Gruplar, ekipler ve Viva Engage için yaşam döngüsü sonu seçenekleri

Microsoft 365 Grupları ve Microsoft Teams birden çok bağlı hizmetle çalışır. Bir grup veya ekip silindiğinde, bağlı hizmetlerdeki bilgilerin çoğu da silinir. Bu makalede, silme işleminden önce bilgileri gruptan veya ekipten çıkararak saklama seçenekleri açıklanmaktadır.

Artık gerekli olmayan gruplar veya ekipler için yaygın bir uygulama, dosyaları ekip dışına taşımak ve bunları SharePoint belge kitaplığı gibi başka bir konumda arşivlemektir. Bu uygulama, bilgilerin dosya ve klasörlerde depolandığı ve iletişimlerin e-posta yoluyla yürütüldüğü eski bir çalışma stilini temel alır.

Aşağıdaki tabloda gruplar ve ekiplerle ilişkilendirilmiş hizmetler ve bunların her birinde bulunan önemli içerik türleri özetlenmektedir:

Hizmet	İçerik türleri
Teams	Kanal konuşmaları, kanallardaki dosyalar
Formlar	Anket yapısı ve sonuçları
OneNote	Dizüstü
Outlook	Posta ve takvim
Planner	Proje durumu ve görev bilgileri
Power Automate	Iş akışı
Power BI	Veriler, raporlar ve panolar
Web'de proje	Proje planları
Yol Haritası	Yol Haritaları
SharePoint	Dosyalar, listeler, Teams kanalı wiki verileri
Stream	Videolar
Viva Engage	Konuşma

Bir grup veya ekip silinirken, ilişkili kaynakların çoğu da silinir. Özel durumlar şunlardır:

• Stream'deki videolar kalır ve bunları karşıya yükleyen/kaydeden kişiye aittir
• Power Automate'teki akışlar kalır ve bunları oluşturan kişiye aittir.
• Web üzerinde Project'teki proje ve yol haritası verileri CDS'de kalır ve ayrı olarak geri yüklenebilir.

Gruplar ve ekipler 30 gün boyunca geçici silme durumunda kalır ve istedikleri zaman geri yüklenebilir. Ancak, 30 gün sonra bunlar ve hizmetler ve içerik gibi ilişkili kaynaklar Microsoft 365 ortamından temizlenir. Bekletme ilkesi tarafından korunan tüm içerikler eBulma aramalarıyla kullanılabilir durumda kalır.

Gruba bağlı hizmetler için kullanım süresi sonu ile ilgili dikkat edilmesi gerekenler

Ekip ve grup sahiplerinin ve BT yöneticilerinin bir grubu veya ekibi silerken dikkate almaları gereken üç önemli alan vardır.

İçerik

Ekip artık orada olmadığında içeriğin korunması gerekiyor mu? Microsoft 365'in bekletme özelliklerine güvenmek yeterli mi yoksa uygulama ve hizmetlerde bekletme sunmayan içeriklerden bazıları mı? İçeriğin kayıt yönetimi, arşivleme veya gelecekte kullanım ve başvuru amacıyla saklanması gerekiyor mu?

Olası veri kaybını önlemek için, herhangi bir ekibin arşivlenip silinmesi için bu soruların sorulması gerekir.

Hizmetler

İçeriğin geçerli çalışma formunda kalması gerekiyor mu? Örneğin Power BI raporunun erişilebilir olmaya devam etmesi gerekiyor mu? Form sonuçlarının görsel özet görünümünde kullanılabilir olması gerekiyor mu? SharePoint'teki listeler herhangi bir yere bağlı mı yoksa eklenmiş mi?

İçeriği dışarı aktarmak yeterli olmadığından, temel alınan grup silinmeden önce bu soruların sorulması gerekir.

Konuklar

Konuklar bir takıma davet edildiğinde, konak kuruluşun Microsoft Entra ID eklenmeden önce bir konuk hesabı oluşturulur. Bir ekip silindiğinde, konuklar Microsoft Entra ID kaldırılmaz. Konuklar kendileriyle paylaşılmayan gruplara, sitelere, ekiplere veya içeriğe erişemezken, microsoft Teams'de sohbet başlatma, sesli ve görüntülü arama yapma ve uygulamaları kullanma gibi özellikleri kullanmaya devam edebilir.

