Ange och jämför anbudsförfråganbud och tilldela kontrakt

  • Artikel

Denna artikel förklarar hur du anger svar på en anbudsförfrågan (RFQ), betygsätter och jämför bud, och sedan tilldelar kontraktet till en av leverantörerna. Du kan använda den här proceduren i demonstrationsdataföretaget USMF.

Innan du startar proceduren måste du ha en anbudsförfrågan med två rader som har skickats till minst två leverantörer. Om du vill skapa en anbudsförfrågan slutför du proceduren skapa en anbudsförfrågan. Poängkriterier måste också ställas in innan du kan slutföra den här proceduren.

Du kan ange budet som antingen leverantör eller anskaffningsproffs. Mer information finns i Ställa in och underhålla leverantörssamarbete.

Ange ett svar som leverantör

  1. Gå till Leverantörssamarbete > Arbetsytor > Leverantörsbudgivning.
  2. I listan Nya budinbjudningar, hitta en anbudsförfrågan som precis skickades. Välj anbudsförfrågan som ska granskas efter önskemål.
  3. Markera bifogade anbudsförfrågan för att granska bilagor som har lagts till.
  4. Välj bud om du vill göra fälten redigerbara. Observera att fältet budförlopp är inställt leverantören uppdaterar.
  5. Ange värden från anbudssvaret i rubriken och raderna.
  6. Om bilagor ska läggas till i budet väljer Budbilagor
  7. Välj snabbfliken Objekt i riktlinjer för budgivning för att visa om ett dokument krävs.
  8. Välj snabbfliken ändringar för att visa om anbudsförfrågan har ändrats.
  9. På snabbfliken Enkät. Alla enkäter som visas här måste besvaras.
  10. Välj snabbfliken radinformation om du vill visa utökad information om raden.
  11. Välj endast Återställ från anbudsförfrågan om du måste återställa de värden som har angetts för de ursprungliga värdena för anbudsförfrågan.
  12. Du kan spara buden när som helst och göra ytterligare bearbetning senare under förutsättning att utgångsdatum och tid inte har passerat. I det här fallet kan du hitta budet i Pågående bud i arbetsytan Budgivning av leverantör.
  13. När budet är klart att skickas väljer du Skicka. Om du inte vill lägga ett bud väljer du Avslå. Inskickade bud finns tillgängliga i listan Skickade bud i arbetsytan leverantörens budgivning.
  14. När budet har lämnats in kan du när som helst återkalla det före utgångsdatum och-tid. Observera att när ett budet återkallas, behandlas det inte som skickat. När budet accepteras eller avvisas av anskaffningsavdelningen visas det antingen i listan Beviljade bud eller Förlorade bud i arbetsytan leverantörens budgivning.

Ange ett svar från en leverantör som ett anskaffningsproffs

  1. Kontrollera att behörigheten för att redigera leverantörsbudet har ställts in. Gå till Anskaffning och källa > Inställningar > Anskaffnings- och källparametrar. På fliken Anbudsförfrågan, ange alternativet Köparen kan redigera leverantörens bud till Ja.
  2. Gå till Anskaffning och källa > Anbudsförfrågningar > Alla anbudsförfrågningar.
  3. Välj en anbudsförfrågan som har statusen Skickad och välj sedan länken i fältet Ärende i anbudsförfrågan.
  4. Välj Hantera svar. Sidan som visas visar en anbudsförfrågan för varje leverantör som är inbjuden att lägga ett bud.
  5. Välj en anbudsförfrågan som inte har besvarats. (Fältet svarsförlopp ska anges till ej startat.)
  6. Välj Redigera > Redigera svar på anbudsförfrågan. Sidan Svar på anbudsförfrågan visas. Som inköpsproffs kan du nu ange svaret på uppdrag av leverantören. Observera att fältet budförlopp är inställt inköparen uppdaterar.
  7. Ange buddata. Välj Skicka när du är klar.

