Använd arbetsflöden för att hantera medarbetarinformation
Viktigt
Funktionerna som nämns i den här artikeln är för närvarande tillgängliga både i fristående Dynamics 365 Human Resources och i den sammanslagna Finance-infrastrukturen. Navigeringen kan vara annan än den som angivits när vi gör uppdateringar. Om du behöver hitta en specifik sida kan du använda Sök.
Gäller dessa Dynamics 365-appar:
Human Resources
Det här avsnittet beskriver hur du kan använda arbetsflödeskapacitet för personal får att hantera medarbetarinformation. Exempelvis kan du koppla ett arbetsflöde till en befattning och konfigurera ett godkännandearbetsflöde som startas när en medarbetare har ändrat deras post.
Arbetsflödeskapaciteten för personal innehåller flera arbetsflöden för hantering av personalaktiviteter. Dessutom finns många alternativ så att du kan ändra särskilda arbetsflöden och koppla dem till en rapporthierarki. Arbetsflöden finns tillgängliga för att hjälpa dig hantera ändringar i flera olika typer av medarbetarinformation. Du kan associera ett arbetsflöde med en befattning. Om sedan medarbetare ändrar sin medarbetarpost startas ett arbetsflöde som måste godkännas innan den nya informationen sparas. Arbetsflöden är fördefinierade för följande typer av information som kan hjälpa dig att effektivt hantera ändringar och behålla medarbetarinformationen korrekt:
- Identifieringsnummer
- Kurser
- Utbildning
- Bild
- Lånade objekt
- Yrkeserfarenhet
- Projekterfarenhet
- Kompetenser
- Förtroendeuppdrag
- Human Resources-åtgärder
- Kursregistrering
När medarbetare anställs, överförs eller sägs upp kan arbetsflödet innehålla en granskningsprocess. På så sätt kan ett dokument ändras eller villkoren för en åtgärd definieras som en del av arbetsflödet. När granskningen är klar slutförs dokumentet eller åtgärden och arbetsflödet fortsätter till ett slutligt godkännandesteg.
Associera ett arbetsflöde med en befattningshierarki
Du kan associera ett arbetsflöde till vilken positionshierarki som helst som du konfigurerar. Två hierarkityper används för arbetsflödesflöde: Hanterbar och Konfigurerbara.
- En Hanterbar som är chef representerar rapporteringsstrukturen i företaget eller organisationen. Mer information om den här hierarkitypen finns i Rapporter till position.
- En konfigurerbar hierarki representerar en matris eller en anpassad hierarki. Mer information om den här hierarkitypen finns i relationer.
Exempel på chefshierarki
Du kan konfigurera ett arbetsflöde så att en begäran skickas till medarbetarens chef och hoppar över den när en medarbetare skickar en inköpsbegäran för en ny dator. När du konfigurerar arbetsflödessteget ställer du in fältet Tilldelningstyp på Hierarki. Fliken Hierarkityp blir då tillgänglig. I det här exemplet väljer du hierarki Hanterbar.
Exempel på konfigurerbar hierarki
Om en befattning som är kopplad till en matrisrapporteringshierarki kan du konfigurera ett arbetsflöde som vidarebefordrar utgifter för ett specifikt projekt till projektledning i stället för chefen för den medarbetaren. Ange i det här fallet fältet Tilldelningstyp som Hierarki. Under Hierarki väljer du Konfigurerbar hierarki. När arbetsflödet har ställts in väljer du hierarkin Associerade på sidan Arbetsflödesinställning och väljer den hierarki som ska användas för arbetsflödesflödet.
Viktigt
När ett dokument, en transaktion eller en huvudpost skickas för arbetsflödesgodkännande används den huvudsakliga befattningen för att bestämma vem dokumentet ska skickas till härnäst.
Hierarkiinställning i arbetsflödesparametrar
- Gå till Arbetsflödesparametrar, gå till Hierarkiflöde.
