Översikt över leverantörsfakturor

  • Artikel

Viktigt

Delar av eller hela funktionaliteten som beskrivs i den här artikeln är tillgänglig som en del av en förhandsversion. Funktionen och dess innehåll kan ändras. Mer information om förhandsversioner finns i Tillgänglighet för tjänstuppdateringar.

Det här avsnittet innehåller allmän information om leverantörsfakturor. Leverantörsfakturor är förfrågningar gällande betalning av varor och tjänster. Leverantörsfakturor kan komma att representera en faktura för pågående tjänster eller också baseras på inköpsorder för specifika varor och tjänster.

Leverantörsfakturor

En leverantörsfaktura från en inköpsorder skapas när produkter eller tjänster tas emot enligt en inköpsorder som skickats till en leverantör. Leverantörsfakturor innehåller en rubrik och en eller flera rader för artiklar eller tjänster. En leverantörsfaktura slutför cykeln från inköpsordern till produktinleveransen till leverantörsfakturan.

Även om vissa leverantörsfakturor är kopplade till en inköpsorder kan leverantörsfakturor också innehålla rader som inte motsvarar inköpsorderrader. Du kan också skapa leverantörsfakturor som inte är kopplade till en inköpsorder. Dessa leverantörsfakturor kan representera pågående tjänster, till exempel en elräkning. Du behöver inte referera till en inköpsorder när du lägger till en pågående tjänst.

Det finns flera sätt att ange en leverantörsfaktura:

  • Leverantörsfakturaregistret låter dig ange fakturor som inte refererar till en inköpsorder snabbt så att du kan periodisera utgiften. Med godkännandejournalen för leverantörsfaktura väljer du dessa fakturor och bokför dem i leverantörssaldot för att återföra periodiseringen.
  • I leverantörsfakturajournalen kan du snabbt ange fakturor som inte refererar till en inköpsorder i ett enda steg.
  • Tillsammans med leverantörsfakturapoolen kan du snabbt ange fakturorna som ska periodisera utgiften i leverantörsfakturaregistret. Du kan öppna kopplade inköpsorder senare för att bokföra fakturan mot utgiftskonto.
  • Sidorna Öppna leverantörsfakturor och Väntande leverantörsfakturor gör det möjligt att skapa leverantörsfakturor från bekräftade inköpsorder.
  • Lösningen Invoice Capture som automatiskt skapar leverantörsfakturor från digitala fakturabilder. Mer information finns i Invoice Capture.

Följande diskussion innehåller mer information om hur du använder sidorna Öppna leverantörsfakturor eller Väntande leverantörsfakturor för att skapa en leverantörsfaktura från en inköpsorder.

Förstå fakturaradkvantiteter

När du öppnar en leverantörsfaktura från en relaterad inköpsorder skapar systemet fakturarader från inköpsordern. Som standard tar systemet kvantiteterna från produktinleveransen. Du kan dock använda en av följande standardinställningar:

  • Kvantitet för Inleverera nu – Använd det här alternativet för delförsändelser. Standardvärdet i fältet Kvantitet anges till den kvantitet som anges i fältet Inleverera nu på inköpsordern.
  • Beställd kvantitet – Använd det här alternativet för fullständiga försändelser. Standardvärdet i fältet Kvantitet anges som den kvantitet som anges i fältet Beställt på inköpsordern.
  • Registrerad kvantitet – Använd det här alternativet om artikeln måste registreras på sättet som anges på sidan Artikelmodellgrupper. Standardvärdet i fältet Kvantitet är den fysiska uppdaterade kvantiteten som har registrerats.
  • Kvantitet för produktinleverans – Använd det här alternativet om en produktinleverans redan har inlevererats för ordern. Standardvärdet i fältet Kvantitet är den totala kvantiteten i tillgängliga produktinleveranser.
  • Registrerade kvantitet och tjänster – Använd det här alternativet om kvantiteter har registrerats i införseljournaler för artiklar i lager eller artiklar som inte lagras. Det här alternativet inkluderar tjänster, oavsett om de registreras inte.

Om din juridiska person använder fakturamatchning kan du visa resultaten på kvantiteten som matchar i kolumnen Matchning av kvantitet för produktinleverans. Du kan också använda knappen Matcha detaljer på fliken Granska på åtgärdsfönstret om du vill visa resultatet av kvantitetsmatchningen.

