Anbudsförfrågningar (RFQ)

Det här ämnet ger en översikt över anbudsförfrågningar (RFQ). Organisationer utfärdar anbudsförfrågan (RFQ) när de vill ta emot konkurrenskraftiga erbjudanden för de artiklar eller tjänster som de måste köpa. I en anbudsförfrågan ber du leverantörer att ge priser och leveranstiderna för de kvantiteter av artiklar du anger. Du kan också be leverantörerna att ange om det finns några tillfälliga avgifter, till exempel fraktkostnader, eller om leverantören erbjuder rabatter för stora order eller tidig betalning av leverantörsfakturan.

Anbudsförfråganprocessen består av följande uppgifter:

  1. Skapa och skicka en anbudsförfrågan till en eller flera leverantörer
  2. Ta emot och registrera svar på anbudsförfrågningar (bud)
  3. Överföra bud som du accepterar till en inköpsorder, ett inköpsavtal eller en inköpsrekvisition.

Följande bild ger en översikt över ändringarna i anbudsförfrågansprocessen.

RFQ-process

Du kan skapa en anbudsförfrågan från planerade order, från en inköpsrekvisition eller genom en manuell post. Anbudsförfrågan som skapas kallas för ett anbudsförfrågansärende. Anbudsförfrågansärendet är det grundläggande dokument som du använder för att skicka en anbudsförfrågan till varje leverantör.

När du förbereder anbudsförfrågansärendet och lägger till leverantörer väljer du skicka på anbudsförfrågansärendet. En journal för anbudsförfrågan skapas för varje leverantör som du har skickat anbudsförfrågan till. Du kan konfigurera utskriftsinställningarna för Skicka-åtgärden om du vill skriva ut en rapport för varje leverantör till ett arkiv, eller skicka en rapport varje leverantörs e-postadress. Dessutom kan du använda anbudsförfråganjournalen för varje leverantör för att generera en rapport som du kan skicka eller skicka om till en leverantör senare. Du kan även konfigurera åtgärden Skicka till att skapa ett svarsblad som leverantören kan fylla i.

Nedan beskrivs processen för hantering av anbudsförfrågningar när leverantörsamarbete inte används. Om datorn är inställd för leverantörssamarbete kan leverantörer antingen ange bud direkt i Microsoft Dynamics 365 for Finance and Operations, Enterprise Edition. Mer information finns i Samarbeten med kunder

Om du måste ändra en anbudsförfrågan när du har skickat den, kan du skicka anbudsförfrågan igen till leverantörer när du är klar med ändringen av två åtgärder: skapa och färdigställ.

När du tar emot bud via e-post måste du registrera dem på sidan Svar på anbudsförfrågan. Om du väljer alternativet Kopiera data till svar kommer data som till exempel kvantitet och data från anbudsförfrågansärende kopieras till svaret. Du kan ändra dessa data så att den avspeglar leverantörens bud.

Om en andra iteration av ett svar krävs för en leverantör, välj Retur på sidan Svar på anbudsförfrågan. Returåtgärden skapar en ny journal och en rapport som ska skrivas ut, arkiveras och skickas enligt dina inställningar för utskriftshantering.

Om du har lagt till poängkriterier i ditt anbudsförfrågansärende kommer svaret på anbudsförfrågan ha en poängpanel där du kan ange poängen. Det totala resultatet visas när du jämför svar på sidan Jämför svar. På den sidan kan du jämföra andra svarsinformation som t.ex. radpris, leveransdatum och totalpris.

När du väljer ett bud eller delbud kan du godkänna dem och avvisa resten. Acceptansjournaler, avvisningsjournaler och motsvarande rapporter genereras och kommer att skrivas ut, arkiveras och skickas enligt dina inställningar för utskriftshantering. När du accepterar ett bud eller specifika rader i ett bud, skapas antingen ett inköpsavtal eller en inköpsorder, eller så uppdateras en inköpsrekvisition beroende på inköpstypen för anbudsförfrågan. Du kan skapa ett handelsavtal som du kan använda senare för någon av svaren, oavsett om du accepterade eller avvisade dem.

