Hämta Dynamics 365 data på portalen

En av de mest karakteristiska funktioner som omger portal capabilities och som presenteras i Dynamics 365 Online 2016-uppdatering 1 är möjligheten att återge - och att ändra - Dynamics 365-data på en portalwebbplats riktad internt eller externt. I det här avsnittet ska vi presentera de entiteter som utgör grunden i denna funktion och diskutera de steg som krävs för att uppnå detta.

Entitetsformulär

En entitetsformulärpost gör att administratören kan återge ett Dynamics 365-formulär på en portal i syfte att redigera, visa, eller registrera anpassningsbara datauppsättningar från användarna. Processen är relativt enkelt och praktiskt, och därmed elimineras behovet av kodanpassningar som annars skulle ha krävts för att uppnå detta resultat innan portalen tas i bruk.

Den här funktionen kan vara till nytta av många orsaker och användningar, men ett vanligt exempel på hur det kan utnyttjas är att skapa ett nytt formulär under entiteten Lead inom Dynamics 365-gränssnittet Anpassa systemet och sedan skapa ett formulär för entitetspost som kan exponeras på portalen i syfte att samla in lead-information via en kontaktsida eller någon typ av sida för informationsbegäran. Detta exempel används faktiskt för förvald Kontakta oss-sida i de portaler som är tillgängliga i Dynamics 365-uppdateringen (online) från december 2016. Andra exempel inkluderar att använda ett entitetsformulär för profilhantering eller en ensidesundersökning.

Kontakta oss-webbformulär i Dynamics 365 till vänster, och dess återgivning i portalen till höger.

Entitetsformulär innehåller relationer till webbsidor och ytterligare egenskaper för att styra initieringen av formuläret inom portalen. Relationen till en webbsida medger dynamisk hämtning av formulärdefinitionen för en viss sidnod inom portalwebbplatsen.

När du skapar ett nytt entietsformulär är det första steget att bestämma vilket entitet och vilket formulärnamn du kommer att återge, samt läget: Infoga, Redigera eller Skrivskyddad. Det valda läget avgör om du skapar en ny post från portalen, redigerar en befintlig post eller bara visar information om en post på portalen.

För den här demonstrationen ska vi föreställa oss ett scenario där Contoso AB vill skapa en anpassad entitet i Dynamics 365 länkad till ett formulär som återges på deras portal för kundsjälvbetjäning som gör att användarna kan skicka förslag till förbättringar som de vill se företaget införa. De steg som administratören på Contoso vill vidta för att göra detta omfattar följande:

  1. I Dynamics 365 skapar du den anpassade entiteten via Inställningar > Anpassningar > Anpassa systemet > Entiteter. I det här exemplet kallar vi entiteten för "Förslag". Ange vilken entitet som ska visas i navigeringsområdet Portaler och spara den sedan.

  2. I Dynamics 365 skapar du två anpassade fält under entiteten Förslag som avser den information som ska registreras i formuläret. I det här exemplet skapar vi fält för SuggestionOrigin (alternativuppsättning) och SuggestionSummary (flera textrader). Båda fälten anges som Företagsobligatoriska.

  3. I Dynamics 365 skapar du ett huvudformulär under entiteten Förslag:

    1. Infoga en enkolumnsflik och ändra avsnittsegenskaperna till två kolumner.

    2. Lägg till de anpassade fälten samt de befintliga Namn-fälten.

    3. Ange fliknamnet Förslag.

    4. Under Formuläregenskaper, ge formuläret namnet Förslagsformulär.

    5. Spara och publicera

      Skapa ett anpassat formulär i Dynamics 365 som återges i en portal.

  4. I Dynamics 365 gå till Portaler > Entitetsformulär och skapar en ny post i entitetsformuläret. Kalla den Förslag, ange dess fält kallat Entitetsnamn som Förslag (nytt förslag) ange dess Formulärnamn som Förslagsformulär, ange dess Fliknamn som Förslag, ange dess Formtyp som Infoga och ändra andra alternativ efter behov.

  5. Skapa en ny underordnad sida kallad Förslag på portalen. Ange värdet för dess Sidmall som Webbformulär, ange dess värde för Entitetsformulär som Förslag och lägg till en introduktion i formuläret.

