Redovisningsfördelningar och journalposter för leverantörsfakturor

  • Artikel

Redovisningsfördelningar används för att definiera hur ett belopp ska redovisas, till exempel hur utgiften, momsen eller avgifterna ska redovisas på en leverantörsfaktura. Varje belopp som måste redovisas när leverantörsfakturan journalförs ska ha en eller flera redovisningsfördelningar.

Redovisningsfördelningar

Du kan använda följande knappar i formuläret Leverantörsfaktura om du vill visa, och möjligen ändra, redovisningsfördelningarna för varje belopp på leverantörsfakturan.

  • Fördela belopp – Visa och ändra redovisningsfördelningar för en enskild rad och eventuella underordnade rader, till exempel moms eller avgifter. Du kan också visa och ändra redovisningsfördelningarna för den underordnade raden direkt från sidan Momstransaktioner eller sidan Avgiftstransaktioner.
    • Ändra huvudbeloppen på leverantörsfakturan, till exempel avgifter eller valutaavrundningsbelopp.
    • Ändra radbelopp på leverantörsfaktura
  • Visa fördelningar – Visa redovisningsfördelningarna för alla rader i dokumentet. Du kan inte ändra redovisningsfördelningarna från den här vyn.
    • Visa huvud- och radbelopp.

Om leverantörsfakturan refererar till en inköpsorder, kan du dela upp och ändra redovisningsfördelningarna för rader som innehåller en artikel som inte finns i lager. Om leverantörsfakturaraden inte refererar till en inköpsorderrad kan du också ta bort en redovisningsfördelning. Du kan inte dela eller ta bort rader för tillägg, moms och radrabatter. Du kan ändra redovisningskonto, men du kan inte ändra beloppen eller procentsatserna.

Notering

Om den överordnade raden innehåller en artikel som inte lagerförs, och redovisningsfördelningarna är delade, kommer den underordnade raden delas automatiskt för att matcha de ekonomiska dimensionerna för den överordnade raden. Redovisningsfördelningarna för den underordnade raden kan inte ytterligare delas eller tas bort, men beroende på inställningarna för den underordnade raden kan det gå att ändra huvudbokskontot för redovisningsfördelningarna för den underordnade raden.

Fördela belopp

När du registrerar en leverantörsfaktura, kommer varje belopp fördelas på följande sätt.