Ekip veya grup sahibi, kuruluş dışından birini bir ekibİye ekleyerek Microsoft Entra ID konuk olmaya davet edebilir. Ancak ekip sahibi, konuğu Microsoft Entra ID'dan kaldıramaz. Hesapları silme işlemi yalnızca genel yönetici veya kullanıcı yöneticisi tarafından gerçekleştirilebilir.

Konuk değerlendirmeleri yapmak ve ekip silindikten sonra konukların Microsoft Entra ID kaldırılması gerekip gerekmediğini anlamak önemlidir. Diğer ekiplerin üyesi olmak veya diğer Microsoft 365 veya Azure hizmetlerini kullanmak gibi, konukların dizinde kalması için geçerli bir durum olabilir.

Teams

Teams'e özgü içerik öncelikli olarak konuşma biçimindedir.

Kanallardaki konuşmalar yerel Microsoft Teams işlevselliği kullanılarak kopyalanamaz veya taşınamaz. Ancak Graph API kullanılarak dışarı aktarılabilirler.

Ayrıca, Teams'e bir bekletme ilkesi uygulanırsa, konuşmalar korunur ve eBulma aramaları aracılığıyla kullanılabilir. eKeşif (Premium) kullanarak Teams sohbet konuşmasını yeniden oluşturabilirsiniz.

Ekibi arşivleme

Ekibi arşivlemenin avantajı, ekibi olduğu gibi tam erişim sağlamasıdır. Kullanıcılar etkin olmasalar bile kanal konuşmalarına göz atabilir ve dosyaları açabilir. Ayrıca, üzerinde çalışmaya devam etmeniz gerekiyorsa (örneğin, bir proje genişletilmişse) ekiplerin arşivleri kaldırılabilir.

Ekip sahibi tarafından arşivlendiğinde, ekip içindeki içerik için ve seçilirse ilişkili SharePoint sitesi üyeleri için salt okunur olarak ayarlanır. Bu eylemin amacı, kanallardaki konuşmaların dosyalar ve wiki'ler gibi SharePoint tabanlı içerikle birlikte mevcut durumlarında korunmasını sağlamaktır.

SharePoint sitesinde görünür bir değişiklik yok. Ancak, Microsoft 365 grubunun SharePoint izinleri Site ziyaretçileri olarak ayarlandığından hiçbir dosyada veya listede değişiklik yapılamaz. Bu, SharePoint sitesindeki Site Varlıkları kitaplığında depolanan ekip için OneNote not defterini içerir.

Bir ekip arşivlendiğinde, temel alınan Microsoft 365 grubu hala süre sonu ilkesine tabi olur (ayarlandıysa) ve bu nedenle sahibin ekibi yenilemeye devam etmesi gerekir.

Ekibin kanal konuşmaları ve SharePoint site içeriği salt okunur olarak ayarlanmış olsa da, aynı durum diğer ilişkili hizmetlere uygulanmaz:

• Planner demetleri ve görevleri yine oluşturulabilir, değiştirilebilir ve silinebilir.
• Formlar yine de gönderim alabilir.
• Outlook posta kutusu yine de e-posta alabilir.
• Power BI panoları, raporları ve verileri yine de değiştirilebilir.
• Projeler ve yol haritaları web üzerinde Project'te düzenlenebilir.
• Stream'de videolar yine karşıya yüklenebilir, değiştirilebilir ve silinebilir.
• Power Automate'teki akışlar yine oluşturulabilir, değiştirilebilir, silinebilir ve çalışmaya devam eder. (Ancak, arşivlenen ekibin bir kanalına ileti göndermek gerekirse başarısız olur.)

Formlar

Form tek bir hesaptan bir gruba taşınabilir ancak bir gruptan diğerine taşınamaz veya kopyalanamaz. Bir ekip silindiğinde form için üç seçenek kullanılabilir.

