程序設計

當您設計程序自動化時,第一個步驟是決定何時以及如何自動化。 看看您目前所擁有的商務程序,您應該先找出程序中要自動化的部分。

找出自動化區域

自動化可讓您享受的好處類型分為下列幾類:

  • 始終套用標準化的商務規則

  • 減少重複處理的手動工作

  • 減少人為錯誤

  • 簡化核准

  • 獲得大量交易的效率

  • 在系統之間有效地移動資料(減少手動資料輸入)

  • 最大化可用資源的使用

  • 增加輸送量

套用標準化的商務規則

商務規則是套用您的商務原則的 if/then 邏輯。 將它們自動化可以確保每次都能持續遵循。

在我們的費用報表案例範例中,商務規則要求,如果費用報表金額超過 $10000 時,則還需要獲得 CFO 核准。 透過自動程序,Abhay 可以確保任何高額費用報表都不會被忽視。

自動處理重複的程序

自動化重複的程序,可協助您的員工避免身心疲憊。 每次都以相同方式完成的程序,應優先列在考慮自動化的清單上。

例如,會計師 Abhay 必須收集每個人的費用表單和收據。 收據可能是來自餐廳的紙本收據,或是來自供應商的紙本發票。 Abhay 必須手動將這些文件掃描至 PDF 檔案,並儲存該檔案。 他還需要輸入紙上寫的內容,並將其張貼到財務系統中以提交所有費用報表。

減少人為錯誤

將值從一個系統複製和貼到另一個系統,或從紙本表單輸入資料的工作都可能發生人為錯誤。

費用報表案例的範例是,Abhay 需要將現金支付給員工,方法是查詢員工銀行詳細資料,然後存取銀行系統。

可自動化商務程序以減少人為錯誤的可能區域

顯示會計師 Abhay 所用商務程序流程的圖表。 程序中的兩個步驟(「查詢員工銀行詳細資料」和「向申請人支付現金」)以紅色圈出,以標明 Power Automate 可以透過自動執行這些步驟來減少人力錯誤的可能區域。

簡化核准

當人們忘記執行工作時,會發生另一種錯誤。 您可以設定自動化,提醒他們處理已指派的工作或程序。

例如,Lee 已提交費用報表,但是 Nick 過了一段時間仍未回覆核准。 您可以自動化設定為提醒 Nick 作出決定,甚至提供可直接回覆提醒的按鈕。

可自動化商務程序以簡化商務程序的可能區域

顯示會計師 Abhay 所用商務程序流程的圖表。 已變更核准程序,因此可將觸發程序自動化設定為檢查狀態,以自動進行核准的提醒。 如果核准完成,就會結束自動化;如果核准未完成,則會將提醒傳送至核准者,而提醒自動化會在核准完成前重新執行以進行檢查。

獲得大量程序的效率

您可能要自動化的另一個領域是大量程序。 大量程序是每天頻繁執行的程序。 它與重複性程序緊密關聯,但是略有不同。 您的程序可能只有一兩個可以自動執行的步驟。 不過,如果程序必須執行多次,那麼即使是很小的改進也會產生很大的影響。

例如,如果費用報表案例包含 1000 位銷售人員,則每改善一分鐘就相當於節省兩個工作日的時間。 您可以使用分析功能來分析實際的影響。

自動化資料輸入

您可能需手動輸入資料,因為您有兩個彼此不通訊的系統。 在我們的費用報表案例中,Abhay 透過重新輸入已提交費用報表中的值,將資料輸入至財務系統。

改善效率的範例案例

最大化可用資源的使用

其他良好的自動化候選項目是那些可以獨立於人工互動執行的程序。 這種類型的程序不太容易識別,因此最好的方法是想像是否有可以在正常工作時間之外完成的程序。 這樣的自動化可以使您的員工「倍增」,並可以充分利用您的其他資源(例如電腦)。

您也可以將自動化用於與人工互動相比需要太長時間的程序,但是可以容忍在沒有急事的夜間完成自動化工作。 例如,如果某人透過處理隔夜收到的訂單來開始新的一天,您就可以建立自動處理訂單的自動化程序,這樣您的團隊就可以在早晨開始完成訂單。

圖表,顯示一個人從上午 9 點到下午 6 點執行程序,以及自動化從上午 9 點到下午 6 點執行相關程序

增加輸送量

與最大化利用可用資源類似,自動化也可協助您增加特定程序的輸送量。 利用這種自動化類型,您的目前程序可以與自動化一起執行。

例如,會計師 Abhay 可能是唯一處理費用報表的人,其標準工作時間是上午 9 點至下午 6 點。 透過設定自動化,您可以讓 Power Automate 也來處理費用報表,因此,Abhay 和自動化都可以處理它,因而提高輸送量。

圖表,顯示一個人從上午 9 點至下午 6 點執行程序,同時自動化全天執行程序

範例案例

當所有自動化區域都已套用時,下面的範例顯示 Power Automate 如何涵蓋費用報表商務程序,並提高輸送量、最大化可用資源、自動化資料輸入以及最佳化核准。

套用所有自動化後的程序圖表

Note

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