使用频道对话、文件协作和共享应用规划外部协作

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Microsoft 365 提供了多个用于与组织外部人员协作的选项：

  • 在 Teams 中与组织外部人员进行 1：1 和群组聊天
  • 与组织外部人员进行 Teams 会议
  • 与组织外部的人员共享单个文件或文件夹
  • 团队协作，包括频道对话、文件协作和共享应用

本文介绍第四个选项：使用频道对话进行分组协作、文件协作和共享应用。 (有关所有选项的概述，请参阅 Microsoft 365.) 中的外部协作选项概述

Terms

  • Microsoft Entra B2B 协作 - 允许用户与组织外部的人员共享文件、文件夹、网站、组和团队的功能。 这些人通过使用目录中的来宾帐户访问共享资源。
  • Microsoft Entra B2B 直连 - 允许用户与其他Microsoft Entra组织中的人员共享组织中的资源。 这些人使用自己的工作或学校帐户访问共享资源。 组织中未创建任何来宾帐户。
  • 外部参与者 – 来自组织外部的人员，他使用自己的标识（而不是目录中的来宾帐户）参与资源（例如共享频道）。
  • 外部组织 - 与你共享资源的另一个组织。
  • 来宾 - 组织外部的人员，通过登录到目录中的来宾帐户来访问共享资源。
  • 宿主组织 – 托管共享资源（如共享通道）的组织。
  • 共享频道 – 可与团队外部的人员共享的 Teams 频道。 这些人可以是你的组织内部，也可以来自其他Microsoft Entra组织。
  • 共享链接 - 对用于与他人共享该文件或文件夹的文件或文件夹具有权限的链接。 与之共享的人员可以位于组织内部或外部。

团队中的协作选项

在团队中与组织外部人员协作时，有两个选项来说明这些人员访问你与他们共享的资源的方式。

来宾共享

来宾共享使用 Microsoft Entra B2B 协作，通过在每个人的 Microsoft Entra ID 中添加来宾帐户，允许与组织外部的人员共享和协作。 来宾帐户可用于以下各项：

  • 团队、SharePoint 网站和 Microsoft 365 组中的来宾成员身份
  • 单个文件和文件夹共享

团队中的来宾具有与普通团队成员类似的功能。

共享频道中的外部参与者

外部参与者使用自己的Microsoft Entra ID 或 Microsoft 365 标识访问组织中的共享资源。 这可以通过两个组织配置的组织关系Microsoft Entra B2B 直接连接来实现。 此关系中不使用来宾帐户。

与来宾共享相比，共享频道中的外部参与者的主要优势是组织外部的人员可以在 Teams 中与用户协作，而无需更改其用户上下文。 使用来宾帐户时，用户必须在 Teams 中单独添加这些帐户，并切换到这些帐户，以便与组织中的人员进行交互。

使用共享频道，用户可以保持登录到其组织，并从其他组织访问与他们共享的频道。 其他组织的共享频道在 Teams 中随组织中的团队和频道一起提供。 无需切换组织。

功能比较

下表根据使用的帐户类型介绍了可用的体验。

功能 用户 (组织) 来宾 (Microsoft Entra 协作) 外部参与者 (Microsoft Entra ID 直接连接)
团队访问权限 Y Y N
共享频道访问权限 Y N Y
通过文件共享链接的权限 Y Y N
使用共享频道 Y N Y
使用专用频道 Y Y N
目录中的帐户 Y Y N
访问审查 Y Y Y

规划注意事项

大多数组织将使用来宾共享和与外部参与者共享的频道。

在以下的情况下，必须使用来宾共享：

  • 你希望邀请组织外部的人员加入团队，而不是单个频道
  • 你希望与组织外部不在频道中的人员共享频道中的文件或文件夹
  • 你希望与组织外部没有工作或学校帐户的人员协作。

虽然共享频道在 Teams 中默认处于打开状态，但与共享频道的外部协作要求Microsoft Entra管理员在组织与你想要共享的其他组织之间设置跨租户访问权限。 其他组织也必须在其端设置跨租户访问。

如果计划与其他组织使用共享频道，可以在自助服务模型和按请求模型之间进行选择。

  • 自助服务 – 可以配置跨租户访问，以允许对所有其他Microsoft Entra组织的入站和出站访问。 或者，可以阻止不希望用户与之共享的组织列表，使所有其他组织都可用。 这允许你的用户邀请组织外部的人员参与共享频道，而无需联系支持人员或 IT 部门。
  • 按请求 – 可以为要允许共享通道的每个组织配置跨租户访问。 选择此模型时，必须有一个记录的业务流程，用户可以遵循该流程来请求与另一个组织进行跨租户访问。

共享频道中的合规性

共享频道与Microsoft Entra和 Microsoft Purview 功能集成。 有关详细信息，请参阅 Microsoft Teams 中的共享频道。

Microsoft 365 中的文件协作简介

使用 Microsoft 365 在 SharePoint 中规划文件协作