教程：基于电子表格数据发送每周电子邮件提醒

项目
12/06/2023

本教程介绍如何在自动 Power Automate 工作流中从 Office 脚本 for Excel 返回信息。将创建一个脚本，它可以查看时间表并与流一起发送提醒电子邮件。此流程将按常规计划运行，代表你提供这些提醒。

提示

如果不熟悉 Office 脚本，建议从教程：创建 Excel 表格并设置其格式开始。

如果你不熟悉 Power Automate，建议从教程：从 Power Automate 流更新电子表格和教程：自动保存工作簿中电子邮件中的内容开始。

Office 脚本使用 TypeScript，本教程面向在 JavaScript 或 TypeScript 方面具备初级到中级知识的人员。如果你不熟悉 JavaScript，建议从 Mozilla JavaScript 教程入手。

先决条件

在本教程中，你需要访问 Office 脚本和 Power Automate。如果未显示“自动”选项卡，请查看平台支持。 Power Automate 注册常见问题解答包含有关 Power Automate 入门的信息。

准备工作簿

随时下载工作簿 - on-call-rotation.xlsx 到 OneDrive。
在 Excel 中打开 on-call-rotation.xlsx 。
在表中添加行，其中包含姓名、电子邮件地址以及与当前日期重叠的开始和结束日期。

重要

要编写的脚本使用表中第一个匹配的条目，因此请确保你的名称位于当前周的任何行的上方。

创建 Office 脚本

转到“ 自动 ”选项卡，然后选择“ 新建脚本”。
将脚本命名为“获取待命人员”。
现在应该有一个空脚本。需要一个从电子表格获取电子邮件地址的脚本。更改 main 以返回字符串，如下所示：
```
function main(workbook: ExcelScript.Workbook) : string {
}
```

接下来，需要从表获取所有数据。这样，脚本就可以查看每一行。在 main 函数中添加以下代码。

// Get the H1 worksheet.
let worksheet = workbook.getWorksheet("H1");

// Get the first (and only) table in the worksheet.
let table = worksheet.getTables()[0];

// Get the data from the table.
let tableValues = table.getRangeBetweenHeaderAndTotal().getValues();

表中的日期使用 Excel 的日期序列号存储。需要将这些日期转换为 JavaScript 日期才能进行比较。在函数外部 main 添加以下帮助程序函数。

// Convert the Excel date to a JavaScript Date object.
function convertDate(excelDateValue: number) {
    let javaScriptDate = new Date(Math.round((excelDateValue - 25569) * 86400 * 1000));
    return javaScriptDate;
}

现在，你需要弄清楚现在哪个人正在待命。他们的行将具有围绕当前日期的开始和结束日期。该脚本将假定一次只有一个人在调用。脚本可以返回数组来处理多个值，但你可以返回本教程的第一个匹配电子邮件地址。将以下代码添加到main 函数末尾。

// Look for the first row where today's date is between the row's start and end dates.
let currentDate = new Date();
for (let row = 0; row < tableValues.length; row++) {
    let startDate = convertDate(tableValues[row][2] as number);
    let endDate = convertDate(tableValues[row][3] as number);
    if (startDate <= currentDate && endDate >= currentDate) {
        // Return the first matching email address.
        return tableValues[row][1].toString();
    }
}

最后的脚本应该如下所示：

function main(workbook: ExcelScript.Workbook) : string {
    // Get the H1 worksheet.
    let worksheet = workbook.getWorksheet("H1");

    // Get the first (and only) table in the worksheet.
    let table = worksheet.getTables()[0];

    // Get the data from the table.
    let tableValues = table.getRangeBetweenHeaderAndTotal().getValues();

    // Look for the first row where today's date is between the row's start and end dates.
    let currentDate = new Date();
    for (let row = 0; row < tableValues.length; row++) {
        let startDate = convertDate(tableValues[row][2] as number);
        let endDate = convertDate(tableValues[row][3] as number);
        if (startDate <= currentDate && endDate >= currentDate) {
            // Return the first matching email address.
            return tableValues[row][1].toString();
        }
    }
}

// Convert the Excel date to a JavaScript Date object.
function convertDate(excelDateValue: number) {
    let javaScriptDate = new Date(Math.round((excelDateValue - 25569) * 86400 * 1000));
    return javaScriptDate;
}

使用 Power Automate 功能创建自动工作流

登录 Power Automate 网站。
在屏幕左侧显示的菜单中，选择“创建”。这将带你进入创建新工作流的方式列表。
在“从空白开始”部分下，选择“计划云流”。
接下来，设置此流的计划。从 2024 年上半年的每个星期一开始，电子表格将有一个新的待命任务。将流设置为在周一早上运行第一件事。使用以下选项将流配置为每周星期一运行。
- 流名称：通知待命人
- 开始时间：23月11日11月27日上午1：00
- 重复间隔：1 周
- 这些日期：星期一
选择“创建”。
在流生成器中 + ，选择按钮和 “添加操作”。
在 “添加操作 ”任务窗格中，搜索“Excel 运行脚本”。选择 Excel Online (Business) 连接器的 “运行脚本 ”操作。此操作在工作簿上运行 OneDrive 中的脚本。如果要使用存储在团队的 SharePoint 库中的脚本，则应使用 “从 SharePoint 库运行脚本” 操作。
系统可能会要求你登录 Microsoft 365 帐户。请执行此操作以继续学习本教程。
接下来，选择要在流步骤中使用的工作簿和脚本。对于本教程，你将使用在 OneDrive 中创建的工作簿，但可以在 OneDrive 或 SharePoint 网站中使用任何工作簿。为 “运行脚本” 操作指定以下参数：
- 位置：OneDrive for Business
- 文档库：OneDrive
- 文件: on-call-rotation.xlsx（通过文件浏览器选择）
- 脚本：获取待命人员
在流生成器中 + ，选择按钮和 “添加操作”。
通过发送提醒电子邮件结束流。在 “添加操作 ”任务窗格中，搜索“发送电子邮件”。选择Office 365 Outlook 连接器的“发送电子邮件 (V2) 操作。

注意

本教程使用 Outlook。可改为使用你喜欢的电子邮件服务，但某些选项可能不同。
对于“ To ”参数，请选择文本框，然后选择“ 输入自定义值”。使用动态内容控件添加脚本返回的电子邮件地址。这将被标记为结果，旁边有 Excel 图标。可以提供你想要的任何主题和正文。
选择“保存”。