Anpassa en princip för arkivering och borttagning för postlådor i organisationen

Microsoft 365 administratörer för efterlevnad kan skapa en princip för arkivering och borttagning som automatiskt flyttar objekt till en användares arkivpostlåda och automatiskt tar bort objekt från postlådan.

Det gör du genom att skapa en MRM-bevarandeprincip (Messaging Records Management) som tilldelas till postlådor, och flytta objekt till en användares arkivpostlåda efter en viss tidsperiod och som även tar bort objekt från postlådan när de har nått en viss åldersgräns.

De faktiska reglerna som avgör vilka objekt som flyttas eller tas bort och när det händer kallas bevarandetaggar. Bevarandetaggar är kopplade till en MRM-bevarandeprincip som i sin tur tilldelas till en användares postlåda. En bevarandetagg tillämpar bevarandeinställningar på enskilda meddelanden och mappar i en användares postlåda. Den definierar hur länge ett meddelande finns kvar i postlådan och vilken åtgärd som vidtas när meddelandet uppnår angiven bevarandetid. När ett meddelande uppnår sin bevarandetid flyttas det antingen till användarens arkivpostlåda eller så tas det bort.

Med stegen i den här artikeln kan du konfigurera en princip arkivering och bevarande för det fiktiva företaget Alpine House. Du kan konfigurera den här principen på följande sätt:

  • Aktivera en arkivpostlåda för varje användare i organisationen. Det ger användarna ytterligare lagringsutrymme för e-post och är nödvändigt för att bevarandeprincipen ska kunna flytta objekt till arkivpostlådan. Dessutom kan användare spara arkiveringsinformation genom att flytta objekt till arkivpostlådan.

  • Skapa tre anpassade bevarandetaggar som gör följande:

    • Automatiskt flytta objekt som är äldre än 3 år till användarens arkivpostlåda. När objekt flyttas till arkivpostlådan frigörs utrymme i användarens primära postlåda.

    • Automatiskt ta bort objekt som är äldre än 5 år från mappen Borttaget. Det här frigör också utrymme i användarens primära postlåda. Användaren har möjlighet att återställa de här objekten om det behövs. Mer information finns i fotnoten i avsnittet Mer information.

    • Automatiskt (och permanent) ta bort objekt som är äldre än 7 år från både den primära postlådan och arkivpostlådan. På grund av regelefterlevnad måste en del organisationer bevara e-post under en viss tidsperiod. Efter den här perioden kanske organisationen vill ta bort de här objekten permanent från användarnas postlådor.

  • Skapa en ny bevarandeprincip och lägg till de nya anpassade bevarandetaggarna i den. Dessutom kommer du att lägga till inbyggda bevarandetaggar i den nya bevarandeprincipen. Det här är bland annat personliga taggar som användare kan tilldela till objekt i postlådan. Du kommer också att lägga till en bevarandetagg som flyttar objekt från mappen Återställningsbara objekt i användarens primära postlåda till mappen Återställningsbara objekt i arkivpostlådan. Det här hjälper till att frigöra utrymme i mappen Återställningsbara objekt när användarens postlåda sätts på en parkering.

Du kan följa vissa eller alla stegen i den här artikeln om du vill konfigurera en princip för arkivering och borttagning för postlådor i din egen organisation. Vi rekommenderar att du testar processen på några postlådor innan du implementerar den för alla postlådor i organisationen.

Innan du konfigurera en princip för arkivering och borttagning

  • Du måste vara global administratör i organisationen för att utföra stegen i det här avsnittet.

  • När du skapar ett nytt användarkonto och tilldelar användaren en Exchange Online licens skapas en postlåda automatiskt för användaren. När postlådan skapas tilldelas den automatiskt en standardbevarandeprincip med namnet Standardprincip för MRM. I den här artikeln skapar du en ny bevarandeprincip och tilldelar den sedan till användarnas postlådor, och ersätter standardprincipen för MRM. En postlåda kan bara ha en tilldelad bevarandeprincip åt gången.