Typ av leverantörsfakturarad Prioritetsordning som avgör var huvudkontot visas från Prioritetsordning som bestämmer vilken ekonomisk standarddimension som visas
Produkt i lager
  1. Redovisningsfördelningen för inköpsorderraden.
  2. Fältet Huvudkonto när inköpomkostnad för produkt har valts på sidan bokföring. Kostnadshantering > Ställ in policyer för redovisningsintegrering > Bokföring > Inköpsorder.
  1. Använd kontofördelningen för inköpsorderraden, om fakturaraden refererar till en inköpsorderrad.
  2. Använd standardvärdena för ekonomiska dimensionen på leverantörsfakturan.
En anskaffningskategori eller en produkt som inte finns i lager
  1. Redovisningsfördelningen för inköpsorderraden, om leverantörsfakturaraden refererar till en inköpsorderrad.
  2. Fältet Huvudkonto när inköpomkostnad för utgift har valts på sidan bokföring. Kostnadshantering > Ställ in policyer för redovisningsintegrering > Bokföring > Inköpsorder.
  1. Använd kontofördelningen för inköpsorderraden, om fakturaraden refererar till en inköpsorderrad.
  2. Om huvudkontot är ett allokeringskonto ska du använda standardvärdet från allokeringskontodefinitionen.
  3. Använd standardvärdena för ekonomiska dimensionen på leverantörsfakturan.
  4. Använd värdena för den ekonomiska dimensionen från leverantörsfakturaraden.
  5. Använd de förvalda värdena för ekonomiska dimensioner från huvudkontot på sidan Kontoplan.
Anläggningstillgång
  1. Redovisningsfördelningen för inköpsorderraden, om leverantörsfakturaraden refererar till en inköpsorderrad.
  2. Om Anskaffning har valts i fältet Transaktionstyp på sidan Leverantörsfaktura väljs fältet Huvudkonto när Anskaffning har markerats på sidan Bokföringsprofiler för anläggningstillgångar.
  3. Om Anskaffningsjustering har valts i fältet Transaktionstyp väljs fältet Huvudkonto när Anskaffningsjustering har markerats på sidan Bokföringsprofiler för anläggningstillgångar.
  1. Använd redovisningsfördelningen för inköpsorderraden, om fakturaraden refererar till en inköpsorderrad.
  2. Använd värdena för den ekonomiska dimensionen från leverantörsfakturaraden.
  3. Använd de förvalda värdena för ekonomiska dimensioner från huvudkontot på sidan Kontoplan.
Projektet har definierats på leverantörsfakturaraden
  1. Redovisningsfördelningen för inköpsorderraden, om fakturaraden refererar till en inköpsorderrad.
  2. Om Saldo väljs i fältet Bokföringskostnader – artikel på sidan Projektgrupp i fältet Huvudkonto när Kostnad har markerats på sidan Inställning av redovisningsbokföring.
  3. Om Vinst och förlust väljs i fältet Bokföringskostnader – artikel på sidan Projektgrupp i fältet Huvudkonto när Kostnad – artikel har markerats på sidan Inställning av redovisningsbokföring.
  1. Använd kontofördelningen för inköpsorderraden, om fakturaraden refererar till en inköpsorderrad.
Radrabatt
  1. Redovisningsfördelningen för inköpsorderraden, om fakturaraden refererar till en inköpsorderrad.
  2. Fältet Huvudkonto, när Rabatt är markerat på sidan Bokföring.
  3. Om ett huvudkonto för en rabatt inte har definierats på bokföringsprofilen, redovisningsfördelningen för det slutliga priset på inköpsorderraden.
  1. Använd redovisningsfördelningen för inköpsorderraden, om fakturaraden refererar till en inköpsorderrad.
  2. Använd värdena för de ekonomiska dimensionerna från redovisningsfördelningarna för det slutliga priset för leverantörsorderraden.
  3. Använd värdena för den ekonomiska dimensionen på leverantörsfakturaraden.
  4. Använd de förvalda värdena för ekonomiska dimensioner från huvudkontot på sidan Kontoplan.
Avgift på inköp som anges på fliken Pris och rabatt för inköpsorderraden
  1. Redovisningsfördelningen för inköpsorderraden, om fakturaraden refererar till en inköpsorderrad.
  2. Redovisningsfördelningen av det slutliga priset på inköpsorderraden.
  1. Använd kontofördelningen för inköpsorderraden, om fakturaraden refererar till en inköpsorderrad.
  2. Använd värdena för de ekonomiska dimensionerna från redovisningsfördelningarna för det slutliga priset för leverantörsorderraden.
Radavgift
  1. Redovisningsfördelningen för inköpsorderraden, om fakturaraden refererar till en inköpsorderrad.
  2. Om Redovisningskonto har valts i fältet Debettyp på sidan Avgiftskod väljs fältet Debetkonto på sidan Avgiftskod.
  3. Om Artikel har valts i fältet Debettyp på sidan Avgiftskod är redovisningsfördelningen för det slutliga priset på inköpsorderraden.
  4. Om Kund/leverantör har valts i fätlet Debettyp på sidan Avgiftskod väljs fältet Kreditkonto på sidan Avgiftskod.
  1. Använd kontofördelningen för inköpsorderraden, om fakturaraden refererar till en inköpsorderrad.
  2. Använd värdena för de ekonomiska dimensionerna från redovisningsfördelningarna för det slutliga priset för leverantörsorderraden.
  3. Använd värdena för den ekonomiska dimensionen från leverantörsfakturaraden.
  4. Använd de förvalda värdena för ekonomiska dimensioner från huvudkontot på sidan Kontoplan.
Moms, med följande villkor:
  • Alternativet Tillämpa amerikanska skatteregler har valts på sidan Allmänna redovisningsparametrar.
  1. Redovisningsfördelningen för inköpsorderraden, om fakturaraden refererar till en inköpsorderrad.
  2. Redovisningsfördelningen av det slutliga priset eller tillägget.
  1. Använd kontofördelningen för inköpsorderraden, om fakturaraden refererar till en inköpsorderrad.
  2. Använd värdena för de ekonomiska dimensionerna från redovisningsfördelningarna för det slutliga priset för leverantörsorderraden.
  3. Använd värdena för den ekonomiska dimensionen från leverantörsfakturaraden.
Moms, med följande villkor:
  • Alternativet Tillämpa amerikanska skatteregler har avmarkerats på sidan Allmänna redovisningparametrar.
  • Fältet Importavgift för momsgruppen är avmarkerat i momsgruppsidan.
  1. Om momsbeloppet är återbetalningsbart, fältet Momsfordran på sidan Redovisningsbokföringsgrupper.
  2. Om momsbeloppet inte är återvinningsbart, det slutliga priset eller redovisningsfördelningen för avgiften.
  1. Använd kontofördelningen för inköpsorderraden, om fakturaraden refererar till en inköpsorderrad.
  2. Använd värdena för de ekonomiska dimensionerna från det slutliga priset eller från redovisningsfördelningarna för avgiften på leverantörsorderraden.
  3. Använd värdena för den ekonomiska dimensionen från leverantörsfakturaraden.
  4. Använd de förvalda värdena för ekonomiska dimensioner från huvudkontot på sidan Kontoplan.
Moms, med följande villkor:
  • Alternativet Tillämpa amerikanska skatteregler har avmarkerats på sidan Allmänna redovisningparametrar.
  • Fältet Importavgift för momsgruppen är markerat på sidan momsgrupper.
  1. Om momsbeloppet är återbetalningsbart, fältet Momsfordran på sidan Redovisningsbokföringsgrupper.
  2. Om momsbeloppet inte är återbetalningsbart, fältet Importavgift, utgift på sidan Redovisningsbokföringsgrupper.
  1. Använd kontofördelningen för inköpsorderraden, om fakturaraden refererar till en inköpsorderrad.
  2. Använd värdena för de ekonomiska dimensionerna från det slutliga priset eller från redovisningsfördelningarna för avgiften på leverantörsorderraden.
  3. Använd värdena för den ekonomiska dimensionen från leverantörsfakturaraden.
  4. Använd de förvalda värdena för ekonomiska dimensioner från huvudkontot på sidan Kontoplan.
Huvudtillägg
  1. Om Redovisningskonto har valts i fältet Debettyp på sidan Avgiftskod väljs fältet Debetkonto på sidan Avgiftskod.
  2. Om Kund/leverantör har valts i fätlet Debettyp på sidan Avgiftskod väljs fältet Kreditkonto på sidan Avgiftskod.
  1. Använd kontofördelningen för inköpsorderraden, om fakturaraden refererar till en inköpsorderrad.
  2. Om huvudkontot är ett allokeringskonto ska du använda standardvärdet från allokeringskontodefinitionen.
  3. Använd värdena i standardmallen för ekonomiska dimensionen från leverantörsfakturarubriken.
  4. Använd värdena för den ekonomiska dimensionen från leverantörsfakturaraden.
  5. Använd de förvalda värdena för ekonomiska dimensioner från huvudkontot på sidan Kontoplan.
Rubrikrabatt
  1. Fältet Huvudkonto för bokföringstypen Leverantörsfakturarabatt på sidan Konton för automatiska transaktioner.
  1. Använd kontofördelningen för inköpsorderraden, om fakturaraden refererar till en inköpsorderrad.
  2. Använd värdena för de ekonomiska dimensionerna från redovisningsfördelningarna för det slutliga priset för leverantörsorderraden.
  3. Använd värdena för den ekonomiska dimensionen från leverantörsfakturaraden.
  4. Använd de förvalda värdena för ekonomiska dimensioner från huvudkontot på sidan Kontoplan.

