配置支出管理

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本文介绍您配置“支出管理”前在计划流程中的注意事项和必须做的决定。 在支出管理中，您可以存储有关付款方式、出差申请、支出报表和政策等的信息。

由于您在计划支出管理的配置时所做的许多决策基于您的组织的层次结构和财务结构，因此您必须是引用这些领域的计划文档。

内部公司支出

在您启用内部公司支出时，您允许和法人和员工代表您组织中的其他法人产生支出，从您组织中的雇佣法人那里收取付款。 例如，法人 A 中的一名员工完成法人 B 的一个项目，且该项目产生出差支出。 如果启用内部公司支出，则该员工可以提交支出报表，将支出过帐到法人 B，且该支出必须由法人 A 支付。如果您的组织不具有多个法人，您就不需要启用内部公司支出。

决策：是否要启用内部公司支出？

财务管理

支出管理与您的组织的财务管理紧密集成。 支出管理的许多配置都将基于您作出的关于您的组织的财务决策。 以下各节介绍需要基于您的领导团队给出的您组织的财务决策和指导计划和决策的不同领域。

出差津贴

您必须定义您的组织提供的员工出差津贴。 由于出差津贴通常用于覆盖支出（如津贴、住所和其他附加支出），因此您可以创建您的组织提供的出差津贴补助的规则。 出差津贴比率可以基于出差时间和/或出差地点。 在定义某一出差津贴规则时，您可以指定将预扣的出差津贴支出百分比（如果工作人员获得了免费提供的餐饮或服务）。 您还可以定义出差津贴费率层，以设置可以对工作人员差旅应用出差津贴费率的最低和最高小时数。

决策：

  • 第一天和最后一天的默认出差津贴规则：

    • 员工可以要求一天下班打卡并仍领取出差津贴的最低小时数是多少？
    • 为第一天和最后一天的餐饮提供的金额是否减少？ 如果减少，那么减少的百分比是多少？
    • 为第一天和最后一天的酒店提供的金额是否减少？ 如果减少，那么减少的百分比是多少？
    • 为第一天和最后一天发生的其他支出提供的金额是否减少？ 如果减少，那么减少的百分比是多少？

  • 默认出差津贴规则：

    • 如果（例如）就餐是免费的，那么每次就餐的出差津贴补助是否存在百分比减少？ 如果减少，那么每餐减少的百分比是多少？
    • 餐费减少是按天、按行程计算的，还是按每天的就餐次数计算的？
    • 出差津贴金额是否应按常规方式四舍五入或向上化整？
    • 出差津贴是按 24 小时期间计算的还是按一个日历天计算的？

  • 基于位置的出差津贴规则：

    • 出差津贴比率根据位置而存在差异？ 哪些位置包括在内？

    • 如果出差津贴比率根据位置而存在差异，那么对于每个位置，为以下支出类型提供的金额百分比是多少：

      • 餐费
      • 酒店
      • 其他支出

支出管理日记帐和帐户

支出管理要求您使用多个日记帐和帐户。 例如，您必须确定同一帐户是否用于预付现金和信用卡争议。

决策：

  • 已审核的支出报表过帐到哪个分类帐日记帐？
  • 哪个帐户用于预付现金？
  • 是否应立即过帐预付现金？

付款方式

当您允许员工代表您的企业产生支出时，您必须定义允许员工使用的付款方式。 例如，您可能允许员工使用现金或公司信用卡。 您可能还允许员工使用个人信用卡，然后偿还员工。 您必须为允许您的每个付款方式做出以下决策。

决策：

  • 允许什么付款方式？
  • 谁拥有付款方式支出？
  • 是否有对方科目类型？ 如果存在一个对方科目类型，该类型是什么？
  • 如果存在一个对方科目，该科目是什么？
  • 如果付款方式是信用卡，那么是否付款方式仅用于导入的交易记录？

支出类别和共享类别

当员工创建支出报表时，他们记录的每个支出都必须与支出类别关联。 支出类别派生自可在组织中的法人之间共享的共享类别。 这些类别还可以在项目管理和会计中共享，具体取决于您的组织的定义方式。 根据您组织的定义和实施团队的指导，确定在支出管理中使用的类别是否要仅在支出管理中使用，或者它们是否应在项目管理和会计和支出管理之间共享。 请注意，这些类别可以在项目和支出或项目和生产之间共享，不过，不在支出和生产之间共享。 您必须为每个支出类别做出以下决策。

决策：

  • 什么是支出类别？ 示例包括航班、酒店或里程类别。

  • 支出类别是否还可以用于项目管理和会计？

  • 什么是支出类型？

  • 支出类别的默认付款方式是什么？

  • 支出类别中的支出是否必须细化？

  • 支出类别的主要默认科目是什么？

  • 支出类别的默认项销售税组是什么？

  • 是否允许对支出类别使用其他付款方式？ 如果允许其他付款方式，有哪些付款方式？

  • 此支出类别是否有子类别？ 如果有子类别，您还必须确定以下方面：

    • 是否将任何子类别排除在退税之外？
    • 子类别的项目销售税组是什么？

如果此支出类别还用于项目管理和会计，则回答剩余的问题。 否则，移至下一部分。

  • 哪些成本科目将用于以下支出？

    • 成本
    • 工资分配
    • WIP-成本值
    • 成本-项
    • WIP-成本值-项
    • 应计损失
    • WIP-应计损失

  • 哪些收入科目用于以下各项？

    • 已开票收入
    • 应计收入-销售值
    • WIP-销售值
    • 应计收入生产
    • WIP-生产
    • 应计收入-利润
    • WIP-利润
    • 应计收入-预订
    • WIP-预订

税费

对于支出相关的税，必须确定支出报表上包括或启用什么。

决策：

  • 销售税是否包括在支出金额中？

  • 是否在支出上启用退税？

    备注

    计划总帐时，如果决定应用美国销售税和销项税规则，则无法启用支出退税。 （若要应用美国销售税和采用销项税规则，则将应用销售税税务规则选项设置为是。）

策略

通过创建支出报表策略，当员工代表您的组织产生支出时，您可以帮助您的组织节省时间和金钱。 策略有助于保证员工保持在预算中，提供所有必需的信息，并且只在需要时花钱。 您必须为您创建的每个支出报表策略和每个支出报表审核策略做出以下决策。

决策：

  • 策略的名称是什么？
  • 支出策略的目的是什么？
  • 如果您已经决定启用内部公司支出，则此策略将应用于您组织中的哪个公司？
  • 策略什么时候生效？
  • 策略什么时候到期？
  • 策略规则是什么？
  • 策略规则的结果是什么？