安装和配置用于 Outlook 的 Project 2007 外接程序

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更新时间: 2010年10月

 

上一次修改主题： 2010-10-25

用户可以在“我的任务”页上的“操作”菜单中选择“设置 Outlook 同步”链接，以提供可下载的可执行文件来安装 Outlook 的 Microsoft Office Project 2007 外接程序。默认情况下，对所有用户均启用了全局权限“下载 Project Web Access Outlook 外接程序”。所有用户都可以通过此菜单获得该外接程序，除非明确拒绝了此权限。

要求

Outlook 的 Project 2007 外接程序要求满足以下条件：

  • 有效的 Project Web Access 帐户

  • Office Outlook 2003 或 Microsoft Office Outlook 2007

Important重要信息
用于 Outlook 的 Project 2007 外接程序不支持用于 Microsoft Outlook 2010。

安装 Outlook 的外接程序

用户单击“立即下载”后，可以选择“运行”立即安装 Outlook 的外接程序，也可以选择“保存”在本地保存该文件 (PsOlkAddin.exe) 供以后安装。安装向导可引导用户完成安装外接程序的整个过程。

在下一次启动 Outlook 时，将配置以下组件以完成安装：

  • 在 Outlook 工具栏上添加“导入新工作分配”和“更新 Project Web Access”。

  • 用户可以选择“工具”菜单，然后单击“Project Web Access”以查看 Outlook 的外接程序的配置项。

在启动 Microsoft Outlook 时，将自动在 Outlook 中配置用于连接到“操作”菜单并从中下载该外接程序的 Project Web Access 帐户和 URL。

配置 Outlook 的外接程序

在为 Outlook 安装组件之后，用户可以通过 Project Web Access 属性页配置添加到 Microsoft Outlook 中的这一外接程序。用户可以执行以下步骤来转至 Project Web Access 属性页。

  1. 启动 Microsoft Outlook。

  2. 从“工具”菜单中选择“选项”。

  3. 单击“Project Web Access”选项卡。

“Project Web Access”选项卡包含以下各个部分：

  • 集成

  • 工作分配导入

  • 工作分配更新

  • 高级选项

集成

在 Microsoft Office Project Server 2003 中，导入工作分配时已将“集成”选项添加到 Outlook 日历并生成了提醒。对于 Microsoft Office Project Server 2007，Project Web Access 属性页中的“集成”选项用于与“Outlook 任务”或“Outlook 日历”相集成。默认情况下，已为“集成”选项启用了“Outlook 任务”。这两个选项都向用户提供时间管理功能，以便用户使用 Outlook 功能来管理其工作和日程安排。

Outlook 任务

用户可以选择 Project Web Access 属性页的“集成”部分中的“Outlook 任务”，将导入的工作分配放在 Outlook 中原来创建的任务的旁边。

通过“Outlook 任务”，用户可以获得以下优势。

  • 按日、周或月份查看工作分配列表。

  • 监视多个工作分配。

  • 使用标志功能来显示某个任务已完成，或者将标志功能用作在特定日期执行该任务的提醒。

  • 报告进度和工时利用率。

Outlook 日历

Project Web Access 属性页的“集成”部分中的第二个选项的作用是与“Outlook 日历”相集成。用户可以将导入的工作分配添加到日历中并报告进度和工时利用率。

通过“Outlook 日历”，用户可以获得以下优势。

  • 可以查看某一天、某一周或某个月的工作分配以及其他约会。

  • 查看没有安排其他约会的特定时间。用户可在日程安排中留出空闲时间段来集中精力处理工作分配。

  • 配置提醒，以便在开始或过期时发出通知。

  • 报告进度和工时利用率。

工作分配导入

用户可以确定导入条件以管理“日期范围”以及是手动还是自动接收工作分配。Project Web Access 属性页的“工作分配导入”部分提供了以下配置选项。

  • 日期范围。使用户能够为导入的工作分配指定日期范围。当选择“Project Web Access 日期范围”选项时，该用户的所有工作分配将添加到“Outlook 任务”或“日历”中。“日期范围”选项使用户能够选择在特定天数、周数或月数后到期的工作分配。

  • 从 Project Web Access 导入。用户可以指定“手动导入”或“自动导入”。

    • 默认情况下，选中“仅手动”。

    • “每(X)”对应于指定的时间段（天、周或月）；而“下次更新”指定自动从 Project Web Access 向 Outlook 导入工作分配。

  • 在导入前显示确认对话框。默认情况下，当用户单击“导入新工作分配”时启用。确认内容显示将添加哪些工作分配。

工作分配更新

在 Outlook 中为导入的工作分配输入进度和工时利用率之后，必须将工时利用率更新到 PWA 的“我的任务”和“我的时间表”页中。手动更新输入的小时数的方法有两种。

  1. 在 Outlook 工作分配详细信息中，用户可单击“保存到 Project Web Access”以更新单个工作分配。

  2. 在 Outlook 工具栏上，用户可单击“更新到 Project Server Access”以更新检测到发生更改的所有工作分配。

用户可以在“工作分配更新”部分中配置自动更新所有工时利用率的过程。

更新过程可以是手动的，也可以是自动的。用户可以指定时间范围、每小时、每天、每周、每月或特定日期。默认情况下，更新设置为手动。用户负责单击“更新 Project Server”。

  • 对于“从 Outlook 更新到 Project Web Access”，可以指定“手动导入”或“自动导入”。

    • 默认情况下，选中“仅手动”。

    • “每(X)”对应于特定的时间段（天、周或月）；而“下次更新”指定自动从 PWA 向 Outlook 导入工作分配。

默认情况下，还启用了“在更新前显示确认对话框”选项。此选项在用户继续更新 Project Web Access 之前提供预览。如果以指定的频率自动进行更新，则还会在完成更新后发送确认。将通过电子邮件发送确认。用户可以通过禁用此选项来选择不接收确认。

高级选项

当下载和安装 Outlook 的外接程序后，将使用用于登录到 Project Web Access 以获取可执行文件的用户帐户自动配置登录信息。工作组成员可以单击“高级选项”中的“输入登录信息”按钮，以便将登录信息更改为其他帐户或与原始内容不同的 Project Server URL。

“高级选项”还包括以下设置。

  • 项目工作分配约会可用性显示方式。当用户设置其工作分配可用性时，在安排会议时，将显示分配给此工作分配的时间以及以下所选状态：

    • 闲

    • 暂定

    • 忙碌

    • 外出

  • 从 Project Web Access 导入到 Outlook 时。此部分控制 Outlook 中对工作分配显示提醒的方式。有三个选项可供选择：

    • 使用 Outlook 的默认提醒设置

    • 从不创建提醒

    • 始终创建提醒

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