搜索工具

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有效的报告和数据分析的第一步通常是查找数据。 如果未显示正确的数据，则图表和报表实际无法提供任何值。 现成的 Microsoft Dynamics 365 包含可用于对数据进行快速筛选和分析的多个视图。 组织可以使用这些视图轻松地获取有关正在进行的内容的概况。

现在我们来看几个示例：

  • 销售经理使用本周开启的潜在客户视图查看本周生成的所有新潜在客户。 在视图中，销售经理可以按区域等条件对潜在客户进行筛选。 销售经理可以将特定区域中的潜在客户分配给与这些区域关联的销售人员。
  • 客户主管将我的当前会计年度中结束的商机视图中显示的记录导出到 Microsoft Excel，并创建数据透视表以深入了解这些数字。

有许多不同的现成视图以多种方式显示数据。 但是组织需要查找的特定数据可能没有显示在任何现成的视图中。 查找和显示这些数据的一种方法是在 Dynamics 365 中使用“高级查找”功能。

高级查找

高级查找是从 Microsoft Dynamics 365 Sales 中提取数据的一种出色方式。 它使用用户定义的筛选器来显示所需的数据。 例如，销售代表想要查看在过去六个月中订购了特定产品的所有客户。 通过使用“高级查找”，销售代表不仅可以筛选客户记录中的数据，还可以筛选相关记录中的数据，例如，客户所下订单中的明细项目。 “高级查找”还可以帮助准备将数据导出到 Excel 以用于报告目的。 要使用本功能，请在导航栏上选择高级查找按钮（类似于筛选器）。 高级查找面板将打开。

高级查找面板的屏幕截图，其中包含注释“指定您要搜索的表”。

首次加载“高级查找”时，您需要指定要搜索的表，例如“商机”。 选择您要使用的表后，筛选器屏幕将打开。 筛选器屏幕将根据您正在使用的表的默认视图进行预筛选。 例如，商机的默认视图是我的接洽中的商机。 当“高级查找”筛选器打开时，将应用两个筛选器。

  • 负责人为当前用户

  • 状态为开启

此视图将为当前登录的用户显示所有接洽中的商机。

下图显示了本示例的“高级查找”的内容。

编辑筛选器商机的屏幕截图，其中显示了消息“筛选条件基于所选表的默认视图”。

您可以根据需要添加、编辑或删除各个筛选条件。

突出显示按钮的“编辑筛选器”的屏幕截图，包含注释“允许您执行删除筛选条件、添加更多筛选条件等操作”。

通过“高级查找”进行搜索只能在结果列表中返回一种记录类型。 例如，它无法在一个列表中同时返回客户和商机。 但它可以使用其他表中的数据来控制针对特定记录类型显示哪些记录。 例如，下图中的筛选条件返回客户记录，这些记录包含估算收入低于 100,000.00 美元的已开启商机。

筛选条件示例突出显示“结果”按钮，以运行查询并填充结果。还有“详细信息”按钮可使筛选条件可编辑。该部分显示筛选详细信息，指定客户至少有一个接洽中的商机且估计收入超过 100,000 美元。

指定筛选条件后，您可以通过使用应用按钮在应用程序中显示结果。 筛选器的显示方式类似于任何其他视图，只不过视图旁边有一个星号。

我的活跃帐户的屏幕截图，通过星号调出视图名称。

如果要保存高级查找筛选器，以便可以随时将其用作视图，请选择视图名称旁边的向下键。 在出现的菜单底部，您会看到另存为新视图选项。

“高级查找”筛选菜单下拉以显示“另存为新视图”选项。

指定并保存视图名称后，该视图将显示在用于生成该视图的表所在视图的列表中。

重命名为“活跃帐户”且商机少于 100,000 的个人视图下的视图的屏幕截图。

Excel 集成

许多用户非常熟悉和满意 Excel 中提供的数据分析工具。 因此，许多用户更喜欢将 Dynamics 365 数据导出到 Excel 并在其中进行数据分析。

Dynamics 365 提供了多个供用户使用他们熟悉的 Excel 工具管理和分析 Dynamics 365 数据的选项。

  • 静态 Excel 数据导出：

    • 用户可以导出所选视图的快照。
    • 用户可以导出视图中显示的所有记录。

  • 动态工作簿：

    • 导出时将会创建连接到 Dynamics 365 Sales 数据库的工作簿。
    • 这些工作簿在 Excel 中动态更新。

  • 动态数据透视表：

    • 这些数据透视表类似于动态工作簿，但用户必须设计要与之交互的透视表的列和行。

  • Microsoft Excel Online：

    • 您可以在 Dynamics 365 中使用 Excel 编辑 Dynamics 365 数据。
    • 数据可保存回 Dynamics 365。

使用内联 Excel

有时，您可能需要使用 Excel 中提供的工具对 Dynamics 365 数据进行批量编辑或快速分析。 但您无需完全导出数据。 您可以在 Dynamics 365 中使用 Excel Online 快速执行临时分析。 例如，如果您是销售经理，则可能需要分析团队负责的商机，以了解如何为您的团队成员提供帮助。 您可能还需要查看关键绩效指标 (KPI)。 如果您是销售代表，则可以在 Excel 中开启商机，并针对不同的激励方案执行假设分析。 最后一点，您可能希望在 Excel Online 中快速打开数据，以便可以将这些数据复制到其他位置，例如复制到电子邮件中。

可以在 Excel Online 中打开 Dynamics 365 中当前显示的任何视图。 只需在命令栏上选择导出至 Excel 按钮，然后在出现的菜单中选择在 Excel Online 中打开即可。

“导出至 Excel”按钮下拉列表显示了“在 Excel Online 中打开”、“静态工作表”、“静态工作表(仅页面)”、“动态工作表”和“动态数据透视表”选项。

在 Excel Online 中完成数据编辑后，可以通过选择保存按钮，将更新后的信息保存回 Dynamics 365 中。 请记住保持 Excel 单元格的现有格式，以防在导入时出现问题。 您添加到工作簿的任何其他信息（如图表或颜色）将不会保存。

Excel Online 中的 Dynamics 365 数据。突出显示“保存”按钮。当您选择“保存”时，更改将导入回 Dynamics 365。

将 Dynamics 365 信息导出到 Excel

如果您需要利用 Excel 中提供的更高级分析工具，可以将 Dynamics 365 数据导出为静态工作簿或动态工作簿。

您可以将这两种类型的工作簿重新导入到 Dynamics 365。 如果您需要更高级的功能，可以导出动态数据透视表。 通过数据透视表可以轻松地整理和汇总数据。

从“活跃客户：商机高于 100,000 美元”中导出到 Excel 的 Dynamics 365 数据。

Dynamics 365 数据将导出到标准 Excel 文件，您可以在任意设备（如手机、平板电脑或台式电脑）上使用该文件。 所导出数据的格式与您在 Dynamics 365 看到的格式一样。 因此，文本、数字和日期仍与先前一样。 但某些单元格的格式可能会发生变化。