组织范围内的邮件免责声明、签名、页脚或Exchange Online页眉

项目
03/05/2024

在没有Exchange Online邮箱的Exchange Online组织或独立Exchange Online Protection (EOP) 组织中，可以将 HTML 或纯文本法律免责声明、披露声明、签名或其他信息添加到进入或离开组织的电子邮件的顶部或底部。为此，请创建邮件流规则 (也称为传输规则) ，用于向邮件添加所需信息。

注意：

用户可以将签名应用于 Outlook 中的自己的传出邮件或Outlook 网页版 (以前称为Outlook Web App) 。有关详细信息，请参阅在 Outlook 网页版中创建和添加电子邮件签名。
如果希望仅将信息添加到传出邮件，则需要添加相应的条件 (例如，位于组织外部的收件人) 。默认情况下，邮件流规则应用于传入和传出邮件。
若要避免在电子邮件对话中添加多个免责声明，请添加一个查找您免责声明中唯一性文本的例外。此异常可确保免责声明仅添加到原始邮件中。
测试免责声明。创建邮件流规则时，可以选择立即开始使用它 (强制实施) ，或者先对其进行测试并记录结果。建议先测试所有邮件流规则，然后再将其设置为“强制”。

开始前，有必要了解什么？

估计完成每个过程的时间：7 分钟。
有关 Exchange 管理中心 (EAC) 的信息，请参阅 Exchange Online 中的 Exchange 管理中心。若要连接到 Exchange Online PowerShell，请参阅连接到 Exchange Online PowerShell。若要连接到独立 EOP PowerShell，请参阅连接到独立Exchange Online Protection PowerShell。
必须先分配有权限，然后才能执行这些过程。若要查看所需的权限，请参阅 Exchange Online 中的功能权限一文中的“邮件流”条目。
有关可能适用于本文中的过程的键盘快捷方式的信息，请参阅 Exchange 管理中心的键盘快捷方式。

提示

是否有任何疑问？在 Exchange 论坛中寻求帮助。访问 Exchange Online 或 Exchange Online Protection 的论坛。

使用 EAC 添加免责声明或其他电子邮件标头或脚注

在的 EAC 中 https://admin.exchange.microsoft.com，转到 “邮件流>规则”。或者，若要直接转到 “规则” 页，请使用 https://admin.exchange.microsoft.com/#/transportrules。
在 “规则 ”页上，选择“ +添加规则”，然后选择“ 应用免责声明”。
在打开的新规则向导中，在 “设置规则条件 ”页上配置以下设置：
- 名称：输入规则的唯一名称。
- 在以下情况下应用此规则：选择标识哪些邮件获得免责声明的条件。例如：
  - 收件人>是外部/内部
  - 在打开 的“选择收件人位置” 浮出控件中，选择“ 组织外部”，然后单击“ 保存”。
  或者，如果希望此规则应用于进入或离开组织的每封邮件，请从“如果应用此规则”下拉列表中选择“应用于所有邮件”。
- 执行以下操作：验证已选中 “将免责声明应用于邮件 并 追加免责声明 ”。如果想要将免责声明文本放在邮件顶部，请改为选择在 免责声明前面附加 。
  - 选择“ 输入文本 ”链接以输入免责声明的文本，然后选择“ 保存”。
    
