如何确定在何处发布自定义 Outlook 窗体

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    Outlook 2013, Microsoft Outlook 2010, Microsoft Office Outlook 2007, Microsoft Office Outlook 2003

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摘要

本文介绍在尝试决定在何处发布自定义 Outlook 窗体时要考虑的一些注意事项。

更多信息

在 Outlook 中，自定义窗体通常发布到窗体库，以便计算机上只存储一个窗体副本。 单个项目包含一个“消息类”字段，该字段指示使用哪个窗体来显示项目中包含的数据。 将自定义表单发布到表单库时，基于Microsoft Exchange Server的计算机和 Outlook 使用的资源和带宽要少得多，因为表单本身不需要存储在每个单独的项目中。

Outlook 窗体解决方案可能有很大差异，特别是因为 Outlook 具有许多不同类型的标准表单。 通常很难确定发布表单的最佳位置，在做出决策时需要考虑许多因素。

可在何处发布表单

表单可以发布到三个位置。 下表概述了这些位置。

位置 说明
文件夹 (或文件夹窗体库) 对于大多数基于文件夹的表单解决方案，请将表单发布到文件夹，以便每当有人使用该文件夹时，该窗体就可用。 如果在公用文件夹中发布表单，则可访问该文件夹的每个人都可以使用该表单。 如果将表单发布到其中一个个人文件夹，则仅在使用该文件夹时可用。 Contact、Post、Task 和 日记 窗体是通常与文件夹关联的窗体类型的示例。 将窗体发布到文件夹的一个优势是，在文件夹中时，窗体可在“操作”菜单上使用。
组织表单库 如果要使表单可供组织中的每个人使用，例如用于报告休假时间的表单，请将表单发布到此库。 此库通常用于电子邮件表单，因为它们通常不基于特定文件夹。 如果要在多个文件夹中使用相同的自定义窗体，可以将窗体发布到组织窗体库。 执行此操作时，只能维护单个已发布的表单。 发布到此库的表单可供组织中的每个人访问，前提是管理员授予了对库的权限。 库存储在基于Microsoft Exchange Server的计算机上。 管理员必须授予你发布到组织窗体库的权限。 通常只向管理基于Exchange Server的计算机的少数个人或部门授予此权限。
个人表单库 保存在此库中的表单仅供你访问。 将表单发布到个人表单库时，表单将作为隐藏项目存储在邮箱的根文件夹中，或个人文件夹 (.pst) 文件，以默认邮件传递位置为准。 与存储在组织窗体库中的表单一样，可以使用“选择表单”命令打开这些窗体。 创建供自己个人使用的表单（例如预先发送给收件人的标准电子邮件表单）时，将表单保存到此库。

还可以将 Outlook 窗体存储为文件系统中的文件或 Outlook 文件夹中的项。 但是，Microsoft 建议避免这两种方法，因为表单将是一次性表单。

可以将 Outlook 窗体作为 Outlook 模板 (.oft) 文件保存到文件系统。 这使你可以将表单附加到电子邮件，然后将表单发送给其他人。 还可以使用 .oft 文件作为窗体的备份。 若要将表单另存为 .oft 文件，请执行以下操作：

  1. 在“文件”菜单上，选择“另存为”。
  2. 在 "文件名" 框中，键入窗体的名称。
  3. 在 “保存类型 ”框中，选择“ Outlook 模板”，然后选择“ 保存”。

还可以将窗体保存为当前文件夹中的项。 但是，Microsoft 不建议这样做，原因如下：

  • 很容易意外删除窗体。
  • 它往往会模糊窗体和项目之间的区别，典型的结果是一个文件夹，其中填充了包含不同版本的同一窗体的不同项目。 在设计 Outlook 窗体时，这通常不是一个好的做法。
  • 存储在文件夹中的项目通常具有与其关联的数据，通常不希望与表单关联的数据。 因此，Microsoft 建议不要打开文件夹中的项目，然后进入设计模式;打开窗体的新实例，然后进入设计模式。
  • 作为项目存储的表单是一次性表单，具有不需要的副作用。