Formu çoğaltma

Formlar şablon olarak paylaşılabilir ve diğer kullanıcıların kendi hesaplarına veya bir gruba kopyalamasına olanak sağlar. Bu işlem sonuç gönderimlerindeki verileri korumaz; yalnızca sorular ve ayarlar gibi bir yapı oluşturur.

Sonuçları elektronik tabloya aktarma

Form yanıtlarının verilerinin saklanması gerekiyorsa, sonuçları bir Excel elektronik tablosuna aktararak bu elde edilebilir. Bu yalnızca soruları ve yanıtlarını veri olarak dışarı aktarır; Formlar tarafından oluşturulan grafikleri içermez.

Formu Silme

Grubun silinmesi de ilişkili formların silinmesine neden olur, ancak grup üyeleri grubun sahibi olmadan bunları doğrudan silebilir . Ancak, bu el ile gerçekleştirilen ve ek fayda sağlamayan bir adımdır.

OneNote

Bir gruba dahil edilen OneNote not defteri, ilişkili SharePoint sitesindeki Site Varlıkları kitaplığında depolanır. Not defteri dosyaları bazen birden çok dosyaya yayılabilir ancak bağımsız olarak kopyalanamaz ve açılamaz. Bunun yerine, OneNote not defterinin içeriği OneNote masaüstü istemcisi kullanılarak taşınmalıdır veya dışarı aktarılmalıdır.

Sayfaları ve bölümleri başka bir not defterine taşıma

Sayfaları veya bölümleri ayrı ayrı başka bir not defterine taşımak , sahiplere verilerini temizleme ve yalnızca saklanması gerekenleri alma fırsatı sağlar.

Not defterinin tamamını paket olarak dışarı aktarma

Not defterinin tamamının mevcut yapısıyla korunması gerekiyorsa, OneNote paket dosyası olarak dışarı aktarılabilir ve ardından yeni bir konuma aktarılabilir. Bunun yerine, bu, içeriği mevcut çok dosyalı yapı yerine tek bir dosyada tutmak için bir yöntem olarak kullanılabilir.

PDF'ye yazdır

Not defterinin bazı içeriğinin yalnızca başvuru için veya kayıt olarak saklanması gereken senaryolarda, tek tek sayfalar PDF'ye yazdırılabilir ve başka bir yerde depolanabilir.

Posta kutusu ve takvim

Ekip kanallarında birçok konuşma yapılmış olsa bile grupla ilişkili posta kutusunun kullanılması sık karşılaşılan bir durum değildir. Posta kutusu yalnızca doğrudan e-postayla gönderilen e-postaları depolar ve doğrudan kanallara gönderilen e-postaları içermez.

Bazı durumlarda, posta kutusunda depolanan e-postalar toplantı bildirimleri, Planner görev güncelleştirmeleri ve diğer uygulama veya sistem tarafından oluşturulan iletiler olabilir. posta kutusunun içeriğinin gözden geçirilmesi, içeriğin korunması mı yoksa silinmesi mi gerektiğini belirlemek için önemlidir.

Exchange'de bekletme ilkesi uygulanırsa, e-postalar ve takvim öğeleri korunur ve eBulma aramaları aracılığıyla kullanılabilir.

Postayı ve takvimi dışarı aktarma

Ekip veya grup üyeleri , posta kutusunun ve takvimin içeriğini bir Outlook Verileri / Kişisel Depolama (PST) dosyasına aktarabilir. Bu dosya daha sonra başka bir yerde depolanabilir veya içerik farklı bir posta kutusuna aktarılabilir. PST dosyasının içeriği Outlook'ta açılmadan aranamaz ve dosyanın kendisi zaman içinde bozulaabildiği için ilk dosya önerilmez.

BT tarafından gerçekleştirilen içerik geçişi

Yöneticiler, herhangi bir kullanıcı müdahalesi olmadan e-posta ve takvim içeriğini posta kutuları arasında geçirmek için üçüncü taraf araçları kullanabilir. Olası bir depolama konumu, yalnızca grup posta kutusu içeriğinin "arşivi" olarak görev yapmak için oluşturulmuş paylaşılan bir posta kutusu olabilir.