    免责声明文本可以包含 HTML 标记和内嵌级联样式表 (CSS) 标记。可以使用 IMG 标记添加图像。免责声明文本还支持以下令牌，这些令牌使用来自发送方的值：
    - %%City%%
    - %%Company%%
    - %%CountryOrRegion%%
    - %%Department%%
    - %%DisplayName%%
    - %%Fax%%
    - %%FirstName%%
    - %%HomePhone%%
    - %%Initials%%
    - %%LastName%%
    - %%Manager%%
    - %%MobilePhone%%
    - %%Notes%%
    - %%Office%%
    - %%Pager%%
    - %%Phone%%
    - %%PostalCode%%
    - %%PostOfficeBox%%
    - %%StateOrProvince%%
    - %%StreetAddress%%
    - %%Title%%
    - %%UserPrincipalName%%
    - %%WindowsEmailAddress%%
  - 在邮件中无法插入免责声明时，选择 “选择一个 链接”以输入回退操作。
  - 在 “指定回退操作 ”页上，从下拉列表中选择一个值，然后选择“ 保存”。
- 以下情况除外：若要添加阻止在电子邮件对话中添加多个免责声明的异常，请配置以下设置：
  - 选择 主题或正文 ， 主题或正文与这些文本模式匹配。
  - 在打开的 “指定字词或短语” 浮出控件中，输入免责声明中的字词或短语，选择“ 添加”，然后选择“ 保存”。
完成后，请选择“下一步”。
在 “设置规则设置” 页上，配置以下设置：
- 规则模式：保留默认值 “强制” 以立即打开规则，或选择“ 测试而不使用策略提示 ”来记录结果，而不会实际将免责声明添加到邮件中。
- 严重性：分配消息日志中显示的严重性级别。有效值包含:
  - 低
  - 中
  - High
  - 未审核
  - 未指定
- 在上激活此规则 ， 并在上停用此规则：（可选）选择规则处于活动状态时的日期时间范围。
- 停止处理更多规则：（可选）在免责声明规则处理邮件后停止对邮件应用更多规则。
- 如果规则处理未完成，则延迟消息：（可选）如果规则无法处理邮件，则延迟消息。
- 匹配邮件中的发件人地址：选择以下值之一：
  - 标头：仅检查邮件头。此值为默认值。
  - 信封：仅检查 SMTP 邮件信封。
  - 标头或信封：检查邮件头和 SMTP 邮件信封。
- 注释：（可选）输入注释以帮助描述规则。
完成后，请选择“下一步”。
在“ 查看并完成 ”页上，查看规则的设置，然后选择“ 完成”。

使用 Exchange Online PowerShell 添加免责声明或其他电子邮件页眉或页脚

使用 New-TransportRule cmdlet 创建免责声明规则。有关详细参数信息，请参阅 Exchange Online 中) 谓词 (邮件流规则条件和例外。

以下示例创建一个新的邮件流规则，该规则在组织外部发送的所有电子邮件的末尾添加带有图像的免责声明：

New-TransportRule -Name "External Disclaimer" -SentToScope NotInOrganization -ApplyHtmlDisclaimerText "<h3>Disclaimer Title</h3><p>This is the disclaimer text.</p><img alt='Contoso logo' src='http://www.contoso.com/images/logo.gif'>"

以下示例创建一个新的邮件流规则，该规则在所有传出邮件的开头添加一个月的播发：

New-TransportRule -Name "March Special" -Enabled $true -SentToScope NotInOrganization -ApplyHtmlDisclaimerLocation Prepend -ActivationDate '03/1/2017' -ExpiryDate '03/31/2017'-ApplyHtmlDisclaimerText "<table align=center width=200 border=1 bordercolor=blue bgcolor=green cellpadding=10 cellspacing=0><tr><td nowrap><a href=http://www.contoso.com/marchspecials.htm>Click to see March specials</a></td></tr></table>"

如何知道操作成功？

若要验证是否已成功创建免责声明，以及免责声明是否按预期工作，请执行以下步骤：

给自己发送符合您定义的条件和例外的纯文本电子邮件和 HTML 电子邮件，以验证按预期显示此文本。
如果添加了一个例外以避免在对话中将免责声明添加到连续消息中，请将测试消息转发给自己，以验证你是否未获得免责声明的额外副本。
向自己发送一些不应获取免责声明的消息，并验证该免责声明是否未包含在内。

免责声明规则的回退选项

例如，如果邮件流规则无法修改邮件以添加免责声明 (邮件) 加密，则需要指定操作。此应变称为规则的 回退选项 。免责声明规则的可用回退选项包括：

包装：将创建新邮件，并将原始邮件作为附件添加到其中。免责声明文本将添加到发送给收件人的新邮件中。此回退选项名称是默认值。
- 检查邮件属性的后续邮件流规则 (例如，邮件正文中的邮件主题或文本) 将检查新邮件，而不是原始邮件 (（现在新邮件) 中的附件）。如果希望其他规则检查原始邮件并对其执行操作，请确保在免责声明规则之前应用这些规则，方法是对免责声明规则使用较低的优先级，对其他规则使用更高的优先级。
- 如果将原始邮件作为附件插入新邮件的过程失败，则不会传递原始邮件。原始邮件在未送达报告中返回给发件人， (也称为 NDR 或退回邮件) 。
忽略：忽略规则，传递原始邮件时没有免责声明。
拒绝：原始邮件将返回到 NDR 中的发件人。

在 EAC 中，可以选择规则操作中的回退选项。在 Exchange Online PowerShell 中，使用 ApplyHtmlDisclaimerFallbackAction 参数。

详细信息

配置免责声明规则后，请参阅管理邮件流规则，了解如何查看、修改、启用、禁用或删除规则。