Thiết lập quy tắc phát hiện sự trùng lặp để giữ dữ liệu của bạn được sạch

Để duy trì tính toàn vẹn cho dữ liệu của bạn, bạn nên áp dụng các quy tắc để giảm bớt các hồ sơ trùng lặp trong hệ thống. Các ứng dụng dựa trên mô hình và ứng dụng Customer Engagement (chẳng hạn như Dynamics 365 Sales và Dynamics 365 dịch vụ khách hàng) bao gồm các quy tắc phát hiện sự trùng lặp mặc định cho tài khoản và người liên hệ, nhưng không bao gồm các loại bản ghi khác. Nếu muốn hệ thống phát hiện các bản ghi trùng lặp cho các loại bản ghi khác, bạn sẽ cần tạo quy tắc phát hiện sự trùng lặp mới.

Sau khi tạo xong quy tắc phát hiện sự trùng lặp, bạn cần bật quy tắc.

1. Đảm bảo rằng bạn có vai trò bảo mật Quản trị viên Hệ thống, Người tùy chỉnh Hệ thống, Người quản lý Bán hàng, Phó Chủ tịch Bán hàng, Phó Chủ tịch Tiếp thị hoặc CEO-Người quản lý Doanh nghiệp hoặc các quyền tương đương.

   Kiểm tra vai trò bảo mật của bạn

   1. Làm theo các bước trong Xem hồ sơ người dùng của bạn.

   2. Không có quyền chính xác? Liên hệ với quản trị viên hệ thống của bạn.

2. đăng nhập vào Power Platform trung tâm quản trị và chọn một môi trường.

3. Chọn Thiết đặt>Quản lý dữ liệu>Quy tắc phát hiện sự trùng lặp.

   

4. Để tạo quy tắc phát hiện sự trùng lặp mới, hãy chọn Mới. Nhập tên và mô tả.

   –HOẶC–

   Để chỉnh sửa quy tắc phát hiện sự trùng lặp hiện có chưa được xuất bản, hãy chọn quy tắc phát hiện sự trùng lặp.

   –HOẶC–

   Để chỉnh sửa quy tắc phát hiện sự trùng lặp đã phát hành, chọn quy tắc đó. Trên menu Hành động , hãy chọn Hủy xuất bản rồi chọn quy tắc.

5. Chọn tiêu chí sẽ sử dụng để xác định bản ghi là trùng lặp.

   1. Nếu bạn đang tạo quy tắc mới:

      • Trong phần phát hiện sự trùng lặp Tiêu chí quy tắc , trong danh sách Cơ sở loại bản ghi , hãy chọn loại bản ghi phù hợp quy tắc áp dụng cho. Ví dụ: chọn Người liên hệ.

      • Trong hộp So khớp loại bản ghi , chọn loại bản ghi cần so sánh. Trong hầu hết các trường hợp, bạn nên sử dụng cùng một loại bản ghi cho Loại bản ghi cơ sở và Loại bản ghi trùng khớp. Việc có thể so sánh các loại bản ghi khác nhau cũng rất hữu ích. Ví dụ: bạn muốn so sánh trường Email trong nhóm Người liên hệ với trường Email trong Khách hàng tiềm năng.

   2. Nếu bạn muốn quy tắc chỉ xem xét các bản ghi hiện hoạt trong khi phát hiện bản ghi trùng lặp, chọn hộp kiểm Loại trừ bản ghi trùng khớp không hoạt động. Bạn cũng nên chọn hộp kiểm này nếu tiêu chí của quy tắc phát hiện sự trùng lặp dựa trên trường trạng thái.

   3. Nếu bạn muốn quy tắc phân biệt chữ hoa - chữ thường, chọn hộp kiểm Phân biệt dạng chữ.

   4. Nếu bạn đã chọn các loại bản ghi khác nhau cho loại bản ghi cơ sở và loại bản ghi phù hợp, cho mỗi tiêu chí mới, trong cột Trường bản ghi cơ sở , hãy chọn Chọn, rồi chọn tên trường. Trong cùng một hàng, trong cột Trường bản ghi trùng khớp , hãy chọn Chọn rồi chọn tên trường.

      - HOẶC -

      Nếu bạn đã chọn các loại bản ghi giống nhau cho loại bản ghi cơ sở và loại bản ghi phù hợp, cho mỗi tiêu chí mới, trong cột Trường , hãy chọn Chọn, rồi chọn một trường.

   5. Trong cùng một hàng, trong cột Tiêu chí , hãy chọn Chọn rồi chọn một toán tử. Ví dụ: chọn Khớp hoàn toàn.

   6. Nếu bạn đã chỉ định Các ký tự đầu tiên giống nhau hoặc Các ký tự cuối cùng giống nhau, thì trong Không. của cột Ký tự , chọn Nhập Giá trị rồi nhập số ký tự cần so sánh.

   7. Nếu bạn không muốn quy tắc xem xét các trường trống (giá trị rỗng) là bằng khi xác định các bản trùng lặp, hãy chọn hộp kiểm Bỏ qua giá trị trống.

   Quan trọng

   Nếu quy tắc phát hiện sự trùng lặp chỉ chứa một điều kiện, giá trị trống sẽ bị bỏ qua trong khi phát hiện sự trùng lặp và chúng không hoạt động khi người dùng ngoại tuyến.

   Số lượng tiêu chí bạn có thể chọn bị giới hạn bởi số lượng ký tự có thể lưu trữ trong mã phù hợp cho bản ghi. Khi bạn thêm tiêu chí, hãy xem giá trị Độ dài mã phù hợp hiện tại được thể hiện ở cuối danh sách tiêu chí.

   

6. Khi bạn thêm xong tiêu chí, hãy chọn Lưu và đóng.

7. Để làm cho quy tắc phát hiện sự trùng lặp mới hoặc đã thay đổi có thể sử dụng được, hãy chọn quy tắc đó rồi chọn Xuất bản.

   Khi bạn phát hành một quy tắc phát hiện sự trùng lặp, mã phù hợp được tạo cho mỗi bản ghi trong loại bản ghi trùng khớp cho quy tắc đó. Bạn chỉ có thể phát hành 5 quy tắc cho cùng một loại bản ghi cơ sở (ví dụ: Khách hàng) một lúc. Bạn có thể cần xóa hoặc hủy phát hành quy tắc hiện có nếu bạn chạm đến giới hạn này.

Lưu ý

• Chúng tôi khuyến nghị bạn nên đặt tiêu chí phát hiện sự trùng lặp trên một trường có giá trị duy nhất, ví dụ: Email.
• Bạn có thể có nhiều quy tắc phát hiện sự trùng lặp cho mỗi loại bản ghi.

Xem thêm

Bật hoặc tắt các quy tắc phát hiện sự trùng lặp cho toàn bộ tổ chức
Chạy công việc hệ thống hàng loạt để phát hiện bản ghi trùng lặp
Kết hợp các bản ghi trùng lặp cho các tài khoản, người liên hệ hoặc khách hàng tiềm năng
Hướng dẫn của Nhà phát triển: Sao chép Các thực thể quy tắc