkter som omfattas av denna sekretessinformation, se Sekretess kontroller som är tillgängliga för Office-produkter.

Microsoft strävar efter att tillhandahålla den information och de kontroller du behöver för att kunna fatta beslut om hur data ska samlas in och användas när du använder Microsoft 365-appar för företag.

Från och med version 1904 av Microsoft 365-appar för företag tillhandahåller vi nya, uppdaterade och förbättrade sekretesskontroller inom följande områden:

  • Diagnostiska data som samlas in och skickas till Microsoft om Office-klientprogramvara på användarensenhet in organisationen.
  • Anslutna funktioner som använder molnbaserade funktioner som ger dig och dina användare förbättrade Office-funktioner.

Som en del av dessa ändringar införs nya och uppdaterade element för användargränssnitt (UI) och principinställningar.

Diagnostiska data som skickas från Microsoft 365-appar för företag till Microsoft

Diagnostiska data används för att hålla Office säkert och uppdaterat och för att identifiera, diagnostisera och åtgärda problem samt för produktförbättringar. Dessa data omfattar inte användarens namn eller e-postadress, innehållet i användarens filer eller information om appar som inte är relaterade till Office.

Denna diagnostiska data som samlas in och skickas till Microsoft om Office-klientprogramvara på användarens enhet in organisationen.

Du kan välja mellan tre nivåer av diagnostiska data i klientprogramvaran till Microsoft 365-appar för företag:

  • Obligatoriskt Den minsta mängd data som är nödvändig för att hålla Office säkert och uppdaterat och ser till att det fungerar som förväntat på den enhet där det är installerat.

  • Valfritt Ytterligare data som ligger till grund för produktförbättringar och ger förbättrad information som hjälper oss att upptäcka, diagnostisera och åtgärda problem. Dessa data kan också användas tillsammans för att träna och förbättra upplevelser som drivs av maskininlärning, till exempel rekommenderade åtgärder, textförutsägelser och sammanhangsberoende hjälp.

  • Inget av dem Inga diagnostiska data om Office-klientprogramvara på användarens enhet samlas in och skickas till oss. Det här alternativet begränsar dock betydligt våra möjligheter att identifiera, diagnostisera och åtgärda problem som användarna kan få vid användning av Office.

Obligatoriska diagnostiska data kan till exempel vara information om vilken version av Office som är installerad på enheten eller information som visar att Office-program kraschar när du försöker öppna dokument. Valfria diagnostiska data kan vara information om hur lång tid det tar att spara ett dokument, vilket kan tyda på problem när det gäller sparande på din enhet.

Om du väljer att skicka valfria diagnostikdata omfattas även obligatoriska diagnostikdata.

Obs!

Även om du väljer Ingetdera skickas obligatoriska tjänstdata från användarens enhet till Microsoft. Mer information finns i Obligatoriska tjänstdata för Office.

Som administratör för din organisation kan du använda en principinställning för att välja vilken nivå av diagnostiska data som skickas till oss. Valfria diagnostiska data skickas till Microsoft om du inte ändrar inställningen. Med hjälp av valfria diagnostiska data kan Office-teknikteamet på Microsoft lättare identifiera, diagnostisera och åtgärda problem för att minska påverkan på din organisation.

Användarna kommer inte att kunna ändra nivån för diagnostikdata på sina enheter om de är inloggade på Office med organisationens autentiseringsuppgifter, som ibland kallas ett arbets- eller skolkonto.

Dessa diagnostikdata omfattar inte namn på användarna, deras e-postadresser eller innehållet i Office-filer. Vårt system skapar ett unikt ID som associeras med användarnas diagnostikdata. När vi tar emot diagnostikdata som visar att en av våra appar har kraschat 100 gånger, kan vi med detta unika ID avgöra om det var en enda användares app som kraschade 100 gånger eller om det var 100 olika användare vars app kraschade en gång. Vi använder inte detta unika ID för att identifiera en viss användare.

Om du vill se vilka diagnostikdata som skickas till Microsoft kan du använda visningsprogrammet för diagnostikdata, som du kan ladda ned och installera kostnadsfritt från Microsoft Store.

Mer information finns i följande artiklar:

Anslutna funktioner i Microsoft 365-appar för företag

Microsoft 365-appar för företag består av klientprogramvara och anslutna funktioner som utformats i syfte att du ska kunna skapa, kommunicera och samarbeta mer effektivt. Exempel på anslutna upplevelser är att du kan arbeta med andra i ett dokument som lagrats i OneDrive för företag eller att översätta innehållet i ett Word-dokument till ett annat språk.

Vi förstår att du kanske vill välja vilka typer av anslutna upplevelser som ska vara tillgängliga för dina användare när de arbetar i Office-program. Som administratör för din organisation använder du principinställningar där du anger om användarna ska få tillgång till följande typer av anslutna upplevelser:

  • Funktioner som analyserar ditt innehåll Funktioner som använder ditt Office-innehåll för att ge designrekommendationer, redigeringsförslag, datainsikter och liknande funktioner. Exempelvis PowerPoint Designer eller Translator.

