Tạo quy trình công việc nhất quán cho tổ chức của bạn

  • Bài viết

Chủ đề này áp dụng cho Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises). Đối với phiên bản Power Apps thuộc chủ đề này, hãy xem: Áp dụng logic nghiệp vụ tùy chỉnh với các quy tắc và dòng công việc trong các ứng dụng dựa trên mô hình

Xác định và thực thi các quy trình kinh doanh phù hợp là một trong những lý do chính mọi người sử dụng Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises). Các quy trình nhất quán giúp đảm bảo rằng những người sử dụng hệ thống có thể tập trung vào công việc của họ và không nhớ để thực hiện một tập hợp các bước hướng dẫn sử dụng. Quá trình có thể đơn giản hay phức tạp và có thể thay đổi theo thời gian.

Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises) bao gồm bốn loại quy trình, mỗi loại được thiết kế cho một mục đích khác nhau:

Khi nào nên sử dụng dòng quy trình công việc

Sử dụng dòng quy trình công việc khi bạn muốn nhân viên chuyển qua các giai đoạn tương tự và làm theo các bước tương tự để tương tác với khách hàng. Ví dụ: sử dụng dòng quy trình công việc nếu bạn muốn mọi nhân viên xử lý yêu cầu dịch vụ khách hàng theo cùng một cách hoặc yêu cầu nhân viên phải được phê duyệt hóa đơn trước khi gửi đơn hàng.

Môi trường của bạn bao gồm một số dòng quy trình công việc sẵn sàng sử dụng cho các công việc bán hàng, dịch vụ và tiếp thị phổ biến mà bạn có thể dùng và cần thay đổi một chút hoặc không thay đổi. Hoặc bạn có thể tạo quy trình của riêng mình. Xem chủ đề sau để biết thêm thông tin về dòng quy trình công việc:

Thời điểm sử dụng dòng tác vụ di động

Bạn cũng có thể thiết kế một loại dòng quy trình công việc được gọi là dòng tác vụ trong Dynamics 365 dành cho điện thoại hoặc Dynamics 365 dành cho máy tính bảng dựa trên các tác vụ phổ biến mà người dùng của bạn thực hiện. Ví dụ: nếu người dùng thường xuyên phải thực hiện một loạt các bước theo dõi sau cuộc họp với khách hàng, hãy tạo dòng tác vụ. Khi người dùng nhấn vào tác vụ mới trong ứng dụng di động của họ, thao tác này sẽ dẫn họ đi từ đầu đến cuối quá trình để họ không quên bước quan trọng. Xem chủ đề sau để biết thêm thông tin về dòng tác vụ:

Thời điểm sử dụng quy trình công việc

Sử dụng quy trình công việc để tự động hóa các quy trình kinh doanh đằng sau hậu trường. Quy trình công việc thường bắt đầu bằng sự kiện hệ thống để người dùng không cần phải biết rằng quy trình công việc đang chạy. Quy trình công việc hoạt động trong nền là "không đồng bộ". Quy trình làm việc cũng có thể được cấu hình để mọi người khởi tạo chúng theo cách thủ công. khi bạn muốn tự động hóa các tác vụ phổ biến, chẳng hạn như tự động gửi email xác nhận cho khách hàng khi chuyển đơn hàng. Quy trình làm việc hoạt động trong thời gian thực là "đồng bộ". Để biết thêm thông tin về dòng công việc, hãy xem Quy trình dòng công việc

Thời điểm sử dụng Hành động

Sử dụng Hành động khi bạn muốn tự động hóa một loạt lệnh trong hệ thống. Hành động mở rộng vốn từ vựng có sẵn cho nhà phát triển để biểu lộ quy trình kinh doanh. Với các động từ cốt lõi như tạo, Cập Nhật, xóa, và gán được cung cấp bởi hệ thống, một hành động sử dụng các động từ cốt lõi để tạo ra các động từ diễn cảm hơn như phê chuẩn, làm tăng, định tuyến hoặc lên lịch. Nếu định nghĩa của một quá trình kinh doanh thay đổi, một người không phải là một nhà phát triển có thể chỉnh sửa các hành động để các mã không cần phải được thay đổi. Để biết thêm thông tin về Hành động, hãy xem Hành động

Khi nào nên sử dụng Power Automate

Sử dụng khi bạn cần tạo quy trình làm việc tự động thực hiện các hành động giữa môi trường của bạn và ứng dụng Power Automate hoặc dịch vụ yêu thích, chẳng hạn như Customer Engagement, Twitter, Dropbox, các dịch vụ của Google, Microsoft 365 v.v SharePoint. Bạn có thể kích hoạt dòng dựa trên một hành động cụ thể hoặc gọi từ bên trong ứng dụng. Thông tin thêm: Sử dụng Power Automate để tự động hóa các quy trình trên các dịch vụ

Tôi phải tạo quy trình ở đâu?

