创建和管理术语表术语

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重要

对于使用新 Microsoft Purview 门户的客户，此功能将于 10 月 10 日从门户中的当前位置迁移到数据目录内部。 有关详细信息， 请参阅此文档。

本文介绍如何在 Microsoft Purview 中使用业务术语表。 它提供在Microsoft Purview 数据目录中创建业务术语表术语的步骤。 它还介绍了如何使用 .CSV 文件导入和导出术语表术语，以及如何删除不再需要的术语。

创建术语

若要创建术语表术语，请执行以下步骤：

  1. 在主页上，选择左窗格中的“ 数据目录 ”，然后选择页面中心的“ 管理术语表 ”按钮。

    数据目录的屏幕截图，其中突出显示了用于管理术语表的按钮。

  2. 在 “业务术语表” 页上，选择要为其创建新术语的术语表，然后选择“ + 新建术语”。 一个术语一次只能添加到一个术语表中。

    注意

    每个术语表最多支持 100,000 个术语。 有关创建和管理术语表的详细信息，请参阅 管理术语表页。

    此时会打开一个窗格，其中选择了 “系统默认 模板”。 选择要用于创建术语表术语的模板，然后选择“ 继续”。 选择多个模板后，可以使用这些模板中的自定义属性。

    用于创建新术语的按钮和窗格的屏幕截图。

  3. 如果选择了多个模板，则可以从页面顶部的 “术语模板 ”下拉列表中选择和取消选择模板。

  4. 为新术语指定一个名称，该名称在目录中必须唯一。

    注意

    术语名称区分大小写。 例如， Sample 和 sample 可以同时存在于同一术语表中。

  5. 对于 “定义”，请为术语添加定义。

    Microsoft Purview 使你能够向术语定义添加丰富的格式。 例如，可以向文本添加加粗、下划线或斜体格式。 还可以创建表、项目符号列表或指向外部资源的超链接。

    显示 RTF 编辑器的屏幕截图。

    下面是格式设置格式的选项：

    名称 说明 键盘快捷方式
    粗体 使文本加粗。 在文本周围添加星号 (*) 字符也会使其加粗。 Ctrl+B
    斜体 使文本以斜体显示。 在文本周围添加下划线 (_) 字符也会使其斜体。 Ctrl+I
    下划线 为文本添加下划线。 Ctrl+U
    子弹 创建项目符号列表。 在文本之前添加连字符 ( ) 字符也会创建项目符号列表。
    编号 创建编号列表。 在文本之前添加 1 个字符也会创建编号列表。
    标题 添加带格式的标题。
    字号 更改文本的大小。 默认大小为 12。
    减少缩进 将段落移近边距。
    增加缩进 将段落从边距移开。
    添加超链接 创建链接以快速访问网页和文件。
    删除超链接 将链接更改为纯文本。
    报价 添加引号文本。
    添加表格 向内容添加表。
    编辑表 在表中插入或删除列或行。
    清除格式 删除所选文本的所有格式。
    撤消 撤消对内容所做的更改。 Ctrl+Z
    Redo 重做对内容所做的更改。 Ctrl+Y

    注意

    使用 RTF 编辑器更新定义会在术语 payload 中添加 属性 "microsoft_isDescriptionRichText": "true" 。 此属性在用户体验上不可见，并且会在执行任何 RTF 操作时自动填充。 在术语的 JSON 消息的以下代码片段中填充正确的文本定义：

      {
       "additionalAttributes": {
       "microsoft_isDescriptionRichText": "true"
       }
   }

  6. 对于 “状态”，请选择术语的状态。 新术语默认为 “草稿”。

    状态选项的屏幕截图。

    状态标记是与术语关联的元数据。 目前，可以针对每个术语设置以下状态：

    • 草稿：此术语尚未正式实施。
    • 已批准：此术语已正式批准。
    • 已过期：不应再使用此术语。
    • 警报：此术语需要注意。

    重要

    如果在术语层次结构上启用了审批工作流，则新术语将在创建时完成审批过程。 术语仅在获得批准后才存储在目录中。 若要了解如何管理业务术语表的审批工作流，请参阅 业务术语的审批工作流。

