瞭解保留標記和保留原則
適用版本： Exchange Server 2010 SP2, Exchange Server 2010 SP3
上次修改主題的時間： 2016-11-28
通訊記錄管理 (MRM) 是 Microsoft Exchange Server 2010 中的一項記錄管理技術，可協助組織降低與電子郵件和其他通訊相關的法律風險。MRM 可讓您更容易地保留遵循公司原則、政府法令或法律規定所需的郵件，並移除不法或不具商業價值的內容。
組織會制定 MRM 原則，來指定不同電子郵件類別適用的保留期間。然而，過去執行這些原則時經常面臨挑戰。嘗試將 MRM 程序自動化，成效又相當有限。Exchange 2010 中的 MRM 功能可對付這些挑戰。
要尋找與 MRM 相關的管理工作嗎？請參閱部署通訊記錄管理。
目錄
通訊記錄管理策略
需求
保留標記
保留原則
受管理的資料夾助理員
保留功能
通訊記錄管理策略
Exchange 2010 中的 MRM 是使用保留標記與保留原則所完成。在討論每一項保留功能的相關資訊前，務必了解如何在整體 Exchange 2010 MRM 策略中使用這些功能。這項策略根據：
指派保留原則標記 (RPT) 給預設資料夾 (例如 [收件匣])。
將預設原則標記 (DPT) 套用到信箱，以管理所有無標記項目的保留。
允許使用者指派個人標記到自訂資料夾和個別項目。
將 MRM 功能從使用者的收件匣管理和歸檔習慣區隔開來。使用者不需要根據保留需求在受管理的資料夾歸檔郵件。個別郵件的保留標記可以與套用到所在資料夾的標記不相同。
下圖說明執行這項策略的相關工作。
通訊記錄管理策略
通訊記錄管理策略
需求
下表顯示信箱伺服器與用戶端應用程式的需求。
保留標記與保留原則需求
| 位置 | 需求 | ||
|---|---|---|---|
信箱伺服器 |
Exchange 2010 為必要項目。 |
||
用戶端應用程式 (以檢視保留標記並套用個人標記) |
只有 Microsoft Outlook 2010 和 Microsoft Office Outlook Web App 使用者會套用個人標記，並檢視套用至其信箱資料夾或項目的保留標記。
|
通訊記錄管理策略
保留標記
如上圖所示，保留標記可用來套用保留設定到資料夾和個別項目，例如電子郵件訊息和語音信箱。這些設定可指定郵件保留在信箱中的時間長度，以及當郵件達到指定的保留時間時應採取的動作。當郵件達到保留時間時，會移到個人封存或刪除。
和受管理的資料夾不同 (Exchange Server 2007 推出的 MRM 功能)，保留標記可讓使用者標記其自己的信箱資料夾和個別項目以進行保留。使用者不再需要根據郵件保留需求，在系統管理員佈建的受管理資料夾中歸檔項目。
.gif "注意事項") 附註： |
|---|
| 受管理的資料夾仍可在 Exchange 2010 中使用。若要深入了解，請參閱瞭解受管理的資料夾。 |
保留標記的類型
保留標記有三種：
預設原則標記 DPT 會套用至整個信箱中的無標記信箱項目。無標記項目是尚未從所在資料夾繼承保留標記，或由使用者套用保留標記的信箱項目。
保留原則標記 RPT 會將保留設定套用至預設資料夾，例如 [收件匣]、[刪除的郵件] 和 [寄件備份]。已套用 RPT 的預設資料夾中的郵件項目，會繼承資料夾的標記。使用者無法套用或變更套用至預設資料夾的 RPT，但是可以將不同的標記套用至預設資料夾中的項目。
您可為下表中所示的資料夾建立 RPT。
您可建立 RPT 資料夾
資料夾名稱 詳細資料 行事曆
此預設資料夾用於儲存會議和約會。
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重要事項：Microsoft Exchange Server 2010 SP2 RU4 中支援 [行事曆] 和 [工作] 預設資料夾的 RPT。如需詳細資訊，請參閱 Exchange Server 團隊部落格文章 Exchange 2010 SP2 RU4 中的行事曆和工作保留標記支援。 交談歷程記錄
此資料夾是由 Microsoft Lync (先前的 Microsoft Office Communicator) 所建立。雖然 Outlook 未將它視為預設資料夾，但 Exchange 將它視為特殊資料夾且可以套用 RPT。
刪除的郵件
此預設資料夾是用來儲存從信箱中其他資料夾刪除的項目。Outlook 和 Outlook Web App 使用者可以手動清空此資料夾。使用者也可以設定 Outlook，以在關閉 Outlook 時清空資料夾。
