Spåra och hantera aktiviteter
I Dynamics 365 Sales använder du aktiviteter för att planera, spåra och organisera all din kundkommunikation. Du kan till exempel göra anteckningar, skicka e-post, ringa telefonsamtal, skapa avtalade tider och tilldela dig själv uppgifter när du arbetar med en försäljning eller löser ett serviceärende. Dessa åtgärder betraktas som typer av aktiviteter.
Systemet tidsstämplar automatiskt varje aktivitet och visar vem som skapade den. Du och andra personer i din grupp kan bladdra igenom aktiviteter för att se historiken när du arbetar med en kund.
Om du vill få ut så mycket som möjligt av din Dynamics 365 Sales är det viktigt för alla i organisationen att spåra sin kundkontakt genom att lägga till en aktivitet för varje e-post, telefonsamtal, uppgift eller avtalad tid. På det sättet blir kundhistoriken fullständig.
Licens- och rollbehörigheter
| Kravtyp | Du måste ha |
|---|---|
| Licens | Dynamics 365 Sales Premium, Dynamics 365 Sales Enterprise eller Dynamics 365 Sales Professional Mer information: Prissättning för Dynamics 365 Sales |
| Säkerhetsroller | Alla primära försäljningsroller, till exempel säljare eller säljchef Mer information: Primära försäljningsroller |
Hitta dina aktiviteter
Du kan hitta dina aktiviteter under Mitt arbete i webbplatskartan.
Se aktiviteter i listan, kalendern eller kanban-vyn
Kommentar
- Alternativet Spara som är endast tillgängligt när din administratör lägger till en eller flera vytyper i rutnätet Aktivitet via systemanpassningar.
- För att lägga till vyn Kanban till rutnätet Aktivitet, se Lägg till kanban-kontrollen för entiteterna affärsmöjlighet eller aktivitet. Genom att följa stegen i artikeln kan du lägga till andra vyer, till exempel Kalender och Pipelinevy.
I webbplatsöversikten, markera Aktiviteter.
I kommandofältet, välj Visa som och sedan vytypen t.ex. Kanban eller Kalender.
Följande vytyper stöds för rutnätet Aktivitet:
- Skrivskyddat rutnät. Visa en lista över alla aktiviteter.
- Kalender. Visar en kalender med en lista över dagens planerade aktiviteter och tillhörande avtal.
- Kanban. Visar en visuell representation av dina försäljningsaktiviteter i olika lägen. På så sätt kan du se statusen för varje aktivitet i förloppet och dra dem för att flytta från en status till en annan (t.ex. öppen, avslutad, annullerad, schemalagd). Mer information: Arbeta med aktiviteter i kanban-vyn
Byt aktivitetsvy
Du kan använda vyer för att visa de aktiviteter du vill. Du kan t.ex. använda vyn Mina aktiviteter för att visa aktiviteter som har tilldelats dig och Mina teammedlemmars aktiviteter för att visa teamets aktiviteter.
Filtrera listan över aktiviteter
Du kan filtrera listan med aktiviteter för att bara visa de du är intresserad av. Du kan till exempel begränsa de aktiviteter du visar i en vy genom att använda filtret för aktivitetstyper. Med filtret för aktivitetstyper kan du filtrera aktiviteter utifrån typen, till exempel e-post, uppgift, telefonsamtal och så vidare.
Du kan också använda filtret Förfaller om du vill visa de aktiviteter som förfaller en viss tid, till exempel aktiviteter som förfaller i dag eller tidigare eller som förfaller under de följande sju dagarna eller tidigare.
Skapa eller redigera en ny aktivitet
Du kan skapa oberoende aktiviteter som inte är associerade med någon kund- eller försäljningspost. Det gör du genom att i webbplatsöversikten välja Aktiviteter och sedan i kommandofältet välja **E-post eller Telefonsamtal eller Uppgift, beroende på vilken aktivitet du vill skapa.
Om du vill redigera en befintlig aktivitetspost öppnar du aktiviteten genom att markera dess titel.
Kommentar
När du skapar eller redigerar en ny aktivitet i april 2020 utgåvan av Dynamics 365 Sales öppnas posten i dialogrutan Huvudformulär. En dialogruta för huvudformulär är ett huvudformulär som öppnas i en dialogruta (ett popup-fönster). Med dialogrutor för huvudformulär kan du hålla dig à jour medan du arbetar med en post med möjligheten att öppna en andra eller tredje post i dialogrutan. Det gör det lättare att redigera posterna.
Lägga till en ny aktivitet för en kund
I de flesta fall vill du lägga till en aktivitet som är associerad med en kontakt, affärsmöjlighet, ett konto eller någon annan typ av post som hjälper dig att hålla reda på all kommunikationshistorik med en kund. (Du kan också lägga till en aktivitet för dig själv.)
