Konfigurera en princip för arkivering och borttagning för postlådor i organisationenSet up an archive and deletion policy for mailboxes in your organization

I Microsoft 365 kan administratörer skapa en princip för arkivering och borttagning som automatiskt flyttar objekt till en användares arkivpostlåda och automatiskt tar bort objekt från postlådan.In Microsoft 365, admins can create an archiving and deletion policy that automatically moves items to a user's archive mailbox and automatically deletes items from the mailbox. Administratören gör detta genom att skapa en bevarandeprincip som tilldelas till postlådor och flytta objekt till en användares arkivpostlåda efter en viss tidsperiod och som även tar bort objekt från postlådan när de har nått en viss åldersgräns.The admin does this by creating a retention policy that's assigned to mailboxes, and moves items to a user's archive mailbox after a certain period of time and that also deletes items from the mailbox after they reach a certain age limit. De faktiska reglerna som avgör vilka objekt som flyttas eller tas bort och när det händer kallas bevarandetaggar.The actual rules that determine what items are moved or deleted and when that happens are called retention tags. Bevarandetaggar är kopplade till en bevarandeprincip som i sin tur tilldelas till en användares postlåda.Retention tags are linked to a retention policy, that in turn is assigned to a user's mailbox. En bevarandetagg tillämpar bevarandeinställningar på enskilda meddelanden och mappar i en användares postlåda.A retention tag applies retention settings to individual messages and folders in a user's mailbox. Den definierar hur länge ett meddelande finns kvar i postlådan och vilken åtgärd som vidtas när meddelandet uppnår angiven bevarandetid.It defines how long a message remains in the mailbox and what action is taken when the message reaches the specified retention age. När ett meddelande uppnår sin bevarandetid flyttas det antingen till användarens arkivpostlåda eller så tas det bort.When a message reaches its retention age, it's either moved to the user's archive mailbox or it's deleted.

Med stegen i den här artikeln kan du konfigurera en princip arkivering och kvarhållning för det fiktiva företaget Alpine House.The steps in this article will set up an archiving and retention policy for a fictitious organization named Alpine House. Du kan konfigurera den här principen på följande sätt:Setting up this policy includes the following tasks:

  • Aktivera en arkivpostlåda för varje användare i organisationen.Enabling an archive mailbox for every user in the organization. Det ger användarna ytterligare lagringsutrymme för e-post och är nödvändigt för att bevarandeprincipen ska kunna flytta objekt till arkivpostlådan.This gives users additional mailbox storage, and is required so that a retention policy can move items to the archive mailbox. Dessutom kan användare spara arkiveringsinformation genom att flytta objekt till arkivpostlådan.It also lets a user store archival information by moving items to their archive mailbox.

  • Skapa tre anpassade bevarandetaggar som gör följande:Creating three custom retention tags that do the following:

    • Automatiskt flytta objekt som är äldre än 3 år till användarens arkivpostlåda.Automatically moves items that are 3 years old to the user's archive mailbox. När objekt flyttas till arkivpostlådan frigörs utrymme i användarens primära postlåda.Moving items to the archive mailbox frees up space in a user's primary mailbox.

    • Automatiskt ta bort objekt som är äldre än 5 år från mappen Borttaget.Automatically deletes items that are 5 years old from the Deleted Items folder. Det här frigör också utrymme i användarens primära postlåda.This also frees up space in the user's primary mailbox. Användaren har möjlighet att återställa de här objekten om det behövs.User's will have the opportunity to recover these items if necessary. Mer information finns i fotnoten i avsnittet Mer information.See the footnote in the More information section for more details.

    • Automatiskt (och permanent) ta bort objekt som är äldre än 7 år från både den primära postlådan och arkivpostlådan.Automatically (and permanently) deletes items that are 7 years old from both the primary and archive mailbox. På grund av regelefterlevnad måste en del organisationer bevara e-post under en viss tidsperiod.Because of compliance regulations, some organization's are required to retain email for a certain period of time. Efter den här perioden kanske organisationen vill ta bort de här objekten permanent från användarnas postlådor.After this time period expires, an organization might want to permanently remove these items user mailboxes.

  • Skapa en ny bevarandeprincip och lägg till de nya anpassade bevarandetaggarna i den.Creating a new retention policy and adding the new custom retention tags to it. Dessutom kommer du att lägga till inbyggda bevarandetaggar i den nya bevarandeprincipen.Additionally, you'll also add built-in retention tags to the new retention policy. Det här omfattar personliga taggar som användare kan tilldela till objekt i postlådan.This includes personal tags that users can assign to items in their mailbox. Du kommer också att lägga till en bevarandetagg som flyttar objekt från mappen Återställningsbara objekt i användarens primära postlåda till mappen Återställningsbara objekt i arkivpostlådan.You'll also add a retention tag that moves items from the Recoverable Items folder in the user's primary mailbox to the Recoverable Items folder in their archive mailbox. Det här hjälper till att frigöra utrymme i mappen Återställningsbara objekt när användarens postlåda sätts på en parkering.This helps free up space in a user's Recoverable Items folder when their mailbox is placed on hold.

