เตรียมกระบวนการและการบันทึก

ก่อนที่คุณจะสามารถใช้ความสามารถในการทำเหมืองงานเพื่อแสดงภาพและวิเคราะห์กระบวนการของคุณ คุณต้อง:

• สร้างกระบวนการของคุณ ในความสามารถของการทำเหมืองกระบวนการใน Power Automate
• บันทึกกิจกรรม ที่ประกอบขึ้นเป็นกระบวนการโดยใช้ตัวบันทึก Power Automate
• เตรียมการบันทึกเพื่อการวิเคราะห์
• (ไม่บังคับ) สร้างชื่อกิจกรรมที่แนะนำ เพื่อให้คุณและผู้อื่นเตรียมการบันทึกสำหรับการวิเคราะห์ได้ง่ายขึ้น

เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับกระบวนการในวิดีโอต่อไปนี้

สร้างกระบวนการ

โดยทั่วไป กระบวนการที่คุณคิดว่าอาจไม่มีประสิทธิภาพหรือทำซ้ำๆ เป็นตัวเลือกที่ดีสำหรับการวิเคราะห์

1. ลงชื่อเข้าใช้ Power Automate

2. บนบานหน้าต่างนำทางด้านซ้าย ให้เลือก การทำเหมืองกระบวนการ

3. ในส่วน สร้างกระบวนการใหม่ เลือกไทล์ เริ่มที่นี่

4. กรอกชื่อสำหรับกระบวนการและคำอธิบายของคุณ จากนั้นเลือก การบันทึก

5. เลือก สร้าง

บันทึกกระบวนการของคุณ

สร้างการบันทึกด้วยวิธีใดวิธีหนึ่งจากสองวิธี:

• โดยตรงหลังจากการสร้างกระบวนการ
• จากหน้ารายละเอียดกระบวนการ

สร้างการบันทึกโดยตรงหลังจากสร้างกระบวนการ

หลังจากที่คุณสร้างกระบวนการ คุณจะเห็นหน้าจอพร้อมตัวเลือกสองรายการ เป็นขั้นตอนต่อไป

• เลือก เพิ่มการบันทึก

สร้างการบันทึกจากหน้าจอรายละเอียดกระบวนการ

หากต้องการสร้างการบันทึกจากหน้าจอรายละเอียด ให้ค้นหาและเลือกกระบวนการของคุณ

1. เลือก การทำเหมืองกระบวนการ>กระบวนการทั้งหมด ใต้ไทล์ทางขวา

2. เลือกชื่อของกระบวนการเพื่อไปที่หน้าจอรายละเอียดกระบวนการ

3. ที่เมนูด้านบน ให้เลือก การบันทึกใหม่

4. เลือก เปิดตัวบันทึก

เปิดตัวบันทึกใน Power Automate

โดยการใช้วิธีการใดๆ ที่อธิบายไว้ก่อนหน้า คุณควรได้รับข้อความที่ระบุว่า กำลังเปิดใช้งานตัวบันทึกใน Power Automate

1. คุณควรจะ ดาวน์โหลด Power Automate ก่อนที่คุณจะเริ่ม อย่างไรก็ตาม คุณยังสามารถเลือก รับแอป เพื่อติดตั้งได้ด้วย

2. หากคุณได้ติดตั้ง Power Automate คุณควรเห็นหน้าต่างป๊อปอัปของเบราว์เซอร์ เปิด Power Automate เลือกเพื่อเปิดแอป

3. ถ้าติดตั้ง Power Automate แล้ว แต่เปิดไม่ถูกต้อง ให้เลือก เปิดอีกครั้ง

   

ใช้ตัวบันทึก Power Automate

เริ่มการบันทึกกระบวนการของคุณในขั้นตอนเดียว

1. บนหน้าจอตัวบันทึกเดสก์ท็อป ให้เลือก บันทึก

2. ดำเนินการที่คุณต้องการบันทึก แล้วเลือก เสร็จสิ้น ที่ด้านล่างของหน้าจอตัวบันทึก

