评估组织更改是否就绪

项目
07/21/2023
适用于:

Microsoft Teams

本文是升级旅程的用户就绪阶段的一部分，这是与技术就绪阶段并行完成的活动。在继续之前，请确认你已完成之前阶段的这些活动：

保护项目团队并定义愿景、范围和目标后，升级旅程的下一步是确保组织和用户已准备好使用 Teams，这是一项与确保技术就绪性同时完成的活动。若要实现 Teams 的价值，用户必须实际使用它。仅启用 Teams 并不保证实现目标。用户有不同的用例和不同的学习风格，并且他们以不同的速度适应新技术。好消息是，管理变革并不那么复杂，但确实需要集中精力。下面的引导性讨论旨在帮助你了解你的用户群，以便你可以准备适当的教育级别来促进和加速用户采用。应通过两种方式查看用户群：

组织变更准备情况：了解用户通常 () 对更改的反应速度。此信息有助于告知可能需要执行哪些认知、培训和价值销售来推动用户采用。
团队合作方案：了解用户的工作方式将使你能够将 Teams 映射到其工作活动，从而加快采用速度，促进从Skype for Business转变。

注意

你可以根据组织中的任何更改计划调整下面给出的评估活动。只需根据项目范围解决问题即可。在以下讨论中，“新解决方案”可以应用于音频呼叫、音频会议或从Skype for Business升级到 Teams。


决策点	当涉及到变革时，组织的文化是什么？新技术如何优化用户的工作方式？哪些用户可能需要特别注意才能让他们改变工作方式？
后续步骤	使用以下指南和相关活动来捕获组织的用户就绪情况配置文件。

组织变更准备情况

通过评估组织的就绪情况，可以确定用户可能) 如何接受 (并采用新技术。了解用户对变化的反应，使组织能够主动解决问题，调整推出计划以获得最佳购买，并确定真正可以帮助你与同行推动更改的用户。

活动

使用以下对话初学者进行组织就绪性评估，并在发生更改时记录组织的文化。此信息有助于告知你可能需要为项目实施多少意识和培训。不要担心确切的数字。本练习表示对组织文化的一般理解。如果需要入门帮助，只需评估过去的推出;这可以帮助你预测用户对更改的反应，并帮助你主动应对预期的反应。

每个存储桶中的用户所占百分比是多少？

早期采用者	已获通知的用户	Laggards
这些用户在解决方案可用之前请求该解决方案。	一旦演示解决方案的值，这些用户就会接受该解决方案。	这些用户拒绝解决方案，即使推送到更改中也是如此。

提示

为试点测试招募早期采用者，并担任同行冠军。支持者帮助传播新技术，并以身作则，向同行展示如何实现价值。若要详细了解如何创建正式的支持者计划，请参阅 Office 采用指南。在采用新技术之前，你的落后者可能需要更具说服力。如果超过 20% 的组织属于此存储桶，请花更多时间传达价值消息和提供定制培训。此外，通过打开反馈循环来支持他们完成更改，以更好地了解和解决他们的犹豫。

每个资格中有哪些用户百分比？

自我激励	团队成员	手持寻求者
这些学习者寻找资源，在做中学习。	这些用户喜欢群组和交互式培训;他们会和同事一起去的。	这些用户期望“白手套”或一对一的帮助。

提示

不是每个人都以同样的方式学习。对于自我激励的人，请指向 Microsoft 的在线视频和培训文章。如果 20% 或更多是团队成员，请让训练团队或合作伙伴亲自或在线) 提供实时交互式培训 (。通常，你会在手持类别中找到高管或目标角色。这是一个关键群体，他们将受益于个性化的简短培训课程。招募支持者，帮助为这些用户提供培训，以获得最佳体验。

评估团队合作方案

Microsoft Teams 扩展了Skype for Business的功能，提供了全面的通信和协作解决方案。在设计将用户从 Skype for Business 升级到 Teams 的计划时，请考虑如何利用团队合作协作的强大功能来激发用户兴奋，并帮助他们从Skype for Business过渡到 Teams。

其核心是团队合作是人们如何协同工作以完成工作。这是关于以适合他们的方式将合适的人员与相关工具保持一致。 Teams 将人员、对话、文件和项目汇集到一个工作区中，为组织中的团队合作创造了真正的中心。

了解用户的工作方式以及他们如何走到一起可以帮助用户直观地展示他们如何使用 Teams，从而促进从Skype for Business转变。有两种核心方式可以考虑团队合作方案：以人为本和以项目为中心。