Du kan följa vissa eller alla stegen i den här artikeln om du vill konfigurera en princip för arkivering och borttagning för postlådor i din egen organisation.You can follow some or all of the steps in this article to set up an archive and deletion policy for mailboxes in your own organization. Vi rekommenderar att du testar processen på några postlådor innan du implementerar den för alla postlådor i organisationen.We recommend that you test this process on a few mailboxes before implementing it on all mailboxes in your organization.

Innan du konfigurera en princip för arkivering och borttagningBefore you set up an archive and deletion policy

  • Du måste vara global administratör i organisationen för att utföra stegen i det här avsnittet.You have to be a global administrator in your organization to perform the steps in this topic.

  • När du skapar ett nytt användarkonto och tilldelar användaren Exchange Online licens skapas en postlåda automatiskt för användaren.When you create a new user account and assign the user an Exchange Online license, a mailbox is automatically created for the user. När postlådan skapas tilldelas den automatiskt en standardbevarandeprincip med namnet Standardprincip för MRM.When the mailbox is created, it's automatically assigned a default retention policy, named Default MRM Policy. I den här artikeln skapar du en ny bevarandeprincip och tilldelar den sedan till användarnas postlådor, där du ersätter standardprincipen för MRM.In this article, you will create a new retention policy and then assign it to user mailboxes, replacing the Default MRM policy. En postlåda kan bara ha en tilldelad bevarandeprincip åt gången.A mailbox can have only one retention policy assigned to it at any one time.

  • Mer information om bevarandetaggar och bevarandeprinciper i Exchange Online finns i Bevarandetaggar och bevarandeprinciper.To learn more about retention tags and retention policies in Exchange Online, see Retention tags and retention policies.

Steg 1: Aktivera arkivpostlådor för användareStep 1: Enable archive mailboxes for users

Det första steget är att aktivera arkivpostlådan för varje användare i organisationen.The first step is to enable the archive mailbox for each user in your organization. En användares arkivpostlåda måste aktiveras så att en bevarandetagg med bevarandeåtgärden Flytta till arkiv kan flytta objektet när det har blivit förfallen.A user's archive mailbox has to be enabled so that a retention tag with a "Move to Archive" retention action can move the item after the retention age expires.

Anteckning

Du kan aktivera arkivpostlådor när som helst under den här processen, så länge de är aktiverade någon gång innan du slutför processen.You can enable archive mailboxes any time during this process, just as long as they're enabled at some point before you complete the process. Om en arkivpostlåda inte är aktiverad så vidtas inga åtgärder på objekt som tilldelats en princip för arkivering eller borttagning.If an archive mailbox isn't enabled, no action is taken on any items that have an archive or deletion policy assigned to it.

  1. Gå till https://protection.office.com.Go to https://protection.office.com.

  2. Logga in med ditt globala administratörskonto.Sign in using your global administrator account.

  3. Gå till Arkiv för & informationsstyrning i Säkerhets- och efterlevnadscenter. > In the Security & Compliance Center, go to Information governance > Archive.

    En lista med postlådor i din organisation visas och om motsvarande arkivpostlåda är aktiverad eller inaktiverad.A list of the mailboxes in your organization is displayed and whether the corresponding archive mailbox is enabled or disabled.

  4. Markera alla postlådor genom att klicka på den första postlådan i listan, hålla ned Skift och sedan klicka på den sista postlådan i listan.Select all the mailboxes by clicking on the first one in the list, holding down the Shift key, and then clicking the last one in the list.

    Tips

    I det här steget förutsätts att inga arkivpostlådor är aktiverade.This step assumes that no archive mailboxes are enabled. Om det finns postlådor där arkivet är aktiverat håller du ned Ctrl-tangenten och klickar på varje postlåda som har en inaktiverad arkivpostlåda.If you have any mailboxes with the archive enabled, hold down the Ctrl key and click each mailbox that has a disabled archive mailbox. Du kan också klicka kolumnrubriken Arkivpostlåda och sortera raderna baserat på om arkivpostlådan är aktiverad eller inaktiverad för att göra det enklare att välja postlådor.Or you can click the Archive mailbox column header to sort the rows based on whether the archive mailbox is enabled or disabled to make it easier to select mailboxes.

  5. Klicka på Aktivera under Massredigering i informationsfönstret.In the details pane, under Bulk Edit, click Enable.

    En varning visas om att objekt som är äldre än två år kommer att flyttas till den nya arkivpostlådan.A warning is displayed saying that items that are older than two years will be moved to the new archive mailbox. Det beror på att standardprincipen för bevarande som tilldelas till nya användares postlådor när de skapas har en standardprinciptagg för arkivering med en bevarandetid på 2 år.This is because the default retention policy that's assigned a new user mailbox when it's created has an archive default policy tag that has a retention age of 2 years. Den anpassade standardprinciptagg för arkivering som du skapar i steg 2 bevarande i 3 år.The custom archive default policy tag that you'll create in Step 2 has a retention age of 3 years. Det innebär att objekt som är äldre än 3 år flyttas till arkivpostlådan.That means items that are 3 years or older will be moved to the archive mailbox.

