ภาพรวมของลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์

บทความนี้ให้ภาพรวมของลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์และอธิบายวิธีการที่สามารถใช้งานได้

ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์คืออะไร?

ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์จะยืนยันลักษณะเฉพาะของบุคคลที่กำลังจะเริ่มหรืออนุมัติกระบวนการระบบคอมพิวเตอร์ ในบางอุตสาหกรรม ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์เป็นการผูกมัดตามกฎหมายเสมือนลายเซ็นที่เป็นลายมือ

ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์เป็นข้อกำหนดของข้อบังคับที่ต้องปฏิบัติตามสำหรับอุตสาหกรรมต่าง ๆ เช่นอุตสาหกรรมยา อาหารและเครื่องดื่ม และอุตสาหกรรมอวกาศ และความมั่นคง ยังเป็นส่วนสำคัญของข้อบังคับที่ต้องปฏิบัติตามภายใต้ระเบียบ 21 CFR Part 11 ที่ออกโดยองค์การอาหารและยา (FDA) ของสหรัฐอเมริกา

หมายเหตุ

ตัวลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์เองไม่เหมือนกับลายเซ็นดิจิทัล ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์เป็นเพียงสิ่งที่ใช้ทดแทนลายเซ็นที่เป็นลายมือ ในขณะที่ลายเซ็นดิจิทัลเป็นมาตรการรักษาความปลอดภัยเพิ่มเติม ลายเซ็นดิจิทัลสามารถช่วยระบุว่าผู้ใช้หรือกระบวนการอื่นได้แอบแก้ไขข้อมูลหรือไม่ ลายเซ็นดิจิทัลยังสามารถตรวจสอบ และการตรวจสอบนี้ไม่สามารถโต้แย้งโดยเจ้าของใบรับรองที่เคยลงชื่อในข้อมูลได้ ดังที่อธิบายไว้ข้างล่างนี้ ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ มีฟังก์ชันลายเซ็นดิจิทัลในตัว

ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์

คุณสามารถใช้ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์สำหรับกระบวนการทางธุรกิจที่สำคัญได้ บางกระบวนการมีความสามารถด้านลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ในตัว คุณยังสามารถสร้างข้อกำหนดของลายเซ็นที่กำหนดเองสำหรับตารางฐานข้อมูลและฟิลด์ใดๆ

ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์มีความสามารถด้านลายเซ็นดิจิทัลในตัว ผู้ใช้ทุกรายที่ลงชื่อในเอกสารต้องต้องจัดหาใบรับรองการเข้ารหัสลับที่ถูกต้อง เมื่อเอกสารถูกลงชื่อ คีย์ส่วนตัวเชื่อมโยงกับใบรับรองที่ได้รับการตรวจสอบความถูกต้อง ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ถูกบันทึกไว้ในล็อก เพื่อเป็นข้อมูลสำหรับบันทึกการตรวจสอบบัญชี เมื่อต้องการตั้งค่าลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ ดู ตั้งค่าลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์

ผู้ใช้ที่ต้องการเข้าถึงลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์

โดยทั่วไปผู้ใช้สามชนิดต้องใช้การเข้าถึงที่ปลอดภัยไปยังลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ ได้แก่ ผู้ดูแลลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ ผู้ลงชื่อ และผู้ตรวจสอบลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์

ผู้ดูแลลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์

ผู้ดูแลระบบลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ตั้งค่าข้อกำหนดของลายเซ็น พารามิเตอร์ทั่วไป และผู้อนุมัติ และได้รับการแจ้งเตือนเมื่อลายเซ็นไม่สามารถตรวจสอบได้ โดยค่าเริ่มต้น ผู้ใช้ที่เป็นสมาชิก ผู้จัดการฝ่ายเทคโนโลยีสารสนเทศ บทบาทความปลอดภัยมีสิทธิ์เพื่อดูแลลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์

ผู้ลงชื่อ

ผู้ลงชื่อแสดงลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์สำหรับเอกสารและกระบวนการที่ต้องการลายเซ็น โดยค่าเริ่มต้น ผู้ใช้ที่เป็นสมาชิก ผู้ใช้ระบบ บทบาทความปลอดภัยมีสิทธิ์เพื่อลงชื่อในเอกสารทางอิเล็กทรอนิกส์

หมายเหตุ

ผู้ลงชื่ออาจต้องมีสิทธิ์เพิ่มเติมก่อนที่จะได้รับอนุญาตให้เข้าถึงข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับเอกสารหรือกระบวนการที่กำลังลงชื่ออยู่ ผู้ใช้ที่เปลี่ยนข้อมูล และจากนั้นต้องลงชื่อสำหรับการเปลี่ยนแปลงเหล่านั้น ต้องมีสิทธิ์เพื่อเปลี่ยนแปลงข้อมูล ผู้ใช้ที่ลงชื่อในนามของผู้ใช้อื่นอาจไม่จำเป็นต้องเข้าถึงข้อมูล ตัวอย่างของชนิดของผู้ใช้นี้เป็นผู้ควบคุมงานที่ลงชื่อสำหรับการเปลี่ยนแปลงของพนักงาน

ผู้ตรวจสอบลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์

ผู้ตรวจสอบลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ตรวจทานล็อกฐานข้อมูลและล็อกการตรวจทานลายเซ็นที่พร้อมใช้งานจากล็อกฐานข้อมูล โดยค่าเริ่มต้น ผู้ใช้ที่เป็นสมาชิก ผู้จัดการฝ่ายเทคโนโลยีสารสนเทศ บทบาทความปลอดภัยมีสิทธิ์เพื่อตรวจสอบลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์

