如何确定在何处发布自定义 Outlook 窗体

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摘要

本文介绍尝试确定在何处发布自定义 Outlook 窗体时要考虑的一些注意事项。

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在 Outlook 中,自定义窗体通常发布到窗体库,以便在计算机上只存储窗体的一个副本。 单个项目包含一个 Message Class 字段,该字段指示用于显示项目中包含的数据的表单。 将自定义窗体发布到窗体库时,Microsoft Exchange Server的计算机和 Outlook 使用的资源和带宽要少得多,因为窗体本身不需要存储在每个单独项目内。

Outlook 窗体解决方案可能会有很大差异,特别是因为 Outlook 具有许多不同类型的标准窗体。 通常很难确定发布表单的最佳位置,在做出决策时,会考虑许多因素。

可在其中发布表单

可以将表单发布到三个位置。 下表概述了这些位置。

位置 说明
文件夹 (或文件夹窗体库) 对于大多数基于文件夹的窗体解决方案,将窗体发布到文件夹,以便每当有人使用该文件夹时都可以使用该窗体。 如果在公用文件夹中发布窗体,则窗体可供所有可以访问该文件夹的人使用。 如果将窗体发布到你的个人文件夹之一,则只有在使用该文件夹时,它才可用。 联系人、帖子、任务和日记窗体是通常与文件夹关联的窗体类型的示例。 将窗体发布到文件夹的一个好处是,当您位于该文件夹中时,该窗体在"操作"菜单上可用。
组织窗体库 如果要使窗体对组织中的每个人可用(例如用于报告休假时间的窗体)将窗体发布到此库。 此库通常用于电子邮件窗体,因为它们通常不基于特定文件夹。 若要在多个文件夹中使用相同的自定义窗体,可以将窗体发布到企业窗体库。 这样做时,只能维护一个已发布的表单。 只要管理员授予发布到此库的权限,组织中每个人都可以访问发布到此库的表单。 库存储在基于Microsoft Exchange Server的计算机上。 管理员必须授予您发布到组织窗体库的权限。 通常,仅向少数个人或管理基于 Exchange Server 的计算机的部门授予此权限。
个人窗体库 保存在此库中的表单仅可供您访问。 将窗体发布到个人窗体库时,该窗体会作为隐藏项目存储在邮箱或个人文件夹 (.pst) 文件的根文件夹中,以默认的邮件传递位置为准。 与存储在企业窗体库中的窗体一样,可以使用"选择窗体"命令打开这些窗体。 创建供个人使用的窗体(例如预先发送给收件人的标准电子邮件窗体)时,将窗体保存到此库中。

还可以将 Outlook 窗体存储为文件系统中的文件或 Outlook 文件夹中的项目。 但是,Microsoft 建议您避免这两种方法,因为表单将是一次一次窗体。

可以将 Outlook 窗体作为 Outlook 模板文件保存到文件系统 (.oft) 文件。 这样,您便能够将窗体附加到电子邮件,然后将该窗体发送给其他人。 您还可以使用 .oft 文件作为表单的备份。 将表单另存为 .oft 文件:

  1. 在“文件”菜单上,选择“另存为”。
  2. "文件名" 框中,键入窗体的名称。
  3. 在"另存为类型"框中,选择 "Outlook 模板",然后选择"保存 "。

还可以将窗体另存为当前文件夹中的项目。 但是,出于以下原因,Microsoft 不建议你这样做:

  • 很容易意外删除表单。
  • 它倾向于模糊窗体和项目之间的区别,典型的结果是使用包含同一表单的各种版本的不同项目填充的文件夹。 设计 Outlook 窗体时,这通常不是一种好的做法。
  • 存储在文件夹中的项目通常具有与之关联的数据,并且您通常不需要与表单关联的数据。 因此,Microsoft 建议不要打开文件夹中的项目,然后进入设计模式;打开表单的新实例,然后进入设计模式。
  • 作为项目存储的表单是一次型窗体,并且具有不需要的副作用。

若要将窗体保存在当前文件夹中,请选择" 文件" 菜单上的" 保存 "。

决定在何处发布表单的注意事项

在决定在何处发布表单时,需要考虑许多问题:

  • 该窗体是基于文件夹解决方案,还是设计为发送给收件人的电子邮件窗体?
  • 是否正在使用基于Exchange Server的计算机? 如果使用基于Exchange Server的计算机,是否可能将表单发布到组织窗体库,或者您的组织是否对可以存储哪些类型的表单施加限制?
  • 多少人需要访问表单?
  • 表单会经常更新,因此集中部署表单的一个副本非常重要吗?
  • 表单是否需要脱机可用?
  • 如果这是电子邮件窗体,是仅在组织内部使用,还是发送给组织外部的其他收件人?
  • 如何打开新表单?

