Đánh giá tác động kinh doanh của tự động hóa
Sau khi triển khai thành công quá trình tự động hóa, bạn có thể đánh giá tác động của nó bằng cách so sánh quy trình kinh doanh ban đầu với quy trình mới, sử dụng các số liệu thành công mà bạn đã xác định. Kết quả tự động hóa của bạn được lưu trữ trong 30 ngày, trong thời gian đó bạn có thể xem chúng để phân tích tổng số hành động và lượt chạy trong một ngày.
Để xem phân tích luồng
Đi tới Luồng của tôi.
Chọn luồng bạn muốn phân tích.
Chọn Phân tích.
Chọn tab Cách sử dụng .
Lấy số lần chạy luồng
Tab Cách sử dụng cho bạn biết số lần quy trình đã được sử dụng trong một ngày để tự động hóa một quy trình công việc cụ thể.
Để xuất dữ liệu lần chạy sang sổ làm việc Excel
Di chuột qua biểu đồ hiển thị dữ liệu bạn muốn xuất.
Chọn Tùy chọn khác.
Chọn Xuất dữ liệu.
Chọn định dạng tệp bạn muốn (sổ làm việc Excel hoặc CSV).
Chọn Xuất.
Nhận thời lượng chạy luồng
Để xem thời lượng của mỗi lần chạy luồng
Đi tới Luồng của tôi.
Chọn luồng bạn muốn phân tích.
Trong lịch sử chạy 28 ngày, chọn Tất cả các lần chạy.
Nếu bạn muốn xuất thông tin, hãy chọn Nhận tệp .csv.
Tệp CSV bao gồm thời gian bắt đầu và thời gian kết thúc của mỗi lần chạy. Bạn có thể sử dụng Excel để tính toán lại thời lượng và thực hiện phân tích bổ sung (chẳng hạn như tìm thời lượng trung bình). Để có được thời lượng tính bằng giây, hãy sử dụng công thức sau:
(Thời gian kết thúc chạy ô − Thời gian bắt đầu chạy ô) × 24 × 60 × 60
Để có được thời lượng trung bình, hãy lấy tổng số thời lượng và chia cho số lần chạy (số hàng).
Bây giờ bạn đã có số lần chạy và thời lượng của các lần chạy, bạn sẽ có thể tìm hiểu xem quá trình tự động hóa của bạn đã tiết kiệm được bao nhiêu thời gian bằng cách so sánh nó với quy trình thủ công trước đó.
Kịch bản ví dụ
Hãy lấy tình huống hoàn trả tiền mặt làm ví dụ.
Trước đây, nhóm kế toán của Abhay phải nhập mã kế toán, nhập giao dịch và đăng giao dịch vào hệ thống kế toán dựa trên thông tin họ nhận được trong email phê duyệt đính kèm báo cáo chi phí. Giả sử rằng trong giai đoạn lập kế hoạch tự động hóa, Abhay đã đo khoảng thời gian thực hiện và ghi lại rằng phải mất 3 phút để tra cứu thông tin ngân hàng của nhân viên và 5 phút nữa để hoàn trả cho người nộp đơn từ trang web ngân hàng trực tuyến.
Dựa trên phân tích lần chạy luồng, Abhay có thể thấy rằng quá trình tự động hóa chạy từ 91 đến 110 lần một ngày, trung bình là 107 lần chạy.
Thời gian tự động hóa đạt được trung bình là 40 giây. Do đó, thời gian giảm mỗi lần chạy là:
Thời gian trước khi tự động hóa (3 phút + 5 phút) − thời gian sau khi tự động hóa (40 giây) = 440 giây
Vì quá trình tự động hóa đã chạy 3.226 lần trong 30 ngày nên tổng thời gian tiết kiệm được là:
Thời gian giảm (440 giây) × số lần chạy (3.226 lần) = 1,419,440 giây = 394,28 giờ