Microsoft Dynamics GP 工资单的年终结算程序

项目
03/20/2024

本文提供执行年终结算过程的步骤以及 Microsoft Dynamics GP 工资单的相关故障排除信息。

适用于： Microsoft Dynamics GP
原始 KB 编号： 850663

摘要

本文档概述了 Microsoft Dynamics GP 工资单的建议年终结算程序。 “更多信息”部分包含以下内容：

完成年终结算过程必须遵循的步骤的详细清单。
如果必须在完成上一年的年终结清手续之前处理新年度的新工资运行，请使用替代清单，而不是标准清单。

注意

在按照本文中的说明操作之前，请确保拥有数据库的完整备份副本，可在出现问题时还原该副本。

简介

工资单手册中提供了有关工资年终结算例程中每个步骤的详细信息。按照本文中的步骤操作之前，请查找以下更新的年终信息。

更多信息

工资单年终清单

若要执行年终结算过程，请执行以下步骤：

验证是否已安装最新的工资税更新。
完成当前年度的所有付款运行。
完成当前年度的所有月末、期末或季度末过程。
备份原始文件。
安装年终更新。
创建年终文件。
备份新文件。
验证 W-2 和 1099-R 语句信息。
打印 W-2 语句和 W-3 传递窗体。
打印 1099-R 窗体和 1096 传递窗体和 ACA 窗体。
(可选) 创建 W-2 电子文件。
(可选) 存档非活动员工人力资源信息。
设置会计周期。
(可选) 工资系列的关闭财政周期。
安装工资税更新。

替代工资年终清单

如果在完成上一年的年终结单流程之前必须处理新年的工资单，请按照以下备用清单中的步骤操作：

验证是否已安装最新的工资税更新。
完成当前年度的所有付款运行。
(可选) 完成当前年度的所有月末、期末或季度末程序。
备份原始文件。
安装年终更新。
创建年终文件。
备份新文件。
验证 W-2 和 1099-R 语句信息。
(可选) 存档非活动员工人力资源信息。
设置会计期间。
(可选) 工资系列的关闭财政周期。
安装工资税更新。
处理新年工资单。

工资模块年终详细信息

步骤 1：验证是否已安装最新的工资税更新

下载最新的税表更新和安装说明，以确保 FICA 工资限制正确无误。若要访问“美国工资税更新”页面，请在 Microsoft Dynamics GP 资源目录页中选择版本美国税务链接，或选择以下链接：

Microsoft Dynamics GP 的美国工资税更新

步骤 2：完成当年的所有付费运行

步骤 3： (可选) 完成当年的所有月度和季度工资月末、期末或季度末程序

有关 Microsoft Dynamics GP 工资的期末过程的详细信息，请使用可打印指南获取美国工资单的可打印手册。

步骤 4：备份原始文件

创建备份，然后将此备份放入安全永久存储中。通过创建备份，可确保在年底拥有公司财务状况的永久记录。如果年终关闭过程中发生电源波动或其他问题，可以还原备份以快速恢复数据。

若要在 Microsoft Dynamics GP 中创建备份，请执行以下步骤：

在 Microsoft Dynamics GP 中，选择“ Microsoft Dynamics GP>维护>备份”。

注意

“ 备份公司 ”窗口随即打开。
在“ 公司名称” 列表中，选择公司名称。
如果需要，请更改备份文件的路径，然后选择“ 确定”。

注意

建议将此备份命名为 Pre Year-End Update ，以将其与其他备份区分开来。

步骤 5：安装年终更新

若要安装工资单年终更新，必须按照 Microsoft Dynamics GP U.S. 年终文档中的步骤进行操作。必须在安装了 Microsoft Dynamics GP 的每台计算机上执行安装。发布更新后，安装更新并下载适用于 Microsoft Dynamics GP 的美国 Year-End 更新。

注意

查看 USYE 和 W-2 DataSource 文档，详细了解 Year-End 更新中包含的内容、要遵循的清单、常见问题解答、年终过程、电子 W2 和报告。

步骤 6：创建年终文件

若要在 Microsoft Dynamics GP 中创建年终文件，请选择“Microsoft Dynamic GP>工具>例程>工资>年终结”。

步骤 7：备份新文件

若要在 Microsoft Dynamics GP 中创建备份，请执行以下步骤：

在 Microsoft Dynamics GP 中，选择“ Microsoft Dynamics GP>维护>备份”。
在“ 公司名称” 列表中，选择公司名称。
如果需要，请更改备份文件的路径，然后选择“ 确定”。

注意

建议将此备份命名 为 Post Year-End 文件 ，以将其与其他备份区分开来。

步骤 8：验证 W-2 和 1099-R 语句信息

若要查看 Microsoft Dynamics GP 中的 W-2 信息，请选择“Microsoft Dynamics GP>工具>例程>工资单>编辑 W-2”。