  • Mer information om bevarandetaggar och bevarandeprinciper i Exchange Online finns i Bevarandetaggar och bevarandeprinciper.

Steg 1: Aktivera arkivpostlådor för användare

Det första steget är att aktivera arkivpostlådan för varje användare i organisationen. En användares arkivpostlåda måste aktiveras så att en bevarandetagg med bevarandeåtgärden Flytta till arkiv kan flytta objektet när det har blivit förfallen.

Anteckning

Du kan aktivera arkivpostlådor när som helst under den här processen, så länge de är aktiverade någon gång innan du slutför processen. Om en arkivpostlåda inte är aktiverad så vidtas inga åtgärder på de objekt som tilldelats en princip för arkivering eller borttagning.

  1. Gå till https://compliance.microsoft.com.

  2. Logga in med ditt globala administratörskonto.

  3. I Microsoft 365 Efterlevnadscenter klickar du på Informationsstyrning och sedan på fliken Arkivera.

    En lista med postlådor i din organisation visas och om motsvarande arkivpostlåda är aktiverad eller inaktiverad.

  4. Markera alla postlådor genom att klicka på den första postlådan i listan, hålla ned Skift och sedan klicka på den sista postlådan i listan.

    Tips

    I det här steget förutsätts att inga arkivpostlådor är aktiverade. Om det finns postlådor där arkivet är aktiverat håller du ned Ctrl-tangenten och klickar på varje postlåda som har en inaktiverad arkivpostlåda. Du kan också klicka kolumnrubriken Arkivpostlåda och sortera raderna baserat på om arkivpostlådan är aktiverad eller inaktiverad för att göra det enklare att välja postlådor.

  5. Klicka på Aktivera under Massredigering i informationsfönstret.

    En varning visas om att objekt som är äldre än två år kommer att flyttas till den nya arkivpostlådan. Det beror på att standardprincipen för bevarande som tilldelas till nya användares postlådor när de skapas har en standardprinciptagg för arkivering med en bevarandetid på 2 år. Den anpassade standardprinciptagg för arkivering som du skapar i steg 2 bevarande i 3 år. Det innebär att objekt som är äldre än 3 år flyttas till arkivpostlådan.

  6. Klicka Ja för att stänga varningsmeddelandet och starta processen för att aktivera arkivpostlådan för varje markerad postlåda.

  7. När processen är klar klickar du på Uppdatera  uppdatering. för att uppdatera listan på sidan Arkivera.

    Arkivpostlådan aktiveras för alla användare i organisationen.

    Listan med postlådor där arkivpostlådan är aktiverad.

Steg 2: Skapa nya bevarandetaggar för principer för arkivering och borttagning

I det här steget ska du skapa de tre anpassade bevarandetaggar som beskrevs tidigare.

  • Alpine House 3 år Flytta till Arkiv (anpassad arkiveringsprincip)

  • Alpine House 7 år Ta bort permanent (anpassad borttagningsprincip)

  • Alpine House Borttaget 5 år Ta bort och tillåt återställning (anpassad tagg för mappen Borttaget)

Om du vill skapa nya bevarandetaggar ska du använda Exchange (EAC) i organisationen Exchange Online organisation. Se till att använda den klassiska versionen av EAC.

  1. Gå till https://admin.protection.outlook.com/ecp/ och logga in med dina autentiseringsuppgifter.

  2. Gå till Bevarandetaggar för efterlevnadshantering i EAC >

    En lista med organisationens bevarandetaggar visas.

Skapa en anpassad standardprinciptagg för arkivering

Först skapar du en anpassad standardprinciptagg för arkivering som flyttar objekt till arkivpostlådan efter 3 år.

  1. Klicka på Ny tagg ny ikon på sidan Bevarandetaggar och välj sedan används automatiskt för hela  postlådan (standard).

  2. Fyll i följande fält på sidan Ny tagg som automatiskt används för hela postlådan (standard):

    Inställningar att skapa en ny standardprinciptagg för arkivering.