- Som standard är alternativet Använd befattningshierarki inställt på Nej. I det här fallet används arbetarens primära position i arbetsflödet när den navigerar i hierarkin. Ange alternativet Ja om du vill att arbetsflödet ska använda befattningens överordnade när du navigerar i hierarkin.
Ytterligare exempel
Medarbetaren Grace Engman har två befattningar: konsult och utbildare. Graces primära befattning är utbildare. När hon inte utbildar nya medarbetare är hon tillgänglig för konsultarbete. Genom sin huvudsakliga befattning rapporterar Grace till Claire, chef för personalavdelningen. Claire rapporterar till Charlie. För sin konsulttjänst har Grace flera relationer med streckade linjer, beroende på projektet.
Grace-företaget skapar arbetsflödesflödesregler som baseras på en konfigurerbar hierarki (matris-/projektbaserade hierarkier). I den här hierarkin används Graces konsultposition. Om alternativet Använd befattningshierarki är inställt på Nej, när ett dokument dirigeras till Grace för hennes godkännande kommer arbetsflödet att titta på hennes primära position (utbildare) för att avgöra vart dokumentet ska dirigeras härnäst. I så fall kommer den först att dirigeras till Claire och sedan till Charlie. Om alternativet är inställt på Ja och arbetsflödet använder en konfigurerbar hierarki, söker arbetsflödet efter Graces konsultposition och rapporteringsrelationen för att fastställa vart dokumentet ska dirigeras nästa gång.
Konfigurera flera godkännare
Om ett arbetsflöde kräver godkännande av flera användare, kan de separata godkännandeprocesserna kombineras till en enda godkännandeprocess som har flera steg. Slutförandepolicyn kan ställas in till Alla godkännare eller Enstaka godkännare.
Slutförandepolicyn för en godkännandeprocess har till exempel ställts in som Enstaka godkännare. Anställd Sam skickar in ett arbetsflöde som kräver godkännande av chefsnivån Brian och HR-chef Christine. Om Isa är den första person som svarar tillämpas hans åtgärd på dokumentet. Om Brian avvisar dokumentet, returneras det till Sam och statusen är Avvisat. Om Brian godkänner dokumentet vidarebefordras det till Christine för granskning.
Mer information om finns i Konfigurera godkännandesteg i arbetsflöde.
Följ dessa steg för att arbetsflöde scenariot.
- Skapa en godkännandeprocess som har flera steg.
- Skapa stegen för godkännandeprocessen. Godkännandeprocessen har i det tidigare beskrivna exemplet två steg: ett för godkännandet av linjechef och ett för godkännandet av personalchefen.
- Ställ in fält Slutförandepolicy till Alla godkännare eller Enstaka godkännare.
Konfigurera personalåtgärdsarbetsflöden
Om du vill konfigurera ett grundläggande arbetsflöde som startas när anställda begär ändringar i sin personliga kod följer du dessa steg.
På sidan Human Resources-arbetsflöden väljer du Ny.
I listan över tillgängliga arbetsflöden väljer du ID-nummer.
Klicka på Kör för att öppna arbetsflödesdesignern och sedan ange ditt användarnamn och lösenord.
Flytta elementet Godkänna identifieringsnummer från listan med arbetsflödeselement till designerarbetsytan.
Anslut godkännandeelement för Starta och Slutföra.
Dubbeltryck (eller dubbelklicka) på Godkänn element, markera samt håll (eller högerklicka), och välj sedan Egenskaper.
Så här lägger du till arbetsuppgiftsinstruktioner:
- Välj Tilldelning och välj sedan Hierarki under tilldelningstypen.
- Under Hierarki väljer du Konfigurerbar hierarki.
- Lägg till ett stoppvillkor och stäng sidan.
Slutför ytterligare instruktioner.
Välj Spara och stäng. Aktivera det nya arbetsflödet när dialogrutan öppnas och välj Aktivera.
Gå till Human Resources>Befattningar>Befattningshierarkityper.
Välj Matris.
Lägg till arbetsflödet Medarbetares ID-nummer i listan.