   

3. หลังจากบันทึกเรียบร้อยแล้ว ให้เลือก ดูบันทึก เพื่อดูขั้นตอนที่บันทึกไว้ และเตรียมการบันทึกสำหรับการวิเคราะห์

   หมายเหตุ

   ขึ้นอยู่กับความยาวของการบันทึก อาจใช้เวลาสักครู่ก่อนที่การดำเนินการจะพร้อมใช้งาน

คุณลักษณะของตัวบันทึก

ในขณะที่คุณบันทึกการดำเนินการของคุณ คำอธิบายการดำเนินการจะแสดงอยู่ในหน้าจอตัวบันทึก

• หากต้องการลบการดำเนินการใดๆ จากการบันทึกของคุณ ให้เลือกไอคอนถังขยะ

• หากต้องการหยุดบันทึกชั่วคราว ให้เลือก หยุดการบันทึกชั่วคราว ได้ตลอดเวลา

• หากต้องการบันทึกต่อจากจุดที่คุณค้างไว้ ให้เลือก เริ่มบันทึกอีกครั้ง

• หากต้องการลบการดำเนินการที่บันทึกไว้ทั้งหมดและเริ่มต้นใหม่ ให้เลือก รีเซ็ตการบันทึก

เคล็ดลับการบันทึก

ใช้เคล็ดลับเหล่านี้เพื่อปรับปรุงประสบการณ์การบันทึกของคุณ

• จงมีระเบียบในการดำเนินการของคุณ สิงนี้รวมถึงการรอให้กล่องสีแดงโฟกัสที่รายการที่คุณพยายามโต้ตอบก่อนที่จะเลือก เพราะอาจมีความล่าช้าเล็กน้อย

• หากมีการเลือกใดๆ โดยไม่ได้ตั้งใจ ให้ลบการดำเนินการในหน้าจอตัวบันทึก

• หากคุณบันทึกขั้นตอนที่ไม่ได้ตั้งใจให้เป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการ ให้ลบขั้นตอนด้วยไอคอนถังขยะ

เตรียมการบันทึกเพื่อการวิเคราะห์

เมื่อการบันทึกเสร็จสิ้น สามารถดูการดำเนินการที่บันทึกไว้ในหน้าจอรายละเอียดการบันทึก คุณต้องเตรียมการบันทึกสำหรับการวิเคราะห์ก่อนดำเนินการต่อ

การดำเนินการที่บันทึกไว้ในระหว่างกระบวนการสามารถมีรายละเอียดและเฉพาะเจาะจงมากได้ เพื่อให้เข้าใจถึงสิ่งเหล่านี้และสร้างแผนผังกระบวนการที่ชัดเจน การดำเนินการเหล่านี้จำเป็นต้องจัดกลุ่มเข้าด้วยกันเป็นกิจกรรมที่ใหญ่ขึ้น ความสามารถของการทำเหมืองกระบวนการสามารถจัดกลุ่มการดำเนินการที่คล้ายคลึงกันเป็นกิจกรรมได้โดยอัตโนมัติ

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ลบข้อมูลที่ละเอียดอ่อนออกจากการบันทึกก่อนทำการวิเคราะห์ สิ่งนี้สามารถทำได้เพื่อปกป้องความเป็นส่วนตัวและความปลอดภัยของข้อมูล สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีการป้องกันข้อมูลของคุณ ให้ไปที่ ปกป้องข้อมูลของคุณ

นี่คือวิดีโอสั้นๆ เกี่ยวกับวิธีการเตรียมการบันทึกสำหรับการวิเคราะห์

จัดกลุ่มการดำเนินการเป็นกิจกรรม

เมื่อคุณเสร็จสิ้นขั้นตอนการบันทึกแล้ว คุณอาจสังเกตเห็นว่ากิจกรรมบางอย่างได้ถูกสร้างขึ้นโดยอัตโนมัติสำหรับคุณแล้ว คุณมีตัวเลือกที่จะคงกิจกรรมเหล่านี้ไว้ตามเดิม หรือคุณสามารถปรับเปลี่ยนให้เหมาะกับความต้องการของคุณมากขึ้น