    Anteckning

    Du kan även skapa den underordnade sidan via Dynamics 365, beroende på användarens inställningar.

  6. Att tillåta användare att enkelt navigera till formuläret: redigera primär navigering på portalen och välj sedan den +-ikonen om du vill lägga till en ny länk i formuläret. Namnge webblänken Förslag och tilldela den till sidan Förslag.

När en användare besöker Contoso-portalen, navigerar till detta formulär och anger relevanta data och skickar formuläret, genereras automatiskt en ny post i Dynamics 365 med den skickade informationen.

Formulär för egna förslag som återges i en portal.

Entitetsformulärets metadata

Entitetsformulärets metadataposter innehåller ytterligare logik för beteendemodifiering i syfte att förstärka eller åsidosätta funktioner i formulärfält som annars vore omöjliga med de inbyggda redigeringsegenskaperna för entitetsformulär i Dynamics 365.

Dessa poster möjliggör ytterligare konfiguration och hantering av specifika element i formuläret, inklusive fält, underrutnät eller hela avsnitt eller flikar. Varje element i formuläret som kräver en viss typ av ändring kräver en separat metadatapost, vilken i sin tur är associerad till entitetsformulärsposten.

Om du vill lägga till metadataposter i ett entitetsformulär kan du gå till Associerad vy för entitetsformulärets metadata från Dynamics 365-navigeringsmenyn, eller kan skapa dessa poster direkt från själva entitetsformuläret med hjälp av entitetsformulärets underrutnät för metadata längst ned i formuläret för den posten.

Metadata för entitetsformulär

Entitetsformulärets metadataposter kan användas för en mängd olika scenarier, inklusive för att styra formatet för ett fält, fylla i ett fält automatiskt med ett visst värde, ange värden i formuläret när det sparas, validera användarinmatade värden med mera.

Entitetslistor

När en post i entitetsformuläret låter en portaladministratör visa ett Dynamics 365-formulär för portalanvändare, entitetslistan ger administratörer möjlighet att lägga till en webbsida i sina portaler som återger en lista över Dynamics 365-poster utan att krävs någon programmering för att framställa vyn på portalen.

Entitetslistorna stöder sortering och filtrering och kommer att sidnumreras om antalet poster överstiger värdet för Sidstorlek som anges i entitetslistans post. Om en Vy för informationswebbsida också har angetts, kommer varje enskild post att innehålla en länk till sidan, och postens ID kommer att läggas till i frågesträngen tillsammans med parameternamnet för frågesträng för ID:t.

Entitetslistor stöder också flera vyer och åtgärder. Om mer än en vy har angetts i Dynamics 365 kommer en listruta att återges för slutanvändaren som låter dem växla mellan olika vyer. Om åtgärder som exempelvis Redigera eller Ta bort har lagts till som åtgärdsknappar kan användare med rätt behörighet på samma sätt se dessa alternativ i vyn.

Baserat på föregående exempel där en administratör från Contoso AB skapar ett entitetsformulär för att samla in användarförslag ska vi nu ta upp de steg som en administratör skulle vidta för att (mycket förenklat) visa upp de inskickade posterna på portalen för andra användare, detta i syfte att låta dessa granska posterna samt ge enkel åtkomst att skicka in nya:

  1. I Dynamics 365 går du till Inställningar > Anpassningar > Anpassa systemet > Entiteter > Förslag > Vyer och redigerar vyn Aktiva förslag. Lägg till de kolumner som ska visas på portalen i den här vyn.

  2. Gå till Portaler > Entitetslistor och skapa en ny post i entitetslistan.

    1. Ange ett namn för Förslagslista, ange dess värde för Entitetsnamn som Förslag (nytt förslag).

    2. Lägg till förvald vy för Aktiva förslag eller den anpassade/skapade vyn i listan Vvyer.

    3. Ange Webbsida för att skapa som Förslag och lägg till en skapa-knapp eller tom lista efter behov.

      Skapa en entitetslista

  3. Skapa en ny underordnad sida Kallad Förslagslista i portalen. Ange Sidmall som Helsida, ange Entitetslista som Förslagslista och lägg till en introduktion i den visade vyn.