  6. Klicka Ja för att stänga varningsmeddelandet och starta processen för att aktivera arkivpostlådan för varje markerad postlåda.Click Yes to close the warning message and start the process to enable the archive mailbox for each selected mailbox.

  7. När processen är klar klickar du på Uppdatera för att uppdatera listan  på sidan Arkivera.When the process is complete, click Refresh refresh to update the list on the Archive page.

    Arkivpostlådan aktiveras för alla användare i organisationen.The archive mailbox is enabled for all user's in your organization.

    Listan med postlådor där arkivpostlådan är aktiverad

Steg 2: Skapa nya bevarandetaggar för principer för arkivering och borttagningStep 2: Create new retention tags for the archive and deletion policies

I det här steget ska du skapa de tre anpassade bevarandetaggar som beskrevs tidigare.In this step, you'll create the three custom retention tags that were previously described.

  • Alpine House 3 år Flytta till Arkiv (anpassad arkiveringsprincip)Alpine House 3 Year Move to Archive (custom archive policy)

  • Alpine House 7 år Ta bort permanent (anpassad borttagningsprincip)Alpine House 7 Year Permanently Delete (custom deletion policy)

  • Alpine House Borttaget 5 år Ta bort och tillåt återställning (anpassad tagg för mappen Borttaget)Alpine House Deleted Items 5 Years Delete and Allow Recovery (custom tag for the Deleted Items folder)

Om du vill skapa nya bevarandetaggar använder Exchange (EAC) i organisationen Exchange Online bevarande.To create new retention tags, you'll use the Exchange admin center (EAC) in your Exchange Online organization. Se till att använda den klassiska versionen av EAC.Be sure to use the classic version of the EAC.

  1. Gå till https://admin.protection.outlook.com/ecp/ och logga in med dina autentiseringsuppgifter.Go to https://admin.protection.outlook.com/ecp/ and sign in using your credentials.

  2. Gå till Bevarandetaggar för efterlevnadshantering i EAC > In the EAC, go to Compliance management > Retention tags

    En lista med organisationens bevarandetaggar visas.A list of the retention tags for your organization is displayed.

Skapa en anpassad standardprinciptagg för arkiveringCreate a custom archive default policy tag

Först skapar du en anpassad standardprinciptagg för arkivering som flyttar objekt till arkivpostlådan efter 3 år.First, you'll create a custom archive default policy tag (DPT) that will move items to the archive mailbox after 3 years.

  1. Klicka på Ny tagg ny ikon på sidan Bevarandetaggar och välj sedan används automatiskt för hela  postlådan (standard).On the Retention tags page, click New tagNew icon, and then select applied automatically to entire mailbox (default).

  2. Fyll i följande fält på sidan Ny tagg som automatiskt används för hela postlådan (standard):On the New tag applied automatically to entire mailbox (default) page, complete the following fields:

    Inställningar att skapa en ny standardprinciptagg för arkivering

    1. Namn Ange ett namn för den nya bevarandetaggen.Name Type a name for the new retention tag.

    2. Bevarandeåtgärd Välj Flytta till arkiv så flyttas objekten till arkivpostlådan när de blir kvar.Retention action Select Move to Archive to move items to the archive mailbox when the retention period expires.

    3. Bevarandetid Välj När objektet uppnår följande ålder (i dagar) och ange hur lång bevarandetiden ska vara.Retention period Select When the item reaches the following age (in days), and then enter the duration of the retention period. I det här scenariot flyttas objekt till arkivpostlådan efter 1 095 dagar (3 år).For this scenario, items will be moved to the archive mailbox after 1095 days (3 years).

    4. Kommentar (valfritt) Skriv en kommentar som förklarar syftet med den anpassade bevarandetaggen.Comment (Optional) Type a comment that explains the purpose of the custom retention tag.

  3. Klicka på Spara så att den anpassade dpt-länken för arkivering skapas.Click Save to create the custom archive DPT.

    Den nya bevarandeprinciptaggen för arkivering visas i listan med bevarandetaggar.The new archive DPT is displayed in the list of retention tags.

Skapa en anpassad standardprinciptagg för borttagningCreate a custom deletion default policy tag

Nästa steg är att skapa ytterligare en anpassad princip för borttagning, men det här kommer att vara en borttagningsprincip som tar bort objekt permanent efter sju år.Next, you'll create another custom DPT but this one will be a deletion policy that permanently deletes items after 7 years.

  1. Klicka på Ny tagg ny ikon på sidan Bevarandetaggar och välj sedan används automatiskt för hela  postlådan (standard).On the Retention tags page, click New tagNew icon, and then select applied automatically to entire mailbox (default).