Lägga till en rad som inte finns på inköpsordern

Du kan lägga till en rad som inte fanns i inköpsordern till leverantörsfakturan. Du måste välja en artikelnummer eller anskaffningskategori. Du kan sedan lägga till kvantiteter, priser och belopp på raden. Raden tas bara med i matchningspolicyer för fakturasummor.

Skicka in en leverantörsfaktura för granskning

Organisationen kan använda arbetsflöden för att hantera granskningen för leverantörsfakturor. Arbetsflödesgranskningen kan krävas för fakturahuvudet, fakturaraden eller båda. Arbetsflödeskontrollerna används för sidhuvudet eller raden beroende på var fokus ligger innan du väljer kontrollen. Istället för knappen Bokför skickar knappen Skicka leverantörsfakturan genom granskningsprocessen.

Förhindra att faktura skickas till arbetsflödet

Nedan kan du på flera sätt förhindra att en faktura skickas till ett arbetsflöde.

  • Fakturatotal och den registrerade totalen är inte lika. Den användare som har skickat fakturan får en notifiering om att summorna inte är identiska. Denna notifiering ger användaren möjlighet att korrigera saldona innan de skickar fakturan till arbetsflödessystemet på nytt. Den här funktionen är tillgänglig om alternativet Förhindra överföring till arbetsflödet när fakturasumman och den registrerade fakturasumman inte är lika. parametern på sidan Funktionshantering och Arbetsflödesalternativ när faktura och registrerad summa inte är desamma parametern på sidan Parametrar för leverantörsreskontra är aktiverad.
  • Fakturan innehåller icke-allokerade tillägg. Den användare som har skickat fakturan får en notifiering om att fakturan har ej allokerade ändringar. På det här sättet kan användaren korrigera fakturan innan han eller hon skickar den till arbetsflödessystemet igen. Den här funktionen är tillgänglig om parametern Tillåt inte överföring till arbetsflödet när det finns ej allokerade avgifter på en leverantörsfaktura på sidan Funktionshantering aktiveras och parametern Arbetsflödesalternativ när det finns ej allokerade avgifter på sidan Parametrar för leverantörsreskontra aktiveras.
  • Fakturan innehåller samma fakturanummer som en annan bokförd faktura. Den användare som har skickat fakturan får en avisering om att en faktura med dubblettnummer har hittats. Användaren kan korrigera den duplicerade fakturan innan han eller hon skickar fakturan till arbetsflödessystemet igen. Aviseringen visas om parametern Kontrollera använt fakturanummer under Leverantörsreskontra anges som Avvisa dubblett. Den här funktionen är tillgänglig om parametern Förbud att skicka till arbetsflöde när fakturanumret redan finns på en bokförd faktura och ditt system inte är inställt för att acceptera duplicerade fakturanummer på sidan funktionshantering aktiveras.
  • Fakturan innehåller en rad där fakturakvantiteten är mindre än den matchade produktinleveranskvantiteten. Den användare som skickar fakturan eller försöker att bokföra får ett meddelande om att kvantiteterna inte är lika. Detta meddelande ger användaren möjlighet att korrigera värden innan de skickar fakturan till arbetsflödessystemet på nytt. Den här funktionen är tillgänglig om parametern Blockera bokföring och inlämning av leverantörsfakturor till arbetsflödet på sidan Funktionshantering aktiveras och parametern Blockera publicering och inlämning till arbetsflöde på sidan Parametrar för leverantörsreskontra aktiveras.

Matcha leverantörsfakturor mot produktinleveranser

Du kan ange och spara information för leverantörsfakturor, och du kan matcha fakturarader mot produktinleveransrader. Det går även att matcha delkvantiteter på en rad.

Du kan skapa en leverantörsfaktura som baseras på de radartiklar i produktinleveransen som har inlevererats till nuvarande datum, även om alla artiklar för en viss inköpsorder ännu inte har inlevererats. Använd det här alternativet om till exempel providern skickar en faktura per månad som täcker alla leveranser som skickas den månaden. Varje produktinleverans representerar en del av eller hela leveransen av artiklarna på inköpsordern.

