在預訂中定義您的服務選項

當您在 Microsoft 預約中定義服務產品時,您可以設定服務名稱、描述、位置 (選擇是否要召開人員或具備線上會議) 、持續時間、客戶和人員的預設提醒、服務的內部注意事項及定價。 您也可以標記有資格提供服務的員工。 然後,當客戶前往您的商務網站來預訂約會時,他們就能確切看到可供使用的約會類型、選擇他們要提供服務的人員,以及其服務的成本。

您也可以將自訂資訊和 URLs 新增至電子郵件確認,以及當某人透過您的預約頁面預定服務時所傳送的提醒。

建立服務詳細資料

  1. 在 Microsoft 365 中,選取應用程式啟動器,然後選取 [預定]。

  2. 移至 設定 -> [管理服務] 頁面](https://outlook.office.com/bookings/settings/services),然後選取 [新增服務]。

  3. 在 [ 基本詳細資料 ] 頁面上,新增您的選取範圍。

    服務名稱:輸入您的服務名稱。 這是將出現在 [行事曆] 頁面上的下拉式功能表中的名稱。 當任何人手動在 [行事曆] 頁面上加入約會時,也會出現此名稱,而且該名稱會在自助頁面上顯示為麻將牌。

    描述:您輸入的描述是使用者按一下自助頁面上的資訊圖示時所會出現的描述。

    預設位置:此位置是員工和客戶的確認和提醒電子郵件上顯示的位置,並且會顯示在預約的行事曆事件上。

    新增線上會議:此設定會針對每個約會啟用或停用其線上會議,其方式是透過 Teams 或 Skype,視您設定為教職員工成員的預設用戶端而定。

    • 啟用:

      • Teams 或 Skype 會議的連結(該預約的唯一)會同時新增至人員和客戶的行事曆的行事曆事件,以及撥入資訊。

      • 加入會議的連結會新增至所有的確認和提醒電子郵件,如下列範例所示:

        在預訂中加入 Teams 會議的連結範例。

        注意

        您可以透過 Teams 行動應用程式、Teams 的桌面應用程式、網頁瀏覽器或電話撥入,加入 Teams 會議。 強烈建議您啟用 Teams 作為租使用者的預設線上會議服務,以取得最佳的預約虛擬約會。

    • 禁用:

      • 約會不會包含會議選項,而且在啟用 [ 新增線上會議 ] 時所顯示的所有會議相關欄位都不會顯示。

    工期:這是預約所有會議的時間。 從開始時間開始,但在預約時選取的時間會被封鎖。 工作人員的行事曆上會封鎖完整的約會時間。

    緩衝時間:啟用此設定可讓每次預約約會時,新增額外的時間給人員的行事曆。

    人員的行事曆會封鎖時間,並影響空閒/忙碌資訊。 這表示,如果約會結束于 3:00 pm,且緩衝時間已新增至會議結束時間,則人員的行事曆會顯示為繁忙和非 bookable,直到3:10pm 為止。 如果您的員工需要在會議準備前的時間(例如審閱患者的圖表)或財務顧問來準備相關的帳戶資訊,這會很有用。 這種方式也會在會議之後很有用,例如,當有人需要時間前往另一個位置時。

    未設定價格:選取將顯示在 [Self-Service] 頁面上的價格選項。 如果選取 [ 未設定價格 ],則不會顯示價格或參考成本或定價。

    附注:此欄位會出現在預約人員的預約事件中,以及預定的 web 應用程式中的 [行事曆] 索引標籤上顯示的事件上。

    每個事件的出席者人數上限:此設定可讓您建立服務,讓多位人員可以預訂相同約會時間和相同的人員 (例如健康類別) 。 所選服務、人員和時間的約會時段可用於帳面,直到達到您所指定的出席者人數上限為止。 目前約會容量和出席者可以在預定 Web 應用程式的 [行事曆] 索引標籤中查看。