  7. 添加资源和首字母缩略词信息。 如果术语是层次结构的一部分，则可以在“概述”选项卡上的“父项”中添加父术语。

  8. 若要建立与其他术语的关系，请在“相关”选项卡上添加同义词和相关术语信息，然后选择“应用”。

    相关术语的选项卡和用于添加同义词的框的屏幕截图。

  9. （可选）选择“ 联系人 ”选项卡，将专家和专员添加到你的任期。

  10. 选择“ 创建 ”以创建术语。

    重要

    如果在术语的层次结构路径上启用了审批工作流，你将看到 “提交以供审批 ”，而不是“ 创建 ”按钮。 选择 “提交”进行审批 将触发此术语的审批工作流。

    用于提交条款以供审批的按钮的屏幕截图。

删除术语

  1. 在主页上，选择左窗格中的“ 数据目录 ”，然后选择页面中心的“ 管理术语表 ”按钮。

    数据目录和用于管理术语表的按钮的屏幕截图。

  2. 选择包含要删除的术语的术语表，然后选择“ 术语 ”选项卡。

  3. 选择要删除的术语的复选框。 可以选择单个术语或多个术语进行删除。

    术语表的屏幕截图，其中选择了几个术语。

  4. 选择顶部菜单上的“ 删除 ”按钮。

    术语表的屏幕截图，其中突出显示了顶部菜单上的“删除”按钮。

  5. 一个新窗口显示选择要删除的所有术语。 在以下示例中，要删除的术语列表是父术语 “收入” 及其两个子术语。

    注意

    如果选择了父级进行删除，则会自动选择该父级的所有子级进行删除。

    用于删除术语表术语的窗口的屏幕截图，其中包含要删除的所有术语的列表。

    查看列表。 可以通过选择“ 删除”来删除不想删除的术语。

    用于删除术语表术语的窗口的屏幕截图，其中包含用于从要删除的术语列表中删除项的列。

  6. “ 需要审批” 列显示哪些条款需要审批流程。 如果值为 “是”，则术语将在删除前完成审批工作流。 如果值为 “否”，则无需任何批准即可删除该术语。

    注意

    如果父项具有关联的审批流程，但其子级没有，则会触发删除父术语的工作流。 这是因为选择是在父项上完成的，并且你确认删除了子术语以及父项。

    如果至少需要批准一个术语，将显示 “提交以供审批 ”和“ 取消 ”按钮。 选择 “提交以供审批 ”将删除不需要审批的所有条款，并触发需要审批的条款的审批工作流。

    用于删除术语表术语的窗口的屏幕截图，其中显示了需要批准的术语，并包括用于提交它们以供审批的按钮。

    如果不需要批准任何条款，将显示 “删除” 和“ 取消” 按钮。 选择 “删除” 将删除所有选定的术语。

    用于删除术语表术语的窗口的屏幕截图，其中显示了不需要批准的术语以及用于删除它们的按钮。

启用了审批工作流的业务条款

如果对某个术语启用了 工作流 ，则该术语的任何创建、更新或删除操作都将在将数据保存到数据目录中之前经过审批。

  • 新条款：在父术语上启用创建审批工作流时，在创建过程中输入所有详细信息后，会看到 “提交审批 ”，而不是 “创建 ”。 选择 “提交”进行审批 会触发工作流。 当请求获得批准或拒绝时，你将收到通知。

  • 汇报现有条款：在父术语上启用更新审批工作流时，在更新术语时，将看到“提交以供审批”，而不是“保存”。 选择 “提交”进行审批 会触发工作流。 在满足所有审批之前，更改不会保存在目录中。

  • 删除：在父术语上启用删除审批工作流时，删除该术语时，会看到 “提交以供审批 ”，而不是 “删除 ”。 选择 “提交”进行审批 会触发工作流。 但是，在满足所有审批之前，不会从目录中删除该术语。

  • 导入术语：如果为 Microsoft Purview 术语表启用了导入审批工作流，则通过 .CSV 文件导入术语时，“导入”窗口中会显示“提交审批”而不是“确定”。 选择 “提交”进行审批 会触发工作流。 但是，在满足所有审批之前，文件中的术语不会在目录中更新。

用于创建新术语的窗口和用于提交术语以供审批的按钮的屏幕截图。

后续步骤