Separera flöden till mindre automatiserade processer
När du skapar en automatisering bör du försöka skapa en arkitektur för flödena så att du inte har en enda automatisering som täcker hela processen. Det finns flera orsaker till varför du bör göra flera mindre flöden:
Underhåll är lättare.
Felhantering behöver inte vara så sofistikerad.
Flera personer kan arbeta med automatiseringen.
Du behöver inte starta om automatiseringen från början om ett steg misslyckas.
I exemplet nedan har en automatisering ställts in för en godkännandeprocess som omfattar flera processer med en enda automatisering.
Diagram som visar en affärsprocess där en utgiftsrapport skapas. Hela affärsprocessen har ställts in som en enda lång automatisering med tio steg kvar att slutföra.
Om processen för betalningshantering exempelvis misslyckas betraktas hela automatiseringen som ett fel. Om ett krav eller en specificering för att söka efter bankuppgifter för anställda ändras, måste hela processen pausas tills uppdateringarna är på plats.
Du kan i stället separera automatiseringen i moduler, som du kan se i följande bild.
Den andra automatiseringen startar när statusen har uppdaterats för att regelefterlevnadskontrollen ska slutföras. Om det godkänns skickas resultatet via e-post och dess status är godkänd. Om förfrågan avvisas begär den korrigeringar. Den tredje automatiseringen startar när statusen uppdateras till godkänd. Systemet söker automatiskt upp den anställdes bankuppgifter och ersätter den anställde med pengar, och arkiverar även utgiftsrapporten.
I det här exemplet beror Automatisering #2 på den tidigare automatiseringen för att ange statusen för utgiftsrapporten till "Regelefterlevnadskontrollen har slutförts". Om det emellertid uppstår problem med e-postsystemet och Automatisering #2 misslyckas kommer uppgifterna i Automatisering #1 fortfarande att slutföras. Endast uppgifterna i Automatisering #2 måste startas om.