Teams 会议参与者最佳做法

• 适用于:

  Microsoft Teams

与用户共享这些最佳做法，帮助他们充分利用会议。

会议组织者和演示者

会议组织者和演示者设定了会议的基调，并可以显著影响会议室内和远程参与者的体验。 通过遵循这些最佳做法，它们将使会议更具包容性，并改进所有收件人之间的信息共享。

任务	注释
会议室准备
选择已启用Teams 会议室的空间	使用此或类似解决方案设置Teams 会议室空间可为参与者提供最佳 Teams 会议体验。
打开室内摄像头	打开室内摄像头，以便远程参与者可以看到谁在说话，并感觉与房间里的人联系得更紧密。 如果远程参与者看不到团队成员，他们可能会感到更加孤立。
在会议室显示上显示前行	打开远程参与者相机的前行显示。 Front Row 在房间内显示器上突出显示远程参与者的摄像头，使他们在会议室中与会议室参与者处于同等状态。
会议准备
提名房间内助手	会议室内助手可帮助远程组织者和演示者为会议设置会议室，帮助解决会议期间可能出现的会议室内问题，并确保远程参与者有平等的机会参与会议讨论。
指定聊天和反应监视器	会议监视器可以通过在聊天中收集或回答问题，以及观看使用“举手”反应的参与者，帮助组织者和演示者专注于内容。
会议内任务
欢迎室内和远程参与者	请指出欢迎室内和远程参与者，并制定会议如何进行的指导，以帮助确保参与者不会相互交谈或在讨论过程中被忽视。
鼓励使用室内和远程参与者摄像头	使用参与者摄像头可帮助所有参与者查看谁在说话。 这对于室内参与者尤其重要，因为如果会议室摄像头离得太远或关闭，远程参与者可能难以看到谁在说话。
鼓励会议室内和远程参与者使用会议聊天	使用会议聊天有助于确保所有参与者都可以在会议期间关注旁对话和问题。
鼓励使用“举手”等反应	室内和远程参与者使用“举手”和其他反应有助于确保所有参与者都有平等的机会添加到讨论中。
观察和回应“举手”反应	演示者和组织者或会议监视器需要寻找“举手”和其他反应，以便他们有用。 在整个会议期间定期检查这些反应。
定期执行呼叫质量检查	定期与远程参与者联系，确保通话音频和视频以及会议内容（如 PowerPoint 侧）没有噪音和工件。
会议后任务
请求参与者的会后反馈	要求参与者发送有关会议进展顺利以及如何改进的反馈。 询问如何改进远程和室内参与者之间的交互。
查看会议聊天并与参与者跟进	请务必检查会议聊天以回答任何未决问题，或将你的输入添加到旁讨论。
查看会议后反馈	制定计划，查看会议反馈并与参与者、IT 或视听部门和其他部门进行讨论，以改善未来的会议体验。

远程参与者

远程用户需要在会议中被视为平等的参与者，以便他们能够以有意义的方式参与讨论。 他们可以在会议之前和会议期间应用的最佳做法可以显著增加其影响。

任务	注释
设置会议空间
找到带门的安静房间	在家工作可能意味着分心。 尝试找到一个安静的空间，没有干扰，如宠物或其他家庭成员。 如果找不到带门的空间，请让其他人知道你在开会，需要一些安静时间。
使用优质相机	高质量的相机不仅可以提供清晰、专业的图像，而且如果你处于较暗的空间，还可以显著提高照明效果。 将相机置于眼线上方，以避免不合时宜的角度。
使用优质麦克风或头戴显示设备	大多数外部相机都有一个质量良好的麦克风，当与 Teams 的降噪相结合时，可以大声清晰地捕获你的声音。 但是，在咖啡店等一些响亮的环境中，耳机可能更有意义，尤其是当你难以听到会议时。
检查照明	打开百叶窗并打开灯，以帮助相机拾取图像。 为了避免脸上阴影，请面对窗户坐下，购买环形灯，或将灯指向你面前的墙上。 将光线指向墙壁将提供不如直接照明那么刺眼的照明。
检查你身后的内容或使用背景	请记住，你的相机不仅会捕捉到你，还会捕捉到你身后的内容。 如果你有一个凌乱的房间，或者有不想共享的机密信息，请使用 Teams 会议背景或背景模糊。 在加入会议之前，可以打开这些设置并检查背景。
将家庭助理静音	在加入会议之前，最好删除家庭助手设备或将其静音。 虽然制造商说这些设备不会一直听，但你可能会意外地使用“唤醒词”，并导致设备捕获部分对话。
会议内任务
打开相机	让人们看到你！ 打开相机，以便人们可以在你说话时看到你，这样他们就能看到你的反应和表情。
监视和参与聊天	如果会议组织者或监视器正在为演示者收集问题，请使用会议聊天参与旁讨论或提出问题。
使用“举手”和其他反应	如果你有问题或添加到通话中的讨论中，请使用“举手”反应。 这会通知组织者或演示者有人想要直言不讳。
参与讨论	无论你是使用会议聊天还是“举手”反应，请务必参与！ 远程参与者在会议讨论中拥有平等发言权，应有机会参与其中。
报告通话质量问题	如果听不到会议，如果看不到会议室视频，或者看不到正在演示的材料，请让组织者或演示者知道。 使用“举手”反应，在聊天中发送消息，或中断讨论，使他们知道。
会议后任务
向组织者提供反馈	让组织者知道会议如何进行。 请务必让他们知道你遇到的任何问题，以便解决这些问题。 会议室内组织者和演示者可能不知道远程参与者遇到的问题。

会议室内参与者

室内参与者可能会觉得与旁边的人讨论问题更自然。 但是，通过应用这些最佳做法，他们可以轻松地扩大讨论范围，以包括在家中或跨国家/地区工作的人员。

任务	注释
会议准备
从设备加入会议	即使你在会议室中，也可以从设备加入会议。 通过加入会议，你可以打开相机、使用反应，并随会议聊天一起跟进。
打开相机	打开相机，以便远程参与者可以更轻松地判断谁在说话。 当你说话时，当每个人都可以看到你时，打开相机也可以帮助你建立更好的连接。
使相机源保持打开状态	使 Teams 保持打开状态，以便你可以看到远程参与者的摄像头。 保持相机源打开可让你看到他们的反应和肢体语言，并帮助你与他们保持联系。
将麦克风和扬声器静音	当你加入 Teams 会议室时，Teams 应自动将麦克风和麦克风静音，但在你加入时检查两倍。 将麦克风和扬声器静音可防止音频回声发生。
会议内任务
注意远程参与者	请记住，远程参与者可能存在于会议中。 将噪音和室内旁讨论降到最低，因为它们很容易淹没演示者。 演讲者清晰，以便远程参与者能够听到你的声音。 为远程参与者提供参与讨论的机会。
监视和参与聊天	将其添加到会议聊天中，而不是进行室内侧对话。 这样，所有会议参与者都可以加入讨论，并将会议室噪音降到最低。
观察“举手”反应	让组织者或演示者知道是否有人在使用“举手”反应。 这意味着他们有问题或想要参与讨论。
使用反应对内容和讨论做出反应	使用反应，以便每个人都可以看到你对演示文稿或讨论的感受。 其他人可能会同意你并加入！
会议后任务
向组织者提供反馈	让组织者知道会议如何进行。 请务必让他们知道你遇到的任何问题，以便解决这些问题。

后续步骤