在 Windows Outlook 2016 中规划和配置缓存 Exchange 模式

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    Outlook 2016

Outlook 2016在连接到Exchange Server时提供两种基本连接模式：缓存 Exchange 模式和联机模式。

注意

本文适用于为企业中的用户部署和配置 Windows Outlook 2016的 IT 专业人员和管理员。 如果你是尝试配置 Outlook 设置的用户，请参阅 打开缓存 Exchange 模式。

缓存 Exchange 模式和联机模式的比较

缓存 Exchange 模式通过在本地缓存用户的邮箱和脱机通讯簿 (OAB) 为用户提供无缝的联机和脱机 Outlook 体验。 使用缓存 Exchange 模式（这是用户的默认设置），Outlook 不再依赖连续网络连接来访问用户信息。 连接用户时，Outlook 会持续更新用户的邮箱，使邮箱保持最新状态。 例如，如果用户与网络断开连接（例如，通过移动到没有 Wi-Fi 访问权限的区域），用户可以继续访问最后一个可用的电子邮件数据。

重要

建议始终对 Microsoft 365 帐户使用缓存 Exchange 模式。

联机模式直接使用服务器中的信息进行工作，顾名思义，它需要进行连接。 邮箱数据仅缓存在内存中且从不写入磁盘。

缓存 Exchange 模式是 Outlook 2016 的首选配置，在以下情况下非常有用：

  • 经常进出连接的用户。
  • 经常脱机或无连接工作的用户。
  • 具有高延迟连接的用户 (大于 500 毫秒) Exchange Server。

联机模式在以下情况下很有用：

  • 展台方案：特定计算机具有许多访问不同 Outlook 帐户的用户，并且无法延迟将电子邮件下载到本地缓存。
  • 严格监管的合规性或在本地存储数据存在风险的安全环境。 此外，建议考虑使用加密文件系统 (EFS) 或 BitLocker 作为可靠的解决方案。
  • 没有足够硬盘空间用于邮箱本地副本的计算机上的大型邮箱。

即使它是在缓存 Exchange 模式下配置的，Outlook 2016也必须直接与服务器联系以执行某些操作。 当 Outlook 未连接时，这些操作将不起作用，并且可能需要更长的时间才能在高延迟连接上完成。 这些操作包括：

  • 使用不可脱机使用的共享文件夹。
  • 检索闲/忙信息。
  • 设置、更改或取消“外出”消息。
  • 访问不可脱机使用的公用文件夹。
  • 检索权限受保护邮件的权限。
  • 编辑规则。
  • 检索邮件提示。
  • 检索策略提示。

延迟传递选项包括处于缓存模式的客户端和处于联机模式的服务器端。 因此，使用缓存 Exchange 模式时，必须在分配的传递时间连接并打开 Outlook，以便发送延迟传递邮件。

Outlook 2016支持在具有多个用户的远程桌面服务 (RDS) （以前称为终端服务）环境中以缓存 Exchange 模式运行。 将运行 RDS 的计算机配置为使用缓存 Exchange 模式时，请务必考虑多个客户端访问所需的额外存储空间和磁盘 I/O。 默认情况下，在运行 RDS 的计算机中设置的新 Exchange 帐户将使用联机模式。 在设置时，用户可以决定启用缓存 Exchange 模式。

针对Outlook 2016的缓存 Exchange 模式的规划注意事项

在某些情况下，您可以为整个组织或一组用户（例如，远程工作的用户）改进缓存 Exchange 模式的性能。

Outlook 数据文件 (.ost) 建议

使用缓存 Exchange 模式时，请注意，用户的本地.ost文件比Exchange Server中报告的邮箱大小大 50% 到 80%。 Outlook 用于在本地存储缓存 Exchange 模式的数据的格式比服务器数据文件格式的空间效率更低。

文件的最大大小是可配置的 .ost 。 默认值为 50 GB 数据存储。 确保用户 .ost 的文件位于具有足够磁盘空间的文件夹中，以容纳用户的邮箱。

将现有缓存 Exchange 模式用户升级到Outlook 2016

升级时，如果不更改缓存 Exchange 模式设置，Outlook 2016将保留相同的设置。

但是，默认情况下，安装 Outlook 2016 并启用缓存 Exchange 模式时，将创建 Outlook 数据文件的新压缩版本 (.ost) 。 保留文件的早期版本.ost，如果需要，可以通过Outlook 2016打开。 如果必须阻止Outlook 2016 () 创建新的压缩 Outlook 数据文件.ost，请使用 Outlook (Outlk16.admx) 的组策略模板启用“升级时不要创建新的 OST 文件”策略设置。