Status för en anbudsförfrågan visas i anbudsförfråganhuvudet och beror på status för anbudsförfrågansraderna. Statusen indikerar hur mycket du har bearbetat anbudsförfrågan. Varje anbudsförfrågan har två värden för status: lägsta och högsta status. Lägsta status är den minst avancerade fasen för vilken rad som helst i en anbudsförfrågan, och den högsta statusen är den mest avancerade fasen för vilken rad som helst i anbudsförfrågan. Om till exempel den minst avancerade fasen i en anbudsförfrågan är för en rad som har skapats, är den lägsta statusen för anbudsförfrågan Skapad. Om den mest avancerade fasen i en anbudsförfrågan är för en rad som har skickats till leverantörer är den högsta statusen för anbudsförfrågan Skickad. Statusvärdet uppdateras automatiskt under bearbetningen av en anbudsförfrågan.

Du kan visa lägsta och högsta statusvärde för ett anbudsförfråganhuvud på sidan Alla anbudsförfrågningar. Du kan visa lägsta och högsta statusvärde för ett anbudsförfrågansrad på fliken Rader på sidan Anbudsförfrågningar.

Sekvensen för status vid bearbetning av anbudsförfrågningar är följande:

  1. Skapat
  2. Har skickats till
  3. Inlevererad
  4. Godkänd, Annullerad eller Avvisad

Dessa statusar kommer att beskrivas mer utförligt i detta ämne.

Ställa in funktionen för anbudsförfrågan

Innan du kan skapa ett anbudsförfrågansärende måste du ställa in information om anbudsförfrågan på sidan Anskaffnings- och källparametrar. När du skapar ett anbudsförfrågansärende kan du ange förvalda värden som kopieras till anbudsförfrågan. Du kan ange följande standardvärden:

  • Inköpstypen av nya anbudsförfrågan: Inköpsorder eller Inköpsavtal
  • Utgångsdatum och utgångstid
  • Leveransinformation och betalningsvillkor.
  • Fält som ska vara inkluderade i svaret för anbudsförfrågan

Du kan åsidosätta dessa värden för ett visst anbudsförfråganärende.

Du bör också konfigurera ändringsprocessen. Som en del av den här konfigurationen kan du aktivera låsning av fält. När fältlåsning har aktiverats måste en inköpare som vill ändra en anbudsförfrågan först klicka på Skapa i avsnittet Andring i fliken Offert fliken. När anbudsförfrågan har uppdaterats med ändringarna måste inköparen slutföra processen genom att klicka på Slutför. Åtgärden Slutför genererar ett e-postmeddelande som meddelar leverantörer om den ändrade anbudsförfrågan.

På sidan Anskaffnings- och källparametrar väljer du mallen för e-postmeddelandet som du ska använda för att skicka till leverantörer. När en mall skapas, kan den innehålla följande utbytestoken:

  • %Anbudsförfrågansärende%
  • %Orsak till att buden returneras%
  • %Orsak till ändring%
  • %Ändringen har förberetts av%
  • %Företag%
  • %anbudsförfrågansärendets namn%
  • %Utgångsdatum/-tid%
  • %Datum%

Token för %Orsak till att buden returneras% och %Orsak till ändring% ersätts av text som prokuristen kan ange, när han eller hon avslutar ändringen i guiden Ändring. Värdena för token %Ändring förberedd av%, och %Företag% hämtas automatiskt från anbudsförfrågan. Token %Datum% ersätts av det innevarande datumet.

En e-postmall krävs även om du avbryter en anbudsförfrågan efter att den har skickats. Denna e-postmall används för att skicka meddelande om annullering till leverantörens kontaktpersoner. Mallen måste markeras på sidan Anskaffnings- och källparametrar. När mallen skapas, kan den innehålla följande utbytestoken:

  • %Orsak till annullering%
  • %Anbudsförfrågansärende%
  • %Anbudsförfrågan annullerad av%
  • %Företag%
  • %anbudsförfrågansärendets namn%
  • %Datum%

Token %Orsak till annulleringen% ersättas med text som anskaffningsproffset kan ange i guiden annullering. Token %Datum% ersätts av det innevarande datumet.

Om du vill använda orsakskoder för ett svar på en anbudsförfrågan för att ange varför ett bud accepterades eller avvisades, måste du ställa in orsakskoder på sidan Leverantöranledningar.

