Samarbeta och dela i Power BI

  • 15 minuter

Problem med versionskontroll är vanliga. Till exempel, tio versioner av samma rapport när du samarbetar med kollegor. När du och dina kollegor redigerar och uppdaterar en rapport förlorar du ofta reda på vilken, om någon, som är den mest uppdaterade versionen.

Diagram som visar problemet med att arbeta med olika versioner av en rapport.

Power BI förenklar samarbetet och förbättrar resultatet genom att låta dig och dina kollegor arbeta samtidigt på samma instrumentpaneler och rapporter. Och medan du och dina kollegor utforskar data och gör ändringar i rapporter och instrumentpaneler påverkas inte underliggande data.

Diagram som visar alla som arbetar med samma version av en Power BI-rapport.

Med Power BI kan du samarbeta med dina kollegor på många sätt. I den här utbildningsenheten fokuserar vi på tre av dessa sätt: delning, kommentarer och utskrift.

Tips

Om du inte kan dela med en kollega kan det bero på den typ av Power BI-licens som du eller din kollega har. Kontakta din Power BI-administratör för mer hjälp.

Delning

I det här avsnittet beskrivs hur designers delar innehåll med konsumenter och hur konsumenter delar innehåll med andra. Anta att du är en regional säljchef som arbetar med andra chefer för att förbereda en presentation för ledningen. Du och dina kollegor kan arbeta i Power BI från början till slut för att samla in, organisera, analysera och presentera dina datadrivna resultat. Dina teammedlemmar kan alla använda samma delade innehåll och kommunicera med varandra inom Power BI-ramverket.

Steg 1: Power BI-designer delar innehåll med Power BI-konsumenter

Innan du kan börja arbeta på presentationen behöver du innehåll från dina medarbetare som är designer. Du hittar det här innehållet via appar, instrumentpaneler och rapporter. Designers kan dela innehållet med dig och de andra cheferna på flera olika sätt.

  • Dela länkar till enskilda instrumentpaneler eller enskilda rapporter.
  • Skicka länkar till innehåll.
  • Installera innehåll i Power BI.
  • Publicera en Power BI-app.

En designer kan skicka en länk via e-post till dig och de andra cheferna. När du väljer länken och installerar visas instrumentpanelen eller rapporten som Delat med mig-innehåll . Enligt beskrivningen i tidigare lektioner i den här modulen kan delat innehåll visas från navigeringsfönstret >Delat med mig och från startsidan .

Skärmbild av alternativet Delat med mig från menyn Bläddra.

Designer delar en app

Ibland är det enklare för en designer att paketera instrumentpaneler och rapporter i en app som de delar med dig. Med en app är allt relaterat innehåll enkelt att hitta eftersom allt är en del av den enskilda appen. Designers kan dela appar genom att skicka en installationslänk, genom att automatiskt installera appen på din Power BI-arbetsyta eller genom att publicera appen på en webbplats där du kan hämta den.

Oavsett hur appen delas visas den i Power BI under rubriken Appar i navigeringsfönstret och på startsidan .

Skärmbild av Power BI Apps-ikonen i navigeringsfältet.

Nu när designern har delat innehåll med dig och de andra cheferna är det dags att starta projektet. Eftersom designern gav alla chefer åtkomst till innehållet kan alla börja arbeta tillsammans för att förbereda sig för det stora mötet.

Men en annan utmaning du står inför är att du vill ha hjälp från andra kollegor, men designern gav dem inte behörighet till innehållet.

Steg 2: Konsumenter delar innehåll med interna och externa kollegor

Som Power BI-konsument kan du också dela innehåll om designern gav dig behörighet att dela vidare.

Om du bestämmer dig för att dela något av det här innehållet igen går du till fliken Min arbetsyta i navigeringsfönstret. Om kolumnen Delad innehåller ikonen "dela" kan du välja den ikon som du vill dela.

Skärmbild av ikonen Dela bredvid rapporten.

Externa kollegor kan aldrig dela vidare innehållet, även om kryssrutan Tillåt mottagare att dela din rapport har markerats.