  4. I portalen kan du, om du vill, redigera Primär navigering och sedan välja knappen Lägg till (+) för att lägga till en ny webblänk i listan. Namnge webblänken Förslagslista och tilldela den till sidan Förslagslista. Du kan dra den befintliga formulärlänken Förslag under den nya listlänken för att bli underordnad.

Utöver den simplistiska lösning som omnämndes tidigare, stöder entitetslistan många andra alternativ, inklusive (men ej begränsat till):

  • Tillåt användare att filtrera och söka efter poster i respektive entitet på portalen.
  • Tillåt användare att skapa, redigera eller ta bort poster och hämta posterna till ett Excel-kalkylblad.
  • Tillåt användare att köra ett arbetsflöde på begäran för en post som markeras i listan.
  • Visa posterna i listan med hjälp av en Bing Maps-vy av data
  • Visa posterna i listan med hjälp av en kalender av data.

Webbformulär

Webbformulär gör att användaren kan definiera entitetsformulär och anpassad logik inom Dynamics 365 för att återge datainmatningsformulär på en portal utan att någon anpassad kod behövs. Webbformulär stöder navigering med både ett och flera steg, samt även förgreningslogik (branching). Webbformulär används ofta för att skapa undersökningar, till exempel färdiga webbformulär av typen "Undersökning om ärendetillfredsställelse" eller för att behandla begäran, till exempel de färdiga webbformuläret "Öppna ny supportbegäran".

Webbformulär skiljer sig åt från entitetsformulär eftersom de ger administratören möjlighet att ange ett eller flera formulär som ska läsas in för att skapa ett enda formulär eller en flerstegsprocess i guide-format med villkorlig förgreningslogik. Webbformulär kan också ha ytterligare egenskaper som kan anges i Dynamics 365 för att åsidosätta vissa standardbeteenden och hantera vissa Dynamics 365-entitetsmetadata och begränsningar för formulärdata.

Det bästa sättet att helt förstå hur ett webbformulär används inom en portal är att tillhandahålla ett exempel på ett ärendescenario och sedan gå igenom hur du konstruerar formuläret och alla dess underliggande delar. Tidigare i detta dokument gick vi igenom processen att skapa ett anpassat entitetsformulär för användare att skicka in förslag, och en anpassad entitetslista för att visa upp dessa förslag i en vy på portalen. Låt oss nu anta att Contoso vill undersöka vilka av de inskickade förslagen som företagets användare helst skulle se implementerade samt annan information om deras användarbas samtidigt. De steg som administratören skulle vidta för att konfigurera en sådan undersökning på portalen är som följer:

  1. Skapa en anpassad entitet via Inställningar > Anpassningar > Anpassa systemet > Entiteter. I detta exempel kallar vi entiteten för Undersökning.

  2. Ange vilken entitet som ska visas i navigeringsområdet Portaler och spara sedan.

  3. Skapa flera anpassade fält under entiteten Undersökning som ska representera de svar som ska vara tillgängliga för användaren att välja i undersökningen:

    1. Tre anpassade fält kallade Förlängda supporttider, Nya produkter och Fler butiker i en flervalsfråga som administratören har planerat: "Vilket är ditt favoritförslag för en framtida Contoso-förbättring?" Varje fält har angetts till datatypen Två alternativ.

    2. Fyra anpassade fält kallade Återförsäljare, Sökmotor, Webbannons och Muntligt för flervalsfrågor som administratören har planerat: "Hur fick du först kännedom om Contoso AB?" Varje fält har angetts till datatypen Två alternativ.

    3. Ett anpassat fält med namnet Contoso AB-klassificering med datatypen alternativuppsättning. För Använd befintlig alternativuppsättning väljer du Ja, och i listrutan väljer du Kvalitet på Likert-skalan.

    4. Om du vill spåra den aktuella portalanvändaren som fyller i undersökningen, skapas ett anpassat fält kallat Om kontakten med datatypen Sökning och målposten Kontakt.

  4. Öppna huvudformuläret Information under entiteten Undersökning, välj fliken Allmänt och välj sedan Ändra egenskaper. På fliken Formatering markerar du En kolumn och väljer sedan OK.

  5. Växla till fliken Infoga i formuläret Information, välj Avsnitt och välj Två kolumner. Flytta standardfälten för Namn och Ägare till det här avsnittet och ta bort det gamla. Öppna egenskaperna för fältet Namn och rensa alternativet Synlig som standard på fliken Visa.