แก้ไขกิจกรรมที่มีอยู่

ต่อไปนี้เป็นเคล็ดลับในการแก้ไขกิจกรรมที่มีอยู่

1. หากต้องการเปลี่ยนการดำเนินการเริ่มต้นของกิจกรรม ให้ลากส่วนหัวของกิจกรรมขึ้นหรือลงตามรายการของการดำเนินการไปยังจุดเริ่มต้นที่ต้องการ

2. หากต้องการเปลี่ยนชื่อของกิจกรรม ให้เลือกกิจกรรมนั้น จากนั้นกล่องคำสั่งผสมจะปรากฏขึ้นทางด้านขวา

3. คุณสามารถเลือกจากชื่อกิจกรรมที่มีอยู่ในเมนูดรอปดาวน์ หรือสร้างชื่อของคุณเองหากจำเป็น

เพิ่มกิจกรรมใหม่

คุณสามารถเพิ่มกิจกรรมในกระบวนการหลังจากที่คุณบันทึกได้

1. เลือก เพิ่มกิจกรรม เพื่อเพิ่มส่วนหัวของกิจกรรม การดำเนินการทั้งหมดภายใต้ส่วนหัวของกิจกรรมและก่อนส่วนหัวของกิจกรรมถัดไปเป็นส่วนหนึ่งของกลุ่ม

2. ย้ายส่วนหัวของกิจกรรมขึ้นหรือลงจากรายการการดำเนินการไปยังตำแหน่งที่คุณต้องการให้กิจกรรมเริ่มต้น

3. ตั้งชื่อกิจกรรมทางด้านขวา โดยใช้เมนูดรอปดาวน์เพื่อค้นหาชื่อกิจกรรมที่มีอยู่หรือสร้างใหม่

ลบกิจกรรม

ในการวิเคราะห์ คุณต้องมีกิจกรรมอย่างน้อยสองกิจกรรม มิฉะนั้น แผนผังกระบวนการจะไม่มีความหมาย

1. หากคุณไม่ต้องการสร้างกิจกรรมอัตโนมัติ หรือทำผิดพลาดและต้องการลบกิจกรรม ให้เลือก ลบกิจกรรม ในแถบคำสั่ง

2. หากคุณไม่ต้องการให้มีกิจกรรมที่สร้างขึ้นโดยอัตโนมัติ หรือต้องการเริ่มต้นใหม่ตั้งแต่ต้น ให้เลือก ลบกิจกรรมทั้งหมด ในแถบคำสั่ง

3. เลือก บันทึก ที่ด้านขวาบนเพื่อบันทึกงานของคุณเมื่อใดก็ได้

บันทึกและวิเคราะห์

1. เมื่อคุณจัดกลุ่มเสร็จแล้ว ให้เลือก บันทึกและวิเคราะห์ ที่ด้านบนขวา

2. เมื่อวิเคราะห์แล้วให้เลือก ดูการวิเคราะห์ ในแถบการแจ้งเตือน เพื่อไปที่หน้าการวิเคราะห์

   หากต้องการเรียนรู้เพิ่มเติม ให้ไปที่ วิเคราะห์กระบวนการ

3. หรือคุณสามารถบันทึกโดยไม่ต้องวิเคราะห์ โดยเลือกกะรัตที่อยู่ถัดจาก บันทึกและวิเคราะห์ จากนั้นเลือก บันทึก

4. เลือก ปิด เพื่อกลับไปที่หน้าจอรายละเอียดกระบวนการ

เคล็ดลับการจัดกลุ่ม

ต่อไปนี้เป็นเคล็ดลับในการจัดกลุ่มการดำเนินการเป็นกิจกรรม ซึ่งอาจเป็นประโยชน์สำหรับกรณีการใช้งานของคุณ