    1. Namn Ange ett namn för den nya bevarandetaggen.

    2. Bevarandeåtgärd Välj Flytta till arkiv så att objekten flyttas till arkivpostlådan när de blir kvar.

    3. Bevarandetid Välj När objektet uppnår följande ålder (i dagar) och ange hur lång bevarandetiden ska vara. I det här scenariot flyttas objekt till arkivpostlådan efter 1 095 dagar (3 år).

    4. Kommentar (valfritt) Skriv en kommentar som förklarar syftet med den anpassade bevarandetaggen.

  3. Klicka på Spara så att den anpassade dpt-länken för arkivering skapas.

    Den nya bevarandeprinciptaggen för arkivering visas i listan med bevarandetaggar.

Skapa en anpassad standardprinciptagg för borttagning

Nästa steg är att skapa ytterligare en anpassad princip för borttagning, men det här kommer att vara en borttagningsprincip som tar bort objekt permanent efter sju år.

  1. Klicka på Ny tagg ny ikon på sidan Bevarandetaggar och välj sedan används automatiskt för hela  postlådan (standard).

  2. Fyll i följande fält på sidan Ny tagg som automatiskt används för hela postlådan (standard):

    Inställningar du vill skapa en ny standardprinciptagg för borttagning.

    1. Namn Ange ett namn för den nya bevarandetaggen.

    2. Bevarandeåtgärd Välj Ta bort permanent för att tömma objekt från postlådan när de blir kvar.

    3. Bevarandetid Välj När objektet uppnår följande ålder (i dagar) och ange hur lång bevarandetiden ska vara. I det här scenariot kommer objekt att rensas efter 2 555 dagar (7 år).

    4. Kommentar (valfritt) Skriv en kommentar som förklarar syftet med den anpassade bevarandetaggen.

  3. Klicka på Spara för att skapa den anpassade kompa en kod för borttagning.

    Den nya bevarandeprinciptaggen för borttagning visas i listan med bevarandetaggar.

Skapa en anpassad bevarandeprinciptagg för mappen Borttaget

Den sista bevarandetagg du kommer att skapa är en anpassad bevarandeprinciptagg för mappen Borttaget. Den här taggen tar bort objekt i mappen Borttaget efter 5 år och ger en återställningsperiod då användare kan använda verktyget Återställ borttagna objekt för att återställa ett objekt.

  1. På sidan Bevarandetaggar klickar du på Ny tagg ny  ikon. och väljer sedan används automatiskt för en standardmapp.

  2. Fyll i följande fält på sidan Ny tagg som automatiskt används i en standardmapp:

    Inställningar att skapa en ny bevarandeprinciptagg för mappen Borttaget.

    1. Namn Ange ett namn för den nya bevarandetaggen.

    2. Använd den här taggen för följande standardmapp Välj Borttagna objekt i listrutan.

    3. Bevarandeåtgärd Välj Ta bort och tillåt återställning om du vill ta bort objekt när de blir kvar, men tillåta att användare återskapar borttagna objekt under en apostreringsperiod (standardvärdet är 14 dagar).

    4. Bevarandetid Välj När objektet uppnår följande ålder (i dagar) och ange hur lång bevarandetiden ska vara. I det här scenariot tas objekt bort efter 1 825 dagar (5 år).

    5. Kommentar (valfritt) Skriv en kommentar som förklarar syftet med den anpassade bevarandetaggen.

  3. Klicka Spara för att skapa den anpassade datakatalogen för mappen Borttaget.

    Den nya bevarandeprinciptaggen visas i listan med bevarandetaggar.

Steg 3: Skapa en ny bevarandeprincip

När du har skapat de anpassade bevarandetaggarna är nästa steg att skapa en ny bevarandeprincip och lägga till bevarandetaggarna. Du kommer att lägga till de tre anpassade bevarandetaggar du skapade i steg 2 och de inbyggda taggar som nämndes i det första avsnittet. I steg 4 tilldelar du den här nya bevarandeprincipen till användarnas postlådor.

