了解Viva Engage的保留期

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Microsoft 365 安全性与合规性许可指南。

本文中的信息是对了解保留的补充，因为它包含特定于Viva Engage的信息。

有关其他工作负载，请参阅：

提示

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保留和删除包括哪些内容

Viva Engage可以使用Viva Engage保留策略删除用户消息和社区消息，除了这些邮件中的文本之外，出于符合性原因，还可以保留以下项：超文本链接和其他Viva Engage邮件的链接。

注意

如以下部分所述，用户消息包括个人用户的私有消息，以及与该用户关联的任何社区消息。

用户消息还包括 故事情节帖子，保留策略支持这些帖子。

用户消息包括对话中所有人员的姓名，社区消息包括社区名称和消息标题（如有提供）。

将保留策略用于Viva Engage时，不会保留表情符号形式的其他人的反应。

与 Viva Engage 一起使用的文件不包括在Viva Engage的保留策略中。 这些项目有自己的保留策略。

保留与Viva Engage的工作原理

使用此部分可了解后端存储和进程如何满足合规性要求，并且应通过电子数据展示工具（而不是当前在 Viva Engage 应用中可见的消息）进行验证。

可以使用保留策略来保留Viva Engage中的社区消息和用户消息中的数据，并删除这些消息。 Exchange 邮箱在后台用于存储这些消息中复制的数据。 来自Viva Engage用户邮件的数据存储在用户邮件中包含的每个用户的邮箱的隐藏文件夹中，组邮箱中的类似隐藏文件夹用于社区邮件。

当 @提及用户或通知用户有人答复时，社区邮件的副本也可以存储在用户邮箱的隐藏文件夹中。 尽管这些消息最初是社区消息，但Viva Engage用户消息的保留策略通常包括社区消息的副本。 因此，用户消息并不局限于私人消息。

这些隐藏的文件夹不是为了供用户或管理员直接访问，而是存储合规性管理员可以使用电子数据展示工具搜索的数据。

即使邮件存储在 Exchange 中，Viva Engage邮件也仅包含在为Viva Engage社区邮件或Viva Engage用户邮件位置配置的保留策略中。

注意

如果用户包含在保留Viva Engage数据的活动保留策略中，并且你删除了此策略中包含的用户的邮箱，则保留Viva Engage数据，邮箱将转换为非活动邮箱。 如果不需要保留用户的此Viva Engage数据，请先从保留策略中排除用户帐户，然后再删除其邮箱。

为Viva Engage邮件配置保留策略后，Exchange 服务的计时器作业会定期评估存储这些Viva Engage邮件的隐藏文件夹中的项目。 计时器作业最多需要 7 天才能运行。 这些项目的保留期到期后，它们将移至 SubstrateHolds 文件夹，此文件夹是每个用户或组邮箱中的隐藏文件夹，用于在永久删除“软删除”项目之前存储这些项目。

重要

由于保留的第一个原则，并且由于Viva Engage邮件存储在Exchange Online邮箱中，如果邮箱受到另一个Viva Engage相同位置的保留策略、诉讼保留、延迟保留，或者如果出于法律或调查原因将电子数据展示保留应用于邮箱，

虽然邮箱包含在适用的保留中，但已删除Viva Engage邮件将不再在Viva Engage中可见，但将继续通过电子数据展示发现。

为Viva Engage消息配置保留策略后，内容采用的路径取决于保留策略是保留然后删除、仅保留还是仅删除。

如果保留策略为“保留后删除”：

Viva Engage消息的保留流示意图。

对于图中的两条路径：

  1. 如果用户在保留期内编辑或删除了Viva Engage邮件，则会在编辑) (立即复制原始邮件，如果) 删除到 SubstrateHolds 文件夹，则会 (移动原始邮件。 消息将存储在此处，直到保留期到期，然后立即将其永久删除。

  2. 如果未删除Viva Engage邮件，并且对于编辑后的当前邮件，则会在保留期到期后将邮件移动到“SubstrateHolds”文件夹。 此操作自到期之日起最多需要 7 天。 邮件位于 SubstrateHolds 文件夹中时，将立即永久删除。

注意

可通过电子数据展示工具搜索 SubstrateHolds 文件夹中的消息。 在消息从 SubstrateHolds 文件夹中永久删除之前，仍然可以使用电子数据展示工具搜索到它们。

当保留期过期并将邮件移动到 SubstrateHolds 文件夹时，删除操作将传达给Viva Engage服务，然后该服务会将相同的操作中继到Viva Engage客户端应用。 这种通信或缓存中的延迟可以解释为什么用户在短时间内继续在其Viva Engage应用中看到这些消息。

在这种情况下，Viva Engage服务由于保留策略而收到删除命令，Viva Engage应用中的相应消息将删除会话中的所有用户。 其中一些用户可能来自另一个组织，具有保留期较长的保留策略，或者没有为其分配保留策略。 对于这些用户，邮件的副本仍存储在其邮箱中，并仍可以搜索电子数据展示，直到其他保留策略永久删除这些邮件。

