การคาดการณ์โครงการและงบประมาณ

มีสองวิธีในการจัดการและควบคุมโครงการของคุณ: และการคาดการณ์โครงการและงบประมาณโครงการ

ใช้การคาดการณ์โครงการ หากองค์กรของคุณมีมุมมองในการดำเนินงานและมุ่งเน้นไปที่รายได้และต้นทุนที่ได้มาจากธุรกรรมเฉพาะ ใช้การจัดทำงบประมาณโครงการ หากองค์กรของคุณให้ความสำคัญกับจำนวนเงินมากกว่า

ทั้งการคาดการณ์โครงการและงบประมาณโครงการใช้แบบจำลองการคาดการณ์เพื่อเก็บยอดธุรกรรมที่คาดการณ์ไว้

แต่ละวิธีมีข้อดีของมันเอง คุณควรพิจารณาประเด็นต่อไปนี้ก่อนที่คุณจะเลือกวิธีการสำหรับองค์กรของคุณ

วิธีการจัดสรร	การคาดการณ์โครงการ	การจัดทำงบประมาณโครงการ
การจัดสรรงวด	คุณไม่สามารถจัดสรรธุรกรรมผ่านรอบระยะเวลาบัญชีอย่างชัดเจนได้ แต่การคาดการณ์และการควบคุมการคาดการณ์จะขึ้นอยู่กับอายุของโครงการ เนื่องจากการคาดการณ์ขึ้นอยู่กับวันที่ที่ระบุ คุณต้องอนุมานช่วงเวลาจากวันที่	คุณสามารถจัดสรรธุรกรรมผ่านทั้งโครงการหรือรอบระยะเวลาบัญชีอย่างชัดเจนได้ หากคุณจัดสรรในช่วงเวลาหนึ่ง คุณสามารถส่งต่อจำนวนเงินที่ไม่ได้ใช้ไปยังรอบระยะเวลาบัญชีถัดไป
การดูธุรกรรม	คุณสามารถดูธุรกรรมในแบบฟอร์มการคาดการณ์ ซึ่งคุณจะเห็นการคาดการณ์สำหรับทั้งบริษัทและสำหรับโครงการทั้งหมดโดยไม่คำนึงถึงลำดับชั้น ในการมุ่งเน้นไปที่โครงการใดโครงการหนึ่งคุณต้องกรองข้อมูล	คุณสามารถดูธุรกรรมตามงบประมาณสำหรับลำดับชั้นโครงการเดียว ดังนั้นคุณสามารถดูรายละเอียดธุรกรรมสำหรับโครงการหลักหรือโครงการย่อยได้
ตัวแปรธุรกรรม	เมื่อคุณป้อนธุรกรรมการคาดการณ์ คุณสามารถใช้ทุกแอตทริบิวต์ที่มีอยู่สำหรับธุรกรรมจริง ซึ่งช่วยให้รายละเอียดเพิ่มเติมในการคาดการณ์ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถป้อนรายละเอียดปริมาณผู้ปฏิบัติงาน สินค้า หรือคุณสมบัติของรายการ	เมื่อคุณป้อนรายละเอียดงบประมาณ คุณสามารถใช้ได้เฉพาะจำนวน ประเภท และกิจกรรมเท่านั้น
ความปลอดภัย	การพยากรณ์ขึ้นอยู่กับธุรกรรมที่คุณป้อนในแบบฟอร์มการคาดการณ์และไม่เกี่ยวข้องกับกลไกการควบคุมกระบวนการ ผู้ปฏิบัติงานที่มีสิทธิ์สำหรับแบบฟอร์มการคาดการณ์สามารถแก้ไขข้อมูลได้โดยไม่ต้องมีการอนุมัติ	การจัดทำงบประมาณใช้ระบบเวิร์กโฟลว์ ซึ่งช่วยให้สามารถจัดการการเปลี่ยนแปลงและช่วยให้คุณสามารถเก็บประวัติของการแก้ไขได้
ชนิดเอนทิตี	รายการธุรกรรมการคาดการณ์ขึ้นอยู่กับจำนวนหน่วย และราคาต้นทุน และราคาต่อหน่วยขาย	รายละเอียดงบประมาณขึ้นอยู่กับจำนวนเงิน ซึ่งแบ่งระหว่างต้นทุนและรายได้
แบบจำลองการคาดการณ์	เนื่องจากการคาดการณ์แต่ละรายการต้องเชื่อมโยงกับแบบจำลอง คุณจึงสามารถสร้างแบบจำลองการคาดการณ์หลายรายการและตั้งค่าแบบจำลองย่อยได้	การจัดทำงบประมาณโครงการจำกัดแบบจำลองการคาดการณ์ที่ใช้สำหรับการจัดทำงบประมาณ แบบจำลองการคาดการณ์ที่น้อยลงสามารถช่วยเพิ่มความสม่ำเสมอในการคาดการณ์
ค่าใช้จ่ายที่มากเกินไป	คุณสามารถอนุญาตหรือไม่อนุญาตการเข้าสู่ธุรกรรมที่จะทำให้เกิดค่าใช้จ่ายมากเกินไป	การจัดทำงบประมาณโครงการมีตัวเลือกการควบคุมเพิ่มเติมสำหรับผู้ใช้ คุณสามารถอนุญาตคำเตือนและการเกินได้
ควบคุม	การควบคุมการคาดการณ์จะดำเนินการโดยใช้การลดการคาดการณ์ ยอดเงินจริงจะถูกหักออกจากยอดดุลธุรกรรมที่คาดการณ์โดยไม่มีร่องรอยการตรวจสอบใดๆ ซึ่งอาจทำให้ยากต่อการติดตามที่ที่เกิดธุรกรรมขึ้นจริง	ในการควบคุมงบประมาณโครงการ จำนวนเงินจริงจะถูกหักออกจากจำนวนเงินในงบประมาณที่เหลือ สิ่งนี้ช่วยให้สามารถติดตามการตรวจสอบได้ชัดเจนขึ้น