  • Funktioner som laddar ned onlineinnehåll Med de här är funktionerna kan du söka efter och ladda ned onlineinnehåll som exempelvis mallar, bilder, 3D-modeller, videor och referensmaterial som förbättrar dina dokument. Exempelvis Office-mallar eller PowerPoint Snabbstart.

Du kan till exempel välja att ge användarna anslutna funktioner för att ladda ned onlineinnehåll, men inte anslutna funktioner som analyserar innehåll. Om du inte konfigurerar de här principinställningarna kommer alla dessa anslutna funktioner att bli tillgängliga för användarna.

Det finns dessutom en inställning som gör att du kan inaktivera alla dessa anslutna funktioner och som även inaktiverar andra anslutna funktioner såsom samtidig redigering av dokument och onlinelagring av filer. Men även om du använder den här principinställningen för att stänga av alla anslutna funktioner kommer vissa Office-funktioner att förbli tillgängliga, till exempel synkronisering av din postlåda i Outlook, användning av Teams eller Skype för företag samt viktiga tjänster som beskrivs nedan.

Om du väljer att inte ge användarna tillgång till vissa typer av anslutna funktioner kommer kommandon i antingen menyfliksområdet eller menyer för dessa anslutna funktioner att vara nedtonade, eller så får användarna ett felmeddelande när de försöker använda de anslutna funktionerna.

Användarna kommer inte att kunna välja om de vill aktivera eller inaktivera dessa anslutna funktioner om de är inloggade på Office med organisationens autentiseringsuppgifter, som ibland kallas ett arbets- eller skolkonto.

Mer information finns i följande artiklar:

Valfria anslutna funktioner i Microsoft 365-appar för företag

Förutom de anslutna funktioner som nämns ovan och som ingår i Microsoft 365-appar för företag, finns det valfria anslutna funktioner som du kan välja att låta användarna få tillgång till med sitt organisationskonto. Till exempel funktionen 3D Maps i Excel, som använder Bing.

Dessa är valfria anslutna funktioner som inte omfattas av organisationens kommersiella avtal med Microsoft utan regleras genom separata villkor. Valfria anslutna funktioner som tillhandahålls av Microsoft direkt till användarna regleras genom Villkor för Microsoft-tjänster i stället för Villkor för onlinetjänster.

Eftersom de här valfria anslutna funktionerna regleras genom separata villkor hanterar du dem separat från de anslutna funktionerna som nämns ovan. Som administratör för din organisation kommer du att kunna använda en principinställning och välja om du vill göra dessa valfria anslutna funktioner tillgängliga, som en grupp, för användarna. Om du inte konfigurerar den här principinställningen kommer dessa valfria anslutna funktioner att vara tillgängliga för användarna.

Även om du väljer att göra de här valfria anslutna funktionerna tillgängliga för användarna kommer användarna att ha möjlighet att inaktivera de här valfria anslutna funktionerna som en grupp genom att gå till dialogrutan för sekretessinställningar. Användarna har endast detta val om de är inloggade på Office med organisationens autentiseringsuppgifter (kallas ibland arbets- eller skolkonto), inte om de är inloggade med en personlig e-postadress.

Mer information finns i följande artiklar:

Nödvändiga tjänstdata för anslutna upplevelser

När du använder en ansluten upplevelse skickas data till och bearbetas av Microsoft för att ge dig den anslutna upplevelsen. Denna data är avgörande eftersom den här informationen gör det möjligt för oss att leverera dessa molnbaserade anslutna upplevelser. Vi hänvisar till dessa uppgifter som nödvändiga servicedata.

Nödvändig tjänstedata kan innehålla information relaterad till driften av den anslutna upplevelsen som behövs för att hålla den underliggande tjänsten säker, uppdaterad och prestera som förväntat. Om du väljer att använda en ansluten upplevelse som analyserar ditt innehåll, till exempel Översätt i Word, skickas och bearbetas texten du skrev och valde att översätta i dokumentet för att ge dig den anslutna upplevelsen. Nödvändig tjänstedata kan också innehålla information som behövs av en ansluten upplevelse för att utföra sin uppgift, till exempel konfigurationsinformation om Office-appen.

Mer information finns i Nödvändiga tjänstdata för Office.

Viktiga tjänster i Microsoft 365-appar för företag

Det finns också en uppsättning tjänster som är väsentliga för hur Microsoft 365-applikationer för företag fungerar och inte kan inaktiveras. Det är till exempel licensieringstjänsten som kontrollerar att du har rätt licens för att använda Microsoft 365-appar för företag. Nödvändiga tjänstdata om de här tjänsterna samlas in och skickas till Microsoft, oberoende av andra principinställningar som du har konfigurerat.

Mer information finns i Viktiga tjänster för Office.