以项目为中心的团队合作 集中在特定项目或计划 (例如，) 规划产品发布活动。从范围规划到预算管理，到营销工作，以项目为中心的团队合作有助于协调项目工作流，使每个人都了解情况。
以人员为中心的团队合作围绕具有类似职责或属性的人，他们可能在同一团队 (工作，例如销售团队、公路战士) 或跨团队 (例如同行冠军) 。从与同事聊天以获取问题的答案，到参与团队会议，以人为本的活动包括信息共享和建立融洽关系。

若要充分利用 Teams，请构建包含这两种方案的团队合作策略，帮助用户了解 Teams 如何为他们工作。


决策点	你将采用哪些可相对的团队合作方案来帮助加速用户采用 Teams，并促进从Skype for Business升级？
后续步骤	使用以下示例来帮助创建自己的团队合作方案。在升级工作簿中记录它们。有关其他方案和示例，请转到生产力库

示例

以项目为中心的团队合作：产品发布活动 (例如：你的组织正在准备向市场推出新产品，并正在计划一个广泛的促销活动，以提升知名度、产生潜在顾客并鼓励销售) 。

考虑	注释
核心属性	具有各种项目工作流的跨团队利益干系人频繁的定向会议许多内容/人员聚集在一起 (预算、日程安排、演示文稿、注册等)
当今的团队合作挑战	工作流在孤岛中工作，对整体项目状态或跨团队工作的可见性有限：对话断开连接，缺少“谁在做什么” 在无跨团队可见性的各个位置跟踪的信息在将新成员加入董事会或因错过会议而赶上时，损失了工作效率时间
团队合作要求	快速访问项目计划和任务分配打开对话频道，让每个人都了解当前演示文稿文件和其他资源的中心位置能够让新的项目团队成员快速上手相互鼓励和支持以保持势头的方式
Teams 中的团队合作	用于组织项目内容和线程对话的团队/频道用于托管 PPT 文件的 SharePoint¹ 用于分配单个项目任务和截止日期的 Planner/Trello¹ 用于联机会议的 Teams 用于在移动中连接的 Teams 移动应用

¹ 支持 Teams 中的应用集成或对齐。

以人员为中心的团队合作：例如，销售团队 (：分散的区域销售团队需要与道路保持联系，在管道上保持一致，并了解有助于推动实现年度配额目标的关键优惠和计划)

考虑	注释
核心属性	在道路、酒店、客户站点) 远程 (工作以关系为中心的 – 核心外部
当今的团队合作挑战	与多个现场代表的重复对话 (聊天、通话、会议等) - 无法一次让所有人聚集在一起错过了从销售“胜利”中学习的机会 - 仅口碑分享在应用程序之间不断洗牌： Excel 中的销售管道 Power BI 中的趋势电子邮件中的销售附件 SharePoint 上的客户演示资源 1：1 聊天和时间点会议 Viva Engage的销售社区推广
团队合作要求	快速访问销售资料快速联系专家问题和审批的快速周转销售会议、管道评审销售培训资源客户数据库管理
Teams 中的团队合作	按区域或客户设计的 Teams/频道，旨在集中内容和对话 sharePoint for collateral/resources¹ 用于管道和数据库的 XLS/Power BI¹ 用于联机会议的 Teams 用于在移动中连接的 Teams 移动应用 Teams 应用与 CRM 系统集成¹ 广泛接触中小企业见解和信息共享的Viva Engage*¹

¹ 支持 Teams 中的应用集成或对齐。

有关确定团队协作策略“适合”的提示

为每个用户、每个团队和每个项目制定团队合作策略可能很容易。并非每个项目或团队都需要完全定义的团队合作策略。下面是入门的一些最佳做法：

请考虑刚刚启动或即将推出的跨团队项目。
- 活动规划 - 多个团队 (预算、物流、演示文稿等)
- 试用新产品 - 在受控环境中共享信息、收集反馈
识别用户角色和核心工作组，将用户彼此交互的各种方式连接到 Teams 中
- 销售团队/区域 - 公路战士、轻松访问资源、快速周转响应
- HR - 跨所有部门的标准化流程，一致的招聘方法
- 一线员工 - 连接到同级/管理、访问过程、NEO
请记住以下注意事项：
- 从小开始。在审查团队合作模型后，请保存更大、更复杂的项目。
- 专注于新项目。避免更改正在进行的现有项目，因为这可能会中断工作流。
- 请考虑计时。在会计年度结束时推出新的团队合作策略可能并不理想。
- 迭代。无需重新发明车轮。找到有效的团队合作结构时，请与其他工作组和项目一起重复它。定义模板团队并设置指南，以帮助用户快速融入 Teams 并提供一致性。

使用上面收集的信息来通知用户就绪计划。