In-Place存档Exchange Server

Exchange Server 中的就地存档通过无需个人存储 (.pst) 文件并允许用户将邮件存储在存档邮箱中,帮助您重新获得对组织邮件数据的控制。 存档邮箱是为用户的主邮箱启用的其他邮箱。 存档邮箱在邮箱中Outlook Outlook 网页版 (以前称为"Outlook Web App) "。 用户可以查看存档邮箱,并在其主邮箱和存档邮箱之间移动或复制邮件。

可以在用户的主邮箱所在的相同邮箱数据库、相同邮箱服务器上的不同邮箱数据库或相同 Active Directory 站点中的不同邮箱服务器的邮箱数据库上设置该用户的存档邮箱。在 Exchange 混合部署中,您还可以为位于本地组织中的主邮箱设置基于云的存档邮箱。

对存档邮箱进行客户端访问

下表列出了可用于访问存档邮箱的客户端应用程序。

Client 访问存档邮箱?
适用于 Office 365 的 Outlook for Mac

Outlook 2016 for Mac或更高版本

Microsoft 365 企业应用版

Outlook 2013 或更高版本

Web 上的 Outlook

是。用户可以将其主邮箱中的项目复制或移动到其存档邮箱,也可以使用保留策略将项目移动到存档。

Outlook 不会在用户的计算机上创建存档邮箱的本地副本,即使其被配置为使用缓存 Exchange 模式也是如此。用户只能在联机模式下访问存档邮箱。

Exchange ActiveSync

备注

  • 就地存档是一项高级功能,要求使用 Exchange 企业客户端访问许可证 (CAL)。 若要详细了解如何许可Exchange,请参阅Exchange常见问题解答
  • 有关访问存档邮箱所需的 Outlook 版本的详细信息,请参阅Exchange 功能的 Outlook 许可证要求

将邮件移动到存档邮箱

有多种方法将邮件从用户的主邮箱移动到其存档邮箱:

  • 手动移动或复制邮件:用户可以手动将邮件从主邮箱或 .pst 文件移动或复制到存档邮箱。 存档邮箱显示为另一个邮箱Outlook和Outlook 网页版或像文件中装载的 .pst Outlook。

  • 使用收件箱规则 移动或复制邮件:用户可以在 Outlook 或 Outlook 网页版 创建收件箱规则,以自动将邮件移动到存档邮箱中的文件夹。

  • 使用保留策略移动邮件:可以使用保留策略自动将邮件移动到存档邮箱。 用户还可以应用个人标记来将邮件移动到存档邮箱。 有关存档和保留策略的详细信息,请参阅本主题的下一节。

  • 从 .pst 文件导入邮件:在 Exchange Server 中,可以使用邮箱导入请求将邮件从 .pst 文件导入到用户的存档或主邮箱。 有关详细信息,请参阅邮箱导入和导出Exchange Server

存档和保留策略

在Exchange Server中,可以将存档策略应用于邮箱,以在指定的时间段后自动将邮件从用户的主邮箱移动到存档邮箱。 Archive policies are implemented by creating retention tags that use the Move to Archive retention action.

邮件将移动到存档邮箱中与主邮箱的源文件夹同名的文件夹中。如果存档邮箱中不存在同名的文件夹,将在"托管文件夹助理"移动邮件时创建该文件夹。通过在存档邮箱中重新创建相同的文件夹层次结构,用户可以轻松地找到邮件。

若要了解有关保留策略、保留标记和移动到存档保留操作的信息,请参阅保留标记和保留策略Exchange Server

默认 MRM 策略

Exchange Server安装程序创建名为"默认 MRM 策略"的默认存档和保留策略。 This policy contains retention tags that have the Move to Archive action, as shown in the following table.

保留标记名称 标记类型 说明
默认 2 年后移动到存档 默认 (DPT) 两年后邮件将自动移动到存档邮箱。应用于整个邮箱中未从文件夹继承或显式应用保留标记的邮件。
个人 1 年后移动到存档 个人 一年后邮件将自动移动到存档邮箱。
个人 5 年后移动到存档 个人 5 年后邮件将自动移动到存档邮箱。
个人永远不会移动到存档 个人 邮件永远不会移动到存档邮箱。
可恢复的项目 14 天后移动到存档 "可恢复的项目"文件夹 邮件将从用户主邮箱中的"可恢复的项目"文件夹移动到存档邮箱中的"可恢复的项目"文件夹。尝试恢复其存档邮箱中已删除项目的用户必须使用存档邮箱中的"恢复删除的项目"工具。

如果为邮箱用户启用了就地存档,而且尚没有为邮箱分配保留策略,将自动分配默认存档和保留策略。在"托管文件夹助理"对邮箱进行处理后,用户即可使用这些标记,然后该用户可以标记要移动到存档邮箱的文件夹或邮件。默认情况下,2 年后将整个邮箱中的电子邮件移动到存档。

在为用户设置存档邮箱之前,建议先通知用户将对其邮箱应用的存档策略,并根据其需求提供后续培训或文档。 其中应包括如下相关详细信息:

  • 存档内的可用功能和默认存档保留策略。

  • 有关何时自动将邮件移到存档的信息。

  • 有关在存档邮箱中创建的文件夹层次结构的信息。

  • 如何应用个人标记(显示在 Outlook 和 Web 上的 Outlook 的"存档策略"菜单中)。

备注

If you apply a retention policy to users who have an archive mailbox, the retention policy replaces the default MRM policy. You can create one or more retention tags with the Move to Archive action, and then link the tags to the retention policy. You can also add the default Move to Archive tags (which are created by Setup and linked to the Default MRM Policy) to any retention policies you create.