1. ใช้ชื่อกิจกรรมที่มีอยู่: สิ่งนี้จะสร้างแผนผังกระบวนการที่สอดคล้องและแม่นยำยิ่งขึ้น ชื่อกิจกรรมจะพร้อมใช้งานในเมนูดรอปดาวน์ทุกครั้งที่มีการบันทึก หากต้องการลบชื่อกิจกรรมออกจากเมนู หลังจากที่ลบออกจากการบันทึกทั้งหมดที่ใช้ชื่อนั้นแล้ว คุณต้องวิเคราะห์การบันทึก

2. ค้นหารูปแบบ: วิเคราะห์การดำเนินการที่บันทึกไว้สำหรับรูปแบบที่เกิดขึ้นบ่อยๆ เช่น ขั้นตอนที่คล้ายกันที่ใช้เพื่อทำงานให้เสร็จหรือแอปพลิเคชันทั่วไปที่ใช้ การจัดกลุ่มการดำเนินการเหล่านี้เข้าด้วยกันสามารถช่วยระบุกิจกรรมทั่วไปได้

3. ใช้ดุลยพินิจ: จัดกลุ่มการดำเนินการที่เหมาะสมสำหรับคุณและเกี่ยวข้องกับกระบวนการโดยรวมเข้าด้วยกัน ตัวอย่างเช่น หากคุณกำลังวิเคราะห์กระบวนการขาย คุณอาจจัดกลุ่มการดำเนินการที่เกี่ยวข้องกับการสร้างโอกาสในการขาย การขยายงาน และการปิดดีล

4. พิจารณาความถี่: คุณอาจต้องการจัดกลุ่มการดำเนินการที่เกิดขึ้นบ่อยๆ เข้าด้วยกัน สิ่งนี้สามารถช่วยระบุคอขวดในกระบวนการ หรือบริเวณที่ระบบอัตโนมัติอาจเป็นประโยชน์

5. คิดเกี่ยวกับการขึ้นต่อกัน: พิจารณาการจัดกลุ่มการดำเนินการที่มีการขึ้นต่อกัน ตัวอย่างเช่น หากคุณต้องการดาวน์โหลดไฟล์ก่อนที่จะอัปโหลด กิจกรรมทั้งสองนี้สามารถจัดกลุ่มเข้าด้วยกันได้

6. ใช้ความคิดเห็น : ทำงานร่วมกับผู้มีส่วนเกี่ยวข้องอื่นๆ ในกระบวนการ เช่น พนักงานที่ปฏิบัติงานหรือหัวหน้างานที่ดูแลกระบวนการ เพื่อรับข้อเสนอแนะเกี่ยวกับการจัดกลุ่มการดำเนินการ ข้อมูลเชิงลึกของพวกเขาสามารถช่วยปรับปรุงความถูกต้องและประโยชน์ของแผนผังกระบวนการ

สร้างชื่อกิจกรรมที่แนะนำ

ในฐานะเจ้าของกระบวนการหรือเจ้าของร่วม คุณสามารถสร้างชื่อกิจกรรมที่แนะนำสำหรับกระบวนการได้ ซึ่งทำให้มั่นใจว่าการตั้งชื่อในการบันทึกมีความสอดคล้องกันมากขึ้น

1. ในหน้าจอรายละเอียดกระบวนการ ให้เลือก สร้างชื่อกิจกรรม

2. ในการเพิ่มรายการชื่อกิจกรรมใหม่ในรายการที่แนะนำ ให้เลือก ชื่อใหม่

3. เมื่อคุณทำเสร็จแล้ว เลือก บันทึก

ชื่อกิจกรรมที่คุณเพิ่มจะปรากฏภายใต้ ชื่อที่แนะนำ ในเมนูดรอปดาวน์ เมื่อจัดกลุ่มการดำเนินการสำหรับการบันทึก กิจกรรมใดๆ ที่ไม่ได้กำหนดไว้ในรายการที่แนะนำจะปรากฏใต้ ชื่อที่กำหนดเอง