Có hai đường dẫn để chuyển đến các quy trình:

  • Quy trình cài đặt>. trong Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises), đường dẫn này là cách truy nhập dễ dàng nhất và cho phép bạn sử dụng các dạng xem được xác định cho thực thể Quy trình, bao gồm bất kỳ dạng xem tùy chỉnh nào.

  • Trong trình khám phá giải pháp. Quy trình thành phần > . Đường dẫn này cung cấp truy nhập thuận tiện khi bạn đang thực hiện công việc tùy chỉnh khác trong công cụ tuỳ chỉnh.

    Các dòng quy trình công việc riêng lẻ cũng có thể được chỉnh sửa bằng cách sử dụng nút Chỉnh sửa Quy trình trong thanh lệnh cho biểu mẫu nơi dòng quy trình công việc đang hoạt động.

Ai có thể tạo ra quá trình?

Chỉ những người có vai trò bảo mật Quản trị viên hệ thống, Người tùy chỉnh hệ thống hoặc Nhà quản lý doanh nghiệp - Tổng giám đốc có thể tạo ra quá trình áp dụng cho toàn bộ tổ chức. Những người có các vai trò bảo mật khác có thể tạo các quy trình với mức độ truy cập hạn chế. Ví dụ, những người có mức độ truy cập người dùng có thể tạo các quy trình công việc để họ sử dụng riêng với hồ sơ của riêng họ.

Bảng dưới đây cho thấy mức độ truy cập của quy trình dựa trên vai trò bảo mật mặc định.

vai trò bảo mật Cấp độ truy cập
CEO-Người quản lý Doanh nghiệp Tổ chức
Quản trị viên Hệ thống Tổ chức
Người tùy chỉnh Hệ thống Tổ chức
Phó Chủ tịch Tiếp thị Cấp trên: Đơn vị kinh doanh cấp dưới
Phó Chủ tịch Bán hàng Cấp trên: Đơn vị kinh doanh cấp dưới
Người quản lý Dịch vụ Đơn vị Kinh doanh
Giám đốc Tiếp thị Đơn vị Kinh doanh
Người quản lý Bán hàng Đơn vị Kinh doanh
Người quản lý Lịch trình Đơn vị Kinh doanh
Đại diện Dịch vụ Khách hàng Người dùng
Tiếp thị Chuyên nghiệp Người dùng
Nhân viên bán hàng Người dùng
Người lập lịch trình Người dùng

Lưu ý

Mặc dù mọi người có thể tạo dòng quy trình công việc, quy trình làm việc theo thời gian thực hoặc quy trình hành động, nhưng họ sẽ cần phải có đặc quyền Kích hoạt Dòng Quy trình Công việc hoặc Kích hoạt Quy trình Thời gian Thực để kích hoạt chúng.

Thông tin bổ sung về quy trình làm việc và Hành động

Quá trình có thể kiểm tra các điều kiện, áp dụng lô-gic phân nhánh, và thực hiện hành động. Chúng thực hiện những hành động này trong một loạt các bước. Bảng sau mô tả các bước có sẵn trong quy trình làm việc và các quá trình hành động. Để biết chi tiết xem các chủ đề cho từng loại quá trình.

Bước Loại quá trình Mô tả
Sân khấu Quy trình làm việc, Hành động Giai đoạn làm cho lô-gic quy trình làm việc dễ dàng hơn để đọc, và giải thích lô-gic quy trình làm việc. Tuy nhiên, giai đoạn không ảnh hưởng đến lô-gic hay hành vi của quy trình công việc. Nếu một quá trình có các giai đoạn, tất cả các bước trong quá trình phải chứa một giai đoạn.
Kiểm tra tình trạng Quy trình làm việc, Hành động Một câu lệnh hợp lý "if-condition<> then".