När en faktura är i arbetsflödet kan godkännaren uppdatera fakturakvantiteter så att dessa matchar värdet i fältet Produktinleveranskvantitet-att-matcha. Detta gör du genom att välja funktionen Uppdatera fakturakvantiteter så att dessa matchar produktinleveranskvantiteterna i arbetsflödet i arbetsytan Funktionshantering och sedan Aktivera. Om en godkännare i arbetsflödesprocessen har tagit bort alla träffar från alla produktinleveranser från fakturaraden, tas fakturaraden bort. Om den här funktionen inte är aktiverad, uppdateras inte fakturakvantiteter för fakturor i arbetsflödet.

När du bokför fakturan uppdateras kvantiteten Fakturarest för varje artikel med summan av de inlevererade kvantiteterna från de valda produktinleveranserna. Om både kvantiteten Fakturarest och kvantiteten Leveransrest för alla artiklar på inköpsordern är noll, ändras statusen för inköpsordern till Fakturerad. Om kvantiteten Fakturarest inte är noll, ändras inte inköpsorderns status och ytterligare fakturor kan registreras för den.

Det här alternativet förutsätter det att minst en produktinleverans har bokförts för inköpsordern. Leverantörsfakturan baseras på dessa produktinleveranser och återspeglar kvantiteterna från dem. Den ekonomiska informationen för fakturan baseras på informationen som registreras när du bokför fakturan.

Mer information finns i Registrera leverantörsfakturan och matcha mot mottagen kvantitet

Konfigurera en automatisk uppgift för ett arbetsflöde för leverantörsfakturor så här bokför du leverantörsfakturan med ett batch-jobb

Du kan lägga till en automatisk bokföringsuppgift i arbetsflödet för leverantörsfakturor så att fakturor bearbetas i en batch. Om du bokför fakturor i en batch kan arbetsflödesprocessen fortsätta utan att behöva vänta på att bokföringen ska slutföras, vilket förbättrar övergripande prestanda för alla uppgifter som skickas till arbetsflödet.

Om du vill bokföra en leverantörsfaktura i en batch, på sidan funktionshantering, aktivera parametern Batch-bokföring av leverantörsfaktura. Arbetsflöden för leverantörsfakturor konfigureras genom att gå till Leverantörsreskontra > Inställningar > Leverantörsreskontra.

Du kan se uppgiften bokföra leverantörsfakturan med ett batch-jobb i arbetsflödesredigeraren oavsett om funktionsparametern Batch-bokföring av leverantörsfaktura är aktiverad. Om funktionsparametern inte är aktiverad kommer en faktura som innehåller Bokför leverantörsfakturan med en batch-uppgift inte att bearbeta i arbetsflödet förrän parametern har aktiverats. Uppgiften Bokför leverantörsfakturan med hjälp av en batch får inte användas i samma arbetsflöde som automatiska uppgiften Bokför leverantörsfakturor. Dessutom bör uppgiften Bokför leverantörsfakturan med hjälp av en batch bör vara det sista elementet i arbetsflödeskonfigurationen.

Du kan ange antalet fakturor som ska inkluderas i batchen och antalet timmar att vänta innan en batch omplaneras, genom att gå till leverantörsreskontra > inställningarna > parametrar för leverantörsreskontra > faktura > arbetsflöde för faktura.

Arbeta med flera fakturor

Du kan arbeta med flera fakturor samtidigt och bokföra dem samtidigt. Om du måste skapa flera fakturor, använd sidan Väntande leverantörsfakturor. Om du måste bokföra och skriva ut flera leverantörsfakturor använder du fakturagodkännandejournalen. Om du använder fakturagodkännandejournalen måste minst en produktinleverans vara bokförd för inköpsordern och en faktura för inköpsordern ha bokförts i ett fakturaregister. Den ekonomiska informationen för fakturan kommer från fakturan som bokfördes i registret.

Återställer leverantörsfakturor som används

När en leverantörsfaktura används kan den inte redigeras av en annan användare. Men statusen för en faktura kan ibland indikera att fakturan används, även om den inte redigeras aktivt. Till exempel kanske programmet slutar svara när fakturan har redigerats eller en användare kanske lämnat fakturan öppen i programmet av misstag.

Du kan använda sidan Återställa leverantörsfakturor om du vill återställa eller frisläppa leverantörsfakturor som har använts under längre än fyra timmar, så att de kan redigeras. Du kan öppna den här sidan från navigeringen Periodisk uppgift eller en panel på arbetsytan Leverantörsfakturaregistrering. När en faktura har återskapats blir den tillgänglig för redigering på sidan leverantörsfakturan.