决定在何处发布基于文件夹的表单

创建基于文件夹的解决方案时,其中窗体的主要焦点是显示单个文件夹中的项目,通常将窗体发布到文件夹本身。 将窗体发布到文件夹时,该文件夹是一个自包含实体,并且该窗体在"操作"菜单上可用。

但是,在某些情况下,您可能不希望将典型的基于文件夹的窗体发布到文件夹。 如果在多个文件夹中使用窗体,并且每个文件夹始终使用同一版本的窗体,请考虑将窗体发布到企业窗体库或个人窗体库中。 这样做时,只存在已发布表单的一个副本,如果需要进行更改,更新将更容易。 如果您是需要访问此窗体的唯一人员,请发布个人窗体库中的窗体。 如果其他人需要访问该窗体,并且该窗体在基于 Exchange Server 的计算机上的公共文件夹中很典型,请调查您是否能够将窗体发布到组织窗体库。 此方法的一个潜在缺点是窗体在"操作"菜单下不可用,除非该窗体发布到文件夹。 但是,如果它是文件夹的默认窗体(如通常情况),这不会产生太大的差异,因为您或用户可以使用工具栏按钮打开新项。

决定在何处发布基于邮件的表单

如果窗体基于电子邮件,并且您和仅一些其他用户使用,则向所有用户的个人窗体库发布该窗体。 但是,如果要基于此窗体创建新项目,可能需要将其发布到收件箱,以便可以在"操作"菜单上访问它。 如果组织内部的许多人员将使用表单,请将其发布到组织窗体库中,以便只有一个要维护的表单副本,并且所有用户都有权访问它。 但是,此方法会使表单更难以打开。

打开表单的注意事项和选项

下表介绍了用户通常如何打开 Outlook 窗体,具体取决于窗体存储的位置:

表单类型 打开位置
文件夹窗体 如果打开包含窗体的文件夹,则窗体在"操作"菜单 可用。
组织窗体库

-且-

个人窗体库
企业窗体库和个人窗体库中存储的窗体设计为使用"选择窗体 "对话框来 访问。 若要访问这些窗体,请在"文件"菜单上指向"新建", 然后选择"选择窗体"。

您可以使用以下方法使表单更易于用户访问。

将"选择窗体"命令添加到工具栏

Outlook 2007 和 Outlook 2003

若要缩短访问"选择窗体"命令所需的步骤数,可以将该命令添加到工具栏中,以便可以通过一次选择来显示对话框:

  1. 在"视图" 菜单上,指向 "工具栏", 然后选择"自定义 "。
  2. 选择" 自定义" 对话框中的 "命令" 选项卡。
  3. "类别 "框中,确保 选中"文件 "。
  4. 在" 命令 "框中,找到"选择窗体"命令,然后将其向上拖动到您想要的工具栏位置。
  5. 选择“关闭”。

Outlook 2013 和Outlook 2010

若要缩短访问"选择窗体"命令所需的步骤数,可以将"开发工具"选项卡添加到功能区,以便可以通过以下两项选择显示"选择 窗体"对话框:

  1. 右键单击 Outlook 功能区,然后选择自定义 功能区
  2. 在"主选项卡"列表中,选择"开发人员 ", 然后选择"确定 "。

在 Outlook 功能区 上的"开发工具"选项卡上,应看到"显示 选择窗体 "。

使用加载项或 COM Visual Basic for Applications打开窗体

将窗体发布到文件夹

如果将窗体发布到个人窗体库或组织窗体库,您可能需要考虑将窗体发布到文件夹,以便该窗体显示在"操作"菜单上。 但是,如果更新了窗体,请确保重新部署该窗体,以便不会创建 Outlook 窗体缓存问题。

将 .oft 文件保存到桌面或"开始"菜单

尽管 Microsoft 通常不建议将 .oft 文件保存到桌面或"开始"菜单,但您可以将 Outlook 模板 (.oft) 文件保存到任一位置。 通过执行此操作创建的项目包含通常会导致不需要的副作用的一次窗体,具体取决于窗体的设计及其使用方式。