    Skapa ett undersökningsformulär för att underlätta undersökningens frågor och svar.

  6. Spara formuläret och välj sedan Spara som i menyfliksområdet för att skapa en kopia av formuläret med namnet Undersökningssteg 2. Välj Spara som igen om du vill skapa en ny kopia med namnet Undersökningssteg 1.

  7. Öppna formuläret Undersökningssteg 1, växla till fliken Infoga och välj sedan Avsnitt > Två kolumner.

  8. Öppna egenskaperna för det nya avsnittet, ändra dess etikett till "Vilket är ditt favoritförslag för en framtida Contoso-förbättring?” och markera kryssrutan för alternativet Visa etiketten för det här avsnittet i formuläret.

  9. Dra fälten Utökade supporttimmar, Nya produkter och Fler butiker till det här avsnittet.

  10. Upprepa steget för att lägga till ett nytt avsnitt med två kolumner, men ändra nu etiketten till "Hur du först kännedom om Contoso AB"? och dra fälten Återförsäljare, Sökmotor, Webbannons och muntligt till det här avsnittet.

  11. Öppna egenskaperna för varje fält. På fliken Formatering anger du Kontrollformatering som Kryssruta. Spara och stäng formuläret.

    Steg 1 i undersökningsformuläret med två frågor för en användare att besvara.

  12. Öppna formuläret Undersökningssteg 2, växla till fliken Infoga och välj Avsnitt > En kolumn.

  13. Dra fältet Contoso AB-klassificering till det nya avsnittet och öppna sedan egenskaperna för fältet i formuläret och ändra etiketten till "Berätta hur vi sköter oss!" Gradera kvaliteten på Contoso AB:s olika produktserieer." Spara och stäng formuläret.

  14. I området Undersökningsformulär väljer du Formulärsordning > Huvudformulärsinställning. Detta gör att du kan konfigurera formulärordningen så att denna arbetar sekventiellt enligt Information > Undersökningssteg 1 > Undersökningssteg 2.

  15. I huvudformuläret för Information och fliken Infoga väljer du Avsnitt > Två kolumner.

  16. Öppna egenskaperna för det nya avsnittet, ändra dess etikett till "Vilket är ditt favoritförslag för en framtida Contoso-förbättring?" och markera kryssrutan Visa etiketten för det här avsnittet i formuläret. Dra fälten Utökade supporttimmar, Nya produkter och Fler butiker till det här avsnittet.

    Upprepa steget för att lägga till ett nytt avsnitt med två kolumner, men ändra nu etiketten till "Hur du först kännedom om Contoso AB"? och dra fälten Återförsäljare, Sökmotor, Webbannons och muntligt till det här avsnittet. Öppna egenskaperna för varje enskilt av de sju fält som lagts till i formuläret hittills, välj fliken Formatering och ange inställningen för Kontrollformatering som Kryssruta.

    Upprepa steget för att lägga till ett avsnitt, men välj nu ett avsnitt med en kolumn. Dra fältet Contoso AB-klassificering till det här avsnittet och öppna sedan egenskaperna för fältet i formuläret och ändra etiketten till "Berätta hur vi sköter oss!" Gradera kvaliteten på Contoso AB:s olika produktserieer."

    Slutligen drar du fältet Angående kontakt till det första avsnittet på fliken Allmänt för att spåra vilka användare som fyller i formuläret. Spara och stäng formuläret och välj sedan Publicera alla anpassningar.

    Huvudformuläret för information med alla undersökningsfält tillagda.

  17. Gå till Portaler > Webbformulär och skapa ett nytt webbformulär kallat Contoso AB-undersökning. Ange fältet Autentisering krävs som Ja och fältet Flera poster per användare tillåtet som Nej. Spara formuläret, men behåll det öppet.

  18. I webbformulärposten "Contoso AB-undersökning":

    1. Öppna sökfältet Startsteg och välj Ny för att skapa ett nytt steg för webbformulär.