Du kan konfigurera utseendet på dina utskrivna eller lagrade anbudsförfrågandokument på sidan Formulärinställningar i anskaffning och källa.

Anteckning

För en konfiguration av offentliga sektorn i en anbudsförfrågan som redan har skickats kräver användning av en ändringsprocessen. När en anbudsförfrågan har skickats är fälten låsta. Om du vill ändra anbudsförfrågan måste du därför välja Skapa för att starta ändringsprocessen, enligt beskrivningen ovan. Låsningssättet kontrolleras av alternativet Lås anbudsförfrågan när de har skickats på sidan Anskaffnings- och källparametrar. Denna parameter är som standarad inställd på Ja och för en konfiguration av offentlig sektor kan standardinställningen inte ändras. Därför, även om ändringsprocessen kan hanteras manuellt i en konfiguration av icke offentlig sektor måste den användas för en konfiguration av offentlig sektor.

När du skapar en anbudsförfrågan för en inköpsorder och lägger till en lagerartikel för anbudsförfrågan, skapas en lagertransaktion som har inleveransstatusen Offert inleverans. Endast rader i en anbudsförfrågan som har denna status beaktas när du använder en huvudplan för att beräkna varor. Om du vill att huvudplanen inkluderar anbudsförfrågansrader som förväntad inleverans, måste du konfigurera detta beteende i inställningarna av huvudplaneringen.

En inköpschef eller inköpsagent kan skapa och underhålla begärandetyper för att matcha anskaffningskraven för din organisation. Varje typ av begäran kan associeras med en poängmetod. Poängmetoder består av en uppsättning villkor som kan användas när du poängsätter bud. Du måste ställa in typer av begäran, poängmetoder och poängkriterier på sidorna Typer av begäran och Poängmetod .

Skapa och skicka en anbudsförfrågan

Du skapar anbudsförfrågan, väljer leverantörerna som du vill bjuda in till anbudsförfrågan och skickar sedan anbudsförfrågan till leverantörerna. Du kan använda utskriftshantering när du vill skicka anbudsförfråganrapporten, och svarsbladrapporterar till ditt prioriterade mål.

Du kan skapa en anbudsförfrågan för antingen inköpstyperna Inköpsorder eller Inköpsavtal.

Om anbudsförfrågan är av typen inköpsorder uppstår följande sätt:

  • När anbudsförfrågansrader skapas, skapas lagertransaktioner som har inleveransstatus Offert inleverans.
  • När du accepterar ett bud, skapas en inköpsorder.

Om anbudsförfrågan är av typen inköpsavtal uppstår följande sätt:

  • Anbudsförfrågan används för att köpa en visst kvantitet eller värde av produkten över tid. Du måste välja det datumintervall som gäller för inköpsavtalet och namnet på personen, som hanterar inköpsavtalet.
  • När du accepterar ett bud, skapas ett inköpsavtal.

Om anbudsförfrågan skapas från en inköpsrekvisition, tilldelas typen Inköpsrekvisition automatiskt. Du kan inte att skapa en anbudsförfrågan av typen Inköpsrekvisition.

Du kan endast skapa en anbudsförfrågan från en inköpsrekvisition om statusen på inköpsrekvisitionen är Under granskning och du har tilldelats att göra nästa arbetsflödesuppgift. Raderna uppdateras automatiskt i inköpsrekvisitionen allt eftersom du accepterar rader i anbudsförfrågansvar (bud) som du får från leverantörer. Du kan inte slutföra, avvisa, godkänna eller utföra några andra åtgärder på inköpsrekvisitionen medan anbudsförfrågningen pågår.

När du skapar en anbudsförfrågan, kan du välja en typ av begäran. Typ av begäran bestämmer uppsättning med poängkriterier som används för att poängsätta svar på anbudsförfrågan.

Du kan lägga till en enkät till ett anbudsförfrågansärende. Denna enkät visas sedan på alla svar, efter att du har skickat anbudsförfrågan.