Poängsätt bud

  1. På sidan Alla anbudsförfrågningar väljer du det ärende för anbudsförfrågan som du vill att poäng ska besvaras.
  2. Välj Hantera svar.
  3. Markera svaret att poängsätta.
  4. Välj rubrik så att du kan se poängen för budet.
  5. På snabbfliken Poängsättning av bud, ange ett nummer i fältet Poäng för ett av poängsättningskriterierna. Om du hovrar över en av poängkriterierna visar en knappbeskrivning det intervall som poängen måste vara i. I denna demonstration kan du ange ett nummer mellan 1 och 5 för något av kriterierna.
  6. Upprepa steg 5 för ett annat poängsättningskriterium.
  7. Om anbudsförfråganfallet har en enkät som skickats till leverantörerna, kan du ange leverantörens svar på snabbfliken Enkäter.
  8. Stäng sidan.
  9. Upprepa steg 1 till och med 8 för alla andra bud.

Jämför svaren

  1. Välj Jämför svar på fliken Allmänt i åtgärdsfönstret.
  2. I fältet Rangordning anger du ett nummer.
    • På den här sidan visas buden med rubriken och radinformationen och den totala på poängen på rubriknivån. Du kan jämföra raderna genom att sortera i rutnätet så att jämförbara rader finns bredvid varandra. I det här avsnittet ingår även följande information:
    • Kvantitet – Kvantiteten som leverantören angav. Denna kvantitet kanske inte är lika med kvantiteten som specificerats i anbudsförfrågan.
    • Nettobelopp: priset som anges av en leverantör för artiklarna på raden minus eventuella rabatter.
    • Avvikelse: Antal dagar som inleveransdatum i budhuvud eller raden avviker från det begärda inleveransdatum i huvudet för anbudsförfrågan eller anbudsförfråganraden. Du kan ange en ranking för varje bud.
  3. Välj rubrikrad för det andra budet som du vill rangordna.
  4. I fältet Rangordning anger du ett nummer.
  5. Välj Spara.

Avvisa ett bud

  1. Välj rubrikrad för det budet som du vill avvisa. Du kan bara godkänna, avvisa eller returnera ett bud eller raderna på ett bud i taget.
  2. Markera kryssrutan Markera.
    • Om du väljer kryssrutan Markera i budets rubrik kommer även alla rader att markeras. Om du bara vill avvisa eller acceptera några av raderna i budet markerar du enbart dessa rader. Du kan dessutom acceptera en leverantörs bud på alla rader på en anbudsförfrågan men tilldela andra rader i anbudsförfrågan till en annan leverantör. Du måste emellertid göra ett bud åt gången.
    • Du kan godkänna antingen originalanbudsraden eller dess alternativ, men inte båda, om det finns alternativa rader.
  3. Välj avvisa.
  4. Välj parametraroch ange sedan budet i fältet Orsak för avvisande, ange eller välj orsak för att avvisa budet. Orsaken lagras i svaret.
  5. Välj OK.
  6. Välj OK.

Acceptera ett bud

  1. Markera budet som ska accepteras och välj sedan länken i fältet Anbudsförfrågan. Om du är på sidan Jämför svar på anbudsförfrågan är det markerade budet som har fokus det bud som systemet kommer att beakta ha under åtgärden acceptera. Du kan bara ta emot rader från ett bud åt gången.
  2. Klicka på Svar i åtgärdsfönstret.
  3. Välj Godkänn. Om du bara har markerat vissa rader tas endast de raderna med i åtgärden acceptera med. Om du vill godkänna alla rader på budet behöver du inte markera raderna.
  4. Välj parametraroch ange sedan i fältet Orsak för godkännande, ange eller välj orsak för att godkänna budet. Orsaken lagras i budet.
  5. Välj OK.
  6. Välj OK. När du klickar på OK genererar detta en inköpsorder baserat på de rader som ingår i godkännandet av anbudsförfrågan. Om det finns andra bud som inte har bearbetats (godkända, avvisade eller returnerade) kommer systemet att uppmana dig att avvisa dem.

Visa den inköpsorder som har genererats

Välj Inköpsorder på fliken Allmänt i åtgärdsfönstret. Sidan som visas visar inköpsordern som genererades, när du godkände budet.