Bjuda in, registrera och boka hotell till händelsedeltagare

När du har skapat en händelse i Dynamics 365 Customer Insights - Journeys är det dags att marknadsföra det. Det finns många verktyg i systemet som hjälper dig med detta.

Bjuda in kontakter till dina event

När du har planerat och konfigurerat eventet är det dags att marknadsföra det. I Customer Insights - Journeys finns flera verktyg som hjälper dig med detta:

• Skapa ett marknadsföringsmeddelande som innehåller ett eventetelement. Genom eventelementet skapas en åtgärdsknapp i meddelandet som tar mottagaren direkt till din eventwebbplats. Mer information: Ställ in prenumerationslistor och prenumerationscentraler
• Skapa en kundfärd som skickar ditt marknadsföringsmeddelande till alla relevanta kontakter, registrerar interaktioner med meddelandet och reagerar på eventregistreringar. Mer information: Använd kundfärder för att skapa automatiserade kampanjer.
• Marknadsför eventet genom att skapa bannerannonser och inlägg i sociala medier. Infoga en länk till eventwebbplatsen i varje post och använd Customer Insights - Journeys-funktionen för omdirigerings-URL för att skapa korta URL:er som registrerar klick med Customer Insights - Journeys och omedelbart vidarebefordrar kontakter till eventwebbplatsen. Du kan skapa olika omdirigerings-URL:er för varje sociala medier-plats, bannerannons och meddelande så att du får separata klickresultat för varje URL. Då vet du hur framgångsrik respektive kanal eller aktivitet har varit. Mer information: Konfigurera omdirigerings-webbadresser

Registrera deltagare för eventet, sessioner och pass

Med eventregistrering kan deltagarna registrera sig för eventet och boka platser till specifika sessioner eller spår. Detta gör det enklare att mäta intresset för eventet och ger eventplanerarna information som kan komma till användning vid kapacitetsplaneringen. Med hjälp av registreringsposterna kan eventchefer i förväg bedöma hur mycket resurser som behövs, vilka sessioner som kräver större lokaler eller om en session ska ställas in. Genom att förhandsregistrera sig vet deltagarna också att de har en reserverad plats för alla sessioner de vill närvara på.

Customer Insights - Journeys användare kan registrera deltagare manuellt genom att skapa händelseregistreringar, sessionsregistreringar och skicka tilldelningar direkt i appen. Detta gör att du till exempel kan tillhandahålla telefonbaserad registrering. Manuella registreringar gör det också möjligt för användare att kringgå väntelistan om det behövs.

Varje registrering skapar en eventregistreringspost där den registrerades profil, pass, sessioner som de kommer att delta i och slutligen sessioner som de deltagit i sammanställs. Varje registreringspost har ett unikt ID, som systemet kodar till en QR-kod som du kan bädda in i ett bekräftelsemeddelande registrering som skickas till varje registrerad. Du hittar också QR-koden inbäddad i varje registreringspost så att du kan använda den i andra sammanhang, till exempel för att skriva ut märken som delas ut på eventet. Läs mer: Använd QR-koder för händelseregistrering, länkar till innehåll eller URL:er

På eventet kan eventarrangörerna skanna QR-koden som presenteras av varje deltagare för att registrera registrerings-ID, som sedan kan användas för att verifiera registreringen och/eller registrera närvaro vid varje event eller session. QR-koden ger bara ett registrerings-ID, så eventarrangörerna måste göra en del anpassad utveckling för att implementera de verifierings-, inchecknings- och registreringsfunktionerna de behöver. Ett sätt att göra detta kan vara genom att skapa en anpassad smartphoneapp.

Om du vill visa alla aktuella registreringar och passtilldelningar, eller skapa dem manuellt i systemet, kan du arbeta i någon av följande entiteter i arbetsytan Event:

• Event>Event>Eventregistreringar: Här kan du visa och skapa registreringar för alla event.
• Event>Event>Event: Öppna en eventpost här och gå till fliken Registrering och närvaro för att visa och skapa registreringar för det valda eventet. Om du vill visa eller skapa enskilda sessionsregistreringar går du till fliken Agenda i eventposten och öppnar en session som listas där.

Konfigurera segment för att kommunicera med eventetdeltagarna

När du förbereder för (eller följa upp) ett event vill du förmodligen kommunicera med personer som har registrerat sig för den regelbundet. Ett bra sätt att göra detta är att konfigurera ett segment att hitta rätt deltagare och skapa kundens färd som skickar e-postmeddelanden, konfigurerar uppföljningsaktiviteter och mycket mer.

Om du vill skapa segment som hittar kontakter som är associerade med evententiteter, måste systemet synkronisera eventrelaterade entiteter med tjänsten för marknadsföringsinsikter. Om din Customer Insights - Journeys-instans inte redan är konfigurerad för att synkronisera de nödvändiga händelseentiteterna ber du administratören att konfigurera den. Om du är administratör finns det anvisningar i Välj entiteter som ska synkroniseras med tjänsten för marknadsföringsinsikter. Den primära evententiteten (Event) är normalt inställd på synkronisering som standard, men eventregistreringsentiteten (Eventregistrering) som kan vara användbar för att kommunicera med registrerade kontakter, är det inte.

Boka hotellrum för personal, talare och gäster

Om din organisation har konfigurerat hotell- och rumstilldelning för eventet i Customer Insights - Journeys kan du visa och skapa rumsbokningar genom att gå till Event>Logistik>Hotellrumsbokningar. Varje rumsbokning länkar en eventregistreringspost (och dess associerade kontakt) till en hotellrumstilldelning som konfigurerats i Customer Insights - Journeys. Varje rumstilldelning representerar ett block med rum av en viss typ (enkelrum, dubbelrum eller svit) på ett visst hotell vid ett visst event. När alla rum i en tilldelning har bokats betraktas den tilldelningen som utsåld, såvida du inte kan få fler rum från det hotellet. Rumsbokningar anger inte något rumsnummer utan bara en rumstyp (utifrån tilldelningen) och ett unikt bokningsnummer.

Mer information: Hantera deltagarlogistik och boendetillgänglighet