Översikt över hur du använder arbetsflödesprocesser

Det här ämnet gäller för Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises). En Power Apps-version för det här ämnet finns i: Klassiska Dataverse-bakgrundsarbetsflöden

Arbetsflöden automatiserar affärsprocesser utan ett användargränssnitt. Personer använder normalt arbetsflödesprocesser för att initiera automation som inte kräver någon användarinteraktion.

Varje arbetsflödesprocess är associerad med en enda entitet. När du konfigurerar arbetsflöden måste du tänka på fyra viktiga områden:

• När ska de startas?

• Ska de köra som ett realtidsarbetsflöde eller ett arbetsflöde i bakgrunden?

• Vilka åtgärder ska de göra?

• Vilka villkor gäller för åtgärderna när de utförs?

  I detta avsnitt presenteras hur det går till att hitta arbetsflödesprocesser, när de ska startas och om de ska köras i realtid eller bakgrunden. För mer information om åtgärderna de ska utföra och villkor, se Konfigurera arbetsflödesprocesser.

Var går det att anpassa arbetsflödesprocesser?

Du kan se din organisations arbetsflöden genom att visa noden Processer i de Standardslösnings- och filtreringsprocesser som har kategorinArbetsflöde.

Användare kan skapa eller ändra sina arbetsflöden i appen beroende på hur appen är konstruerad.

Utvecklare kan skapa arbetsflöden med hjälp av informationen i Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises) Utvecklarguide, och lösningar som du köper kan innehålla arbetsflöden som du kan ändra.

Arbetsflödesegenskaper

I lösningsutforskaren väljer du Processer och klickar på Ny.

När du skapar ett arbetsflöde kräver dialogrutan Skapa process att du anger tre egenskaper som alla processer har:

Processnamn
Arbetsflödesprocessens namn behöver inte vara unika, men om du tror att du kommer att ha många arbetsflöden kanske du vill använda en namnkonvention för att tydligt skilja dina processer åt. Du kanske vill använda standardprefix i namnet på arbetsflödet. Prefixet kan beskriva funktionen i arbetsflödet eller avdelningen inom företaget. Detta hjälper dig att gruppera liknande objekt i listan över arbetsflöden.

Kategori
Den här egenskapen anger att detta är en arbetsflödesprocess.

Enhet
Varje arbetsflödesprocess måste kopplas till en enda entitet. Du kan inte ändra entiteten när arbetsflödet har skapats.

Kör detta arbetsflöde i bakgrunden (rekommenderas)
Det här alternativet visas när du väljer ett arbetsflöde som kategori. Den här inställningen bestämmer om arbetsflödet är i realtid eller körs i bakgrunden. Realtidsarbetsflöden körs omedelbart (synkront) och bakgrundsarbetsflöden körs asynkront. Konfigurationsalternativ som är tillgängliga beror på ditt val i den här inställningen. Bakgrundsarbetsflöden tillåter väntevillkor som inte är tillgängliga för arbetsflöden i realtid. Så länge du inte använder väntevillkor, kan du vid ett senare tillfälle konvertera bakgrundsarbetsflöden till realtidsarbetsflöden och realtidsarbetsflöden till bakgrundsarbetsflöden. Mer information om väntevillkor finns i ange villkor för arbetsflödesåtgärder.

Du har också alternativet Typ för att ange om du vill skapa ett nytt arbetsflöde från grunden eller välja att starta från en befintlig mall. När du väljer Ny process från en befintlig mall (välj i listan) du kan välja bland de tillgängliga arbetsflödesprocesser som tidigare har sparats som en processmall.

När du har skapat arbetsflödet eller om du redigerar ett befintligt finns följande ytterligare egenskaper:

Aktivera som
Du kan välja Processmall för att skapa en avancerad startpunkt för andra mallar. Om du väljer det här alternativet när du aktiverar arbetsflödet kommer det inte att användas, men det blir i stället tillgängligt i dialogrutan Skapa process om du väljer Typ: Ny process från en befintlig mall (Välj i listan)

Processmallar är praktiskt när du har ett antal liknande arbetsflödesprocesser och vill definiera dem utan att kopiera samma logik.

Kommentar

Redigera en processmall ändrar inte funktioner för andra arbetsflödesprocesser som redan har skapats med den som en mall. Ett nytt arbetsflöde som skapas med en mall är en kopia av innehållet i mallen.

Tillgängligt för körning
Det här avsnittet innehåller alternativ som beskriver hur arbetsflödet kan köras.

Kör detta arbetsflöde i bakgrunden (rekommenderas)
Den här kryssrutan visar vilket alternativ du valde när du skapade arbetsflödet. Det här alternativet är inaktiverat, men du kan ändra det från den Åtgärder-menyn genom att välja antingen Konvertera till ett realtidsarbetsflöde eller Konvertera till ett arbetsflöde i bakgrunden.

Som en process på begäran
Välj det här alternativet om du vill tillåta användare att köra det här arbetsflödet manuellt. Du hittar processer på begäran under avsnittet kör arbetsflöde för flödet.

Som en underordnad process
Välj det här alternativet om du vill att arbetsflödet ska kunna startas från ett annat arbetsflöde.

