Visa ekonomiska rapporter

  • Artikel

Den här artikeln innehåller en beskrivning av hur du visar och utforskar ekonomiska rapporter. Den innehåller information om de olika alternativ du kan tillämpa på ekonomiska rapporter för att ändra deras utseende och de data de innehåller.

Översikt över ekonomisk rapportering

Öppna en ekonomisk rapport

Välj ett rapportnamn om du vill öppna en rapport. Första gången rapporten öppnas skapas den automatiskt för föregående månad. Om du exempelvis öppnar en rapport för första gången i augusti 2020 genereras rapporten för den 31 juli 2020. När en rapport har öppnats kan du börja utforska den mer ingående genom att titta närmare på specifika delar av data och ändra rapportsalternativ.

Söka nedåt i en ekonomisk rapport

Ekonomiska rapporter kan innehålla flera detaljnivåer. Den ekonomiska nivån är den första nivån som visas när du öppnar en ekonomisk rapport. Om du vill gå till kontonivån markerar du uppgifterna du vill söka nedåt i. Om du exempelvis vill visa kontodetaljer för försäljning markerar du försäljningsuppgifterna du vill utforska. Från kontonivån kan du söka nedåt för att visa transaktionerna som utgör kontosaldot. Det finns två sätt att visa transaktioner på: rapporttransaktioner och verifikationstransaktioner.

  • Rapporttransaktioner – transaktioner visas i en formaterad vy som ingår i den ekonomiska rapporten. Visa transaktioner i den formaterade vyn genom att markera uppgifterna du vill detaljgranska och sedan klicka på Detaljgranska till rapporttransaktionsnivå.
  • Verifikationstransaktioner – en verifikationstransaktionsbegäran öppnas där du kan visa transaktioner. Visa transaktioner i verifikationstransaktionsbegäran genom att markera uppgifterna du vill detaljgranska och sedan klicka på Öppna verifikationstransaktioner.

Om informationen är budgetdata, kan du välja att öppna budgetkontoposter. Om du vill stänga någon av nivåerna i rapporten och gå tillbaka till starten, kan du antingen trycka på Esc eller klicka på knappen Stäng (X) överst till höger.

Ändra rapportalternativ

Du kan lägga till attribut och dimensionsfilter samt ändra budgetscenariot i rapporten Utfall kontra budget. I åtgärdsfönstret klickar du på Rapportalternativ och sedan följer du något eller några av följande steg:

  • Välj attributfilter till en rapport genom att markera Lägg till ett attributfilter. Välj attributet, skriv attributvärdet och klicka sedan på OK. Om du t.ex. väljer attributet Kontokategori anger du FÖRSÄLJNING som attributvärde. Ta bort ett attributfilter genom att klicka på Ta bort.
  • Välj dimensionsfilter till en rapport genom att markera Lägg till ett dimensionsfilter. Välj dimension och skriv sedan dimensions-ID eller välj dimensionen i listan. Ta bort ett dimensionsfilter genom att klicka på Ta bort.
  • Ändra scenariot i rapporten Utfall kontra budget genom att väja ett nytt scenario och sedan klicka på OK. Om det valda scenariot är ett annat räkenskapsår kommer inga resultat att returneras. Till exempel om en rapport genereras för FY2015 och det aktuella scenariot för FY2020 och det nya valda scenariot är FY2016, returneras inga resultat. Om ett nytt scenario för ett annat räkenskapsår behövs, generera en ny version av rapporten för verksamhetsåret relaterat till scenariot.

När du klickar på OK sparas alla alternativ du har valt i rapporten. Om du inte vill använda de valda alternativen klickar du på Avbryt.

Uppdatera en ekonomisk rapport

Du kan uppdatera en ekonomisk rapport så att den visar den senaste informationen för perioden och året som rapporten har skapats för. Om du exempelvis uppdaterar en ekonomisk rapport som skapades för oktober 2020 visar rapporten alla nya transaktioner som har bokförts för oktober 2020. Om du vill uppdatera en ekonomisk rapport kan du klicka på Uppdatera i åtgärdsfönstret. En uppdaterad rapporten är bara tillgänglig för den person som uppdaterade den. För att andra personer ska kunna se samma data, måste rapporten publiceras.

Publicera en ekonomisk rapport

När du har uppdaterat en ekonomisk rapport kan du publicera den. Andra personer i organisationen kan sedan visa den. Publicera en rapport genom att klicka på Publicera i åtgärdsfönstret.

Visa en ekonomisk rapport i en annan valuta

En ekonomisk rapport kan visas i vilken valuta som helst när som helst. Visa en rapport i en annan valuta genom att klicka på Valuta i åtgärdsfönstret och sedan välja en valuta. Rapporten översättas till den valutan, och resultaten visas. Valutakoder eller symboler som ingår i rapportdesignen uppdatears för att återspegla den nya valutan. De valutor som visas i listan är rapporteringsvalutor som har konfigurerats i Finance.

Visa en summerad vy av den ekonomiska rapporten

En ekonomisk rapport kan innehålla detaljrader och summeringsrader. Detaljrader är rader som innehåller huvudkonton eller dimensioner. Summeringsrader innehåller beskrivningar, summor och beräkningar. Visa bara summeringsraderna genom att klicka på Visa och sedan på Endast summeringsrader. Rapporten komprimeras och visar bara summeringsraderna. Om du vill visa detaljraderna tillsammans med summeringsraderna klickar du på Visa och sedan på Endast summeringsrader igen.

Om du skriver ut en ekonomisk rapport skapas en PDF-fil som sedan kan skrivas ut manuellt. För att skapa en utskriftsbar ekonomisk rapport, klicka på Skriv ut i åtgärdsfönstret och sedan ställa in utskriftsalternativen genom att följa ett eller flera av stegen nedan:

  • Ta med olika detaljnivåer i den utskrivna rapporten genom att ställa in skjutreglaget på Ja eller Nej. Om en rapport använder en rapportträd, kan du välja att inkludera alla rapporteringsenheter eller bara den aktuella rapporteringsenheten.
  • Välj en sidstorlek genom att välja en storlek i listan.
  • Välj layout genom att välja layout i listan. Om du vill att rapportinnehållet ska passa bredd du valde, ställer du in skjutreglaget på Ja.
  • Ange sidmarginalerna genom att skriva storleken på den övre, nedre, vänstra och högra marginalen i tum.

När du har angett utskriftsalternativen klickar du på Skriv ut för att fortsätta och tillfrågas om du vill hämta filen eller spara filen till OneDrive eller SharePoint. Om du inte vill fortsätta klickar du på Avbryt. När du fortsätter kommer rapporten börja återgivningen på servern och du uppmanas att hämta rapporten i PDF-format. Du kan nu visa rapporten i ditt PDF-visningsprogram och härifrån välja att skicka rapporten till skrivaren och göra eventuella ytterligare justeringar för utskriftsalternativen.

Exportera en ekonomisk rapport

Exportera en ekonomisk rapport genom att klicka på Exportera i åtgärdsfönstret. Rapporten exporteras till Microsoft Excel och webbläsaren uppmanar dig att öppna eller spara den exporterade filen. Exportinställningarna som definieras i rapportdesignen används i den exporterade rapporten.

Ytterligare resurser

Ekonomisk rapportering