Eftersom organisationens relation med en kund byggs upp med tiden kan du och andra personer i teamet titta igenom akivitetsflödet när du arbetar med kunden och se tidigare förehavanden. Aktiviteter kan även ingå i rapporter för att spåra din pågående utveckling.
Lägga till en aktivitet för en kund:
- Öppna posten. Du kan snabbt hitta en post genom att använda Snabbsökning i navigeringsfältet.
- Välj Relaterad>Aktiviteter.
- På sidan Aktiviteter, välj Ny aktivitet>Aktivitetstyp.
- I rutan Snabbskapa anger du nödvändig information och väljer sedan Spara och stäng.
Lägga till en aktivitet åt dig själv
Lägg till en aktivitet eller anteckning åt dig själv om när du vill få en påminnelse att göra något personligt, som en läkartid eller ett sportevenemang.
Om du vill behålla en historik över dina interaktioner med en kund bör du annars lägga till nya aktiviteter som är kopplade till en kundpost, så att dessa aktiviteter blir en del av historiken som andra personer i din grupp kan titta på.
Lägga till en aktivitet åt dig själv:
- I navigeringsfältet, välj Skapa och välj Aktiviteter>Aktivitetstyp.
- Fyll i fälten och välj Spara och stäng.
Bifoga ett dokument
Dokument, kalkylblad, bilder och nästan alla typer av filer kan kopplas till e-post och anteckningar.
Bifoga ett dokument till ett e-postmeddelande:
- Öppna e-postformuläret.
- Välj Bifoga fil i kommandofältet.
- Bläddra till och välj sedan filen som du vill bifoga.
Den markerade filen visas i rutan med bifogade filer.
Bifoga ett dokument till en anteckning:
- I fönstret Tidslinje väljer du + och sedan Anteckning.
- Lägg till anteckningen och markera den bifogade ikonen före knappen Lägg till anteckning.
- Bläddra till och välj sedan filen som du vill bifoga.
Den markerade filen visas ovanför knappen Lägg till anteckning.
Markera en aktivitet som klar
När du har ringt någon, utfört en uppgift, skickat ett e-postmeddelande eller genomfört ett möte på en avtalad tid kan du markera aktiviteten för åtgärden som slutförd.
Öppna aktiviteten.
Välj Markera som slutfört i kommandofältet.
Markera flera aktiviteter som slutförda samtidigt
- Markera alla aktiviteter du vill markera som slutförda i listan med aktiviteter.
- Välj Markera som slutfört i kommandofältet.
Metodtips för aktiviteter
Här är några förslag om hur du använder aktiviteter till bästa nytta för din organisation:
Lägga till en aktivitet för varje kundinteraktion. Se till att en kunds historik innehåller en post för varje kommunikation som du har med dem.
Använd rätt aktivitetstyp för åtgärden. Det kan vara frestande att ange en ny anteckning som säger "Skickade ett e-postmeddelande för att bekräfta prissättningen" eller "Ringade kunden för att diskutera deras serviceärende." Du bör dock lägga till en e-post- eller telefonsamtalsaktivitet för att spåra den typen av åtgärder och använda anteckningar för mer allmän text.
Lägga till aktiviteter åt dig själv också. Du kan hålla reda på dina egna tilldelningar, händelser och anteckningar utan att koppla dessa aktiviteter till en kund.
Använd kommandot Skapa i navigeringsfältet. Hitta aktiviteterna i listan genom att sortera på kolumnen Ämne som är tom för att du ska veta att aktiviteten inte är kopplad till någon kundpost.
Tänk på att aktiviteter "flyter upp" under deras associerade poster. Anta att du vill påminna dig själv om att följa upp med Chris Langer, en kontakt som har associerats till kontot Wingtip Toys. Du måste lägga till uppgiftsaktiviteten i kontaktposten för Cecil (inte för kontot Wingtip Toys).
På så sätt kan din uppgift att visas under kontot automatiskt och du och andra personer i din grupp kan se uppgiften när de tittar på kontakten och när de tittar på kontot för Wingtip Toys. (Och de vet att du har tagit hand om det.)
Hittar du inte alternativen i appen?
Det finns tre möjliga anledningar:
- Du har inte den licens eller roll som krävs.
- Din administratör har inte aktiverat funktionen.
- Din organisation använder en anpassad app. Kontakta administratören om du behöver hjälp med de exakta stegen. Stegen som beskrivs i den här artikeln gäller specifikt för de medföljande apparna Försäljningsnav och Sales Professional.