重要

Viva Engage应用中可见的消息不能准确反映它们是否根据合规性要求被保留或永久删除。

如果保留策略为“仅保留”或“仅删除”，内容路径在“保留后删除”策略的基础上有所变化。

“仅保留”保留策略的内容路径

  1. 如果编辑或删除Viva Engage邮件：将立即在 SubstrateHolds 文件夹中创建原始邮件的副本，并保留到保留期到期为止。 然后，此消息会立即从 SubstrateHolds 文件夹中永久删除。

  2. 如果Viva Engage邮件未修改或删除，并且对于在保留期内编辑后的当前消息：在保留期之前和之后不会发生任何事件;邮件将保留在其原始位置。

“仅删除”保留策略的内容路径

  1. 如果在保留期内未删除Viva Engage消息：在保留期结束时，邮件将移动到 SubstrateHolds 文件夹。 此操作自到期之日起最多需要 7 天。 然后，此消息会立即从 SubstrateHolds 文件夹中永久删除。

  2. 如果用户在此期间删除了Viva Engage邮件，则会立即将项目移动到“SubstrateHolds”文件夹，并立即将其永久删除。

保留策略的流和计时示例

使用下面的示例，查看前面部分中解释的过程和时间是如何应用于具有以下配置的保留策略的:

对于涉及永久删除的所有示例，由于保留原则，如果该消息受另一保留策略约束以保留该项目，或者它受到电子数据展示的保留，则此操作将暂停。

示例 1: 仅保留 7 年

第 1 天，用户发布新的Viva Engage消息。

第 5 天，用户编辑此消息。

第 30 天，用户删除当前消息。

保留结果:

  • 对于原始消息:

    • 第 5 天，复制消息到 SubstrateHolds 文件夹，从第 1 天起至少 7 年内 (保留期) 仍可使用电子数据展示工具进行搜索。

  • 对于当前 (已编辑) 消息:

    • 第 30 天，移动消息到 SubstrateHolds 文件夹，在那里它仍然可以用电子数据展示工具进行搜索，从第 1 天起至少 7 年 (保留期)。

如果用户在指定保留期之后，而不是在保留期内删除了当前消息，那么该消息仍然会移到 SubstrateHolds 文件夹中。 然而，现在保留期已过，信息将在至少 1 天后永久删除，然后通常在 1-7 天内删除。

示例 2: 保留 30 天，然后删除

第 1 天，用户发布新的Viva Engage消息。

第 10 天，用户编辑此消息。

用户不会进行进一步的编辑，且不会删除消息。

保留结果:

  • 对于原始消息:

    • 第 10 天，复制消息到 SubstrateHolds 文件夹，在那里仍然可以用电子数据展示工具进行搜索。
    • 在保留期结束时 (从第 1 天开始的 30 天)，该消息通常在至少 1 天后的 1-7 天内永久删除，然后电子数据展示不会再搜索到它们。

  • 对于当前 (已编辑) 消息:

    • 在保留期结束时 (从第 1 天起 30 天)，消息通常在 1-7 天内转移到 SubstrateHolds 文件夹，在那里仍然可以用电子数据展示工具进行搜索。
    • 然后，通常在 1-7 天内永久删除该消息，至少 1 天后，电子数据展示就无法搜索到它们。
示例 3: 1 天之后仅删除

注意

由于此配置的持续时间很短，并且保留过程在 1-7 天的时间段内运作，因此本节显示了在典型时间范围内的示例时间。

第 1 天，用户发布新的Viva Engage消息。

如果用户不编辑或删除信息，则保留结果的示例:

  • 第 5 天(通常在第 2 天保留期开始后的 1-7 天):

    • 消息会移动到 SubstrateHolds 文件夹中，并在那里停留至少 1 天且仍可使用电子数据展示工具进行搜索。

  • 第 9 天 (通常是在 SubstrateHolds 文件夹中至少 1 天后的 1-7 天):

    • 永久删除该消息，然后电子数据展示就无法搜索到它们。

正如该例子所示，尽管可以配置保留策略以在一天后删除消息，但该服务要经过多个过程以确保合规的删除。 因此，1 天后的删除操作可能需要 16 天才能将消息永久删除，以便在电子数据展示搜索中不再返回。

消息和外部用户

默认情况下，Viva Engage用户消息的保留策略适用于组织中的所有用户，但不适用于外部用户。 如果对包含的用户使用“编辑”选项并指定其帐户，则可以向外部用户应用保留策略。

目前，不支持 Azure B2B 来宾用户。

如果某用户离开组织

如果用户离开你的组织并删除了其 Microsoft 365 帐户，则其受保留Viva Engage用户邮件将存储在非活动邮箱中。 这些消息仍受用户在其邮箱变为非活动状态之前所应用的任何保留策略的约束，并且内容支持电子数据展示搜索。 有关详细信息，请参阅了解非活动邮箱。

如果用户在 Viva Engage 中存储了任何文件，请参阅 SharePoint 和 OneDrive 的等效部分。

限制

对Viva Engage社区消息和用户消息使用保留期时，请注意以下限制：

  • 为Viva Engage用户邮件位置选择“编辑”时，可能会看到来宾和非邮箱用户。 保留策略并非专为这些用户设计的，因此请不要选择他们。

配置指南

如果不熟悉如何在 Microsoft 365 中配置保留，请参阅 数据生命周期管理入门。

如果已准备好为Viva Engage配置保留策略，请参阅创建和配置保留策略。