将报表保存在电子数据展示 (Premium) (预览版)

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电子数据展示 (Premium) 中的保留报表允许具有电子数据展示管理员或电子数据展示管理器 (预览版的用户) 权限访问内置报表，其中包含Microsoft Purview 合规门户中与电子数据展示案例关联的所有保留项的信息。 此报表包括与电子数据展示关联的电子数据展示保留 (标准) 和电子数据展示 (高级) 案例。 保留报告当前不显示每个数据源的保管人关联，但会显示位置。

保留报告是有关租户内所有保留策略的报告，并列出属于这些保留策略的所有位置， (启用或禁用) 。 电子数据展示 (标准) 事例的保留由“事例类型”列中的“标准”值标识。 可以使用 “案例类型 组”选项对电子数据展示保留 (标准) 事例中的电子数据展示保留进行分组。

步骤 1：验证订阅和权限

  • 你的组织必须具有支持电子数据展示 (Premium) 的组织订阅 才能生成和访问保留报告。
  • 必须为访问保留报告的用户分配 电子数据展示管理员 或 电子数据展示管理员 (预览版) 角色。 组织中的所有电子数据展示管理员和电子数据展示经理都可以在电子数据展示 (高级版) 的“报表”部分中的“保留报表 (预览 ) ”选项卡上访问它。 电子数据展示经理 (预览版) 只能查看与其所属案例相关的保留报告。 有关电子数据展示权限以及电子数据展示管理员和电子数据展示管理员角色的详细信息，请参阅 分配电子数据展示权限。

步骤 2：查看保留报告

  1. 转到 电子数据展示>高级>报表>保留报表 (预览) 查看保留报表。
  2. 排序、筛选、分组依据和自定义列以自定义保留报表。
  3. 将保留报告下载到 CSV 文件以供进一步分析。 无论对报表应用了任何筛选或分组选项，都会下载整个报表。

保留报告顶部的项计数是租户中保留策略中位置的总计数。 如果同一位置在不同的策略下处于保留状态，则同一位置将在相应事例和保留策略下的报表中多次显示，并导致多个项计数。

搜索报表时，仅搜索 “案例名称 ”和“ 位置” 列。 例如，如果搜索关键字 (keyword) Test，则搜索仅返回与包含单词 Test 的事例或位置关联的项目。

默认保留报表列

  • 案例名称：保留策略与之关联的案例的名称。 如果案例名称已更改，并且还更新了与事例关联的保留策略，则关联行的案例名称更改将立即反映在报告中。 当报告 (当前每隔 3 到 7 天) 进行一次完全同步时，事例名称也会更新。

  • 保留名称：包含关联位置的保留策略的名称。

  • 上次修改时间：上次更新电子数据展示保留策略的日期。

  • 位置：保留策略中的 Exchange 邮箱或 SharePoint 网站。 如果此字段显示 “无”，则表示保留策略在其内没有活动位置。 以前属于策略的任何位置都会从保留中释放，并从策略中删除。

  • 位置错误：显示与保留策略中的位置关联的错误消息。 如果此字段显示 “无”，则表示关联位置没有错误，即使它是 部分应用/已发布 策略的一部分。

  • 位置类型：指示位置是 SharePoint 网站或 Exchange 邮箱。

  • 策略状态：以下策略状态值可用：

    • 已成功应用：指示保留策略的位置处于启用状态 (启用) 、为策略启用规则并成功应用策略。 此状态表示位置处于保留状态。

    • 应用：指示位置所属的保留策略设置为启用 (启用) ，并且正在将保留应用于其中的位置。 此作业是一个异步作业，这意味着某些位置可能已暂停，而其他位置可能仍在进行中。 等待保留作业完成，检查最终状态。

    • 部分应用： – 指示位置所属的保留策略设置为启用 (启用) ，并且某些位置可能尚未应用保留。 检查“位置错误”列。 如果关联的结果为“None”，则位置处于保留状态。 如果存在关联的错误，则位置不会处于保留状态，错误消息会显示在此处。 有关修正和重试保留的更多详细信息，请查看保留策略。

    • 成功释放：指示位置所属的保留策略设置为关闭 (禁用) 并成功完成。 此状态表示关联位置已成功从保留中释放。

    • 释放：指示位置所属的保留策略设置为关闭 (禁用) ，并且正在从其中的位置释放保留。 此作业是一个异步作业，这意味着某些位置可能已从保留中删除，而其他位置可能仍在进行中。 等待保留作业完成，检查最终状态。

      注意

      系统默认策略 (保管人/NCDS) 只能通过关闭案例来关闭。 在活动情况下，仍可以通过从数据源中释放这些策略中的位置，将其从保留中删除。

    • 部分释放：指示将位置所属的保留策略设置为关闭 (禁用) ，并且某些位置可能尚未释放保留。 检查“位置错误”列。 如果关联的结果为“None”，则位置已成功从保留中释放。 如果存在关联的错误，则不会从保留中删除该位置，并在此处显示错误消息。 有关修正和重试操作的更多详细信息，请查看保留策略。

    • 策略失败：指示策略设置不正确。 该策略没有规则，或者已将规则集设置为已禁用。 即使策略状态成功，也不会强制实施这些策略。 若要确保强制实施这些策略，请创建一个规则并重新同步该策略。 有关详细信息，请参阅 New-CaseHoldRule。

其他可用保留报表列

  • 案例类型：指示事例是电子数据展示 (标准) 还是电子数据展示 (高级案例) 。
  • 案例状态：显示事例的状态。 值为 Active、 Closed、 Closed、Closed with error、 Pending delete 或 Closed。 如果案例状态已更改，并且还更新了与案例关联的保留策略，则关联行的案例状态更改将立即反映在报告中。 当报告 (当前每 3 到 7 天) 进行一次完全同步时，也会更新所有案例状态更改。
  • 创建者的策略：显示创建初始保留策略的用户。
  • 策略上次修改者：显示上次修改保留策略的用户。
  • 策略上次修改时间：显示策略的上次更新日期。 此日期是策略更新日期，不一定与放置/解除保留位置的日期相匹配。
  • 上次提取的报告：按特定策略的报告显示最近提取的策略状态和位置信息的日期和时间戳。
  • 策略创建日期：显示创建策略的第一个日期。 此日期是策略创建日期，不一定与位置放置/解除保留的日期相匹配。
  • 保留 ID：保留策略的唯一 ID。
  • 案例 ID：与保留策略关联的事例的唯一 ID。
  • 规则查询：这将显示应用于策略的任何内容匹配查询。 如果没有应用于策略的内容匹配查询，则此字段为空。
  • 规则 ID：与保留策略关联的规则的唯一 ID。 当报告任何保留错误时，此状态可用于向 Microsoft 发送信息。 如果没有与策略关联的规则，则此字段中会显示 “不可用规则 ”。 规则不可用的策略未正确设置且未强制实施。 创建规则并重新同步策略。 有关详细信息，请参阅 New-CaseHoldRule。