Planner

Her grubun veya ekibin birden çok planı olabilir. Her plan için bekletme gereksinimlerinin karşılandığından emin olmak, biniş dışı bırakma işlemi sırasında önemlidir. Diğer hizmetler gibi Planner'da da pano dışı içeriğe yönelik çeşitli yaklaşımlar vardır.

Planı elektronik tabloya aktarma

Yalnızca kayıt tutma amacıyla planın bir kopyasının tutulması gerekiyorsa, en basit yaklaşım planı bir Excel elektronik tablosuna aktarmaktır. Bu tek yönlü bir eylemdir; planları elektronik tablodan içeri aktarma seçeneği yoktur.

Önemli

Bir planı Excel'e aktarmak, plan içindeki bilgilerin çoğunu alır, ancak açıklama, bağlantı veya dosya içermez.

Görevleri kopyalama ve başka bir Plana taşıma

Görevleri başka bir plana kopyalamak veya taşımak bir çözüm gibi görünse de, tek tek görevler yalnızca aynı grup içindeki planlar arasında kopyalanabilir veya taşınabilir . Planla ilişkili grup siliniyorsa bu işlem verileri yedeklemez.

Planın tamamını kopyalama

Planın tamamını kopyalamak da mümkündür. Kopyalama mevcut bir gruba yapılamaz. Planın kopyalanması yeni bir grup oluşturur. Ayrıca, planın tamamının kopyalanması açıklamalar, atamalar, bağlantılar, ekler veya tarihler içermez.

Power Automate

Power Automate'te oluşturulan ve bir grup veya ekiple ilişkilendirilmiş akışlar gruba ait değildir. Bunlar oluşturucuya aittir ve yalnızca diğer kullanıcılar ve gruplarla paylaşılır. Bu nedenle, bir grup veya ekip silinirse bu durumdan etkilenmez.

Akışın sahipliğini değiştirme

Akışın çalışmaya devam etmesi gerekiyorsa, tüm sahipler diğer kullanıcıları veya Microsoft 365 gruplarını sahip olarak ekleyebilir.

Akışı dışarı aktarma

Akışın çalışmaya devam etmesi gerekmiyorsa ancak gelecekteki olası kullanım için korunması gerekiyorsa, bir dosya olarak dışarı aktarılabilir ve daha sonra yeniden içeri aktarılabilir.

Power BI

Power BI verileri ve çalışma alanları gruplardan ve ekiplerden bağımsız olarak çalışabilir ve diğer iş yükleri gibi farklı yollardan kullanıma hazır hale gelebilir. Power BI'daki klasik çalışma alanları bir Microsoft 365 Grubu ile ilişkilendirilirken, modern çalışma alanları değildir ve yalnızca içeriklerini grupla paylaşabilir (akışa benzer).

Raporları başka bir çalışma alanına kopyalama

Grup veya ekip silindikten sonra rapora ihtiyacınız varsa, rapor mevcut çalışma alanından Power BI'daki başka bir çalışma alanına kopyalanabilir.

Panodan veya rapordan verileri dışarı aktarma

Bunun yerine, raporun artık etkin olması ve verilerin korunması gerekiyorsa, Excel'e aktarılabilir.

Project

Web için Project'de oluşturulan projeler ve Yol Haritaları, Microsoft 365 gruplarıyla ilişkilendirilir ve Power BI'a benzer şekilde bindirmeye yönelik yaklaşımlara sahiptir.

Projeyi başka bir gruba atama

Projenin, grubun veya ekibin ömrü dışında işlevsel durumunda korunması gerekiyorsa, farklı bir Microsoft 365 grubuna atanabilir. Bu, Dynamics 365 Yönetim Merkezi kullanılarak yapılabilir.

Projeden veya yol haritasından verileri dışarı aktarma

Dynamics 365 Yönetim Merkezi'ni kullanarak kullanıcı verilerini projeden bir elektronik tabloya dışarı aktarabilirsiniz. Veriler Project dosyasına da aktarılabilir (. powershell kullanarak MPP) ve XML dosya biçimleri.

