作法 - 核准流程的熱門案例

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以下為 Power Automate 核准中，熱門作法的問題和答案。

自訂核准要求

有兩種方式可自訂核准要求。

使用自訂選項

Power Automate 核准為核准或拒絕要求提供了兩個預設選項。

您的業務可能需要核准/拒絕之外的其他選擇。 例如，您可能正在檢閱折扣要求，並且可能希望核准者從可能的折扣限制清單中進行回覆，包括：

  • 高達 5%
  • 高達 10%
  • 高達 15%
  • 拒絕。

您可以使用自訂回覆來自訂核准要求的回應清單。

以下是範例。

組織中的銷售人員可要求核准者為客戶提供購買折扣。 這些銷售人員會將折扣要求輸入至 SharePoint 清單中，該清單為流程的觸發程序。 然後，該流程將使用啟動並等候核准動作自訂回覆。

啟動並等候核准。

選擇核准類型為自訂回覆 - 等候所有回覆或自訂回覆 - 等候一個回覆，這取決於您需要多位核准者還是一位核准者。

可根據需求新增任意數目的回覆選項。 在此情況下，我們將提供前面提及的四個選項。

授與標題核准要求，然後在指派至中列出核准者。

指派至。

核准要求得到答覆後，該流程會傳送電子郵件給要求折扣的銷售人員，以告知他們要求結果。

若要取得核准要求的回覆，只需使用結果輸出。

顯示核准者的結果或回覆。

核准者會看到以下回覆要求。

透過電子郵件核准要求。

使用 Markdown

Markdown 是一種用於將文字格式轉為網頁 (如標題、資料表或粗體文字) 的語言。 在核准要求中，您可以在詳細資料欄位中使用 Markdown 來格式化提供給核准者的資訊。

您可於在 Power Automate 核准要求中使用 Markdown 一文中了解使用 Markdown 的方式和支援的應用程式。

以下是使用方式範例。

Markdown 使用方式。

以下為核准者在格式正確的 Outlook 電子郵件中會看到的畫面。

Outlook 中的核准要求。

以我的時區顯示核准日期

根據預設，核准電子郵件會以 GMT 顯示已建立日期欄位。 此欄位無法變更。

預設顯示 GMT 時間。

您可以在核准要求的詳細資料欄位中，以所需時區顯示流程的執行日期。 例如，要顯示巴黎時間的核准要求日期，請新增兩個這樣的時間動作。

轉換時區。

產生的核准電子郵件將如下所示:

已轉換的時區。

將此核准重新指派給另一位人員

如果收到核准要求，但您希望由其他人做出核准決定，則可以將核准重新指派給其他人：

  1. 登入 Power Automate。

  2. 在左瀏覽列中，選取核准。

  3. 將滑鼠停留在要重新指派的核准上，選取三個點 >重新指派。

    重新指派核准要求。

    輸入受託人。

另一方面，如果您是要求者，則不能重新指派核准要求。 但是，您可以取消核准要求，然後編輯流程以將指派至變更為核准者。

若要取消核准：

  1. 登入 Power Automate。

  2. 在左瀏覽列中，選取核准。

  3. 選取傳送索引標籤。

  4. 選取取消。

    取消核准要求流程。

核准獲得回覆後，將收到一封確認電子郵件

如果您希望在核准者回覆核准要求時收到通知，只需在流程中的核准步驟之後傳送電子郵件給自己即可。 在這樣的核准結果條件如果是和如果不是分支上傳送電子郵件。

傳送電子郵件給自己。

取消核准

如果您是要求核准流程的創造者，但未答覆核准要求，則可以通過以下方式取消該要求：

  1. 登入 Power Automate。

  2. 在左瀏覽列中，選取核准。

  3. 選取傳送索引標籤。

  4. 選取取消。

    取消核准要求。

進行循序核准

部分程序需要預先核准，才能簽署同意最終核准。 例如，某組織的循序核准原則可能要求超過 $1,000.00 的發票要預先核准，財務部門才能核准。 此逐步解說將引導您如何使用 Power Automate 管理循序核准。

在 Microsoft Teams 中張貼核准要求

若要透過 Microsoft Teams 中的訊息而不是透過電子郵件通知已指派的核准者，請從 SharePoint 範本所選項目的 Teams 中要求核准來完成此作業。

將核准傳送給多位人員

您可以將核准要求指派給多位人員。 以下是兩個選項。

  1. 新增核准動作時，有兩個動作選項可用於將核准要求傳送給多個人。 根據需要選取適當的選項。

    • 如果只需一個人的回覆即可簽核核准並繼續流程執行，請使用核准/拒絕 – 首先回覆或自訂回覆 – 等候回覆動作。

    • 如果需要所有人回覆核准要求，才能繼續進行流程執行，請選取核准/拒絕 – 所有人都必須核准或自訂回覆 – 等候所有回覆。

    核准動作。

  2. 在指派至欄位中，定義應向其傳送核准要求的人員清單。 用分號 (;) 分隔每個人。

    具有多位人員的 [指派至] 欄位。

後續步驟