采购概览
文本提供在采购模块中可用的功能的概览。
采购包括从确定产品和服务需求到采购产品、收货、开票和处理供应商付款的所有步骤。 采购流程可以通过定义采购策略和工作流来针对特定业务需求进行配置。
确定产品和服务的需求
产品或服务的需求可能源自申请，例如，当员工需要产品时。 可以设置产品目录来引导从中进行选择的可用产品的选择，或对目录中尚未可用的产品提出请求，从而允许采购部门考虑如何供应产品。
花费限制可以用于约束申请花费，采购工作流添加在订购发生前要求审核的选项。 如果需要，还可以指定预算资金分配。
采购部门为所需的产品和服务确定供应商，这可能涉及发送给多个潜在供应商的询价。 可以共享请求产品的规格，并且供应商能够查看这些信息来确定其能否交付符合这些规格的产品。 供应商返回出价，采购部门然后在选择要采购的供应商前审查该出价。
采购订单包括将采购查询发送到供应商的选项，作为更为全面的询价流程的备选。 采购查询可用于帮助设定诸如订单的价格、折扣和收货日期等期限。 如果供应商被设置为使用供应商门户，采购查询功能将禁用。 而如果该订单在供应商门户共享，当确认请求发送时，供应商可以直接确认该订单。
供应商目录可以用于收集有关供应商可以供应的产品分类的信息。 供应商可以发布他们自己的目录，因此，更易保持最新目录。 可以将核准供应商列表附加到产品，这可以帮助在打开新采购订单时指导供应商选择，并防止使用意外的供应商。
采购
采购订单可以使用一些不同的方法创建，包括：
- 作为确定要求采购的需求的主计划的结果。 此流程生成计划采购订单，在下达这些订单时，采购订单将生成。
- 通过处理生成采购的采购申请。
- 通过处理采购协议，其中采购订单从协议作为下达单创建。 通常用于在采购协议用来表示总订单时。
- 手动创建，创建的采购订单不基于其他单据时。
使用采购审核工作流配置的采购订单在被记录为已审核之前需要进行审核，在该订单可以进一步处理前也需要审核。
确认采购订单以表示已与该供应商建立了协议。 采购订单然后将逐渐经历不同状态，直到最后开票或取消。
在创建采购订单时，许多字段使用在供应商页存储的关于供应商的信息的默认值预填充。 这意味着您需要在采购订单上填写有限数量的字段，虽然您可以选择覆盖默认值。
价格和折扣
价格和折扣包括有关价格、折扣及其提供的返利条款的信息。 价格和折扣可以表示为贸易协议。 贸易协议表示包含价格或折扣的供应商价目表，并且具有协议生效的一组特定日期。 价格和折扣可以通过包含诸如承诺等条件的采购协议进行协商和表示，以作为协商条款的前提条件购买特定数量或货币金额。 可以与供应商建立返利协议，规定特定产品或产品组的采购可以根据采购金额或数量触发从供应商的返利。
交货选项
存在与采购订单相关的交货流程的不同选项。 订购的产品可以拆分为若干交货计划，在计划中，订购数量的各个部分可以计划在不同的日期交货。 交货还可以包括从销售订单启动的直接交运，在与采购订单上记录的产品收货相同的时间自动在销售订单上生成装箱单。 采购订单还可以为内部公司订单链的一部分，也称作内部公司采购订单，在其中产品从匹配的内部公司销售订单订购。 在此情况下，某些步骤自动跨两个相关的内部公司订单。
附属物料
产品可以设置为包括附属物料。 这是为了建议与已订购的产品相关的产品。 附加产品可以是必需的也可以是可选的。 在某些情况下，附属物料可以添加为随其他产品采购的免费产品。
采购订单费用
费用可以分配给采购订单。 这可以通过设置自动费用或通过手动添加费用自动发生。 费用可在订单头级别或订单行级别分配到订单。 费用核算可以通过不同方式设置。 例如，您可以设置作为产品成本核算费用。 如果您执行此操作，费用必须在订单可以确认前在订单行级别分配。 有一个选项可以帮助将费用从订单头分配到各行。
产品收货和开票
包括实际产品的采购订单通常要求在仓库内进行到达登记，然后为订单登记产品收货。 可以配置包含符合需要的产品的采购订单，这样请求产品的员工也需要提供收货确认。
有些采购订单包括属于服务或其他非实际产品（不需要在仓库中收货）的产品。 产品可以创建为服务或采购类别可直接用于此类订单的采购订单。 使用这些订单，有时会跳过产品收货核算，并且订单直接开票，或产品收货登记在没有任何先前到达登记的采购订单上完成。
产品收货可能导致特定目的的自动消耗。 这包括直接交运的隐含消耗、项目消耗或核算作为固定资产的产品的消耗。
在供应商发票从供应商到达时，它们可能首先在发票登记簿记录，与采购订单无关，然后对照采购订单作为记录审核。 记录包含采购订单的供应商发票包括匹配针对发票的产品收货。
会计分配可以在采购订单上指定以描述如何在分类帐中执行核算，并且还可以定义当预算资金分配包含在您的配置中时如何获取分配。
开票的采购订单会将负债记录到应付帐款系统内的供应商帐户中，通过该系统可以处理供应商付款。
供应商表现
采购和应付帐款报告包括支出分析和供应商绩效分析，通过这些报告可以了解绩效和审核采购。