存档配额

存档邮箱旨在使用户可以在其主邮箱外部存储历史邮件数据。通常,邮箱存储配额较低,并且超出这些配额时会受到很多限制,因此用户会使用 .pst 文件。例如,当用户的邮箱大小超过了“禁止发送”配额时,可以阻止用户发送邮件。同样,当用户的邮箱大小超过了“禁止发送和接收”配额时,可以阻止用户发送和接收邮件。

为了不再使用 .pst 文件,可向存档邮箱提供满足用户要求的存储限制。但是,您可能仍希望保留对存储配额和存档邮箱增长的控制,以帮助监视成本和扩展。

为了帮助进行此项控制,可以使用 存档警告配额存档配额 配置存档邮箱。 存档邮箱超过了指定的存档警告配额时,将在应用程序事件日志中记录一个警告事件。 当存档邮箱超过了指定的存档配额时,不会再将邮件移动到存档,将在应用程序事件日志中记录一个警告事件,并会向邮箱用户发送配额邮件。 默认情况下,在Exchange Server中,存档警告配额设置为 90 GB,存档配额设置为 100 GB。

下表列出了在符合存档警告配额和存档配额时,所记录的事件及发送的警告邮件。

配额 事件 ID 类型 Source 类别 邮件
存档警告配额 10022 警告 MSExchangeMailboxAssistants 托管文件夹助理 The archive mailbox '<Display Name>:<GUID>:<Mailbox Database>:<Server FQDN>' exceeded the archive warning quota '<Archive warning quota>'. Archive mailbox size is '<Size>' bytes.
存档配额 8537 警告 MSExchangeIS 常规 The archive mailbox for <Legacy DN> has exceeded the maximum archive mailbox size. You can't copy or move items into the archive mailbox. All message retention actions that move items to the archive mailbox will fail, and the primary mailbox may contain items with expired retention tags until the archive mailbox is within the maximum size limit. The mailbox owner should be notified about the condition of the archive mailbox.

就地存档和其他 Exchange 功能

本部分介绍就地存档和各种 Exchange 功能之间的功能:

  • Exchange搜索:快速搜索邮件的能力对于存档邮箱变得更加重要。 对于 Exchange 搜索,主邮箱与存档邮箱之间没有差异。 两个邮箱中的内容均编制了索引。 因为存档邮箱未在用户的计算机上缓存(即使使用处于缓存 Exchange 模式的 Outlook 也是如此),所以存档的搜索结果始终由 Exchange 搜索提供。 在搜索邮箱中的整个Outlook时,搜索结果包括用户的主邮箱和存档邮箱。

  • 就地电子数据 展示:当发现管理员执行In-Place电子数据展示搜索时,也会搜索用户的存档邮箱。 当从 Exchange 管理中心 (EAC) 创建发现搜索时,没有排除存档邮箱的选项。 使用命令行Exchange创建发现搜索时,可以使用 DoNotIncludeArchive 开关排除存档。 有关详细信息,请参阅 New-MailboxSearch。 若要了解更多信息,请参阅 In-Place eDiscovery in Exchange Server

  • 就地保留和 诉讼保留:将邮箱置于In-Place保留或诉讼保留时,主邮箱和存档邮箱将置于保留状态。 若要了解更多信息,请参阅 In-Place Hold and Litigation Hold in Exchange Server

  • "可恢复 的项目"文件夹:存档邮箱包含自己的"可恢复的项目"文件夹,并且受与主邮箱相同的"可恢复的项目"文件夹配额的限制。 若要了解有关可恢复邮件的更多信息,请参阅"可恢复的项目"文件夹Exchange Server

  • 存档Skype for Business内容Exchange:可以在用户的主邮箱中存档即时消息对话以及共享的联机会议文档。 邮箱必须驻留在Exchange服务器上,并且必须在组织中Skype for Business Server 2015。

管理存档邮箱

在Exchange Server,创建和管理存档邮箱与常见的邮箱管理任务集成在一起。 有关分步过程,请参阅在 Exchange Server 中管理 In-Place 存档

  • 创建存档邮箱:您可以为现有邮箱启用存档邮箱,或在创建新邮箱时创建存档邮箱。 .

  • 移动存档邮箱:可以将用户的存档邮箱移动到同一邮箱服务器中的另一个邮箱数据库,也可以移动到其他服务器,与主邮箱无关。 要移动用户的存档邮箱,必须创建邮箱移动请求。 有关详细信息,请参阅管理内部部署邮箱移动Exchange Server

  • 禁用存档邮箱:出于故障排除目的,或者如果要将主邮箱移动到不支持 In-Place 存档的 Exchange 版本,可能需要禁用用户的存档邮箱。 禁用存档与禁用主邮箱类似。 在本地部署中,禁用的存档邮箱将保留在邮箱数据库中,直到达到了该数据库的已删除邮箱保留期。 在此期间,用户可以重新将同一禁用的存档邮箱连接到用户的主邮箱。 达到了已删除邮箱保留期时,已断开连接的存档邮箱将从邮箱数据库中清除。

  • 检索邮箱统计信息和文件夹 统计信息:可以将 Archive 开关与 Get-MailboxStatisticsGet-MailboxFolderStatistics cmdlet 一同使用,检索用户的存档邮箱的邮箱统计信息和邮箱文件夹统计信息。

  • 测试存档 连接性:在Exchange Server中,可以使用 Test-ArchiveConnectivity cmdlet 测试与指定用户本地或基于云的存档邮箱的连接。