Översikt över budgetplanering

Det här avsnittet introducerar budgetplanering och innehåller information om hur du konfigurerar budgetplanering och ställer in budgetplaneringsprocessen.

Översikt över budgetplanering

Du gör budgetplanering när du förbereder budgetar som ska implementeras av en organisation. En organisation kan konfigurera budgetplanering och sedan ställa in budgetplaneringsprocesser för att uppfylla organisationens policyer, procedurer och krav för budgetförberedelse.

När du förstår de begrepp och den terminologi som används i Microsoft Dynamics 365 for Finance and Operations, blir det enklare att genomföra budgetplaneringen inom din organisation.

Nyckeltermer

  • Budgetplaneringsprocesser – bestämmer hur budgetplaner kan uppdateras, skickas, granskas och godkännas i budgetorganisationshierarkin. En budgetplaneringsprocess är kopplad till en budgetcykel och en organisation via en juridisk person.
  • Budgetplaner – budgetplaner innehåller budgetdata för en budgetcykel. Du kan ha flera budgetplaner som används för olika ändamål. Du kan till exempel använda budgetplaner för att skapa budgetbelopp för olika organisationsenheter, eller de kan hjälpa dig att göra jämförelser och fattat underbyggda beslut.
  • Budgetplanscenarier – definierar datakategorier för budgetplanerna. Du definierar bugdetplansscenarier för att stödja monetära och andra måttenhetsklasser, till exempel kvantitet. Exempel på monetära budgetplanscenarier är Föregående år för avdelningen och Avdelningsförfrågningar. Exempel på budgetplanscenarier som använder kvantiteter är Föregående års supportsamtal och Heltidslön.
  • Budgetplaneringsfaser – definierar vilka steg som en budgetplan följer från dess startdatum till sista godkännande. Budgetplaneringsfaser arrangeras i budgetplaneringsarbetsflöden.
  • Budgetplaneringsarbetsflöden – budgetplaneringsarbetsflöden består av och definierar och budgetplaneringsfaser. Budgetplaneringsarbetsflöden är kopplade till budgeteringsarbetsflöden. Budgeteringsarbetsflöden är de automatiserade och manuella processer som flyttar budgetplaner genom budgetplaneringsfaserna.

Terminologi för budgetplanering

Vanliga uppgifter

Du kan använda budgetplanering för att utföra följande uppgifter:

  • Skapa budgetplaner för att definiera de förväntade intäkterna och utgifterna i en budgetcykel.
  • Analysera och uppdatera budgetplaner genom att använda olika scenarier.
  • Du kan automatiskt skicka budgetplanerna tillsammans med kalkylblad, justeringsdokument och andra bilagor, för granskning och godkännande.
  • Konsolidera flera budgetplaner från en lägre nivå i organisationen till en enda överordnad budgetplan på en högre nivå i organisationen. Du kan också utveckla en enskild budgetplan på en högre nivå i organisationen och fördela budgeten till lägre nivåer i organisationen.

Budgetplaneringen är integrerad med andra Microsoft Dynamics 365 for Finance and Operations-moduler. Därför kan du hämta information från tidigare i budgetar, verkliga utgifter, anläggningstillgångar och personal. Eftersom budgetplanering också är integrerad med Microsoft Excel och Microsoft Word, kan använda dessa program för att arbeta med budgetplaneringsdata. En budgetchef kan till exempel exportera en avdelnings budgetförfrågan från ett budgetplanscenario till Excel. Data kan analyseras, uppdateras och mappas i kalkylbladet och sedan publiceras tillbaka till budgetplansraderna.

Konfigurera budgetplanering

Sidan Budgetplaneringskonfiguration innehåller de flesta inställningar som du behöver för att ställa in budgetplanering. I följande avsnitt beskrivs några viktiga faktorer du bör beakta när du konfigurerar budgetplaneringen. När du har slutfört konfigurationen, ställer du in budgetplaneringsprocesserna.

Skapa ett budgetplaneringsschema

Ett valfritt men rekommenderat första steg är att skapa ett schema som innehåller din organisations procedurer för att formulera en budget. Du kan använda en valfri metod när du skapar det här schemat. Illustrationen visar ett allmänt exempel, där separata budgetplaneringsarbetsflöden skapas för olika nivåer i organisationen. Faser anges i varje arbetsflöde, och specifika scenarier tilldelas varje fas för att innehålla budgetdata. Uppgifter utförs för att flytta data från en fas till nästa. Belopp till exempel fördelas eller aggregeras till olika konton, godkännanden och andra granskningar. I det här exemplet visar kursiv stil ett scenario som inte går att redigera under fas, eller data som är historisk eller godkänts i en tidigare fas och därför inte bör ändras.