有关如何配置此设置和其他设置的详细信息，请参阅使用 组策略 和 Office 自定义工具 (OCT) 。

注意

添加到 Outlook 2013 Exchange 缓存模式的 Exchange 快速访问功能已在 Outlook 2016 中弃用。

在 Outlook 中管理性能问题

大多数用户会发现缓存 Exchange 模式比联机模式的速度更快。 但是，有几个因素可能会影响用户对缓存 Exchange 模式性能的感知，例如硬盘大小和速度、CPU 速度、 .ost 文件大小以及预期的性能级别。

有关在 Outlook 中诊断和解决性能问题的故障排除提示，请参阅 如何排查 Outlook 中的性能问题。

管理 Outlook 文件夹共享

默认情况下，启用缓存 Exchange 模式后，将下载用户在其他邮箱中访问的共享邮件和非邮件文件夹，并将其缓存在用户的本地 .ost 文件中。 同样，如果管理员将收件箱的访问权限委托给团队成员，则当团队成员访问该文件夹时，Outlook 2016也会开始在本地缓存收件箱文件夹。

您可以为已启用缓存 Exchange 模式的配置文件禁用所有共享文件夹的缓存。 为此，在自定义缓存 Exchange 模式部署时，请在 Office 自定义工具 (OCT) 中配置“下载共享的非邮件文件夹”选项。 此设置适用于 Outlook 2016 中的邮件和非邮件文件夹。

如果要禁用共享邮件文件夹的缓存 (（如委派的收件箱) 而不是共享的非邮件文件夹 (日历) ），请参阅 默认情况下，在 Outlook 2010 及更高版本中，共享邮件文件夹在缓存模式下下载。

有关如何配置这些设置的详细信息，请参阅使用 组策略 和 Office 自定义工具 (OCT) 。

网站邮箱

作为公用文件夹的替代项，请考虑网站邮箱。 网站邮箱允许访问同一客户端界面中的 SharePoint Server 文档和 Exchange 电子邮件，从而提高协作和用户工作效率。 网站邮箱包括 SharePoint Server 网站成员身份 (所有者和成员) 、通过电子邮件Exchange Server邮箱共享存储、用于文档的 SharePoint Server 网站以及满足预配和生命周期需求的管理界面。 在网站邮箱中查看的 SharePoint Server 文档仅存储在 SharePoint Server 上。 有关详细信息，请参阅 在 SharePoint Server 中配置网站邮箱。

管理用于慢速连接的 Outlook 行为

Outlook 配置为通过检查操作系统) 提供的 (用户计算机上的网络适配器速度来确定用户的连接速度。 如果报告的网络适配器速度为 128 KB 或更低，则将该连接定义为低速连接。

检测到与Exchange Server计算机的慢速连接时，如果用户减少了与Exchange Server计算机同步的不太重要的信息，Outlook 可帮助用户获得更好的体验。 Outlook 对慢速连接的同步行为进行了以下更改：

  • 切换为仅下载邮件头。
  • 不下载脱机通讯簿或 OAB 更新。
  • 仅在用户要求时才下载邮件正文和相关附件。

Outlook 会继续将 Outlook 数据与移动设备同步，某些客户端规则可能会运行。

注意

建议不要在启用“使用缓存 Exchange 模式时仅下载邮件头”设置时同步移动设备。 例如，使用 ActiveSync 同步移动设备时，将在 Outlook 中下载完整项目，并且同步过程的效率低于定期 Outlook 同步到用户计算机期间的效率。

同步的 “仅下载标头 ”设置专为具有拨号连接或手机网络无线连接的 Outlook 用户设计，以便在连接速度缓慢或成本高昂时将网络流量降至最低。

如果用户的实际数据吞吐量较慢（即使其网络适配器报告了快速连接），也可以使用组策略选项“禁止在慢速Connections仅下载标头”来禁用自动切换到仅下载标头。 同样，Outlook 可能已确定连接速度较慢，但会向用户提供较高的数据吞吐量。 在这种情况下，还可以禁用自动切换到仅下载标头。

可以在 Office 自定义工具 (OCT) 中配置“连接速度较慢、仅下载标头”选项，或使用组策略来配置选项，以设置“禁止慢速Connections仅下载标头”。

有关如何配置这些设置的详细信息，请参阅使用 组策略 和 Office 自定义工具 (OCT) 。

为Outlook 2016配置缓存 Exchange 模式

脱机数据文件 (.ost 文件) 和脱机通讯簿 (OAB)

将Outlook 2016帐户配置为使用缓存 Exchange 模式时，用户计算机上的脱机数据文件 (文件) .ost 中始终有用户的 Exchange 邮箱本地副本准备就绪。 默认情况下，.ost该文件位于 C：\Users\username>\<AppData\Local\Microsoft\Outlook folder.)