  1. I EAC går du till Bevarandeprinciper för > efterlevnadshantering.

  2. Klicka på Ny ny ikon på sidan  Bevarandeprinciper. .

  3. Ange ett namn på den nya bevarandeprincipen i rutan Namn. Till exempel Alpine House arkiverings- och borttagningsprincip.

  4. Klicka på Lägg till ny ikon under  Bevarandetaggar.

    En lista med organisationens bevarandetaggar visas. Observera att de anpassade taggar du skapade i steg 2 visas.

  5. Lägg till de 9 bevarandetaggar som är markerade i följande skärmbild (dessa taggar beskrivs mer ingående i avsnittet Mer information). Om du vill lägga till en bevarandetagg markerar du den och klickar på Lägg till.

    Lägg till bevarandetaggar i den nya bevarandeprincipen.

    Tips

    Du kan markera flera bevarandetaggar genom att hålla ned Ctrl-tangenten och sedan klicka på varje tagg.

  6. När du har lagt till bevarandetaggarna klickar du på OK.

  7. Klicka på Spara på sidan Ny bevarandeprincip att den nya principen skapas.

    Den nya bevarandeprincipen visas i listan. Markera den för att visa de bevarandetaggar som är kopplade till den i informationsfönstret.

    Den nya bevarandeprincipen och listan med länkade bevarandetaggar.

Steg 4: Tilldela den nya bevarandeprincipen till användarnas postlådor

När en ny postlåda skapas tilldelas som standard en bevarandeprincip med namnet Standardprincip för MRM. I det här steget kommer du att ersätta den här bevarandeprincipen (eftersom en postlåda bara kan ha en tilldelad bevarandeprincip) genom att tilldela den nya bevarandeprincip du skapade i steg 3 till användarnas postlådor. I det här steget förutsätts att du ska tilldela den nya principen till alla postlådor i organisationen.

  1. Gå till Mottagare av postlådor i > EAC.

    En lista över alla användarpostlådor i organisationen visas.

  2. Markera alla postlådor genom att klicka på den första postlådan i listan, hålla ned Skift och sedan klicka på den sista postlådan i listan.

  3. Klicka på Fler alternativ under Massredigering i informationsfönstret till höger i EAC.

  4. Klicka på Uppdatera under Bevarandeprincip.

  5. Välj den bevarandeprincip du skapade i steg 3 i listrutan Välj listrutan Bevarandeprincip på sidan Mass tilldela bevarandeprincip. Till exempel Alpine House arkiverings- och bevarandeprincip.

  6. Spara den nya bevarandeprinciptilldelningen genom att klicka på Spara.

  7. Så här kontrollerar du att den nya bevarandeprincipen har tilldelats postlådor:

    1. Välj en postlåda på sidan Postlådor och klicka sedan på Redigera  redigera. .

    2. Klicka på Postlådefunktioner på sidan med postlådeegenskaper för den valda användaren.

    Namnet på den nya princip som tilldelats postlådan visas i listrutan Bevarandeprincip.

(Valfritt) Steg 5: Kör assistenten för hanterade mappar för att tillämpa de nya inställningarna

När du tillämpar den nya bevarandeprincipen på postlådorna i steg 4 kan det ta upp till 7 dagar i Exchange Online innan de nya bevarandeinställningarna tillämpas på postlådorna. Det beror på att assistenten för hanterade mappar bearbetar postlådor minst en gång var 7:e dag. I stället för att vänta på att assistenten för hanterade mappar körs kan du tvinga det att ske genom att köra cmdleten Start-ManagedFolderAssistant i Exchange Online PowerShell.

Vad händer när du kör assistenten för hanterade mappar? Bevarandeprincipen börjar gälla och objekt i postlådan inspekteras för att se om de ska behållas. Objekten stämplas med motsvarande bevarandetagg och angivna bevarandeåtgärder vidtas sedan på objekt som är äldre än deras bevarandetid.

Här är stegen för att ansluta Exchange Online PowerShell och sedan köra assistenten för hanterade mappar för varje postlåda i organisationen.

