单位和团队销售

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与 Microsoft Dynamics 365 交互的每条记录都具有相关的负责人。 例如，单位、联系人和潜在客户都有负责人。 负责人通常是单个用户。 但在大型企业组织中，单位可能由一个用户团队负责。

尽管单位和联系人的主要负责人可能是单个用户或一个用户团队，但向客户销售的实际流程很少仅涉及一个人员。 通常，销售是整个团队努力的结果。

例如，组织将估算收入超过 250,000 美元的任何商机分类为高优先级商机。 高优先级商机分配给了 Hypo 团队，这个团队由五人组成，他们共同合作来赢得这些商机。 不过，可能会在不同阶段引入其他人员来为 Hypo 团队提供帮助。 以下是一些示例：

  • 技术销售专家帮助定义项目的范围。

  • 内部销售团队成员帮助处理与定价相关的功能。

  • 设计团队设计交易中使用的特定产品或其他项目。

  • 法律团队帮助确保合同措辞准确。

尽管组织可以轻松确定 Hypo 团队的五位组成人员，但确定所需的技术、设计和法律团队成员可能较为困难，因为根据商机的规模、时间线和范围不同，这些人员也可能会是不同的。

Microsoft Dynamics 365 Sales 提供了多个支持团队和团队销售的选项。

负责人团队

Dynamics 365 中的记录可以由单个用户或一组用户（称为团队）负责。 通常，当多个预定义用户必须协同处理记录时，会将团队分配为记录负责人。 将记录分配给团队的一个优点是，团队的所有成员都可以在其我的开启的商机视图中看到记录，就像商机分别分配到了每个人。 另一个优点是，可以将不再属于团队的任何用户从团队中删除。 分配给团队的任何记录仍将对其他团队成员可用。

在团队负责记录之前，管理员必须在 Microsoft Dataverse 中定义团队及其成员。 在 Power Platform 管理中心完成本操作。 进入 Power Platform 管理中心后，选择您要在其中创建团队的环境，然后转到设置>用户 +权限>团队。

有关详细信息，请参阅 Microsoft Dataverse 团队管理。

在定义团队及其成员后，可以将 Dynamics 365 Sales 记录分配给团队。 在命令栏上选择分配按钮，然后在显示的对话框中选择团队。 如果团队的成员并不经常变化，最好使用负责人团队。

注意

必须为将负责记录的任何用户或团队至少分配一个安全角色，这样才能在应用程序中定义其安全权限。

“分配商机”窗口的屏幕截图。

有关如何定义安全角色的详细信息，请参阅安全角色和特权。

使用连接确定销售团队

有时，帮助处理销售流程的人员本身无需负责记录，或者无需属于负责记录的团队的一员。 他们只需以团队成员的身份与记录关联。 您可以使用连接 将用户与记录关联。 例如，默认情况下，通过商机表可以将商机记录连接到用户。 这样，您可以确定销售团队。

Dynamics 365 中的连接非常灵活，并且在很多情况下非常有用。 通过这些连接可以将用户连接到商机，以及指定用户相对于商机的角色。 虽然连接对于确定团队成员很有用，但它们不包含安全概念，例如记录所有权或访问权限。 因此，仅将用户添加到销售团队并不会授予他们记录访问权限。

选中电子邮件的活动菜单的屏幕截图。

如果像技术销售主管、区域经理或产品设计师这几类用户需要获取对记录的访问权限，则必须将记录与他们共享。 将记录与单个用户共享，可能会比较难于管理且不能直观显示。 此外，随着时间的推移，还会产生性能问题。 在这些情况下，访问团队将扮演重要角色。

通过访问团队可以轻松地与各业务部门的其他人员共享业务对象及协作。

Dynamics 365 Sales 包括用于提供读取、写入、追加和追加到特权的商机销售团队模板。

具有访问权限的商机销售团队模板的屏幕截图。

当使用连接将一个用户添加到商机销售团队时，应用会自动将该用户添加到商机的访问团队。 因此，将仅会为用户授予对该商机的访问权限。 如果断开连接，则会将用户从访问团队中删除，该用户对商机的访问权限将被撤销。

自定义访问团队

访问团队不负责记录，并且不会为他们分配安全角色。 这样，用户将能根据需要灵活地创建针对特定记录的临时安全权限。 您可以通过选择访问作为团队类型来手动创建访问团队。 或者，您可以使用团队模板来让系统创建和管理访问团队。

在无需频繁地与具有特定角色的一组用户共享记录的情况下，手动访问团队很有用。 例如，您可以定义一个名为审核者的访问团队，然后与该团队共享不可用的单位记录。 这样，您可以在审核流程中授予团队成员对单位的特定访问权限。

将自动为特定记录创建系统托管（或基于模板）的访问团队，无法与该团队共享其他记录。 您必须提供一个团队模板，供系统用于创建团队。 在模板中，定义表类型和访问权限，创建团队时团队成员将获得对记录的这些权限。

下面是创建基于模板的访问团队的步骤：

  1. 将访问团队功能设置为可供表使用：在 Dynamics 365 Sales 中，默认情况下只能将访问团队与商机表配合使用。

  2. 创建团队模板：团队模板是定义访问权限的位置。 预定义的商机销售团队模板即是一个示例。

  3. 将用户子网格添加到表页面以管理访问团队成员身份：这样，可以手动管理每条记录的团队。

基于模板的访问团队网格的屏幕截图。

如果不同的用户组需要不同的访问权限，请考虑为表创建多个访问团队模板。 例如，如果应付帐款部门的用户必须具有对某些类型商机的只读访问权限，出于财务评估目的，请考虑创建仅授予对商机的读取权限的商机会计团队模板。

有关如何创建团队模板的详细信息，请参阅关于协作处理团队模板。

有关如何定义访问权限的详细信息，请参阅创建团队模板以控制自动创建的团队的访问权限。