Fördela moms

Redovisningsfördelning för skatter går inte att skapa förrän skatter har beräknats. Om du vill beräkna moms måste du färdigställa en av följande uppgifter på sidan Leverantörsfaktura.

  • Visa fakturasumman.
  • Visa momsen.
  • Visa redovisningsjournalen.
  • Visa redovisningsfördelningar för den slutförda leverantörsfakturan.
  • Spärra leverantörsfakturan.
  • Bokför leverantörsfakturan.

Redovisningsjournaler för leverantörsfakturor

Innan du bokför en leverantörsfaktura kan du visa hela redovisningsposten för fakturan, som inkluderar debiteringar och krediteringar, för att kontrollera att fakturan bokförs till rätt konton. Denna vy av hela redovisningsposten kallas en redovisningsjournal.

Om posten i reskontrajournalen är fel när du granskar den innan du journalför leverantörsfakturan, kan du inte ändra posten i reskontrajournalen. I stället måste du ändra redovisningsfördelningarna eller bokföringsprofilen. Redovisningsfördelningarna används för att definiera ena sidan i redovisningposten, debet eller kredit. Den förskjutande kontoposten i reskontrajournalen skapas med hjälp av bokföringsprofilerna, till exempel från leverantörskontot eller moms.

Dela bokföring av leverantörsfaktura

Under bokföringen av väntande leverantörsfakturor innebär bokföringsprocessen att en betydande transaktion strömmar in i källdokumentets kontoram först och sedan i huvudboken. När fakturadata flödar in i ramverket för källdokumentkonton, tillämpas massiva härledningar och valideringar innan redovisningsjournalen uppdateras. Ett problem med prestanda och minnesspill kan uppstå med fakturor som innehåller många rader.

Funktionen Gör det möjligt att bokföra leverantörsfaktura i två steg skapar två batcher för pågående bokföring av leverantörsfaktura. De första batchbokföringen använder den ursprungliga bokföringen av faktura förutom att skapa redovisningsjournalerna. Den andra batchbokföringen skapar redovisningsjournaler för att generera redovisning. Efter att den andra batchen har bokförts kan överföring av delboken till huvudboken göras. Detta minskar sannolikheten för minnesspill och förbättrar den övergripande prestandan när fakturan innehåller tusentals rader. När bokföring av väntande leverantörsfakturor har beroenden av andra moduler eller efterföljande processer, används den ursprungliga processen för bokföring av faktura.

Följande situationer använder den ursprungliga bokföringsprocessen:

  • Bokföring av faktura av förskottsbetalning
  • Bokföring av faktura med återförd förskottsbetalning
  • Bokföring av faktura med budgetkontroll aktiverad
  • Bokföring av faktura för projekt
  • PO/faktura med betalningsvillkor för kontanter
  • Fakturabokning med AP-parameter automatisk kvittning aktiverad