每当用户处于脱机状态并使用 Outlook 2016 时，程序将从此本地副本中运行，并使用脱机通讯簿 (OAB) 。 当用户处于联机状态时，缓存的邮箱和 OAB 会定期从后台Exchange Server更新。 用户在脱机时草稿的所有电子邮件将自动在用户回到联机状态时发送。

如果用户从早期版本的 Outlook 升级到 Outlook 2016并且你以前配置了 Outlook for Cached Exchange 模式，则会自动应用这些旧的缓存 Exchange 模式设置，包括共享邮箱的新同步控件。 新 .ost 文件或 OAB 文件的默认位置为：%userprofile%\AppData\Local\Microsoft\Outlook\脱机通讯簿。 作为管理员，可以为组织中还没有.ost文件的用户配置其他.ost文件位置。 如果未指定其他 .ost 文件位置，当用户在缓存 Exchange 模式下启动 Outlook 时，Outlook 会在默认位置创建一个 .ost 文件。

“要保持脱机的邮件”设置

Outlook 2016“服务器设置”对话框中的“要保持脱机的邮件”滑块已更新为应用于共享文件夹，并允许设置较小的同步窗口，默认情况下可在 Outlook 2016 中的缓存 Exchange 模式下使用。

滑块允许Outlook 2016用户限制在 Microsoft Outlook 数据文件 (.ost) 本地同步的电子邮件。 默认情况下，如果启用了“缓存 Exchange 模式”，Outlook 2016仅缓存过去 12 个月的电子邮件，并从电脑的本地缓存中删除较早版本。 这些默认设置取决于设备，移动设备的默认设置较小。 从本地缓存中删除的电子邮件仍可供用户查看，但它们需要连接到Exchange Server才能查看它们。 用户可以查看从本地缓存中删除的邮件，方法是滚动到文件夹中的邮件列表的末尾，然后单击邮件 “单击此处以查看 Microsoft Exchange 上的详细信息”。 用户还可以更改保持为脱机的电子邮件数量。 您作为管理员时，可以更改默认保留期或强制实施从本地缓存中删除的电子邮件的保留期。

使用 组策略 和 Office 自定义工具 (OCT)

使用以下过程通过 OCT 或 组策略配置缓存 Exchange 模式设置。 请注意，缓存 Exchange 模式设置的自定义是可选的。

注意

使用 OCT 配置缓存 Exchange 模式设置

  1. 在 OCT 树视图中找到“Outlook”，并单击“添加帐户”。 在“帐户名”列中单击要配置的帐户，然后单击“修改”，将显示“Exchange 设置”对话框。

  2. 单击“更多设置”。

  3. 单击“缓存模式”选项卡。

  4. 单击“配置缓存 Exchange 模式”，然后选择“使用缓存 Exchange 模式检查”框，为用户启用缓存 Exchange 模式。 (默认情况下，缓存 Exchange 模式处于禁用状态。)

  5. 在“缓存模式”选项卡上选择一个默认的下载选项：

    • 仅下载标头：用户可查看邮件头信息和邮件开头。 例如，通过双击以打开邮件或通过单击阅读窗格中的“现在下载该邮件的剩余部分”来下载整个邮件。
    • 下载标头后跟完整项目：首先下载所有标头，然后下载完整项目。 下载顺序可能不是按时间顺序排列的，但用户不应注意到这一点。 Microsoft Outlook 下载用户当前正在访问的文件夹中的标头后跟完整项目，然后下载用户最近查看的文件夹中的标题和完整项目。
    • 下载完整项目：下载完整项目。 除非网络连接速度较慢，否则建议使用此选项。 下载顺序可能不是按时间顺序排列的，但用户不应注意到这一点。 Microsoft Outlook 下载用户当前正在访问的文件夹中的完整项目，然后下载用户最近查看的文件夹中的完整项目。 你可能希望将此与“ 连接缓慢时，仅下载标头 ”选项配对。

使用组策略配置缓存 Exchange 模式设置

  1. 在 组策略 中，加载Outlook 2016模板。
  2. 打开组策略管理控制台 (GPMC) 并在树视图中依次展开“域”和“组策略对象”。
  3. 右键单击所需的策略对象，单击“编辑”。 将打开“组策略管理编辑器”窗口。
  4. 在树视图中，转到用户配置>策略>管理模板>Microsoft Outlook 2016>帐户设置>Exchange>缓存 Exchange 模式。
  5. 在阅读窗格的“设置”列中，双击打开要设置的策略。 例如，在“Exchange”阅读窗格中，打开“为新的和现有的 Outlook 配置文件使用缓存 Exchange 模式”。
  6. 选择“启用”，并选择一个选项（如果适用）。
  7. 单击“确定”。

