为即将举行的会议做准备

重要

我们已暂停发送工作概述电子邮件以进行一些改进。 在恢复此服务之前，你仍可以在 Teams 中访问Viva Insights Outlook 加载项或Viva Insights应用以获取关键功能。 有关此更改的详细信息，请参阅 工作概述暂停。

在简报电子邮件的这一部分中，你将看到今天按时间顺序排列的前三次会议，其中至少有一个建议的操作。 可以选择会议标题以打开会议详细信息，也可以选择与即将召开的会议相关的文档进行打开和查看。

使用 自适应电子邮件版本，还可以执行以下操作来帮助为今天的会议做好准备：

• 若要由于接受率低或大多数与会者拒绝了你组织的会议而安排不同的时间，可以选择“ 重新安排”。
• 对于与会议相关的文档，如果已获得所需内容或已跟进，请选择“ 完成”。 若要从列表中删除任务，请选择“ 不相关”。
• 对于与会议相关的任务，请选择“ 添加到 To Do” 以添加到任务列表。 如果已完成该任务，请选择“ 完成”。
• 若要通知会议组织者你是否打算参加会议，可以选择“ 接受” 或“ 拒绝 ”，以便会议组织者可以更好地评估其会议仲裁。 如果遇到会议冲突，可以选择“ 答复 ”，让组织者知道你是否会迟到、提前离开或无法参加会议。
• 作为会议组织者，可以通过选择“添加 Teams”向邀请 添加 Teams 链接。
• 作为会议组织者，如果即将召开的会议缺少议程，可以选择“ 添加 议程”。 议程有助于使会议更加有效。

在以下示例中，选择“ 每周 PM 会议 ”以打开会议详细信息，或选择要打开和查看的相关 状态更新 文档。 如果看到接受 度较低的会议，可以选择 “重新计划 ”。

在以下示例中，对于 状态更新会议，可以选择：

• 添加 Teams 以向邀请添加 Teams 链接。

• 添加议程 以向邀请添加会议议程。

  

重新计划低接受度

作为会议组织者，你的简报会提醒你出席率较低的会议。

出席率低的会议效率可能较低，因为如果没有出席的关键决策者，就无法做出决策。 对于未参加会议的人，可能需要重复会议或再次共享类似信息。

可以选择“ 重新计划 ”以打开会议邀请并安排其他时间。

添加 Teams 链接

安排会议时，常见的错误是忘记为远程与会者包含联机会议信息。 联机会议访问非常重要，因为它：

• 使你能够包括远程协作者或在其他位置工作的协作者。
• 帮助会议准时开始。
• 使你能够录制会议并向远程与会者显示信息。
• 进行单选更正还可以在会议开始前和会议开始时节省时间和压力。

选择“添加 Teams”时，Microsoft Viva Insights向会议邀请添加 Teams 会议链接，因此无需打开会议即可添加它，并自动向所有被邀请者发送更新后的邀请。

添加议程

议程可帮助与会者了解会议预期的内容、需要准备的内容以及会议结果。 这是会议准备的关键步骤和最佳做法。

选择“ 添加议程 ”将向计划会议发送答复。

无冲突的 RSVP 会议

最佳做法是让组织者知道你是否会参加他们的会议，以便他们能够进行相应的计划。 简报侧重于小型会议，其中可能更可能需要出席会议。

可以在简报电子邮件中 接受 或 拒绝 会议。 如果会议是定期的，则 “接受 ”和 “拒绝 ”适用于该系列。 接受 和 拒绝 作为响应发送给组织者。 拒绝后，你仍然可以在简报电子邮件中看到此会议的内容并与之交互。

发生冲突的会议 RSVP

同样，最好让组织者知道你是否会参加他们的会议，以便他们进行相应的计划。

你将看到会议以下操作，具体取决于你与会议的冲突类型。

应用场景	会议详情	Reason	操作
延迟回复	此会议与 [开始时间] 到 [结束时间] 的 [会议标题] 冲突。	让 [组织者] 知道你是否会迟到	答复
保留提前回复	此会议与 [开始时间] 到 [结束时间] 的 [会议标题] 冲突。	如果需要提前离开，请让 [组织者] 知道。	答复
拒绝或延迟回复	此会议与 [开始时间] 到 [结束时间] 的 [会议标题] 冲突。	请让 [组织者] 知道你是否无法完成，或者是否会迟到。	拒绝或答复
拒绝或保留提前回复	此会议与 [开始时间] 到 [结束时间] 的 [会议标题] 冲突。	如果无法完成，或者是否需要提前离开，请让 [组织者] 知道。	拒绝或答复
接受或拒绝	此会议与 [开始时间] 到 [结束时间] 的 [会议标题] 冲突。	让 [组织者] 知道你是否会参加。	接受或拒绝

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