Du kan endast komma åt sidan återställa leverantörsfakturor om säkerhetsprogrambehörighet och privilegium återställa leverantörsfakturor som används har tilldelats till dig. Dessutom måste parametern Tillåt återställning av leverantörsfaktura på sidan Parametrar för leverantörsreskontra måste vara aktiverad.

Standardekonomisk dimension på leverantörsfakturarader

För leverantörsfakturor som är kopplade till inköpsorder hämtas den ekonomiska standarddimensionen från motsvarande inköpsorderrader. 

För leverantörsfakturor som inte är kopplade till någon inköpsorder sammanfogas den ekonomiska standarddimensionen från dimensionslänken, fakturahuvudet och artikeln.  Om samma dimension definieras på dimensionslänk, fakturahuvud och artikel kommer dimensionen på fakturaraden att följa prioritetsordningen: dimensionslänk > fakturahuvud > artikel

Återställa arbetsflödesstatus för leverantörsfakturor från Oåterkalleligt till Utkast

En arbetsflödesinstans som har stoppats på grund av ett oåterkalleligt fel får arbetsflödesstatusen oåterkalleligt. När statusen för ett arbetsflöde för leverantörsfakturor är Oåterkalleligt kan du återställa den till Utkast genom att välja Återkalla. Du kan sedan redigera leverantörsfakturan. Den här funktionen är tillgänglig om parametern Återställa arbetsflödesstatus för leverantörsfakturor från Oåterkalleligt till Utkast på sidan Funktionshantering är aktiverad.

På sidan Arbetsflödeshistorik för leverantörsfakturor kan du återställa arbetsflödesstatusen till utkast. Du kan öppna den här sidan från leverantörsfakturan eller från navigeringen Allmänt > Förfrågningar > Arbetsflöde. Om du vill återställa arbetsflödesstatus utkast, välj återkalla. Du kan också återställa arbetsflödesstatus till utkast genom att välja åtgärden återkalla på sidan leverantörsfaktura eller väntande leverantörsfakturor. När arbetsflödesstatusen har återställts till Utkast blir den tillgänglig för redigering på sidan leverantörsfaktura.

Visa fakturasumman på sidan Väntande leverantörsfakturor

Du kan visa fakturasumman på sidan Väntande leverantörsfakturor genom att aktivera parametern Visa fakturasumma i listan med pågående leverantörsfakturor på sidan Parametrar för leverantörsreskontra.

Rapport med öppna leverantörstransaktioner

Rapporten Öppna leverantörstransaktioner innehåller detaljerad information om de öppna transaktionerna för varje leverantör per det datum som du anger. Den här rapporten används ofta under granskningsproceduren för att verifiera saldon mellan leverantörsbokstransaktioner och redovisningskontotransaktioner.

För varje transaktion innehåller rapporten följande information:

  • Fakturanummer
  • Transaktionsdatum
  • Verifikationsnummer
  • Transaktionsbelopp i transaktionsvalutan och i redovisningsvalutan
  • Kreditsaldo i transaktionsvalutan och i redovisningsvalutan
  • Debetsaldo i transaktionsvalutan och i redovisningsvalutan
  • Delsummabelopp i redovisningsvaluta
  • Betalningens förfallodatum

Filtrera data i rapporten

När du genererar rapporten Öppna leverantörstransaktioner visas följande standardparametrar. Du kan använda dem om du vill filtrera vilka data som ska ingå i rapporten.

  • Exkludera framtida kvittning – Markera den här kryssrutan om du vill exkludera transaktioner som kvittas efter det datum som har angetts i öppna transaktioner per fält.
  • Öppna transaktioner per – Ange ett datum om du vill inkludera transaktioner som är öppna från och med detta datum. Om du inte anger något datum används maximalt datum i det här fältet. (Det högsta datumet är det senaste datumet som systemet accepterar, 31 december 2154.) Nästa gång rapporten körs ställs det här fältet som standard in det senaste datumet som angavs i den.

Du kan använda filtren under fältet Post att inkluderas om du vill ta med fält om du ytterligare vill begränsa transaktionsdata som inkluderas i rapporten.

Ytterligare resurser