  2. Fyll i följande fält på sidan Ny tagg som automatiskt används för hela postlådan (standard):On the New tag applied automatically to entire mailbox (default) page, complete the following fields:

    Inställningar att skapa en ny standardprinciptagg för borttagning

    1. Namn Ange ett namn för den nya bevarandetaggen.Name Type a name for the new retention tag.

    2. Bevarandeåtgärd Välj Ta bort permanent för att tömma objekt från postlådan när de blir kvar.Retention action Select Permanently Delete to purge items from the mailbox when the retention period expires.

    3. Bevarandetid Välj När objektet uppnår följande ålder (i dagar) och ange hur lång bevarandetiden ska vara.Retention period Select When the item reaches the following age (in days), and then enter the duration of the retention period. I det här scenariot kommer objekt att rensas efter 2 555 dagar (7 år).For this scenario, items will be purged after 2555 days (7 years).

    4. Kommentar (valfritt) Skriv en kommentar som förklarar syftet med den anpassade bevarandetaggen.Comment (Optional) Type a comment that explains the purpose of the custom retention tag.

  3. Klicka på Spara för att skapa den anpassade kompa en kod för borttagning.Click Save to create the custom deletion DPT.

    Den nya bevarandeprinciptaggen för borttagning visas i listan med bevarandetaggar.The new deletion DPT is displayed in the list of retention tags.

Skapa en anpassad bevarandeprinciptagg för mappen BorttagetCreate a custom retention policy tag for the Deleted Items folder

Den sista bevarandetagg du kommer att skapa är en anpassad bevarandeprinciptagg för mappen Borttaget.The last retention tag that you'll create is a custom retention policy tag (RPT) for the Deleted Items folder. Den här taggen tar bort objekt i mappen Borttaget efter 5 år och ger en återställningsperiod då användare kan använda verktyget Återställ borttagna objekt för att återställa ett objekt.This tag will delete items in the Deleted Items folder after 5 years, and provides a recovery period when users can use the Recover Deleted Items tool to recover an item.

  1. På sidan Bevarandetaggar klickar du på Ny tagg ny ikon och väljer sedan används automatiskt för en  standardmapp.On the Retention tags page, click New tag New icon, and then select applied automatically to a default folder.

  2. Fyll i följande fält på sidan Ny tagg som automatiskt används i en standardmapp:On the New tag applied automatically to a default folder page, complete the following fields:

    Inställningar att skapa en ny bevarandeprinciptagg för mappen Borttaget

    1. Namn Ange ett namn för den nya bevarandetaggen.Name Type a name for the new retention tag.

    2. Använd den här taggen för följande standardmapp Välj Borttagna objekt i listrutan.Apply this tag to the following default folder In the drop-down list, select Deleted Items.

    3. Bevarandeåtgärd Välj Ta bort och tillåt återställning om du vill ta bort objekt när de blir kvar, men tillåta användare att återskapa ett borttagna objekt under en apostreringsperiod (standardvärdet är 14 dagar).Retention action Select Delete and Allow Recovery to delete items when the retention period expires, but allow users to recover a deleted item within the deleted item retention period (which by default is 14 days).

    4. Bevarandetid Välj När objektet uppnår följande ålder (i dagar) och ange hur lång bevarandetiden ska vara.Retention period Select When the item reaches the following age (in days), and then enter the duration of the retention period. I det här scenariot tas objekt bort efter 1 825 dagar (5 år).For this scenario, items will be deleted after 1825 days (5 years).

    5. Kommentar (valfritt) Skriv en kommentar som förklarar syftet med den anpassade bevarandetaggen.Comment (Optional) Type a comment that explains the purpose of the custom retention tag.

  3. Klicka Spara för att skapa den anpassade datakatalogen för mappen Borttaget.Click Save to create the custom RPT for the Deleted Items folder.

    Den nya bevarandeprinciptaggen visas i listan med bevarandetaggar.The new RPT is displayed in the list of retention tags.

Steg 3: Skapa en ny bevarandeprincipStep 3: Create a new retention policy

När du har skapat de anpassade bevarandetaggarna är nästa steg att skapa en ny bevarandeprincip och lägga till bevarandetaggarna.After you create the custom retention tags, the next step is to create a new retention policy and add the retention tags. Du kommer att lägga till de tre anpassade bevarandetaggar du skapade i steg 2 och de inbyggda taggar som nämndes i det första avsnittet.You'll add the three custom retention tags that you created in Step 2, and the built-in tags that were mentioned in the first section. I steg 4 tilldelar du den här nya bevarandeprincipen till användarnas postlådor.In Step 4, you'll assign this new retention policy to user mailboxes.

  1. I EAC går du till Bevarandeprinciper för > efterlevnadshantering.In the EAC, go to Compliance management > Retention policies.