  1. Ansluta till Exchange Online PowerShell.

  2. Kör följande två kommandon för att starta assistenten för hanterade mappar för alla användarpostlådor i organisationen.

    $Mailboxes = Get-Mailbox -ResultSize Unlimited -Filter {RecipientTypeDetails -eq "UserMailbox"}
    
    $Mailboxes.Identity | Start-ManagedFolderAssistant
    

Nu är det allt! Du har nu skapat en princip för arkivering och borttagning för organisationen Alpine House.

Anteckning

Som tidigare nämnts bearbetar Assistenten för hanterade mappar postlådor minst en gång var 7:e dag. Det är därför möjligt att en postlåda kan bearbetas av assistenten för hanterade mappar oftare. Dessutom kan administratörer inte förutse nästa gång en postlåda bearbetas av assistenten för hanterade mappar, vilket är en orsak till att du kanske vill köra den manuellt. Men om du tillfälligt vill förhindra assistenten för hanterade mappar från att tillämpa de nya bevarandeinställningarna på en postlåda kan du köra kommandot för att tillfälligt inaktivera assistenten för hanterade mappar från att bearbeta en Set-Mailbox -ElcProcessingDisabled $true postlåda. Om du vill återaktivera assistenten för hanterade mappar för en postlåda kör du Set-Mailbox -ElcProcessingDisabled $false kommandot. Slutligen kommer vi inte att bearbeta åtgärden flytta objekt till arkivering för den postlådan om en postlådeanvändare har ett inaktiverat konto.

(Valfritt) Steg 6: Gör den nya bevarandeprincipen till standardinställning för organisationen

I steg 4 måste du tilldela den nya bevarandeprincipen till befintliga postlådor. Men du kan Exchange Online så att den nya bevarandeprincipen tilldelas till nya postlådor som skapas i framtiden. Det gör du genom att Exchange Online PowerShell och uppdatera organisationens standardpostlådeplan. En postlådeplan är en mall som automatiskt konfigurerar egenskaper för nya postlådor. I det här valfria steget kan du ersätta den nuvarande bevarandeprincip som tilldelats till postlådeplanen (som standard STANDARDPRINCIPEN FÖR MRM) med den bevarandeprincip du skapade i steg 3. När du har uppdaterat postlådeplanen tilldelas den nya bevarandeprincipen till nya postlådor.

  1. Ansluta till Exchange Online PowerShell.

  2. Kör följande kommando för att visa information om postlådeplaner i din organisation.

    Get-MailboxPlan | Format-Table DisplayName,RetentionPolicy,IsDefault
    

    Observera det postlådeabonnemang som angetts som standard.

  3. Kör följande kommando för att tilldela den nya bevarandeprincip som du skapade i steg 3 (till exempel Alpine House arkiverings- och bevarandeprincip) till standardpostlådeplanen. Det här exemplet förutsätter att namnet på standardpostlådeplanen är ExchangeOnlineEnterprise.

    Set-MailboxPlan "ExchangeOnlineEnterprise" -RetentionPolicy "Alpine House Archive and Retention Policy"
    
  4. Du kan köra kommandot igen i steg 2 för att verifiera att den bevarandeprincip som är tilldelad till standardpostlådeplanen har ändrats.

Mer information

  • Hur beräknas bevarandeåldern? Bevarandeåldern för postlådeobjekt beräknas från leveransdatumet eller datumet då objekten skapades, till exempel utkast som inte skickas men skapas av användaren. När assistenten för hanterade mappar bearbetar objekt i en postlåda stämplas ett startdatum och ett utgångsdatum för alla objekt som har bevarandetaggar med bevarandeåtgärden Ta bort och tillåt återställning eller Ta bort permanent. Objekt som har en arkivtagg stämplas med ett flyttdatum.

  • Följande tabell innehåller mer information om varje bevarandetagg som läggs till i den anpassade bevarandeprincip som skapades genom att följa stegen i det här avsnittet.