若要将窗体保存在当前文件夹中，请在“文件”菜单中选择“保存”。

决定在何处发布表单时的注意事项

在决定在何处发布表单时，需要考虑许多问题：

  • 表单是基于文件夹解决方案的，还是设计为发送给收件人的电子邮件窗体？
  • 是否使用基于Exchange Server的计算机？ 如果使用基于Exchange Server的计算机，是否可以将表单发布到组织表单库，或者组织是否对可以存储哪些类型的表单进行了限制？
  • 有多少人需要访问表单？
  • 表单是否会经常更新，因此必须集中部署表单的一个副本？
  • 表单是否需要脱机使用？
  • 如果这是电子邮件表单，是仅在组织内部使用，还是将它发送给组织外部的其他收件人？
  • 如何打开新窗体？

确定发布基于文件夹的表单的位置

创建基于文件夹的解决方案时，窗体的主要焦点是显示单个文件夹中的项目，通常将窗体发布到文件夹本身。 将窗体发布到文件夹时，文件夹是一个自包含实体，窗体在“操作”菜单上可用。

但是，在某些情况下，你可能不希望将典型的基于文件夹的表单发布到文件夹。 如果在多个文件夹中使用窗体，并且每个文件夹始终使用相同的窗体版本，请考虑将窗体发布到组织窗体库或个人窗体库。 执行此操作时，已发布的表单只有一个副本，如果需要进行更改，可以更轻松地进行更新。 如果你是唯一需要访问此表单的人员，请在个人表单库中发布表单。 如果其他人需要访问表单，并且表单通常位于基于Exchange Server的计算机上的公用文件夹中，请调查是否可以将表单发布到组织窗体库。 此方法的一个潜在缺点是，窗体在“操作”菜单下不可用，除非它已发布到文件夹。 但是，如果它是文件夹的默认窗体（通常如此），这不会产生太大的差异，因为您或用户可以使用工具栏按钮打开新项目。

决定在何处发布基于邮件的表单

如果表单基于电子邮件，并且它由你和一些其他用户使用，请将表单发布到所有用户的个人表单库。 但是，如果要基于此表单创建新项目，可能需要将其发布到收件箱，以便可以在“操作”菜单上访问它。 如果组织内的许多人将使用该表单，请将其发布到组织表单库中，以便只有一个要维护的表单副本，并且所有用户都可以访问它。 但是，此方法会使窗体更难以打开。

打开窗体的注意事项和选项

下表描述了用户通常如何根据窗体的存储位置打开 Outlook 窗体：

表单类型 打开位置
文件夹窗体 如果打开包含窗体的文件夹，则窗体在 “操作” 菜单上可用。
组织表单库

-且-

个人表单库		 存储在组织窗体库和个人窗体库中的表单旨在通过使用 “选择窗体 ”对话框进行访问。 若要访问这些窗体，请在“文件”菜单上指向“新建”，然后选择“选择窗体”。

可以使用以下方法使表单更易于访问。

将“选择窗体”命令添加到工具栏

Outlook 2007 和 Outlook 2003

若要缩短访问“选择窗体”命令所需的步骤数，请将 命令添加到工具栏，以便只需选择一次即可显示对话框：

  1. 在“ 视图 ”菜单上，指向 “工具栏”，然后选择“ 自定义”。
  2. 在“自定义”对话框中选择“命令”选项卡。
  3. 在“ 类别 ”框中，确保选择了 “文件 ”。
  4. 在 “命令 ”框中，找到“选择窗体”命令，然后将其向上拖动到所需的工具栏位置。
  5. 选择“关闭”。

Outlook 2013 和Outlook 2010

若要缩短访问“选择窗体”命令所需的步骤数，请将“ 开发工具 ”选项卡添加到功能区，以便可以通过几个选择来显示“ 选择窗体 ”对话框：

  1. 右键单击 Outlook 功能区，然后选择“ 自定义功能区”。
  2. 在“主选项卡”列表中，选择“ 开发人员”，然后选择“ 确定”。

在 Outlook 功能区的“ 开发工具 ”选项卡上，应会看到“ 显示选择表单 ”。

使用 Visual Basic for Applications 或 COM 加载项打开窗体

将窗体发布到文件夹

如果将窗体发布到个人窗体库或组织表单库，则可能需要考虑将窗体发布到文件夹，使其显示在“操作”菜单上。 但是，如果窗体已更新，请确保重新部署窗体，以免 Outlook 表单缓存出现问题。

将 .oft 文件保存到桌面或“开始”菜单

尽管 Microsoft 通常不建议将 .oft 文件保存到桌面或 “开始” 菜单，但您可以将 Outlook 模板 (.oft) 文件保存到任一位置。 通过执行此操作创建的项包含一次性表单，这些表单通常会导致不必要的副作用，具体取决于窗体的设计及其使用方式。