若要在 Microsoft Dynamics GP 中查看 1099-R 信息，请选择“ Microsoft Dynamics GP>Tools 例程>工资>单编辑 1099-Rs”。

注意

如果更改 W-2 或 1099-R 信息，建议进行其他备份。

步骤 9：打印 W-2 语句和 W-3 传递表单

若要打印 W-2 语句，请执行以下步骤：

在 Microsoft Dynamics GP 中，选择“Microsoft Dynamics GP>工具>例程>工资单>打印 W-2”。
在 “打印 W-2 窗体” 窗口中，指定以下设置：
- 打印用于的 W-2：普通 Year-End
- 打印：W-2 窗体
选择“ 打印”。

若要打印 W-3 传输表单，请执行以下步骤：

在 Microsoft Dynamics GP 中，选择“Microsoft Dynamics GP>工具>例程>工资单>打印 W-2”。
在 “打印 W-2 窗体” 窗口中，指定以下设置：
- 打印用于的 W-2：普通 Year-End
- 打印：W-3 传递表单
选择“ 打印”。

步骤 10：打印 1099-R 窗体、1096 传递窗体和 ACA 窗体

若要打印 1099-R 窗体，请执行以下步骤：

在 Microsoft Dynamics GP 中，选择“ Microsoft Dynamics GP>工具>例程>工资单>打印 1099-Rs”。
在 “打印 1099-R 窗体” 窗口中，选择“ 1099-R 窗体”，然后选择“ 打印”。

注意

可以根据需要多次打印 employee1099-R 表单。

若要打印 1096 传递表单，请执行以下步骤：

在 Microsoft Dynamics GP 中，选择“ Microsoft Dynamics GP>工具>例程>工资单>打印 1099-Rs”。
在 “打印 1099-R 窗体” 窗口中，选择“ 1096 传递窗体”，然后选择“ 打印”。

若要打印 1095-C (ACA) 窗体，请执行以下步骤：

在 Microsoft Dynamics GP 中，选择“Microsoft Dynamics GP>工具>例程>工资单>打印 W-2”。
在“ 打印 W-2 窗体” 窗口中，选择“ 1095-C”，然后选择“ 打印”。

若要打印 1094-C 传输表单，请执行以下步骤：

在 Microsoft Dynamics GP 中，选择“Microsoft Dynamics GP>工具>例程>工资单>打印 W-2”。
在 “打印 W-2 窗体” 窗口中，选择“ 1094-C 传输”，然后选择“ 打印”。

步骤 11： (可选) 创建 W-2 电子文件

若要创建 W-2 电子文件，请执行以下步骤：

在 Microsoft Dynamics GP 中，选择“ Microsoft Dynamics GP>Tools>例程>工资单>W-2 电子文件”。
在“W-2 电子文件”窗口中，选择要包含在 W-2 电子文件中的每家公司旁边的检查框。
在“ 用户 ID 编号 ”字段中，输入以前称为 PIN) (用户 ID 号。
选择“ 提交者”。此时将打开 “电子文件程序提交者信息 ”窗口。输入提交信息。
如果需要，请更改 “文件名” 字段中的文件目标信息。
选择 “创建文件” 或“ 保存” 以存储信息，以便稍后创建文件。

步骤 12： (可选) 存档非活动员工人力资源信息

若要存档非活动员工人力资源信息，请选择“ Microsoft Dynamics GP>工具>实用工具>人力资源>存档员工”。

步骤 13：设置会计期间

若要在 Microsoft Dynamics GP 中设置下一年的财政周期，请选择“ Microsoft Dynamics GP>工具>设置>公司>会计周期”。

注意

你可能希望关闭除期间 1 之外的所有期间，以防止用户发布到将来的时间段。这是一个“软关闭”，只是阻止用户向这些日期或时间段发布交易。

步骤 14： (可选) 工资单系列的关闭财政周期

可以使用 “会计周期设置 ”窗口锁定该年度仍开放的所有会计周期。通过关闭或锁定任何会计周期，可以防止用户意外地将交易过帐到错误的期间或错误的年份。

在结束会计期间之前，请验证是否已针对所有模块过帐该期间和年份的所有交易。若要稍后将事务过帐到已关闭的会计期间，必须先在“ 会计期间设置 ”窗口中重新打开该期间。

若要在会计期间锁定过帐，请执行以下步骤：

在 Microsoft Dynamics GP 中，选择“ Microsoft Dynamics GP>工具>设置>公司>会计周期”。
针对关闭的每个期间，选择“工资检查”框。

步骤 15：安装工资税更新

若要安装新一年的工资税更新，请执行以下步骤：

在 Microsoft Dynamics GP 中，选择“Microsoft Dynamics GP>维护>美国工资单汇报>检查税务汇报”。
在 “税务更新方法” 窗口中，选择“ 自动”，然后选择“ 下一步”。
在 “授权编号 ”字段中，键入授权号，然后选择“ 登录”。
选择“完成”。