    設定預定中的最大出席者人數的範例

    讓客戶管理其預約:此設定會決定客戶是否可以修改或取消其預約,但前提是它是透過預定的 Web 應用程式上的 [行事曆] 索引標籤預定。

    • 啟用:

      管理預約 」按鈕會出現在客戶確認電子郵件上。 客戶選取此按鈕時,會出現三個選項:

      • 重新 排定 選取此選項會將使用者帶入服務特有的 Self-Service 頁面,讓使用者可以從原始預約中為相同服務和相同職員成員選取新的時間和/或日期。 請注意,即使原始的職員成員預設會附加至重新排定的預約,使用者還是可以選擇變更教職員工成員。

      • 取消預約 這會取消預約,並將其從人員的行事曆中移除。

      • 新預約 此選項會將使用者帶入已列出所有服務和人員的 Self-Service 頁面,以排程新的預約。

        預定中的 [管理預約] 按鈕。

      只有在您熟悉存取 [Self-Service] 頁面的客戶時,我們才建議您啟用此設定。

    • 禁用:

      當使用者在預約的 [行事曆] 的 [行事曆] 索引標籤上流覽預定的 Web 應用程式時,使用者將無法重新排程或取消預約。 當您在 [Self-Service] 頁面上預約時,即使停用此設定,客戶仍會具有 [ 管理預約 ] 按鈕及其所有選項。

      如果您想要限制對 Self-Service 頁面的存取,建議您停用此設定。 此外,我們建議您將文字新增至您的確認和提醒電子郵件,告知客戶如何透過其他方式變更預約,例如呼叫 office 或向技術支援人員發電子郵件。

  4. 在 [ 可用性選項 ] 頁面上,您可以看到您已從 [ 預約] 頁面 中選取的選項,以供排程原則和您的員工可用性。 如需詳細資訊,請參閱 設定排程原則

    設定預訂中的最大出席者人數的範例。

  5. 預設價格 這是將顯示在 [Self-Service] 頁面上的價格。 如果選取 [ 未設定價格 ],則不會顯示價格或參考成本或定價。

  6. 附注 此欄位會出現在預約人員的預約事件中,以及預定的 web 應用程式中的 [行事曆] 索引標籤上顯示的事件上。

  7. 當您收集每次預約特定約會所需的資訊時,自訂欄位 可能很有用。 例如,在採訪走訪之前的保險提供者、貸款 consultations 的貸款類型、學術通知的主要研究,或應聘人員的應聘人員識別碼。 當您的客戶與您和您的員工預約預約約會時,這些欄位就會出現在 [預約] 頁面上。

    客戶電子郵件、電話號碼、位址及記事都是不可移除的欄位,但是您可以在每個欄位旁取消選擇 [ 必要 ],讓他們選用。

  8. 在 [ 提醒和確認 ] 頁面上,您可以設定您傳送的提醒和通知。 提醒及通知會在約會之前的指定時間傳送給客戶、教職員工成員或兩者。 您可以根據喜好設定,為每個約會建立多封郵件。

    預定的確認電子郵件。

    您可以在這裡加入任何其他文字,例如有關重新計畫或客戶應針對約會採取的資訊。 以下是新增至原始確認電子郵件的自訂文字範例,可在 電子郵件確認欄位的其他資訊 中看到:

    預定電子郵件中的其他資訊。

  9. 為您的客戶啟用文字訊息通知 如果選取此選項,則會將 SMS 郵件傳送給客戶,但只有在他們加入宣告時才會傳送。

    • 自願加入方塊中的 [手動預約和 Self-Service] 頁面:

      預訂中的自願加入方塊。

    • [文字訊息通知] 如下所示 (請注意,SMS 通知目前只適用于北美) :

      預定的文字通知。

  10. 預設會開啟 預設排程選項 。 如果您想要自訂客戶如何對特定的教職員工成員進行預訂,請關閉切換功能。

  11. 發佈選項 選擇是否要讓此服務在 Self-Service] 頁面上顯示為 bookable,或是只在預約 Web 應用程式內的 [行事曆] 索引標籤上進行服務 bookable。