Tips

Du kan dela en instrumentpanel eller rapport från någon av Power BI-mobilapparna.

Lägga till kommentarer på en instrumentpanel

När en instrumentpanel delas kan alla med åtkomst till instrumentpanelen skicka meddelanden till varandra, direkt på instrumentpanelen, genom att använda kommentarer. I följande scenario beskrivs hur du lägger till kommentarer.

I det här scenariot har Cassandra skapat och delat en instrumentpanel med teamet. I stället för att skicka ett diagram och ett meddelande via e-post delar hon en instrumentpanel och lägger till en kommentar.

Skärmbild av ett exempel på en delad instrumentpanel med en kommentar.

Inför mötet på måndag tittar hela hennes team på instrumentpanelen, går igenom den uppdaterade versionen av rapporten och fortsätter konversationen på instrumentpanelens arbetsytan.

Det finns två typer av kommentarer: allmänna kommentarer om instrumentpanelen och kommentarer om ett specifikt visuellt objekt. Med diagramikonen ser du att den här kommentaren avser ett specifikt visuellt objekt. Om du väljer ikonen markeras det relaterade visuella objektet på instrumentpanelen.

Skärmbild av exempelkommenten med symbolen at för en kollega.

Få kollegornas uppmärksamhet

Oavsett om du kommenterar på instrumentpanelen eller på ett visst visuellt objekt kan du fånga kollegornas uppmärksamhet med hjälp av tecknet vid (@). När du skriver @ öppnas en listruta i Power BI där du kan söka efter och välja användare från din organisation. Alla verifierade namn som föregås av @ visas med blått teckensnitt.

Ett tredje sätt att samarbeta och dela är att skriva ut innehållet. Ibland kan du behöva dela ut utskrivna kopior av dina Power BI-instrumentpaneler och -rapporter, till exempel när du håller ett föredrag på en konferens, skickar in regeldokumentation eller presenterar någonstans utan en nätverksanslutning. För att förbereda dig vill du skriva ut kopior av instrumentpaneler och rapporter samt några specifika paneler och rapportvisualiseringar.

Om du vill skriva ut en instrumentpanel väljer du Arkiv i det övre vänstra hörnet på menyn och väljer Skriv ut den här sidan.

Skärmbild av Power BI-menyn Arkiv expanderad och Skriv ut den här sidan markerad.

Rapporter kan skrivas ut en sida i taget eller, om du först exporterar till PDF, alla sidor på en gång.

Skärmbild av Power BI Export-menyn expanderad och PDF-alternativet markerat.

Paneler och visuella objekt finns på instrumentpaneler och i rapporter. Om du vill skriva ut en enskild panel eller ett enda visuellt objekt måste du först öppna den själv. Du kan använda fokusläget och helskärmsläget för att öppna en instrumentpanel eller ett visuellt rapportobjekt på egen hand så att du kan skriva ut den med Arkiv, Skriv ut den här sidan.

Skärmbild av en panel med fokuslägesikonen markerad där du kan öppna den för utskrift.

Anteckning

Utskriftsdialogrutan som visas beror på vilken webbläsare du använder.

Exportera en Power BI-rapport till PowerPoint

Ett annat sätt att dela en rapport med ditt team är att exportera den som en PowerPoint-fil. Varje rapportsida är en bild som innehåller länkar till liverapporten i Power BI.

Välj en rapport i Power BI som ska visas på arbetsytan. Du kan också välja en rapport från Startsidan, Appar eller något annat avsnitt i navigeringsfönstret. Välj Exportera > PowerPoint på menyraden i Power BI. Du kan välja Bädda in en bild, som innehåller de aktuella värdena i rapporten, eller Bädda in livedata, som exporterar den ursprungliga rapporten utan de ändringar som du har gjort.

Skärmbild av processen för att exportera en rapport till PowerPoint.

När exporten är klar kan du ladda ned filen, öppna den med PowerPoint och sedan ändra eller förbättra den på samma sätt som med andra PowerPoint-presentationer.