  2. Klicka på Ny ny ikon på sidan  Bevarandeprinciper. On the Retention policies page, click New New icon.

  3. Ange ett namn på den nya bevarandeprincipen i rutan Namn. Till exempel Alpine House arkiverings- och borttagningsprincip.In the Name box, type a name for the new retention policy; for example, Alpine House Archive and Deletion Policy.

  4. Klicka på Lägg till ny ikon under Bevarandetaggar.  Under Retention tags, click Add New icon.

    En lista med organisationens bevarandetaggar visas.A list of the retention tags in your organization is displayed. Observera att de anpassade taggar du skapade i steg 2 visas.Note the custom tags that you created in Step 2 are displayed.

  5. Lägg till de 9 bevarandetaggar som är markerade i följande skärmbild (dessa taggar beskrivs mer ingående i avsnittet Mer information).Add the 9 retention tags that are highlighted in the following screenshot (these tags are described in more detail in the More information section). Om du vill lägga till en bevarandetagg markerar du den och klickar på Lägg till.To add a retention tag, select it and then click Add.

    Lägga till bevarandetaggar i den nya bevarandeprincipen

    Tips

    Du kan markera flera bevarandetaggar genom att hålla ned Ctrl-tangenten och sedan klicka på varje tagg.You can select multiple retention tags by holding down the Ctrl key and then clicking each tag.

  6. När du har lagt till bevarandetaggarna klickar du på OK.After you've added the retention tags, click OK.

  7. Klicka på Spara på sidan Ny bevarandeprincip att den nya principen skapas.On the New retention policy page, click Save to create the new policy.

    Den nya bevarandeprincipen visas i listan.The new retention policy is displayed in the list. Markera den för att visa de bevarandetaggar som är kopplade till den i informationsfönstret.Select it to display the retention tags linked to it in the details pane.

    Den nya bevarandeprincipen och listan med länkade bevarandetaggar

Steg 4: Tilldela den nya bevarandeprincipen till användarnas postlådorStep 4: Assign the new retention policy to user mailboxes

När en ny postlåda skapas tilldelas som standard en bevarandeprincip med namnet Standardprincip för MRM.When a new mailbox is created, a retention policy named Default MRM policy is assigned to it by default. I det här steget kommer du att ersätta den här bevarandeprincipen (eftersom en postlåda bara kan ha en tilldelad bevarandeprincip) genom att tilldela den nya bevarandeprincip du skapade i steg 3 till användarnas postlådor.In this step, you'll replace this retention policy (because a mailbox can have only one retention policy assigned to it) by assigning the new retention policy that you created in Step 3 to the user mailboxes in your organization. I det här steget förutsätts att du ska tilldela den nya principen till alla postlådor i organisationen.This step assumes that you'll assign the new policy to all mailboxes in your organization.

  1. Gå till Mottagare av postlådor i > EAC.In the EAC, go to Recipients > Mailboxes.

    En lista över alla användarpostlådor i organisationen visas.A list of all user mailboxes in your organization is displayed.

  2. Markera alla postlådor genom att klicka på den första postlådan i listan, hålla ned Skift och sedan klicka på den sista postlådan i listan.Select all the mailboxes by clicking on the first one in the list, holding down the Shift key, and then clicking the last one in the list.

  3. Klicka på Fler alternativ under Massredigering i informationsfönstret till höger i EAC.In the details pane on the right side of the EAC, under Bulk Edit, click More options.

  4. Klicka på Uppdatera under Bevarandeprincip.Under Retention Policy, click Update.

  5. Välj den bevarandeprincip du skapade i steg 3 i listrutan Välj den bevarandeprincip som du skapade i steg 3 på sidan Mass tilldela bevarandeprincip. Till exempel Alpine House arkiverings- och bevarandeprincip.On the Bulk assign retention policy page, in the Select the retention policy drop-down list, select the retention policy that you created in Step 3; for example, Alpine House Archive and Retention Policy.

  6. Spara den nya bevarandeprinciptilldelningen genom att klicka på Spara.Click Save to save the new retention policy assignment.

  7. Så här kontrollerar du att den nya bevarandeprincipen har tilldelats postlådor:To verify that the new retention policy was assigned to mailboxes, you can do the following:

    1. Välj en postlåda på sidan Postlådor och klicka sedan på Redigera  redigera.Select a mailbox on the Mailboxes page, and then click Edit Edit.

    2. Klicka på Postlådefunktioner på sidan med postlådeegenskaper för den valda användaren.On the mailbox properties page for the selected user, click Mailbox features.

    Namnet på den nya princip som tilldelats postlådan visas i listrutan Bevarandeprincip.The name of the new policy assigned to the mailbox is displayed in the Retention policy drop-down list.