Bạn có thể kiểm tra các giá trị cho hồ sơ mà quy trình làm việc đang chạy trên bất kỳ hồ sơ được liên kết đến hồ sơ đó trong một mối quan hệ N:1 hoặc hồ sơ bất kỳ được tạo bởi các bước trước đó. Dựa trên các giá trị này, bạn có thể xác định các bước bổ sung khi điều kiện true.
Chi nhánh có điều kiện Quy trình làm việc, Hành động Một câu lệnh hợp lý "else-if-then", biên tập viên sử dụng văn bản "Nếu không, nếu <điều kiện> thì:"

Chọn điều kiện kiểm tra mà bạn đã xác định trước đó và bạn có thể thêm nhánh có điều kiện để xác định các bước bổ sung khi điều kiện kiểm tra trả về false.
Hành động mặc định Quy trình làm việc, Hành động Một tuyên bố có tính lô-gic "khác". trình soạn thảo sử dụng văn bản "Nếu không:"

Chọn một điều kiện, nhánh có điều kiện, tình trạng đợi hoặc nhánh đợi song song bạn đã xác định trước đó và bạn có thể sử dụng một hành động mặc định để xác định các bước cho tất cả các trường hợp không phù hợp với các tiêu chuẩn quy định tại điều kiện hoặc các yếu tố nhánh.
Điều kiện chờ đợi Chỉ cho quy trình công viện nền Cho phép một quy trình công việc nền tự tạm dừng cho đến khi các tiêu chí được xác định bởi điều kiện đã được đáp ứng. Quy trình công việc khởi động lại tự động khi các tiêu chuẩn trong tình trạng đợi đã được đáp ứng.
Chi nhánh chờ song song Chỉ cho quy trình công viện nền Xác định một điều kiện chờ khác cho một công việc nền với một bộ tương ứng của bước bổ sung được thực hiện chỉ khi các tiêu chí đầu tiên được đáp ứng. Bạn có thể sử dụng các nhánh chờ song song để tạo ra giới hạn thời gian trong lô-gic quy trình làm việc của bạn. Chúng giúp ngăn không cho quy trình công việc chờ vô thời hạn cho đến khi các tiêu chí được xác định trong một tình trạng chờ đã được đáp ứng.
Gán giá trị Hành động Thiết lập một giá trị cho một biến số hoặc tham số kết quả trong quá trình.
Tạo bản ghi Quy trình làm việc, Hành động Tạo một hồ sơ mới cho một thực thể và đặt giá trị cho các thuộc tính.
Cập nhật bản ghi Quy trình làm việc, Hành động Bạn có thể cập nhật hồ sơ mà quy trình làm việc đang chạy trên bất kỳ hồ sơ được liên kết đến hồ sơ đó trong một mối quan hệ N:1 hoặc hồ sơ bất kỳ được tạo bởi các bước trước đó.
Gán bản ghi Quy trình làm việc, Hành động Bạn có thể gán bản ghi quy trình làm việc đang chạy trên bất kỳ hồ sơ nào được liên kết đến hồ sơ đó trong một mối quan hệ N:1 hoặc bản ghi bất kỳ được tạo bởi các bước trước đó.
Gửi email Quy trình làm việc, Hành động Gửi một email. Bạn có thể chọn để tạo ra thư email mới hoặc sử dụng một bản mẫu email được cấu hình cho các thực thể của hồ sơ mà công việc đang chạy trên hoặc bất kỳ thực thể nào có một mối quan hệ N:1 với các tổ chức hoặc các thực thể cho bất kỳ hồ sơ nào được tạo bởi các bước trước đó.
Bắt đầu dòng công việc con Quy trình làm việc, Hành động Bắt đầu một quy trình quy trình làm việc mà đã được cấu hình như là một quy trình làm việc cho trẻ em.
Thay đổi trạng thái Quy trình làm việc, Hành động Thay đổi trạng thái của hồ sơ mà quy trình đang chạy trên bất kỳ hồ sơ nào được liên kết đến hồ sơ đó trong một mối quan hệ N:1 hoặc hồ sơ bất kỳ được tạo bởi các bước trước đó.
Dừng dòng công việc Quy trình làm việc, Hành động Dừng hành động hoặc quy trình làm việc hiện tại. Bạn có thể đặt trạng thái Thành công hoặc Đã hủy và chỉ định thông báo trạng thái.
Bước tùy chỉnh Quy trình làm việc, Hành động Cung cấp các tiện ích cho các yếu tố hợp lý có sẵn theo mặc định. Bước có thể bao gồm điều kiện, hành động, bước khác, hoặc một sự kết hợp của các yếu tố. Nhà phát triển có thể tạo các bước quy trình làm việc tùy chỉnh. Theo mặc định, không có sẵn bước tùy chỉnh nào.

Để biết thêm thông tin cho nhà phát triển, hãy xem chủ đề Hướng dẫn dành cho nhà phát triển Tự động hóa quy trình kinh doanh của bạn trong ứng dụng Customer Engagement.

Xem thêm

Tổng quan về dòng quy trình công việc
Tạo dòng quy trình công việc
Tạo dòng tác vụ di động
Quy trình làm việc
Hành động