การคาดการณ์โครงการ

เมื่อคุณใช้การคาดการณ์โครงการ คุณสามารถป้อนธุรกรรมการคาดการณ์ในแบบฟอร์มการคาดการณ์สำหรับธุรกรรมแต่ละประเภท ทุกแอตทริบิวต์ที่พร้อมใช้งานสำหรับธุรกรรมจริงสามารถใช้สำหรับธุรกรรมการคาดการณ์ ตัวอย่างเช่น ความสามารถในการทำกำไรของรายการ แอตทริบิวต์ของรายการ พนักงาน หรือคำอธิบาย คุณยังสามารถคาดการณ์ระยะเวลาที่คุณจะต้องเสียค่าใช้จ่ายที่คุณจะออกใบแจ้งหนี้ให้กับลูกค้า

ธุรกรรมการคาดการณ์โครงการจะขึ้นอยู่กับหน่วยและจำนวน

คุณต้องเชื่อมโยงการคาดการณ์แต่ละโครงการกับแบบจำลองการคาดการณ์ เมื่อคุณป้อนธุรกรรมการคาดการณ์ ระบบจะแนะนำแบบจำลองการคาดการณ์โดยอัตโนมัติ แบบจำลองการคาดการณ์ทำหน้าที่เป็นภาชนะสำหรับธุรกรรมการคาดการณ์

คุณสามารถกำหนดแบบจำลองการคาดการณ์เป็นแบบจำลองย่อยสำหรับแบบจำลองได้ ซึ่งช่วยให้คุณคาดการณ์ตามภูมิภาค ช่วงเวลา หรือแผนก คุณสามารถคัดลอกธุรกรรมการคาดการณ์ในแบบจำลองเพื่อสร้างแบบจำลองใหม่ และคุณยังสามารถโอนธุรกรรมไปยังบัญชีแยกประเภททั่วไป เนื่องจากมีความสัมพันธ์แบบหนึ่งต่อหนึ่งระหว่างการคาดการณ์และแบบจำลอง แบบจำลองการคาดการณ์แต่ละแบบจึงรวมงบประมาณแยกกันสำหรับโครงการ

แบบจำลองการคาดการณ์สามารถใช้การลดการคาดการณ์เป็นกลไกการควบคุมสำหรับโครงการ ในการลดการคาดการณ์ ธุรกรรมจริงจะลดยอดธุรกรรมการคาดการณ์ อย่างไรก็ตาม เนื่องจากการลดการคาดการณ์ถูกนำไปใช้กับโครงการสูงสุดในลำดับชั้นจึงมีมุมมองที่จำกัดของการเปลี่ยนแปลงในการคาดการณ์ ตัวอย่างเช่น หากผู้ปฏิบัติงานเชื่อมโยงกับโครงการย่อย ธุรกรรมจริงสำหรับผู้ปฏิบัติงานจะถูกโพสต์ไปยังโปรเจ็กต์หลัก ซึ่งอาจทำให้ยากต่อการติดตามการเปลี่ยนแปลง เนื่องจากคุณไม่สามารถระบุได้อย่างง่ายดายว่าธุรกรรมใดในโครงการย่อยที่ทำให้จำนวนเงินการคาดการณ์ลดลง ดังนั้นจึงควรสร้างสำเนาของแบบจำลองการคาดการณ์สำหรับการลดการคาดการณ์เพื่อใช้ จากนั้นคุณสามารถใช้รายงานเพื่อดูสิ่งที่คาดการณ์ไว้ในตอนแรกได้

คุณสามารถแก้ไข คัดลอก ลบ หรือโอนการคาดการณ์โครงการไปยังงบประมาณบัญชีแยกประเภททั่วไปได้ อย่างไรก็ตาม ไม่มีการควบคุมกระบวนการ ผู้ปฏิบัติงานที่มีสิทธิ์สำหรับแบบฟอร์มการคาดการณ์สามารถแก้ไขข้อมูลได้โดยไม่ต้องตรวจทาน

