Skapa organisationsomfattande signaturer och ansvarsfriskrivningarCreate organization-wide signatures and disclaimers

Du kan lägga till en e-postsignatur, en juridisk ansvarsfriskrivning eller en policy om konfidentialitet i e-postmeddelanden som skickas till eller från din organisation. Du kan konfigurera den så att den gäller för alla inkommande och utgående meddelanden som visas nedan. Eller så kan du använda den på vissa meddelanden, till exempel dem som innehåller specifika ord eller textmönster.You can add an email signature, legal disclaimer, or disclosure statement to the email messages that enter or leave your organization. You can set it up to apply to all incoming and outgoing messages as shown below. Or you can apply it to certain messages like those containing specific words or text patterns.

Titta på en kort video om hur du skapar en företagsomfattande e-postsignatur.Watch a short video about creating a company-wide email signature.

Om den här videon har hjälpt dig kan du ta en titt på den fullständiga utbildningsserien för småföretag och nya användare av Microsoft 365.If you found this video helpful, check out the complete training series for small businesses and those new to Microsoft 365.

Skapa en signatur som gäller för alla meddelandenCreate a signature that applies to all messages

Tips

Organisationsomfattande signaturer kallas "ansvarsfriskrivningar", oavsett vad de innehåller.Organization-wide signatures are called "disclaimers," regardless of what they include. De kan till exempel bara vara en signatur, eller även inkludera din adress, ansvarsfriskrivning eller annan information som du vill ha.For example, they can just be a signature, or also include your address, legal disclaimer, or other information you want.

Gå till administrationscentret på https://admin.microsoft.com.Go to the admin center at https://admin.microsoft.com.

Gå till administrationscentret på https://portal.office.de/adminportal.Go to the admin center at https://portal.office.de/adminportal.

  1. Välj startprogrammet  Ikonen för startprogrammet och välj sedan Admin.Select the app launcher The app launcher icon, and then select Admin.

    Hittar du inte appen du söker?Can't find the app you're looking for? I startprogrammet väljer du Alla appar för att se en alfabetisk lista över de appar som är tillgängliga för dig.From the app launcher, select All apps to see an alphabetical list of the apps available to you. Därifrån kan du söka efter en specifik app.From there, you can search for a specific app.

  2. Välj Administrationscenteroch välj sedan Exchange.Select Admin centers, and then choose Exchange.

  3. Under E-postflöde väljer du Regler.Under Mail flow, select Rules.

  4. Markera + ikonen (Lägg till) och välj Använd ansvarsfriskrivningar.Select the + (Add) icon and choose Apply disclaimers.

  5. Ge regeln ett namn.Give the rule a name.

  6. Under Använd den här regelnväljer du [Använd på alla meddelanden].Under Apply this rule, select [Apply to all messages].

    Tips

    Läs mer om att använda villkor om du inte vill ha med ansvarsfriskrivningen i alla meddelanden.Learn more about applying conditions if you don't want the disclaimer applied to all messages. (Den här artikeln gäller Exchange Server, men den gäller även Microsoft 365.)(This scoping article is for Exchange Server, but it also applies to Microsoft 365.)

  7. Under Gör följande lämnar du Lägg till ansvarsfriskrivningen markerat.Under Do the following, leave Append the disclaimer selected.

  8. Välj Ange text och skriv ansvarsfriskrivningen.Select Enter text and type your disclaimer.

    Tips

    Läs mer om att formatera ansvarsfriskrivningar.Learn more about formatting disclaimers. (Den här formateringsartikeln är avsedd för Exchange Server, men den gäller även Microsoft 365.)(This formatting article is for Exchange Server, but it also applies to Microsoft 365.)

  9. Välj Välj ett och välj Radbryt som reservalternativ.Select Select one and choose Wrap as a fallback option. Välj sedan OK.Then OK. Det innebär att om ansvarsfriskrivningen inte kan läggas till på grund av kryptering eller en annan e-postinställning kommer den att inneslutas i ett meddelandekuvert.This means that if the disclaimer can't be added because of encryption or another mail setting, it will be wrapped in a message envelope.

  10. Lämna Granska den här regeln med allvarlighetsnivå markerat. Välj sedan Låg, Medium eller Hög för användning i meddelandeloggen.Leave Audit this rule with severity level selected. Then choose Low, Medium, or High to be used in the message log.

  11. Välj Tillämpa för att aktivera ansvarsfriskrivningen direkt, såvida du inte vill testa den först.Choose Enforce to turn on the disclaimer immediately, unless you want to test it first.

  12. Välj Fler alternativ om du vill inkludera ytterligare villkor eller undantag.Choose More options to include additional conditions or exceptions.

  13. När du är klar väljer du Spara.Choose Save when finished.

Begränsningar av organisationsomfattande signaturerLimitations of organization wide signatures

Du kan inte göra följande med Microsoft 365-signaturer:You can't do the following with Microsoft 365 signatures:

  • Infoga signaturen direkt under det senaste e-postmeddelandet eller vidarebefordraInsert the signature directly under the latest email reply or forward

  • Visa e-postsignaturer på serversidan i mapparna Skickat objektDisplay server-side email signatures in users' Sent Items folders

  • Bädda in bilder i e-postsignaturerEmbed images in email signatures

  • Hoppa över rader som innehåller variabler som inte kunde uppdateras (t.ex. eftersom värdet inte angavs för en användare)Skip lines which contain variables that couldn't be updated (e.g. because the value wasn't provided for a user)

Använd ett verktyg från tredje part för att få dessa och andra funktioner.To gain these and other capabilities, use a third-party tool. Gör en sökning på Internet efter e-signatur programvara.Please do an internet search for email signature software. Ett antal av dessa leverantörer är Microsoft Gold Partners och deras programvara tillhandahåller dessa funktioner.A number of these providers are Microsoft Gold Partners and their software provides these capabilities.

Fler resurserMore resources