在 SharePointServer 中规划文档版本控制、内容审批和签出控件

适用于：2013 2016 2019 Subscription Edition SharePoint in Microsoft 365

本文介绍如何规划在 SharePoint Server 中使用版本控制、内容审批和签出，以在其整个生命周期内控制文档版本。

关于版本控制、内容审批和签出

SharePoint Server 包括以下功能，可帮助你控制文档库中的文档：

• 版本控制是对文档连续迭代进行编号和保存的方法。

• 内容批准是拥有批准权限的网站成员控制内容发布的方法。

• 签出和签入是用户更好地控制何时创建文档新版本并在签入文档时标注自己所做的更改的方法。

您可以为本文中讨论的文档库中的内容管理功能配置设置。 要在您的解决方案中的所有库之间共享这些设置，您可以创建包括内容管理设置的内容文档库模板。 这可以确保新库反映您的内容管理决策。

有关版本控制的详细信息，请参阅为列表或库启用和配置版本控制。

规划版本控制

文档库的默认版本控制控件取决于网站集模板。 但是，您可以根据您的特定需求配置文档库的版本控制。 每个文档库可能具有最适合库中的文档类型的不同版本控制控件。 SharePoint Server 有三个版本控制选项：

• 无版本控制 指定未保存文档的早期版本。 不使用版本控制时，则无法检索文档的早期版本，也无法保留文档历史记录，因为不保存文档每个迭代随附的注释。 对包含不重要的内容或不会更改的内容的文档库使用此选项。

• 创建主要版本 指定使用简单的版本控制方案保留编号的文档版本（如 1、2、3）。 要控制对存储空间的影响，您可以指定保留多少早期版本（从当前版本开始计算）。

  在主要版本控制中，每次保存文档的新版本时，所有具有文档库权限的用户均可查看内容。 如果您不需要区分文档的草稿版本和已发布版本，请使用此选项。 例如，在组织的工作组使用的文档库中，如果工作组的每个人都必须能够查看每个文档的所有迭代，主要版本控制是不错的选择。

• 创建主要和次要（草稿）版本 指定使用主要和次要版本控制方案保留编号的文档版本（如 1.0、1.1、1.2、2.0、2.1）。 以 .0 结束的版本是主要版本，以非零扩展名结束的版本为次要版本。 文档之前的主要和次要版本与当前版本一起保存。 要控制对存储空间的影响，您可以指定保留多少早期版本（从当前版本开始计算）。 您还可以指定保留的多少主要版本应包含对应的次要版本。 例如，如果您指定应为两个主要版本保留次要版本且当前版本为 4.0，则将保留从 3.1 开始的所有次要版本。

  在主要和次要版本控制，具有读取权限的任何用户可以查看文档的主要版本。 您可以指定哪些用户也可以查看次要版本。 通常我们建议您向可以编辑项目的用户授予查看和使用次要版本的权限，并将具有读取权限的用户限制为仅查看主要版本。

  如果您想区分受众可以查看的发布内容和尚未准备发布的草稿内容，请使用主要和次要版本控制。 例如，在描述组织利益的人力资源网站上，使用主要和次要版本控制限制在访问描述时员工对利益描述的访问。

计划内容批准

使用内容批准进行安排和控制，使内容对受众可用。 例如，将内容作为产品或服务之一进行发布的企业在发布内容之前可能需要进行法律审核和批准。

等待内容批准的文档草稿处于挂起状态。 当批准者审核文档并批准内容后，文档将可供具有读取权限的用户查看。 文档库所有者可以为文档库启用内容批准，并选择将工作流与库关联起来，以执行审批过程。

文档提交以进行审批的方式取决于文档库中的版本控制设置：

• 无版本控制 如果未使用版本控制并保存文档更改，文档的状态将变为"挂起"。 SharePoint Server 保留文档的早期版本，以便具有读取权限的用户仍然可以查看它。 挂起更改得到批准后，具有读取权限的用户将可以查看文档的新版本，并且不会保留早期版本。

  如果未使用版本控制并将新文档上载到文档库，该文档将添加到处于"挂起"状态的库，且在得到批准之前具有读取权限的用户无法查看该文档。

• 创建主要版本 如果使用主要版本控制并保存文档更改，文档的状态将变为"挂起"，具有读取权限的用户将可以查看文档的前一主要版本。 文档更改得到批准后，将创建文档的新主要版本并提供给具有读取权限的用户，前一主要版本将保存到文档的历史列表中。

  如果使用主要版本控制并将新文档上载到文档库，该文档将添加到处于"挂起"状态的库中，且在其被批准为版本 1 之前具有读取权限的用户无法查看该文档。

• 创建主要和次要（草稿）版本 如果使用主要和次要版本控制并保存，作者可以选择将文档的新次要版本保存为草稿或创建新的主要版本，这可以将文档的状态更改为"挂起"。 文档更改得到批准后，将创建文档的新主要版本并提供给具有读取权限的用户。 在主要和次要版本控制中，文档的主要和次要版本将保留在文档的历史记录列表中。

  如果使用主要和次要版本控制并将新文档上载到文档库，该文档将以"草稿"状态作为版本 1 添加到库中，或者作者可以立即请求审批。 在这种情况下，文档的状态将变为“挂起”。

计划签出和签入

您可以要求用户在编辑文档之前将文档从文档库中签出。 要求签出和签入的优点包括：

• 更好地控制何时创建文档版本。 签出文档后，作者无需签入即可保存文档。 文档库的其他用户将无法查看这些更改，且无法创建新版本。 新版本（对其他用户可见）仅在作者签入文档后创建。 这给作者提供了更大的灵活性和控制。

• 更好地捕捉元数据。 签入文档后，作者可以写入注释，描述对文档所做的更改。 这将创建文档更改的持续历史记录。

如果解决方案要求用户签入和签出文档以对其进行编辑，则可以使用 Office 客户端应用程序中支持这些操作的功能。 用户可以从 Office 客户端应用程序签出文档、撤消签出和签入文档。

文档签出后，它将被锁定以便用户以独占方式进行编辑。 用户将编辑保存到该文件后，更改将上载并保存到服务器。 更改将为用户专有，对其他用户不可用。 当用户准备好签入文档后，最新更改将对其他用户可见并发布。

在 Office 客户端应用程序中，用户还可以选择通过更改内容编辑选项在服务器上保留签出的文档。

注意

使用共同创作功能时不应签出文档。