Bevarande av arbetsflödesuppgift
Det här avsnittet innehåller ett alternativ för att ta bort ett arbetsflöde när körningen av arbetsflödet har avslutats.

Ta bort slutförda arbetsflödesuppgifter automatiskt (för att spara diskutrymme)
Välj det här alternativet om du vill att ett slutfört arbetsflödesjobb ska tas bort automatiskt.

Kommentar

Arbetsflödesjobb tas inte bort omedelbart vid slutförandet, utan snart efteråt via en batchprocess.

Omfattning
För användarägda entiteter är alternativen Organisation, Överordnad: underordnade affärsenheter, Affärsenhet eller Användare. För organisationsägda enheter är det enda alternativet Organisationen.

Om omfattningen är Organisation kan arbetsflödeslogiken tillämpas på alla poster i organisationen. I annat fall kan arbetsflödet endast användas till en delmängd poster som faller inom räckvidden.

Kommentar

Standardomfattningsvärdet är Användare. Kontrollera att du har kontrollerat att omfattningsvärde är lämplig innan du aktivera arbetsflödet.

Starta när
Använd alternativen i det här avsnittet om du vill ange när ett arbetsflöde ska starta automatiskt. Du kan ange att ett realtidsarbetsflödet ska köras innan vissa händelser. Detta är en mycket kraftfull funktion eftersom arbetsflödet kan stoppa åtgärden innan den inträffar. Mer information: Använda arbetsflöden i realtid. Alternativen är:

• Posten har skapats

• Postens status ändras

• Posten har tilldelats

• Postfältsändring

• Posten har tagits bort

Kommentar

Tänk på att de åtgärder och villkor som du definierar för arbetsflödet inte är medvetna om när arbetsflödet körs. Till exempel om du definierar ett arbetsflöde för att uppdatera posten går det inte att utföra åtgärden av ett realtidsarbetsflöde innan posten har skapats. Det går inte att uppdatera en post som inte finns. På samma sätt kan ett arbetsflöde i bakgrunden inte uppdatera en post har tagits bort, även om du kan definiera åtgärden för arbetsflödet. Om du konfigurerar ett arbetsflöde för att utföra en åtgärd som inte kan utföras, misslyckas åtgärden och hela arbetsflödet misslyckas.

Kör som
Det här alternativet är bara tillgängligt om du har avmarkerat alternativet Kör det här arbetsflödet i bakgrunden (rekommenderas) när du skapade arbetsflödet eller om du har konverterat ett arbetsflöde för bakgrunden att vara ett realtidsarbetsflöde.

Säkerhetskontexten för arbetsflödesprocesser

När ett arbetsflöde i bakgrunden är konfigurerad som en process på begäran och startas av en användare med hjälp av kommandot Kör arbetsflöde begränsas åtgärderna som arbetsflödet kan utföra till dem som användaren kan utföra baserat på behörigheterna och åtkomstnivåer som definieras av säkerhetsroller som angetts för användarkontot.

När ett arbetsflöde i bakgrunden startas baserat på en händelse fungerar arbetsflödet i kontexten för personen som äger det, vanligtvis den person som skapade arbetsflödet.

För realtidsarbetsflöden finns alternativet Kör som och du kan välja om arbetsflödet ska gälla säkerhetskontexten för ägare av arbetsflödet eller användare som har gjort ändringar i posten. Om arbetsflödet innehåller åtgärder som alla användare inte att kunna utföra utifrån säkerhetsbegränsningar, bör du välja att köra arbetsflödet som arbetsflödets ägare.

Aktivera ett arbetsflödet

Arbetsflöden kan endast redigeras när de är inaktiverade. Det måste aktiveras innan ett arbetsflöde kan användas manuellt eller tillämpas på händelser. Ett arbetsflöde måste innehålla minst ett steg innan det kan aktiveras. Information om hur du konfigurerar steg finns i konfigurera arbetsflödesprocesser

Ett arbetsflöde kan endast aktiveras eller inaktiveras av arbetsflödets ägare eller av någon med behörigheten Agera på uppdrag av en annan användare, exempelvis systemadministratören. Anledningen är att en illvillig användare kan ändra någons arbetsflöde utan den är medveten om ändringen. Du kan tilldela ett arbetsflöde som du äger genom att ändra ägare. Det här fältet finns på fliken Administration. Om du är systemadministratör och måste redigera ett arbetsflöde som ägs av andra användare, måste de inaktivera det och tilldela det till dig. När du är klar med redigeringen av arbetsflödet kan du tilldela det till dem igen så att de kan aktivera det.

Realtidsarbetsflöden kräver att användaren har privilegiet Aktivera realtidsprocesser. Eftersom realtidsarbetsflöden har en större risk för att påverka systemprestanda, bör personer som kan utvärdera den potentiella risken ges denna behörighet.

Arbetsflöden sparas när de är aktiverade så du behöver inte spara dem innan du aktiverar dem.

Se även

Konfigurera arbetsflödesprocesser
Övervaka och hantera arbetsflödeprocesser
Metodtips för arbetsflödesprocesser