(Valfritt) Steg 5: Kör assistenten för hanterade mappar för att tillämpa de nya inställningarna(Optional) Step 5: Run the Managed Folder Assistant to apply the new settings

När du tillämpar den nya bevarandeprincipen på postlådorna i steg 4 kan det ta upp till 7 dagar i Exchange Online innan de nya bevarandeinställningarna tillämpas på postlådorna.After you apply the new retention policy to mailboxes in Step 4, it can take up to 7 days in Exchange Online for the new retention settings to be applied to the mailboxes. Det beror på att assistenten för hanterade mappar bearbetar postlådor minst en gång var 7:e dag.This is because a process called the Managed Folder Assistant processes mailboxes at least once every 7 days. I stället för att vänta på att assistenten för hanterade mappar körs kan du tvinga det att ske genom att köra cmdleten Start-ManagedFolderAssistant i Exchange Online PowerShell.Instead of waiting for the Managed Folder Assistant to run, you can force this to happen by running the Start-ManagedFolderAssistant cmdlet in Exchange Online PowerShell.

Vad händer när du kör assistenten för hanterade mappar?What happens when you run the Managed Folder Assistant? Bevarandeprincipen börjar gälla och objekt i postlådan inspekteras för att se om de ska behållas.It applies the settings in the retention policy by inspecting items in the mailbox and determining whether they're subject to retention. Objekten stämplas med motsvarande bevarandetagg och angivna bevarandeåtgärder vidtas sedan på objekt som är äldre än deras bevarandetid.It then stamps items subject to retention with the appropriate retention tag, and then takes the specified retention action on items past their retention age.

Här är stegen för att ansluta Exchange Online PowerShell och sedan köra assistenten för hanterade mappar för varje postlåda i organisationen.Here are the steps to connect to Exchange Online PowerShell, and then run the Managed Folder Assistant on every mailbox in your organization.

  1. Ansluta till Exchange Online PowerShell.Connect to Exchange Online PowerShell.

  2. Kör följande två kommandon för att starta assistenten för hanterade mappar för alla användarpostlådor i organisationen.Run the following two commands to start the Managed Folder Assistant for all user mailboxes in your organization.

    $Mailboxes = Get-Mailbox -ResultSize Unlimited -Filter {RecipientTypeDetails -eq "UserMailbox"}
    
    $Mailboxes.Identity | Start-ManagedFolderAssistant
    

Nu är det allt!That's it! Du har nu skapat en princip för arkivering och borttagning för organisationen Alpine House.You've set up an archive and deletion policy for the Alpine House organization.

Anteckning

Som tidigare nämnts bearbetar Assistenten för hanterade mappar postlådor minst en gång var 7:e dag.As previously stated, the Managed Folder Assistant processes mailboxes at least once every 7 days. Det är därför möjligt att en postlåda kan bearbetas av assistenten för hanterade mappar oftare.So it's possible that a mailbox can be processed by the Managed Folder Assistant more frequently. Dessutom kan administratörer inte förutse nästa gång en postlåda bearbetas av assistenten för hanterade mappar, vilket är en orsak till att du kanske vill köra den manuellt.Also, admins can't predict the next time a mailbox is processed by the Managed Folder Assistant, which is one reason why you may want to run it manually. Men om du tillfälligt vill förhindra assistenten för hanterade mappar från att tillämpa de nya bevarandeinställningarna på en postlåda kan du köra kommandot för att tillfälligt inaktivera assistenten för hanterade mappar från att bearbeta en Set-Mailbox -ElcProcessingDisabled $true postlåda.However, if you want to temporarily prevent the Managed Folder Assistant from applying the new retention settings to a mailbox, you can run the Set-Mailbox -ElcProcessingDisabled $true command to temporarily disable the the Managed Folder Assistant from processing a mailbox. Om du vill återaktivera assistenten för hanterade mappar för en postlåda kör du Set-Mailbox -ElcProcessingDisabled $false kommandot.To re-enable the Managed Folder Assistant for a mailbox, run the Set-Mailbox -ElcProcessingDisabled $false command. Slutligen kommer vi inte att bearbeta åtgärden flytta objekt till arkivering för den postlådan om en postlådeanvändare har ett inaktiverat konto.Finally, if a mailbox user has a disabled account, we will not process the move items to archive action for that mailbox.

(Valfritt) Steg 6: Gör den nya bevarandeprincipen till standardinställning för organisationen(Optional) Step 6: Make the new retention policy the default for your organization

I steg 4 måste du tilldela den nya bevarandeprincipen till befintliga postlådor.In Step 4, you have to assign the new retention policy to existing mailboxes. Men du kan Exchange Online så att den nya bevarandeprincipen tilldelas till nya postlådor som skapas i framtiden.But you can configure Exchange Online so that the new retention policy is assigned to new mailboxes that are created in the future. Det gör du genom att Exchange Online PowerShell och uppdatera organisationens standardpostlådeplan.You do this by using Exchange Online PowerShell to update your organization's default mailbox plan. En postlådeplan är en mall som automatiskt konfigurerar egenskaper för nya postlådor.A mailbox plan is a template that automatically configures properties on new mailboxes. I det här valfria steget kan du ersätta den nuvarande bevarandeprincip som tilldelats till postlådeplanen (standardprincipen för MRM) med den bevarandeprincip du skapade i steg 3.In this optional step, you can replace the current retention policy that's assigned to the mailbox plan (by default, the Default MRM Policy) with the retention policy that you created in Step 3. När du har uppdaterat postlådeplanen tilldelas den nya bevarandeprincipen till nya postlådor.After you update the mailbox plan, the new retention policy will be assigned to new mailboxes.