使用组策略配置默认 .ost 位置

  1. 在 组策略 中，加载Outlook 2016模板。

  2. 打开组策略管理控制台 (GPMC)，在树视图中依次展开“域”和“组策略对象”。

  3. 右键单击所需的策略对象，单击“编辑”。 将打开“组策略管理编辑器”窗口。

  4. 在树视图中，转到用户配置>策略>管理模板>Microsoft Outlook 2016>不连续 PST>设置。

  5. 双击打开“OST 文件默认位置”。

  6. 单击“启用”以启用此策略设置。

  7. 在 “OST 文件的默认位置 ”文本框中，输入文件的默认位置 .ost 。 例如：

    %userprofile%\Local Settings\Application Data\Microsoft\ newfolder。

  8. 单击“确定”。

    可以为个人 Microsoft Outlook 数据文件 (.pst) 和 .ost 文件定义新的默认位置。 在树视图中单击“PST 设置”之后，双击打开阅读窗格中的“PST 文件的默认位置”设置。

阻止创建新的 .ost 文件

  1. 在 组策略 中，加载Outlook 2016模板。
  2. 打开组策略管理控制台 (GPMC) 并在树视图中依次展开“域”和“组策略对象”。
  3. 右键单击所需的策略对象，单击“编辑”。 将打开“组策略管理编辑器”窗口。
  4. 在树视图中，转到用户配置>策略>管理模板>Microsoft Outlook 2016>帐户设置>Exchange。
  5. 双击打开“升级时不创建新的 OST 文件”。
  6. 单击“启用”以启用策略设置，然后单击“确定”。

其他组策略和 OCT 设置

下表显示可以为缓存 Exchange 模式配置的某些设置。 在 组策略中，可以在“用户配置\策略\管理模板\Microsoft Outlook 2016\帐户设置\Exchange\Cached Exchange 模式”下找到设置。 OCT 设置位于 OCT 的“修改用户设置”页上相应的位置。

缓存 Exchange 模式设置

设置名称 说明
缓存的 Exchange 模式同步设置 启用它以配置 Outlook 按邮件日期在本地同步的用户电子邮件量。 若要允许所有电子邮件（不考虑日期）同步到用户的本地邮箱缓存，请启用并从列表中选择“ 全部 ”。 默认情况下，如果未配置此设置，Outlook 会将过去 12 个月内发送或接收的电子邮件同步到用户的本地邮箱缓存 (.ost) 。
禁用“下载整个项目” 启用此选项以关闭 Outlook 中的 “下载完整项目” 选项。 要找到此选项，请选择“发送/接收”选项卡，然后选择“下载首选项”。
禁用“下载邮件头” 启用此选项以关闭 Outlook 中的 “下载标头 ”选项。 要找到此选项，请选择“发送/接收”选项卡。
禁用“先下载邮件头，然后下载整个项目” 启用此选项以关闭 Outlook 中的 “下载标题然后完整项目” 选项。 要找到此选项，请选择“发送/接收”选项卡，然后选择“下载首选项”。
禁用“低速连接时仅下载邮件头” 启用此选项以关闭 Outlook 中的“打开慢速Connections仅下载标头”选项。 要找到此选项，请选择“发送/接收”选项卡，然后选择“下载首选项” 。
下载公用文件夹收藏夹 启用它以在缓存 Exchange 模式下同步公用文件夹收藏夹。
下载共享非邮件文件夹 启用它以同步缓存 Exchange 模式下的共享非邮件文件夹。
对新的和现有的 Outlook 配置文件都使用缓存 Exchange 模式 启用它以配置新的和现有的 Outlook 配置文件以使用缓存 Exchange 模式。 禁用 可将新的和现有的 Outlook 配置文件配置为使用联机模式。

下表显示可以为缓存 Exchange 连接配置的某些其他设置。 在 组策略中，可以在“用户配置\策略\管理模板\Microsoft Outlook 2016\帐户设置\Exchange”下找到设置。 OCT 设置位于 OCT 的“修改用户设置”页上相应的位置。

Exchange 连接设置

设置名称 说明
配置 Outlook Anywhere (RPC over HTTP) 用户界面选项 启用它可让用户查看和更改用户界面 (UI) Outlook Anywhere (RPC over HTTP) 的选项。
不允许创建 OST 文件 启用它以防止脱机使用文件夹。
在升级期间，不要创建新的 OST 文件 启用它以强制Outlook 2016使用由早期版本的 Outlook 创建的现有.ost文件。 如果禁用或未配置此设置 (建议) ，则会在升级到 Outlook 2016 时创建一个新.ost文件。
同步共享文件夹中的数据 启用它以控制在 Outlook 停止将文件夹与 Exchange 同步之前，在没有用户访问 Outlook 文件夹的情况下经过的天数。

为 Windows 部署Outlook 2016的规划注意事项