• แก้ไขใหม่ - คุณสามารถแก้ไขธุรกรรมการคาดการณ์ในฟอร์มเดียวกับที่ทำรายการเดิมได้
• คัดลอกหรือลบ - เมื่อคุณคัดลอกธุรกรรมการคาดการณ์ คุณจะคัดลอกรายการธุรกรรมของแบบจำลองการคาดการณ์หนึ่งไปยังแบบจำลองการคาดการณ์อื่น เมื่อคุณลบการคาดการณ์ คุณจะลบธุรกรรมการคาดการณ์จากแบบจำลองการคาดการณ์ หากต้องการจำกัดธุรกรรมการคาดการณ์ที่คัดลอกหรือลบ ให้เลือกประเภทธุรกรรมและวันที่เฉพาะเจาะจง วิธีนี้ช่วยให้คุณคัดลอกหรือลบเฉพาะบางส่วนของการคาดการณ์
• โอน - เมื่อคุณโอนการคาดการณ์โครงการไปยังงบประมาณบัญชีแยกประเภททั่วไป คุณจะโอนธุรกรรมการคาดการณ์ของแบบจำลองการคาดการณ์ไปยังงบประมาณบัญชีแยกประเภททั่วไป คุณสามารถเขียนทับธุรกรรมที่โอนก่อนหน้านี้ในงบประมาณบัญชีแยกประเภททั่วไปที่คุณโอนการคาดการณ์โครงการของคุณไปได้

งบประมาณโครงการ

การจัดทำงบประมาณโครงการเป็นวิธีที่ง่ายกว่าการคาดการณ์ แม้ว่าจะรวมเข้ากับแบบจำลองการคาดการณ์ก็ตาม ใช้แบบฟอร์มรายการเดียวสำหรับรายละเอียดงบประมาณดั้งเดิมและการแก้ไข และอนุญาตให้มีการคาดการณ์ตามจำนวนเงิน หมวดหมู่ หรือกิจกรรมเท่านั้น

ในการจัดทำงบประมาณโครงการ จะต้องส่งงบประมาณและการแก้ไขเดิมทั้งหมดไปยังเวิร์กโฟลว์ของโครงการเพื่อขออนุมัติ เวิร์กโฟลว์ช่วยให้คุณสามารถควบคุมกระบวนการและสร้างเรกคอร์ดประวัติการเปลี่ยนแปลงได้มากขึ้น

การจัดทำงบประมาณโครงการคล้ายกับการจัดทำงบประมาณบัญชีแยกประเภททั่วไป แต่ตั้งค่าได้เร็วและง่ายกว่า ตัวเลือกมากมายในการจัดทำงบประมาณบัญชีแยกประเภททั่วไป เช่น ลำดับหมายเลขหรือสกุลเงิน ไม่จำเป็นต้องตั้งค่าแยกต่างหากสำหรับโครงการ

งบประมาณของโครงการจะเชื่อมโยงโดยอัตโนมัติกับแบบจำลองการคาดการณ์สองแบบ แบบหนึ่งสำหรับงบประมาณเดิมและอีกแบบสำหรับงบประมาณที่เหลือ ดังนั้นรายงานที่ยึดตามแบบจำลองการคาดการณ์สามารถใช้ข้อมูลงบประมาณ เมื่อมีการกำหนดงบประมาณโครงการ ระบบจะสร้างธุรกรรมการคาดการณ์ตามแบบจำลองที่เกี่ยวข้อง ซึ่งใช้สำหรับวัตถุประสงค์ในการรายงานและการควบคุม

แบบจำลองการคาดการณ์

แบบจำลองการคาดการณ์มีลำดับชั้นเดียว ซึ่งหมายความว่าต้องเชื่อมโยงการคาดการณ์โครงการหนึ่งกับแบบจำลองการคาดการณ์หนึ่งรายการ

หากคุณใช้การคาดการณ์โครงการ คุณสามารถระบุแบบจำลองเป็นแบบจำลองย่อยได้ คุณสามารถสร้างการคาดการณ์ตามแผนก ช่วงเวลา หรือภูมิภาค ตัวอย่างเช่น คุณสามารถสร้างแบบจำลองการคาดการณ์สำหรับปี จากนั้นสร้างแบบจำลองย่อยสำหรับการคาดการณ์ของภูมิภาคตะวันออกเฉียงเหนือ ตะวันออกเฉียงใต้ ตะวันตกเฉียงเหนือ และตะวันตกเฉียงใต้ ที่หัวหน้าภูมิภาคส่งมา ด้วยการเลือกตัวเลือกต่างๆ ในรายงานที่มี คุณสามารถดูข้อมูลตามการคาดการณ์ทั้งหมดหรือตามแบบจำลองย่อย