  1. Ansluta till Exchange Online PowerShell.Connect to Exchange Online PowerShell.

  2. Kör följande kommando för att visa information om postlådeplaner i din organisation.Run the following command to display information about the mailbox plans in your organization.

    Get-MailboxPlan | Format-Table DisplayName,RetentionPolicy,IsDefault
    

    Observera det postlådeabonnemang som angetts som standard.Note the mailbox plan that's set as the default.

  3. Kör följande kommando för att tilldela den nya bevarandeprincip som du skapade i steg 3 (till exempel Alpine House arkiverings- och bevarandeprincip) till standardpostlådeplanen.Run the following command to assign the new retention policy that you created in Step 3 (for example, Alpine House Archive and Retention Policy) to the default mailbox plan. Det här exemplet förutsätter att namnet på standardpostlådeplanen är ExchangeOnlineEnterprise.This example assumes the name of the default mailbox plan is ExchangeOnlineEnterprise.

    Set-MailboxPlan "ExchangeOnlineEnterprise" -RetentionPolicy "Alpine House Archive and Retention Policy"
    
  4. Du kan köra kommandot igen i steg 2 för att verifiera att bevarandeprincipen som tilldelats standardpostlådeplanen har ändrats.You can rerun the command in step 2 to verify that the retention policy assigned to the default mailbox plan was changed.

Mer informationMore information

  • Hur beräknas bevarandeåldern?How is retention age calculated? Bevarandeåldern för postlådeobjekt beräknas från leveransdatumet eller datumet då objekten skapades, till exempel utkast som inte skickas men skapas av användaren.The retention age of mailbox items is calculated from the date of delivery or the date of creation for items such as draft messages that aren't sent but are created by the user. När assistenten för hanterade mappar bearbetar objekt i en postlåda stämplas ett startdatum och ett utgångsdatum för alla objekt som har bevarandetaggar med bevarandeåtgärden Ta bort och tillåt återställning eller Ta bort permanent.When the Managed Folder Assistant processes items in a mailbox, it stamps a start date and an expiration date for all items that have retention tags with the Delete and Allow Recovery or Permanently Delete retention action. Objekt som har en arkivtagg stämplas med ett flyttdatum.Items that have an archive tag are stamped with a move date.

  • Följande tabell innehåller mer information om varje bevarandetagg som läggs till i den anpassade bevarandeprincip som skapades genom att följa stegen i det här avsnittet.The following table provides more information about each retention tag that is added to the custom retention policy that was created by following the steps in this topic.