    2. Namnge steget som Undersökningssteg 1.

    3. Ange Målenhetens logiska namn som Undersökning (ny undersökning).

    4. Ange Formulärnamn som Undersökningssteg 1.

    5. Välj kryssrutan Associera aktuell portalanvändare.

    6. Ange sökattributet för måltentitetens portalanvändare som Om kontakt (new_regardingcontact).

    7. Spara formuläret, men behåll det öppet.

      Det första steget i undersökningsformuläret som skapas.

  19. I posten stegposten "Undersökningssteg 1" för webbformulär:

    1. Öppna sökfältet Nästa steg och välj Ny för att skapa ett nytt steg för webbformulär.
    2. Namnge steget som Undersökningssteg 2.
    3. Ange webbformuläret som Contoso AB-undersökning.
    4. Ange Målenhetens logiska namn som Undersökning (ny undersökning).
    5. Ange Läge som Redigera.
    6. Ange Formulärnamn som Undersökningssteg 2.
    7. Ange Källtyp som Resultat från föregående steg.
    8. Ange Framgångsmeddelande till "Tack för att du tog dig tid att slutföra den här undersökningen!"
    9. Kontrollera att fältet Nästa steg är tomt och spara sedan formuläret, men behåll det öppet.
  20. I posten stegposten "Undersökningssteg 2" för webbformulär:

    1. Välj haksymbolen längst till höger i Dynamics 365-huvudfönstret och välj Metadata för att öppna webbformuläret Vy för associerad metadata under posten "Undersökningssteg 2".

    2. Välj Lägg till nya metadata för webbformulär och ange Attributets logiska namn för den här nya posten till Contoso AB-klassificering (new_contosoltdrating) och Stil till Alternativuppsättning som horisontell lista med alternativknappar.

    3. Spara och stäng alla öppna formulär.

      Det andra steget i undersökningsformuläret som skapas.

  21. I Dynamics 365 går du till Portaler > Webbsidor och skapar en ny webbsida kallad Contoso AB-undersökning. Ange Webbplats som Contoso AB, Överordnad sida som Start, URL-delvärde som contoso-ab-undersökning, PageTemplate som Helsida, Publiceringsstatus som Publicerat samt webbformuläret som "Contoso AB-undersökning" som skapades tidigare. Spara posten.

Det stämmer visserligen att dessa steg är mycket komplicerade och kräver flera Dynamics 365-poster för att de ska fungera tillsammans med varandra för att uppnå resultat. När processen emellertid har slutförts kan användare navigera till den sida som du har skapat på portalen och fylla i formuläret korrekt.

Första steget i undersökningsformuläret återges på en portal.

Andra steget i undersökningsformuläret återges på en portal.

Varje slutförd undersökning som skickas motsvarar en post i entiteten Portaler > Undersökning i Dynamics 365, och denna post innehåller den kontakt som slutförde webbformuläret tillsammans med deras svar för tabelluppställning.

Återgivning av formulärelement

Även om de flesta Dynamics 365-formulär kan återges korrekt i en portal, observera att vissa funktioner inte stöds av Dynamics 365-EntityFormView-kontrollen som hanterar den faktiska återgivningen av entitetsformuläret.

Formelement som stöds Stöds, men med varningsformulärelement Formulärelement som inte stöds
Alla Dynamics 365-fältvalideringsregler Alla Dynamics 365-fälttyper förutom partlistfält Formulärets sidhuvud och sidfot visas inte på portalen
Layouter för enstaka och flera kolumner Endast "webbsida (HTML)" och bildrelaterade webbresurstyper stöds iFrames
Språköversättningar med Dynamics 365-etikett Postfiltrering i ett uppslagsfält stöds, men bara för en-till-1-relationer Dynamics 365-formulärskript
Anteckningar (infogade i formuläret) Uppslagsfält stöds, men att skapa en ny post via en uppslagsvy i formuläret stöds inte
Underrutnät (infogade i formuläret)

Slutligen är det värt att omnämna att posten Entitetsformulär i Dynamics 365 har en uppsättning alternativ som gör det möjligt att anpassa posten efter behov, t.ex. ett avsnitt för alternativ för Bifoga fil. Om bifogade filer krävs för ett formulär markerar du kryssrutan Bifoga fil och konfigurerar alternativet Bifoga filens lagringsplats för antingen Dynamics 365 Bifogad anteckning eller Azure blobblagring.