Allmänt schema för budgetplanering

I följande exempel uppskattar företagets huvudkontor de inledande budgetbeloppen och fördelar dem på försäljningsavdelningarna. Försäljningsavdelningarna beräknar sedan prognoserna och skickar dem till högkvarteret, där budgetchefen sammanställer och justerar prognosen. Slutligen skickar budgetchefen de justerade budgetbeloppen till sin chef för granskning, slutjustering och godkännande.

Exempel på budgetplaneringsschema

Organisationshierarki för budgetplanering

På sidan Organisationshierarki kan du välja en organisationshierarki som budgetplaneringshierarki för varje budgetplaneringsprocess. Budgetplaneringshierarkin måste inte matcha den vanliga organisationshierarkin som används för andra ändamål. Eftersom den här hierarkin används för att sammanställa och fördela data, kanske du vill att den ska ha en annan struktur. I exempelschemat är försäljningsavdelningarna under huvudkontorsnivån som innefattar budgetavdelningen och ekonomiavdelningen. Strukturen skiljer sig antagligen från strukturen som används för att hantera driften på försäljningsavdelningarna. Endast en organisationshierarki kan tilldelas varje budgetplaneringsprocess.

Mer information finns i Organisationer och organisationens hierarkier.

Användarsäkerhet

Budgetplanering kan följa en av två säkerhetsmodeller för att definiera användarbehörigheter. Om du vill ange säkerhetsmodellen ställer du in en budgetplaneringsparameter på sidan Budgetplaneringskonfiguration.

Arbetsflödesfaser för budgetplanering

Budgetplaneringsarbetsflöden används tillsammans med budgetarbetsflöden för att hantera framtagningen och utvecklandet av budgetplaner.

Ett budgetplaneringsarbetsflöde består av en ordnad uppsättning faser som en budgetplan går igenom. Varje budgetplaneringsarbetsflöde är kopplat till ett budgeteringsarbetsflöde. Budgeteringsarbetsflöden en av de arbetsflödestyperna som används i Finance and Operations. Budgeteringsarbetsflödena dirigerar budgetplanerna, tillsammans med kalkylblad, justeringar och bilagor, genom organisationen för granskning och godkännande.

Du skapar budgeteringsplaneringsarbetsflödet i avsnittet Arbetsflödefaser på sidan Budgetplaneringskonfiguration. Där kan du välja faserna och budgeteringsarbetsflödet som kan användas, och även ytterligare inställningar.

En bra tips är att skapa ett budgetplaneringsarbetsflöde för varje nivå i en budgeteringshierarki. Du kan sedan tilldela ett budgeteringsarbetsflöde som innehåller element som motsvarar faserna i budgetplaneringsarbetsflödet. I exempelschemat som visades tidigare i den här artikeln, skapades ett budgetplaneringsarbetsflöde för försäljningsavdelningarna, och andra för huvudkontoret. Ett budgeteringsarbetsflöde flyttar budgetplanerna igenom faserna.

Du skapar budgeteringsarbetsflödet för budgetplanering på sidan Budgeteringsarbetsflöden. Processen liknar processen för att skapa andra arbetsflöden i Finance and Operations. Illustrationen nedan visar ett exempel på en högkvarterarbetsflöde.

Budgetera arbetsflöde för budgetplanering

Arbetsflödet innehåller element för allokering till försäljningsavdelningarna och sammanställning av deras uppgifter, granskning av budgetchefen, godkännande av ekonomichefen och fasövergångar mellan varje fas.

Du tilldelar budgeteringsarbetsflödet till varje budgetplaneringsarbetsflöde i avsnittet Arbetsflödefaser på sidan Budgetplaneringskonfiguration.

Parametrar, scenarier och faser

De första inställningarna på sidan Budgetplaneringskonfiguration gör att du kan skapa byggstenar för senare konfigurationssteg:

  • Parametrar – Parametrar definierar säkerheten du vill använda för budgetplaner och de ekonomiska standarddimensionerna som ska användas när användaren borrar nedåt i beloppen i budgetplanscenariot.
  • Scenarier – Scenarier omfattar kategorier av data som du vill använda för de här budgetplanerna. Du definierar bugdetplansscenarier för att stödja monetära och andra måttenhetsklasser, till exempel kvantitet. I en budgetplan representerar scenarier en version av budgetplaneringsdata. Exempel på monetära budgetplanscenarier är Föregående års försäljning och Slutna avtal. Exempel på scenarier som använder kvantiteter är Antal säljsamtal och Heltidslön.
  • Faser – Faser definierar vilka steg som en budgetplan följer från dess startdatum till sista godkännande. Exempel på budgetplaneringsfaser inkluderar HQ-beräkningar, Vd-granskning och Slutversion.