    Bevarandetagg Vad taggen gör Inbyggd eller anpassad? Typ
    Alpine House 3 år Flytta till Arkiv
    Flyttar objekt som är 1 095 dagar (3 år) gamla till arkivpostlådan.
    Anpassad (se Steg 2: Skapa nya bevarandetaggar för principer för arkivering och borttagning)
    Standardprinciptagg (arkivering). Den här taggen tillämpas automatiskt på hela postlådan.
    Alpine House 7 år Ta bort permanent
    Tar bort objekt permanent från den primära postlådan eller arkivpostlådan när de är 7 år gamla.
    Anpassad (se Steg 2: Skapa nya bevarandetaggar för principer för arkivering och borttagning)
    Standardprinciptagg (borttagning). Den här taggen tillämpas automatiskt på hela postlådan.
    Alpine House Borttagna objekt 5 år Ta bort och tillåt återställning
    Tar bort objekt som är äldre än 5 år från mappen Borttaget. Användare kan återskapa dessa objekt i upp till 14 dagar efter att de tagits bort.*
    Anpassad (se Steg 2: Skapa nya bevarandetaggar för principer för arkivering och borttagning)
    Bevarandeprinciptagg (Borttagna objekt). Den här taggen tillämpas automatiskt på objekt i mappen Borttaget.
    Återställningsbara objekt 14 dagar Flytta till arkiv
    Flyttar objekt som legat i mappen Återställningsbara objekt i 14 dagar till mappen Återställningsbara objekt i arkivpostlådan.
    Inbyggd
    Bevarandeprinciptagg (återställningsbara objekt). Den här taggen tillämpas automatiskt på objekt i mappen för återställningsbara objekt.
    Skräppost
    Tar bort objekt som legat i mappen Skräppost i 30 dagar permanent. Användare kan återskapa dessa objekt i upp till 14 dagar efter att de tagits bort.*
    Inbyggd
    Bevarandeprinciptagg (skräppost). Den här taggen tillämpas automatiskt på objekt i mappen Skräppost.
    1 månad Ta bort
    Tar bort objekt som är 30 dagar gamla permanent. Användare kan återskapa dessa objekt i upp till 14 dagar efter att de tagits bort.*
    Inbyggd
    Personligt; den här taggen kan tillämpas av användarna.
    1 år Ta bort
    Tar bort objekt som är 365 dagar gamla permanent. Användare kan återskapa dessa objekt i upp till 14 dagar efter att de tagits bort.*
    Inbyggd
    Personligt; den här taggen kan tillämpas av användarna.
    Ta aldrig bort
    Den här taggen förhindrar att objekt tas bort av en bevarandeprincip.
    Inbyggd
    Personligt; den här taggen kan tillämpas av användarna.
    Privat 1 år flytta till arkiv
    Flyttar objekt till arkivpostlådan efter 1 år.
    Inbyggd
    Personligt; den här taggen kan tillämpas av användarna.

    *Användare kan använda verktyget Återställ borttagna objekt i Outlook och Outlook på webben (kallades tidigare Outlook Web App) för att återställa ett borttagna objekt inom en bevarandeperiod för borttagna objekt, som standard är 14 dagar i Exchange Online. En administratör kan Windows PowerShell till att öka lagringstiden för borttagna objekt till högst 30 dagar. Mer information finns i: Återställa borttagna objekt i Outlook för Windows och Ändra hur lång tid borttagna objekt lagras för en postlåda i Exchange Online

  • Med bevarandetaggen Återställningsbara objekt 14 dagar Flytta till Arkiv frigörs lagringsutrymme i mappen Återställningsbara objekt i användarens primära postlåda. Det här är användbart när en användares postlåda är satt på en hold-plats, vilket innebär att ingenting tas bort permanent från användarens postlåda. Utan att flytta objekt till arkivpostlådan kan lagringskvoten för mappen Återställningsbara objekt i den primära postlådan uppnås. Mer information om det här och hur du undviker det finns i Öka lagringskvotenför återställningsbara objekt för postlådor.