ถ้าคุณใช้บทบาทอื่นมากกว่า ผู้จัดการฝ่ายเทคโนโลยีสารสนเทศ ทำให้แน่ใจว่าบทบาทถูกกำหนดสิทธิ์ต่อไปนี้แล้ว:

• ดูความล้มเหลวของลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์
• ดูล็อกฐานข้อมูล

การลงชื่อในเอกสารทางอิเล็กทรอนิกส์

การขอใบรับรอง

ก่อนที่คุณจะลงชื่อในเอกสารทางอิเล็กทรอนิกส์ คุณจะต้องขอใบรับรอง

หมายเหตุ

คุณลักษณะ Microsoft SQL Server ถูกใช้เพื่อสร้างใบรับรองและเปิดใช้งานการลงชื่อทางอิเล็กทรอนิกส์ ไม่จำเป็นต้องใช้ใบรับรองหรือโครงสร้างพื้นฐานคีย์สาธารณะ (PKI) เพิ่มเติม

เมื่อคุณขอใบรับรอง จะมีการสร้างคีย์สาธารณะและคีย์ส่วนตัวให้แก่คุณ คีย์ส่วนตัวจะถูกเข้ารหัสลับโดยใช้รหัสผ่านที่มีคุณเท่านั้นที่ทราบ เมื่อคุณลงชื่อในเอกสารทางอิเล็กทรอนิกส์ จะมีการตรวจสอบความถูกต้องสำหรับข้อมูลประจำตัวของคุณเมื่อคุณป้อนรหัสผ่าน

เมื่อต้องการร้องขอใบรับรอง ที่หน้า ตัวเลือก บนแท็บ บัญชี คลิก ขอใบรับรอง

คุณจะต้องป้อนและยืนยันรหัสผ่านที่คุณจะใช้สำหรับการลงชื่อ รหัสผ่านใช้เพื่อป้องกันคีย์ส่วนตัวของคุณและอนุมัติการใช้ใบรับรองของคุณ รหัสผ่านนี้ไม่มีการจัดเก็บไว้ในฐานข้อมูล และบุคคลอื่นไม่สามารถใช้ได้ แม้แต่ผู้ดูแลระบบก็ตาม

ถ้าคุณลืมรหัสผ่านที่เชื่อมโยงกับใบรับรองของคุณ จะต้องตั้งค่าใบรับรองนั้นใหม่ ถ้าคุณตั้งค่าใบรับรอง คุณจะส่งผลกระทบต่อเอกสารที่คุณลงชื่อโดยใช้ใบรับรองก่อนหน้านี้ เมื่อต้องการรีเซ็ตใบรับรอง ในหน้า ตัวเลือก คลิก รีเซ็ตใบรับรอง

การลงชื่อในเอกสารทางอิเล็กทรอนิกส์

หน้า ลงชื่อในเอกสาร จะแสดงขึ้น เมื่อคุณทำการเปลี่ยนแปลงที่ต้องใช้ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์

1. ในหน้า ลงชื่อเอกสาร คลิกแท็บ เอกสาร เพื่อตรวจทานการเปลี่ยนแปลงในเอกสาร
2. บนแท็บ ลายเซ็น ให้เลือกรหัสเหตุผล
3. ป้อนข้อคิดเห็น ถ้าจำเป็นต้องมีข้อคิดเห็น
4. ถ้ารหัสผู้ใช้ของคุณไม่แสดงขึ้นในฟิลด์ ผู้ลงชื่อ ให้เลือกรหัสผู้ใช้ในรายการ
5. ป้อนที่ตั้งของคุณ ถ้าจำเป็นต้องมีข้อมูลนี้
6. คลิก ตกลง ระบบจะนำเข้าข้อมูลการชำระเงิน

ลงชื่อสำหรับการเปลี่ยนแปลงของผู้ใช้รายอื่น

บางครั้งคุณอาจต้องการให้ผู้ใช้ลงชื่อสำหรับการเปลี่ยนแปลงของผู้ใช้รายอื่น ตัวอย่างเช่น ผู้ควบคุมงานอาจจำเป็นต้องลงชื่อสำหรับการเปลี่ยนแปลงที่พนักงานทำรายการในสูตรการผลิต (BOM) ใช้ขั้นตอนนี้เพื่อแต่งตั้งผู้ใช้ เป็นผู้ลงชื่อสำหรับผู้ใช้รายอื่น

หมายเหตุ

เมื่อผู้ใช้หนึ่งรายลงชื่อสำหรับการเปลี่ยนแปลงของผู้ใช้รายอื่น ต้องมีการให้ลายเซ็นไว้ที่เวิร์กสเตชันของผู้ใช้ที่เป็นผู้ทำการเปลี่ยนแปลง ผู้ใช้ไม่สามารถบันทึกการเปลี่ยนแปลงได้จนกว่าจะมีลายเซ็น

เมื่อต้องการแต่งตั้งผู้อนุมัติ ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้

1. ในหน้า ตัวเลือก บนแท็บ บัญชี คลิก แต่งตั้งผู้อนุมัติ
2. ในฟิลด์ รหัสผู้ใช้ของผู้อนุมัติ ให้เลือกรหัสของผู้ใช้ที่ต้องลงชื่อสำหรับการเปลี่ยนแปลงของผู้ใช้รายอื่น
3. ในฟิลด์ ลงชื่อเพื่อขอรหัสผู้ใช้ ให้เลือกรหัสของผู้ใช้ที่เป็นเจ้าของการเปลี่ยนแปลงที่ต้องได้รับการลงชื่อ