Allokeringsscheman

I budgetplaneringen kan du allokera beloppen eller kvantiteterna på budgetplansraderna från ett scenario till ett annat scenario eller t.o.m till samma scenario. Du kan till exempel fördela till samma scenariot, om du vill använda ändringar av ekonomiska dimensioner eller datumen för beloppen i detta scenario. En allokering kan göras inom en budgetplan eller från en budgetplan till en annan.

Allokeringsplaner fördelar automatiskt budgetplansrader under bearbetning i arbetsflödet. Du kan utföra allokeringar genom att använda någon av följande metoder i listan Allokeringsmetod:

  • Allokera över perioder – Använd en periodallokeringsnyckel när du vill allokera budgetplansrader från källbudgetplanscenariot över perioder i målscenariot. Obs! Innan du kan allokera över perioder, måste du ställa in periodallokeringsnycklar på sidan *Kategorier för periodallokering*.
  • Fördela på dimensioner – Budgetplanraderna allokeras från källbudgetplanscenariot över ekonomiska dimensioner i målscenariot. Obs! Innan du kan tilldela till dimensioner, måste du ställa in budgetallokeringsvillkor på sidan *Budgetallokeringsvillkor*.
  • Sammansättning – Budgetplanraderna sammanställs av källbudgetplansscenariot i associerade budgetplaner till målscenariot i den överordnade budgetplanen.
  • Fördela – Budgetplanraderna distribueras från källbudgetplansscenariot i den överordnade budgetplanen till målscenariot i de associerade budgetplanerna.
  • Använd allokeringsregler för redovisning – Budgetplanraderna distribueras från källbudgetplaneringsscenariot till målscenariot baserat på vald allokeringsregel för redovisning.
  • Kopiera från budgetplan – Du kan välja en annan budgetplan som ska användas som allokeringens källa.

Fasallokeringar

Fasallokeringsscheman och fasallokeringar används för att automatiskt allokera budgetplansrader under arbetsflödesprocessen. När fasallokeringar används kan budgetplanrader i målscenariot kan skapas och ändras utan ingripande av budgetplanförberedaren eller granskaren.

När du ställer in en fasallokering kopplar du budgetplaneringsarbetsflödet och fasen med allokeringstidsplanen. Budgetplaneringsarbetsflödet måste vara kopplat till ett budgeteringsarbetsflöde som använder den automatiserade arbetsflödesuppgiften *Fasallokering för budgetplanering*. När arbetsflödet når den angivna fasen, sker allokeringen automatiskt. Denna automatiska uppgift kan användas för att skapa rader för budgetplaner i ett nytt scenario.

I exempelschemat som visas tidigare i den här artikeln utförs en allokering för att överföra belopp från en budgetplan och scenarier i huvudkontorsfasen till en annan budgetplan och andra scenarier i försäljningsavdelningsfasen. Illustrationen visar den relevanta delen av exempelschemat.

Fasallokering

I exempelschemat görs också en sammanställning från budgetplanerna och scenarierna i fasen för säljavdelningssynpunkter till en överordnad plan i huvudkontorssummeringsfasen. Illustrationen visar den relevanta delen av exempelschemat.

Sammansättning

Prioriteter

Du kan även använda budgetplanprioriteter för att definiera kategorier och mål för budgetplanerna som du har ställt in. Du kan också använda prioriteter för att ordna, klassificera och utvärdera flera budgetplaner. Du kan till exempel skapa en budgetplaneringsprioritet för hälsa och säkerhet och sedan utvärdera budgetplaner som tilldelats den prioriteten. Du kan också tilldela ett nummer till rangbudgetplaner över alla budgettransaktioner planer.

Kolumner och layout

Budgetsiffror visas på en budgetplan i rader och kolumner. Du måste först definiera kolumnerna, och sedan kan du skapa en layout för att definiera utseendet på kolumnerna.

Välj ett budgetplanscenario att definiera en kolumn. Radbeloppet från det här scenariot visas i budgetplanen. Du kan välja en period för att filtrera beloppet, och du kan även använda filter som baseras på huvudbokskontot.

När du har definierat en layout, välj redovisningsdimension som anges för att skapa budgetplansraderna som du vill visa och välj kolumnerna som layoutelement. Du kan skapa flera layouter så att en budgetplan visar de data som du vill vid olika faser i budgetplaneringsprocessen.

Förutom kolumner för budgetbelopp kan du definiera kolumner för projektet, förslag till projekt, tillgångar och föreslagna tillgångfält från budgetplanen. Du kan också definiera en kolumn för budgeterade befattningar. Det här alternativet är mycket praktiskt när du måste analysera personalbudgeter.

