Identifiera affärsproblemet som ska lösas (användningsfallet)

Det första steget i Microsoft Power Platform för att lösa ett affärsproblem är att avgöra vilket problem du vill åtgärda.

I IT kallas affärsproblem att lösa vanligen för användningsfall.

Fråga dig själv "vad är det affärsproblemet jag försöker lösa?" (Var koncis när du namnger problemet, i många fall blir det namnet på appen du tillverkar.) När du definierar problemet bryter du ned det i en problemöversikt och resultatet du vill uppnå.

För appen som ska användas som exempel i dessa artiklar kommer vi med följande uttalande: "utgiftsrapportering: att skapa en process som är effektiv för anställda och ekonomiavdelningen, tillåter snabbare budgetspårning och minskar exponeringen i granskningarna."

Om du redan vet exakt vilka problem som du har angett för att lösa problemet kan du hoppa till avsnittet som förklarar kostnaden för att lösa problemet manuellt. Om du behöver några idéer eller vill öva på ett mindre problem innan du ska kunna komma på din egen inspiration läser du på.

Vad kan jag göra med Power Apps?

Om du gör din första app med Power Apps kan du tänka på ditt företag och det arbete som du och ditt team gör dagligen och identifiera ett affärsproblem som du för tillfället använder en manuell process för att lösa problemet.

Möjliga användningsfall för automatisering är luckor, klagomål eller ineffektivitet som finns i din nuvarande arbetsmiljö. Processer som fortfarande kräver papper eller e-post och processer som kräver manuell flyttning av data från en plats till en annan (från e-post till en databas eller från ett kalkylblad till ett annat), möjligen kan lösas med en app.

Dricks

Välj inte ett problem som är så stort att du blir tillräckligt fast. Men även stora processer kan automatiseras i delar när du bryter hela processen till hanterbara element.

För inspiration bör du läsa de här artiklarna från våra kunder.

Det är bra att veta hur appen du har i åtanke kan gynna dina kollegor och din chef, särskilt när du behöver be om samarbete när du skapar eller använder apparna. I listan nedan visas vilka typer av problem som kan lösas av plattformen:

• Tillgänglighet – åtkomst till appar när som helst, var som helst

• Rörlighet – tillåta personer att arbeta med en app samtidigt som de är i farten

• Konsolidering – samla in data på ett mer automatiserat sätt för att minimera manuell konsolidering

• Utbildning – hjälpa användare att arbeta effektivt och spåra sina utbildningsresultat och certifieringar

• Demokratisering – förbättra möjligheten att lösa problem inom avdelningen eller avsnittet

• Inkludering – minska friktion för anställda som har olika arbetsmiljöer från andra anställda (t.ex. distansarbetare eller personer med handikapp)

• Effektivitet – minska den tid som krävs för att uppnå önskat resultat, minska onödiga steg

• Produktivitet – öka flödet för en process

• Aktualitet – öka hastigheten för komplett samarbete mellan olika intressenter

• Skalbarhet – möjliggör mer genomflöde

• Analys – den begärda ytterligare informationen samlas in och lagras på ett sådant sätt att analysen blir lättare att använda

• Rapportering – möjliggör snabbare eller mer fullständig rapportering till hantering

• Säkerhet – säker lagring och hantering av data

• Regelefterlevnad – lösa problem med att hantera personlig information, uppfylla rättsliga eller bokföringsmässiga krav

• Hållbarhet – minska avfall (t.ex. papper och elektricitet) och förorening

Med beaktande av kostnaden för att lösa problemet manuellt

Innan du börjar med projektet, ta ett ögonblick för att fundera över om projektet är värt att göra.

Det kan vara möjligt att "gissa" den höga kostnaden för att lösa problemet manuellt. Detta kan uttryckas i den tid det tar att slutföra den kompletta processen eller—om du känner till en arbetares fulladdade kostnad (lön eller timkostnad, fördelar o.s.v.)—kan du multiplicera den tid som krävs för att lösa problemet genom att kursen ska få en kostnad varje gång processen körs. Om du känner till hur många gånger som processen körs kan du beräkna årskostnaden.

Tänk på att inte alla projekt ger tid eller kostnadsbesparingar. Ibland kan automatisering av en process göra data renare eller snabbare, eller så kan kostnads undvikas (om du t.ex. samla in data möjliggör en granskningslogg som kan hjälpa till att undvika böter om en granskning genomfördes).

Detta är en "baksidan av servetten"-uppskattningen för att se till att det är värt att få ett app att projicera. I en annan artikel går vi till detaljer om att Analysera kostnader jämfört med affärsvärden.

Om du har bestämt att det här projektet är värt att göra nästa steg är det viktigt att du förstår den aktuella processen och söker efter optimeringar som du kan göra med den.

Nästa steg: Exempel på utgiftsrapportering

Anteckning

Kan du berätta om dina inställningar för dokumentationsspråk? Svara i en kort undersökning. (observera att undersökningen är på engelska)

Undersökningen tar ungefär sju minuter. Inga personuppgifter samlas in (sekretesspolicy).