SharePoint

Ekip kanallarındaki tüm dosyalar ilişkili grubun SharePoint sitesinde depolanır. Bazı durumlarda, SharePoint'te listeler veya sayfalar gibi belgeler dışında içerik bulunabilir.

Dosyalar genellikle bir SharePoint sitesindeki üç birincil konumda depolanır:

• Sayfalar - Site Sayfaları kitaplığı
• Sayfalarda kullanılan görüntüler – Site Varlıkları kitaplığı
• Kanallardaki dosyalar – Belgeler kitaplığı
• Wiki sayfaları – Teams Wiki Veri kitaplığı

Sitede bir veya daha fazla alt site varsa, her alt site için biniş dışı işleminin yinelenmesi gerekir. Ekip özel veya paylaşılan kanallar içeriyorsa, her kanal için ayrı bir SharePoint sitesi vardır.

Dosyaları bir gruptan veya ekipten kaldırırken, bunların grubun veya ekibin üyesi olmayan kullanıcılarla paylaşılabileceğini göz önünde bulundurmak önemlidir. Yaklaşan değişikliği onlara iletmek isteyebilirsiniz.

Dosyaları indirme

Yukarıda bahsedilen kitaplıklardan birinde SharePoint'te depolanan dosyalar yerel bir bilgisayara indirilebilir.

Dosyaları taşıma

Ayrıca, dosyalar SharePoint'te farklı bir sitedeki kitaplık gibi başka bir konuma taşınabilir.

Listeyi dışarı aktar

SharePoint listelerinde depolanan veriler excel elektronik tablosuna aktarılabilir ve yeniden başka bir sitedeki bir listeye aktarılabilir.

Alternatif olarak Power Automate veya üçüncü taraf bir araç, işlevi, liste görünümlerini, biçimlendirmeyi ve diğer öznitelikleri korumak için listeyi siteler arasında geçirmek için kullanılabilir.

"Dışarı aktar" wiki dosyaları

Ekip kanallarındaki Wiki içeriği, ilişkili SharePoint sitesinin ayrılmış kitaplığında HTML biçimli bir dosyada depolanır. Bunlar kolayca dışarı aktarılamaz ve başka bir kanal wiki'sine aktarılamaz, ancak html dosyasına dönüştürülebilir ve web sayfası olarak açılabilir.

Microsoft Stream

Power Automate gibi Stream'de bir grup veya ekiple ilişkilendirilmiş videolar da gruba ait değildir ve grup silindiğinde silinmez. Stream'deki videolar, kullanıcıları veya grupları sahip olarak ekleseler bile videoyu karşıya yükleyen veya oluşturan kişiye aittir. Teams kanalında kaydedilen toplantılar kaydı başlatan kişiye aittir.

Diğer sahipleri ekleme

Grup silindiğinde video Stream'de tutulduğundan, özgün sahip videoyu diğer kullanıcılar ve gruplarla paylaşabilir, hatta bunları sahip olarak ekleyebilir.

Videoyu indirin

Videonun Stream'de tutulmasının gerekmeyen veya kayıt yönetim sistemi gibi alternatif bir konumda depolanması gereken senaryolarda, bir sahip videoyu yerel olarak indirebilir.

Viva Engage

Viva Engage, Microsoft Teams'deki konuşmalardan farklı olarak hem kullanıcılara hem de yöneticilere konuşmaları taşıma veya dışarı aktarma seçenekleri sunar.

Konuşmaları başka bir gruba veya topluluğa taşıma

Konuşmalar, yalnızca sahipler veya yöneticiler tarafından değil, herhangi bir kullanıcı tarafından başka bir Viva Engage grubuna taşınabilir. Bu hem klasik Viva Engage hem de yeni Viva Engage arabirimlerinde mümkündür.

Ağ verilerini dışarı aktarma

ağ yöneticilerinin ağ verilerini dışarı aktarmasını Viva Engage. Ancak, bunu yaptığınızda tüm ağ için tüm konuşmalar dışarı aktarılır. Sonuçta elde edilen dışarı aktarmada Grup Kimliği listelenir. Bu kimliğe göre konuşmaları filtrelemek mümkündür.

İlgili konular

Eski bir çalışanı kaldırın ve verileri güvenli hale getirin