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管理 SharePoint 文件

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Microsoft Dataverse 支援與 SharePoint Online 的整合，讓您可以從 Dataverse 中使用 SharePoint 的文件管理功能。 Power Pages 支援直接在網站的基本表單或多步驟表單中對 SharePoint 往來上傳和顯示文件。 此功能可讓網站使用者從網頁檢視、下載、新增和刪除文件。 網站使用者也可以建立子資料夾來組織管理其文件。

注意

  • 文件管理只能與 SharePoint Online 搭配使用。
  • 文件管理支援與伺服器架構整合搭配使用。

若要從 Dataverse 中使用 SharePoint 的文件管理功能，您必須：

  1. 啟用環境的文件管理功能

  2. 從 Power Platform 系統管理中心設定 SharePoint 整合

  3. 啟用資料表的文件管理

  4. 在 Power Apps 文件中設定適當的表單

  5. 建立適當資料表權限，並將其指派給適當的 Web 角色

步驟 1：在模型導向應用程式中啟用文件管理功能

您必須使用伺服器架構 SharePoint 整合，啟用模型導向應用程式中的文件管理功能。 伺服器架構 SharePoint 整合可讓模型導向應用程式和 SharePoint 執行伺服器對伺服器連線。 Power Pages 會使用預設 SharePoint 網站記錄。 如需如何在模型導向應用程式中啟用文件管理功能的資訊，請參閱設定模型導向應用程式以使用 SharePoint Online。

注意

這些指示可能涉及 Dynamics 365 Customer Engagement 應用程式，您可以啟用 SharePoint Online 以在未啟用 Dynamics 365 應用程式的情況下與 Dataverse 整合。

步驟 2：從 Power Platform 系統管理中心設定 SharePoint 整合

若要使用 SharePoint 的文件管理功能，您必須從 Power Platform 系統管理中心啟用 SharePoint 整合。

啟用 SharePoint 整合

注意

您必須是全域系統管理員，才能執行此動作來啟用 SharePoint 整合。

  1. 開啟 Power Platform 系統管理中心。

    1. 在資源下方，選擇 Power Pages 網站。

    2. 選取要在其中啟用 SharePoint 整合的網站。 從主功能表選取管理。

    Or

    1. 在環境區段中，選取包含要啟用 SharePoint 整合所在網站的環境。

    2. 在資源區域中，選擇 Power Pages 網站。

    3. 選取要在其中啟用 SharePoint 整合的網站。 從主功能表選取管理。

  2. 在網站資訊頁面的服務區段中，選取 SharePoint 整合控制項以切換至是位置。

    啟用 SharePoint。

  3. 選取確認視窗中的啟用。 此設定可讓網站與 SharePoint 進行通訊。 當 SharePoint 整合正在啟用時，網站會重新啟動，並且有幾分鐘的時間無法使用。 啟用 SharePoint 整合時，會出現訊息。

停用 SharePoint 整合

注意

您必須是全域系統管理員，才能執行此動作來停用 SharePoint 整合。

  1. 開啟 Power Platform 系統管理中心。

    1. 在資源下方，選擇 Power Pages 網站。

    2. 選取要在其中停用 SharePoint 整合的網站。 從主功能表選取管理。

    Or

    1. 在環境區段中，選取包含要停用 SharePoint 整合所在網站的環境。

    2. 在資源區域中，選擇 Power Pages 網站。

    3. 選取要在其中啟用 SharePoint 整合的網站。 從主功能表選取管理。

  2. 在網站資訊頁面的服務區段中，選取 SharePoint 整合控制項以切換至否位置。

  3. 選取確認視窗中的停用。 關閉此設定會停用與 SharePoint 的通訊。 進行此程序時，網站會重新啟動，並且有幾分鐘的時間無法使用。 停用 SharePoint 整合時，會出現訊息。

啟用或停用 SharePoint 整合會更新網站的 Microsoft Entra 應用程式，並分別新增或移除必要的 SharePoint 權限。 系統還會將您重新導向，以便徵求您同意在 Microsoft Entra 應用程式中進行變更。

停用 SharePoint 整合同意畫面。

如果您沒有表示同意：

  • 啟用或停用 SharePoint 整合將無法完成，並且會顯示錯誤訊息。

  • 您在網站上的現成可用 Microsoft Entra 登入將無法運作。

步驟 3：啟用資料表的文件管理

您必須啟用資料表的文件管理，才能在 SharePoint 中存放與資料表記錄相關的文件。 如需有關如何資料表文件管理的詳細資訊，請參閱針對特定資料表啟用 SharePoint 文件管理。

步驟 4：設定要顯示文件的適當表單

Dataverse 表單設定

您必須新增可讓您在網頁上使用相關文件的子格元件，才能設定 Dataverse 表單。

找出您要在其中使用文件管理功能的資料表和對應的表單。

為您要用於文件管理功能的資料表開啟資料工作區表單設計師。

設定文件的表單。

  1. 選取新增元件

  2. 選取子格元件。

  3. 對於資料表，選擇文件位置。

  4. 對於預設檢視表，選取使用中文件位置

  5. 選取完成。

您可以根據您的需求指定名稱和標籤。 新增並設定子格後，即儲存並發行表單。

注意

您編輯表單所針對的資料表必須啟用文件管理。 其他資訊：啟用資料表的文件管理

Power Pages 設定

將 Dataverse 表單與您先前建立的子格搭配使用，以將表單元件或多步驟表單元件設定為網頁。

在表單設定的資料索引標籤中，此表單中的資料設定必須設定為更新現有記錄，才能上傳檔案。

注意

上層資料表記錄必須存在，才能上傳檔案。 如果此表單中的資料設定是建立新記錄，則文件上傳無法運作，因為提交表單之前，不會建立上層資料表記錄。

步驟 5：建立適當資料表權限，並將其指派給適當的 Web 角色

必須有兩筆資料表權限記錄，才能建立檢視和上傳文件所需的存取權。

  1. 移至設定工作區，並選取資料表權限。
  2. 建立資料表權限記錄，並指定先前所設定基本表單或多步驟表單中使用的資料表。
  3. 選取存取類型以及適用於所需表單行為的存取類型關聯。
  4. 啟用讀取和附加至權限以允許文件的讀取存取，並選擇性啟用寫入權限以允許文件上傳。
  5. 在角色底下，選取適當的 Web 角色。
  6. 在下層權限索引標籤中，選取 + 新增
  7. 指定權限的名稱 (可以是任何名稱)。
  8. 選取文件位置做為資料表。
  9. 選取關聯性
  10. 選取權限
    • 允許文件讀取存取的最低權限為讀取。
    • 包含建立、寫入和附加權限以進行文件上傳存取。
    • 包含刪除以允許刪除文件。
  11. 選取儲存

注意

文件位置資料表上對應的下層資料表權限需要針對上層資料表權限記錄 (存在於需要顯示文件之資料表或多步驟表單的資料表) 的每個執行個體來建立。

網頁上的表單會顯示檔案與資料夾的清單。 視資料表權限而定，其中會有新增檔案、新增資料夾和刪除的功能。

頁面上的 SharePoint 文件儲存空間。

設定檔案上傳大小

根據預設，檔案大小設定為 10 MB。 不過，您可以使用網站設定 SharePoint/MaxUploadSize，將檔案大小設定為 50 MB 的上限。

最大檔案下載大小

建議將可下載的單一檔案大小限制為 250 MB 或更小。 如果使用入口網站從 SharePoint 下載較大型檔案，則此作業可能會在幾分鐘後逾時。

另請參閱

SharePoint 的文件管理