管理 Microsoft Whiteboard 的資料

  • 發行項

白板內容會儲存在 商務用 OneDrive 和 Azure 中。 商務用 OneDrive是所有新白板的預設儲存體。 原本是在 Azure 中建立的白板，以及在 Surface Hub 或Microsoft Teams 會議室裝置上起始的白板，都會儲存在 Azure 中。

若要管理資料，您必須先確定已為您的組織啟用 Whiteboard。 如需詳細資訊，請 參閱管理白板的存取權。

Azure 儲存體概觀

注意事項

下列資訊適用于儲存在 Azure 中的白板。

白板目前會安全地將內容儲存在 Azure 中。 視國家/地區和 Whiteboard 切換為將新內容儲存在這些位置時而定，資料可能會儲存在不同的位置。 若要檢查新資料的建立位置，請參閱 Microsoft 365 客戶資料的儲存位置。

Azure 中的內容不支援資料外泄防護 (DLP) 、電子檔探索、保留原則和類似功能。 您可以使用 Whiteboard PowerShell Cmdlet來管理此內容。 最後，必須將儲存在 Azure 中的白板移轉至商務用 OneDrive或刪除。

如果在 Azure 中刪除使用者帳戶

我們正在變更在 Azure 中刪除使用者帳戶時，白板的儲存方式。 在變更之前，已刪除使用者帳戶所擁有的任何白板也會一併刪除。 不過，不會刪除與其他人共用的白板。

注意事項

儲存在 商務用 OneDrive 中的白板將會像處理商務用 OneDrive中的其他任何內容一樣。 如需詳細資訊， 請參閱設定已刪除使用者的 OneDrive 保留期。

自 2022 年 6 月 1日起，Azure 上的白板行為已變更。 會刪除與其他使用者共用的任何白板。

如果您想要保留已刪除使用者的白板，在刪除帳戶 之前 ，您可以轉移擁有權。 您可以將單一白板或全部傳送給另一位使用者。

請確定任何刪除程式或腳本都會處理這項變更。 如果您可以刪除白板，則不需要採取任何動作。

商務用 OneDrive儲存體概觀

白板會建立在啟動白板之人員的商務用 OneDrive資料夾中。 尚不支援 SharePoint。 此程式適用于獨立白板應用程式中建立的所有白板，以及 Microsoft Teams 會議、聊天和頻道中建立的所有白板。 唯一的例外是從 Surface Hub 啟動的白板會儲存在 Azure 中，但未來會移至商務用 OneDrive。

實作這項變更時，任何未布建商務用 OneDrive的使用者將無法再建立新的白板。 不過，他們仍然可以編輯先前建立的面板。 他們也可以在任何白板上共同作業，這些白板是由商務用 OneDrive的其他人共用。

平均白板的大小可能從 50 KB 到 1 MB 不等，而且位於商務用 OneDrive內容所在的位置。 若要檢查租使用者的資料儲存位置，請參閱 Microsoft 365 客戶資料的儲存位置。 然後查看商務用 OneDrive的位置。

商務用 OneDrive儲存體的控制項

您可以使用現有的商務用 OneDrive控制項來管理白板資料。 如需詳細資訊，請參閱 適用于企業的 OneDrive 指南。

您可以使用現有的商務用 OneDrive工具來滿足一般資料保護規定 (GDPR) (DSR) 的資料主體要求。 如果您想要確保所有先前的變更都已從檔案中移除，您必須刪除整個檔案。

白板檔案的移動方式與商務用 OneDrive中的其他內容相同。 不過，共用連結和許可權可能不會移動。

目前支援的資料控制項：

  • 保留原則
  • 配額
  • 法務保存措施
  • DLP
  • 基本電子檔探索 – .whiteboard 檔案會儲存為建立者商務用 OneDrive中的檔案。 它們已針對關鍵字和檔案類型搜尋編制索引，但無法預覽或檢閱。 匯出時，系統管理員必須將檔案上傳回商務用 OneDrive以檢視內容。 未來計畫提供更多支援。

未來版本規劃的資料控制：

  • 敏感度標籤
  • 分析
  • 更多電子檔探索支援

當使用者離開公司時傳輸白板

若要保留先前使用者的 OneDrive 檔案，包括 .whiteboard 檔案，請先為自己提供其 OneDrive 的存取權，然後移動您想要保留的檔案。

  1. 在系統管理中心中，移至 [使用者]>[作用中使用者] 頁面。
  2. 選取使用者。
  3. 在 [使用者屬性] 頁面上，選取 [OneDrive]。 在 [取得檔案的存取權] 下，選取 [ 建立檔案的連結]。
  4. 選取連結以開啟檔案位置。
  5. 選取您要移動的檔案或資料夾，然後選取 [ 移至]。

深入瞭解保留先前使用者的內容： 步驟 5 - 授與另一位員工 OneDrive 和 Outlook 資料的存取權 - Microsoft 365 系統管理員 |Microsoft Learn

管理移動的白板

一旦 .whiteboard 檔案出現在新擁有者的商務用 OneDrive中，他們就可以開啟、編輯、重新命名或刪除檔案。

  1. 開啟 [office.com]，然後在應用程式啟動器中選取 [OneDrive]。
  2. 在左側流覽窗格中，選取 [ 我的檔案]。
  3. 開啟名為 Whiteboards 的檔夾。
  4. 在檔案清單中，選取移動的檔案，然後選取 [... ] 按鈕以取得重新命名、刪除和其他選項。

稽核

儲存在 ODB 中的白板檔案會包含在建立、修改、共用和刪除活動的檔案稽核記錄活動中。 若要深入瞭解檔案活動，請參閱 稽核記錄活動 - Microsoft Purview。

另請參閱

管理白板的存取權

管理白板共用

在 Windows 上部署白板