Det finns tre sätt att markera leverantören som du vill lägga till ett anbudsförfrågansärende:

  • Lägg till leverantörerna en i taget.
  • Sök efter alla leverantörer som uppfyller vissa kriterier.
  • Lägg automatiskt till alla leverantörer som har godkänts för anskaffningskategorierna, som används på anbudsförfrågansraderna.

När anbudsförfrågansärendet är tomt, väljer du Skicka Ågärden Skicka skapar journaler och rapporter som ska skrivas ut, arkiveras och skickas enligt dina inställningar för utskriftshantering.

Om du anger Använd leverantör för omberäkning av priser och Använd leverantörsspecifik artikelinformation till Ja på sidan Skicka anbudsförfrågan när du skickade förfrågan till leverantörer, anges viss leverantörsspecifik information automatiskt. Du kan ändra den här informationen på sidan Anbudsförfrågansvar.

Följande tabell visar statusändringar för anbudsförfrågan när du skapar en anbudsförfrågan och skickar den till leverantörer.

Åtgärd Lägsta status för anbudsförfråganhuvud Högsta status för anbudsförfråganhuvud Lägsta status för anbudsförfrågansrad Högsta status för anbudsförfrågansrad
Skapa sidhuvud och rad för anbudsförfrågan. Skapad Skapad Skapad Skapad
Skicka anbudsförfrågan till en viss leverantör. Skickat Skickat Skickat Skickat
Lägg till en leverantör. Skapad Skickat (anbudsförfrågan har endast skickats till en leverantör). Skapad Skickat
Skicka anbudsförfrågan till den andra leverantören. Skickat Skickat Skickat Skickat

Anteckning

Du kan lägga till fler leverantörer i en anbudsförfrågan när som helst, och den lägsta och högsta statusvärdena uppdateras så att den avspeglar de nya leverantörerna. Om du till exempel har fått anbud från alla godkända leverantörer och accepterat minst en rad i ett anbud är den lägsta statusen i anbudsförfrågningens Avvisade och den högsta statusen är Godkända. Om du lägger till en ny leverantör, är det lägsta statusvärdet för en rad nu Skapad. Därför uppdateras lägsta status för rubriken för anbudsförfrågan till Skapad och högsta status förblir Godkänd.

Ändra en anbudsförfrågan

Ibland måste du ändra en anbudsförfrågan, efter att du har skickat den. Du kanske måste ändra en anbudsförfrågan om till exempel leveransdatum har ändrats, eller du vill ha ytterligare produkter eller olika kvantiteter av produkter. Du kan konfigurera ändringsprocessen, så att den antingen är mer begränsad eller mindre begränsad.

Om du konfigurerar ändringsprocessen till att vara mer restriktiv måste du innan du kan ändra fälten i ett ärende i anbudsförfrågan som redan har skickats välja Skapa på anbudsförfrågansärendet innan en ändring av anbudsförfrågan. När du är klar med ändringarna, måste du klicka på Slutför. Du kan sedan guidas igenom processen att lägga till information för det e-postmeddelande som skickas för att meddela leverantörer om ändringen. Den uppdaterad anbudsförfråganrapporten som innehåller ett ändringsmeddelande som automatiskt bifogas till e-postmeddelandet.

Om du konfigurerar ändringsprocessen så att den blir mindre restriktiv behöver du inte välja Skapa innan du kan ändra fälten på ett anbudsförfrågansärende som redan har skickats. Du måste dock manuellt lägga till ett ändringsmeddelande på anbudsförfrågan och skicka ärendet igen. Tänk på att denna metod endast kan användas om inget svar (bud) har redigerats. Om du har angett ett svar och det befinner sig status mottagen är knappen skicka inte tillgänglig. I det här fallet måste du välja skapa och slutför såsom du måste göra i den mer restriktiva processen. Svaret återställs sedan till att återspegla ändringarna i anbudsförfrågansärendet.

Om leverantörer använder gränssnittet för leverantörssamarbete måste du alltid använda ändringsprocessen för att meddela leverantörer om ändringar av anbudsförfrågansärendet. Det här kravet hjälper till att förhindrar situationen där leverantörer lägger bud på ett inaktuellt anbudsförfrågansärende när deras bud pågår. För mer information om leverantörssamarbetet, se Leverantörssamarbeten med externa leverantörer.