    BevarandetaggRetention tag Vad taggen görWhat this tag does Inbyggd eller anpassad?Built-in or custom? SkrivType
    Alpine House 3 år Flytta till ArkivAlpine House 3 Year Move to Archive
    Flyttar objekt som är 1 095 dagar (3 år) gamla till arkivpostlådan.Moves items that are 1095 days (3 years) old to the archive mailbox.
    Anpassad (se Steg 2: Skapa nya bevarandetaggar för principer för arkivering och borttagning)Custom (See Step 2: Create new retention tags for the archive and deletion policies)
    Standardprinciptagg (arkivering). Den här taggen tillämpas automatiskt på hela postlådan.Default Policy Tag (archive); this tag is automatically applied to the entire mailbox.
    Alpine House 7 år Ta bort permanentAlpine House 7 Year Permanently Delete
    Tar bort objekt permanent från den primära postlådan eller arkivpostlådan när de är 7 år gamla.Permanently deletes items in the primary mailbox or the archive mailbox when they are 7 years old.
    Anpassad (se Steg 2: Skapa nya bevarandetaggar för principer för arkivering och borttagning)Custom (See Step 2: Create new retention tags for the archive and deletion policies)
    Standardprinciptagg (borttagning). Den här taggen tillämpas automatiskt på hela postlådan.Default Policy Tag (deletion); this tag is automatically applied to the entire mailbox.
    Alpine House Borttagna objekt 5 år Ta bort och tillåt återställningAlpine House Deleted Items 5 Years Delete and Allow Recovery
    Tar bort objekt som är äldre än 5 år från mappen Borttaget.Deletes items from the Deleted Items folder that are 5 years old. Användare kan återskapa dessa objekt i upp till 14 dagar efter att de tagits bort.*Users can recover these items for up 14 days after they're deleted.*
    Anpassad (se Steg 2: Skapa nya bevarandetaggar för principer för arkivering och borttagning)Custom (See Step 2: Create new retention tags for the archive and deletion policies)
    Bevarandeprinciptagg (Borttagna objekt). Den här taggen tillämpas automatiskt på objekt i mappen Borttaget.Retention Policy Tag (Deleted Items); this tag is automatically applied to items in the Deleted items folder.
    Återställningsbara objekt 14 dagar Flytta till arkivRecoverable Items 14 days Move to Archive
    Flyttar objekt som legat i mappen Återställningsbara objekt i 14 dagar till mappen Återställningsbara objekt i arkivpostlådan.Moves items that have been in the Recoverable Items folder for 14 days to the Recoverable Items folder in the archive mailbox.
    InbyggdBuilt-in
    Bevarandeprinciptagg (återställningsbara objekt). Den här taggen tillämpas automatiskt på objekt i mappen för återställningsbara objekt.Retention Policy Tag (Recoverable Items); this tag is automatically applied to items in the Recoverable Items folder.
    SkräppostJunk Email
    Tar bort objekt som legat i mappen Skräppost i 30 dagar permanent.Permanently deletes items that have been in the Junk Email folder for 30 days. Användare kan återskapa dessa objekt i upp till 14 dagar efter att de tagits bort.*Users can recover these items for up 14 days after they're deleted.*
    InbyggdBuilt-in
    Bevarandeprinciptagg (skräppost). Den här taggen tillämpas automatiskt på objekt i mappen Skräppost.Retention Policy Tag (Junk Email); this tag is automatically applied to items in Junk Email folder.
    1 månad Ta bort1 Month Delete
    Tar bort objekt som är 30 dagar gamla permanent.Permanently deletes items that are 30 days old. Användare kan återskapa dessa objekt i upp till 14 dagar efter att de tagits bort.*Users can recover these items for up 14 days after they're deleted.*
    InbyggdBuilt-in
    Personligt; den här taggen kan tillämpas av användarna.Personal; this tag can be applied by users.
    1 år Ta bort1 Year Delete
    Tar bort objekt som är 365 dagar gamla permanent.Permanently deletes items that are 365 days old. Användare kan återskapa dessa objekt i upp till 14 dagar efter att de tagits bort.*Users can recover these items for up 14 days after they're deleted.*
    InbyggdBuilt-in
    Personligt; den här taggen kan tillämpas av användarna.Personal; this tag can be applied by users.
    Ta aldrig bortNever Delete
    Den här taggen förhindrar att objekt tas bort av en bevarandeprincip.This tag prevents items from being deleted by a retention policy.
    InbyggdBuilt-in
    Personligt; den här taggen kan tillämpas av användarna.Personal; this tag can be applied by users.
    Privat 1 år flytta till arkivPersonal 1 year move to archive
    Flyttar objekt till arkivpostlådan efter 1 år.Moves items to the archive mailbox after 1 year.
    InbyggdBuilt-in
    Personligt; den här taggen kan tillämpas av användarna.Personal; this tag can be applied by users.

    *Användare kan använda verktyget Återställ borttagna objekt i Outlook och Outlook på webben (kallades tidigare Outlook Web App) för att återställa ett borttagna objekt under en bevarandeperiod för borttagna objekt, som som standard är 14 dagar i Exchange Online.* Users can use the Recover Deleted Items tool in Outlook and Outlook on the web (formerly known as Outlook Web App) to recover a deleted item within the deleted item retention period, which by default is 14 days in Exchange Online. En administratör kan Windows PowerShell till att öka lagringstiden för borttagna objekt till högst 30 dagar.An administrator can use Windows PowerShell to increase the deleted item retention period to a maximum of 30 days. Mer information finns i: Återställa borttagna objekt i Outlook för Windows och Ändra kvarhållningstiden för borttagna objekt för en postlåda i Exchange OnlineFor more information, see: Recover deleted items in Outlook for Windows and Change the deleted item retention period for a mailbox in Exchange Online

  • Med bevarandetaggen Återställningsbara objekt 14 dagar Flytta till Arkiv frigörs lagringsutrymme i mappen Återställningsbara objekt i användarens primära postlåda.Using the Recoverable Items 14 days Move to Archive retention tag helps free up storage space in the Recoverable Items folder in the user's primary mailbox. Det här är användbart när en användares postlåda är satt på en hold-plats, vilket innebär att ingenting tas bort permanent från användarens postlåda.This is useful when a user's mailbox is placed on hold, which means nothing is ever permanently deleted the user's mailbox. Utan att flytta objekt till arkivpostlådan kan lagringskvoten för mappen Återställningsbara objekt i den primära postlådan uppnås.Without moving items to the archive mailbox, it's possible the storage quota for the Recoverable Items folder in the primary mailbox will be reached. Mer information om det här och hur du undviker det finns i Öka lagringskvotenför återställningsbara objekt för postlådor.For more information about this and how to avoid it, see Increase the Recoverable Items quota for mailboxes on hold.