För exempelschemat kanske du vill skapa kolumner för försäljning, kontrakt, prognosscenariona (följande bild visar den relevanta delen av schemat). Du kan sedan bryta ut ett eller alla dessa scenarier till separata kolumner för varje kvartal av räkenskapsåret, så att försäljningschefen kan ange exakt prognosbelopp för varje period.

Kolumner

Du kan också ange om respektive layoutelement (kolumn) ska gå att redigera och om det finns tillgängligt i alla kalkylbladsmallar som skapas för layouten. För exempelschemat i layouten som används för uppskattningsfasen är prognoskolumnerna redigerbara, men kolumnerna för försäljning och kontrakt är skrivskyddade.

Mallar

I avsnittet Layouter på sidan Budgetplaneringskonfiguration kan du också skapa, visa och överföra Excel-mallar. Dessa mallar är arbetsböckerna som är kopplade till varje budgetplan för att kunna ge ytterligare analys, mappning och datapostkapaciteter.

Du kan skapa, visa och överföra en mall för varje layout. När en mall skapas, är layouten låst och kan inte redigeras. Detta hjälper garanterar att mallformatet stämmer med budgetplanens layout och innehåller samma uppgifter. När en mall har skapats, kan den visas och redigeras. Du kan till exempel lägga till diagram i mallen eller anpassa dess utseende.

Anteckning

Mallen ska sparas på en plats som användaren har tillgång till, så att den kan överföras till layouten när redigeringen är klar. På så vis används mallen med budgetplaner som använder layouten.

Beskrivningar

Beskrivningarna som du kan tilldela i avsnittet Layouter används för att visa namnet på en ekonomisk dimension som är inkluderad i en layout. Till exempel kan en organisation visa huvudkontonamn bredvid huvudkontonumret i en budgetplan, men vill utesluta namnen på andra ekonomiska dimensioner för att undvika att belamra skärmen.

Ställa in budgetplaneringsprocesser

När du är klar med konfigureringen av budgetplaneringen, kan du ställa in budgetplaneringsprocesser på sidan Budgetplaneringsprocess. Budgetplaneringsprocesser är en uppsättning regler som bestämmer hur budgetplaner kan uppdateras, skickas, granskas och godkännas i budgetorganisationshierarkin.

Välj först budgetcykel och redovisning för varje budgetplaneringsprocess. Varje budgetplaneringsprocess är enbart relaterad till en budgetcykel och en huvudbok. Välj sedan budgetorganisationshierarki på snabbfliken Administrering av budgetplaneringsprocessen och tilldela ett budgetplaneringsarbetsflöde till alla ansvarsställen i organisationen som visas i rutnätet.

Klicka på Tilldela arbetsflöde och välj sedan organisationstyp och budgetplaneringsarbetsflöde när du ska tilldela eller ändra ett budgetplaneringsarbetsflöde till liknande typer av ansvarsområdesställen. Det budgeteringsarbetsflödes-ID som är kopplat till varje budgetplanläggningsarbetsflöde läggs till i rutnätet automatiskt.

När du definierar fasregler och mallar på snabbfliken Regler och layouter för budgetplaneringsfaser kan du definiera en annan uppsättning regler och standardlayouter för varje budgetplaneringsfas. Till exempel kan fasen för säljavdelningsuppskattningen tillåta användarna att ändra raderna i en budgetplan men förbjuda användare från att lägga till rader. Sändfasen kan tillåta användare att visa rader, men inte att lägga till eller ändra dem, eftersom arbetet i den fasen redan har slutförts och ändringar måste förhindras. Om du vill välja layouterna som är tillgängliga för budgetplaner klickar du på Alternativa layouter.

Du kan även välja budgetplanläggningsprioriter på snabbfliken Begränsningar för budgetplansprioritet . Prioriteter kan sedan väljas i budgetplanerna.

Det sista steget är att aktivera budgetplaneringsprocessen via menyn Åtgärder. Det går inte att använda en budgetplaneringsprocess förrän den har aktiverats.

Du kan också skapa en ny process genom att kopiera en befintlig på menyn Åtgärder. Den här funktionen är användbar för organisationer som följer samma processflödet för varje budgetcykel och gör få eller inga ändringar.

Ett annat användbart kommando på menyn Åtgärder är Visa budgetprocessens status. Detta kommando visar grafiskt budgetplanerna i en process, tillsammans med relevanta data, till exempel planernas arbetsflödesstatus, sammanfattningar efter belopp och enhet och enklicksnavigering till själva budgetplanerna.

Status för budgetplaneringsprocess