Om du vill bjuda in ytterligare leverantörer till att lämna bud, och inga ändringar har gjorts i anbudsförfrågansärendet kan du använda knappen skicka. De leverantörer som du lade till visas på sidan skicka och kommer att ta emot e-postinbjudan.

Ta emot och registrera svar på anbudsförfrågningar

När du skickar en anbudsförfrågan, skapas ett svarsblad automatiskt. När du får svar på en anbudsförfrågan (bud) måste du ange information från varje leverantör i ett leverantörsspecifikt svarsblad för anbudsförfrågan. Om du har lagt poängkriterier kan du poängsätta svaren. Du kan också jämföra leverantörbuden, genom att rangordna dem enligt dina göra poäng kriterier, till exempel bästa totalt pris eller total bästa leveranstid.

Om en enkät är kopplad till anbudsförfrågansärendet måste du föra in svaren på frågorna i svarsbladet.

Du kan också ange alternativa rader om anbudsförfrågansärendet tillåter alternativa rader. På snabbfliken inköpsrekvisitionsrader väljer du lägg till rad. Ange sedan information om produkten, till exempel artikelnummer eller anskaffningkategori, kvantitet, pris och rabatt.

Om du har angett ett svar men kräver ett nytt erbjudande från leverantören kan du skicka anbudsförfrågan igen. En ny journal och rapport genereras och du kan använda dem för att begära ändringar från leverantören.

Du kan se en översikt över alla anbudsförfrågan och deras svarsstatus på sidan Anbudsförfråganuppföljning.

Följande tabell visar hur anbudsförfråganstatus ändras allt eftersom du tar emot bud och registrerar informationen i anbudsförfrågansvarsbladet.

Åtgärd Lägsta budstatus Högsta budstatus Lägsta status för anbudsförfråganhuvud Högsta status för anbudsförfråganhuvud Lägsta status för anbudsförfrågansrad Högsta status för anbudsförfrågansrad
Registrera en leverantörs bud och spara det. Har skickats till Inlevererat Har skickats till Inlevererat Har skickats till Inlevererat
Registrera den andra leverantörens bud och spara det. Inlevererat Inlevererat Inlevererat Inlevererat Inlevererat Mottagen

Anteckning

Om du returnerar ett bud till en leverantör för ytterligare förhandlingar är både den högsta och den lägsta statusen fortfarande Inlevererad.

Godkänn och avvisa anbud och överför godkända anbud till underordnade dokument

När du har identifierat det bästa budet, till exempel det bud som erbjuder det bästa totalpriset, accepterar du budet. Du kan acceptera alla rader i ett bud och avvisa andra. Du kan också ta emot rader från olika leverantörer. Var medveten om att du bara godtar några rader, ska du uppmanas att avvisa alla andra rader. Därför om du vill ta emot andra rader måste du välja Avbryt när du uppmanas. Status för svar på anbudsförfrågan för varje leverantör som accepterar bud eller rader från uppdateras till accepterade.

När du accepterar ett bud, eller specifika rader i ett bud, skapas en inköpsorder eller ett inköpsavtal automatiskt. Du kan sedan avvisa bud från andra leverantörer.

I svaret kan du lägga till en orsakskod för att förklara varför du accepterade eller avvisade ett bud.

När du accepterar ett svar på en anbudsförfrågan av typen Inköpsrekvisition uppdateras raderna på inköpsrekvisitionen med följande information från svarsraderna på anbudsförfrågan:

  • Enhetspris
  • Rabattprocent
  • Rabattbelopp
  • Inköp, avgifter
  • Radavgifter
  • Leverantör
  • Externt nummer
  • Extern beskrivning

Följande tabell visar hur anbudsförfråganstatus ändras allt eftersom du godtar och avvisar leverantörernas bud.

Åtgärd Lägsta budstatus Högsta budstatus Lägsta status för anbudsförfråganhuvud Högsta status för anbudsförfråganhuvud Lägsta status för anbudsförfrågansrad Högsta status för anbudsförfrågansrad
Acceptera ett av buden. Inlevererat Accepterade Inlevererat Accepterade Inlevererat Accepterade
Avvisa alla de andra buden. Avvisat Accepterade Avvisat Accepterade Avvisat Godkänt