草稿
此預設資料夾是用來儲存使用者尚未傳送的草稿郵件。Outlook Web App 也會使用此資料夾來儲存已由使用者傳送但尚未提交至 Hub Transport Server 的郵件。
收件匣
此預設資料夾是用來儲存傳遞至信箱的郵件。
Journal
此預設資料夾包含使用者選取的動作。這些動作會自動由 Outlook 記錄並放在時間表檢視中。
垃圾郵件
此預設資料夾是用來儲存由 Exchange 伺服器上的內容篩選器，或由 Outlook 中的反垃圾郵件篩選器，標記為垃圾電子郵件的郵件。
記事
此資料夾包含使用者在 Outlook 中所建立的記事。這些記事在 Outlook Web App 中也可看到。[記事] 資料夾 的 RPT 只在 Exchange 2010 SP1 中受支援。
寄件匣
此預設資料夾是用來暫時儲存使用者所傳送的郵件，直到將郵件提交至 Hub Transport Server 為止。已傳送的郵件副本會儲存在 [寄件備份] 預設資料夾中。由於郵件通常只會保留在此資料夾中一小段時間，因此不必為此資料夾建立 RPT。
RSS 摘要
此預設資料夾包含 RSS 摘要。
可復原的項目
這是非 IPM 樹狀子目錄中的隱藏資料夾，其中包含 [刪除]、[版本]、[清除] 與 [稽核] 子資料夾。此資料夾的保留標記會將使用者主要信箱 [可復原的項目] 資料夾中的項目移至使用者封存信箱中的 [可復原的項目] 資料夾。您可以僅指派 [移至封存] 保留動作至此資料夾的標記。若要深入了解，請參閱了解可復原的項目。
寄件備份
此預設資料夾是用來儲存提交至 Hub Transport Server 的郵件。
同步問題
此資料夾包含同步處理記錄檔。若要深入了解，請參閱同步錯誤資料夾。
工作
此預設資料夾包含工作項目。使用者加上旗幟的郵件也會出現在 [待辦事項清單] 檢視中。不過，這些郵件並不是工作項目，因此不是位於 [工作] 資料夾中。
若要為 [工作] 資料夾建立 RPT，您必須使用 Exchange 管理命令介面。如需詳細資訊，請參閱 New-RetentionPolicyTag。
重要事項：Exchange Server 2010 SP2 RU4 中支援 [行事曆] 和 [工作] 預設資料夾的 RPT。如需詳細資訊，請參閱 Exchange Server 團隊部落格文章 Exchange 2010 SP2 RU4 中的行事曆和工作保留標記支援。 重要事項：一個保留原則中的相同預設資料夾類型，不能包含多個 RPT。例如，如果保留原則包含 [收件匣] 標記，就不能將 [收件匣] 類型的另一個 RPT 新增至該保留原則中。
您無法將 RPT 套用至 [連絡人] 資料夾。個人標記 個人標記可用於 Outlook 2010 和 Outlook Web App 使用者，做為保留原則的一部分。使用者可將個人標記套用至他們建立的資料夾或個別項目中 (即使這些項目已套用不同的標記)。如下圖所示，在 Outlook 2010 與 Outlook Web App 中，搭配 [移至封存] 動作的個人標記會顯示為 [封存原則]，而搭配 [刪除並允許復原] 或 [永久刪除] 動作的個人標記則會顯示為 [保留原則]。
Outlook 2010 和 Outlook Web App 中的個人標記
套用個人標記的郵件會始終根據個人標記的設定來處理。根據所建立的個人標記，在 DTP 或 RPT 指定的設定套用至該使用者的信箱後，使用者可以將個人標記套用至郵件，以移動或刪除郵件。您也可以在停用保留的狀況下建立個人標記。這可讓使用者標記項目，如此一來，項目就永遠不會移至封存，或永遠不會過期。
附註：使用者可以將原則套用至預設資料夾、使用者建立的資料夾或子資料夾，以及個別項目中。使用者可以將保留原則套用至使用者建立的資料夾或子資料夾，以及個別項目 (包括預設資料夾中的子資料夾與項目) 中，但不能套用至預設資料夾。 在 Exchange 2010 SP1 中，使用者可以使用 Exchange 控制台 (ECP) 選取未連結至其保留原則的其他個人標記。選取的標記就可在 Outlook 2010 與 Outlook Web App 中使用。為讓使用者可以從 ECP 選取其他標記，您必須將 MyRetentionPolicies 角色 新增至使用者的角色指派原則中。若要深入了解使用者的角色指派原則，請參閱了解管理角色指派原則。若您允許使用者選取其他個人標記，就必須讓他們能夠使用 Exchange 組織中的所有個人標記。
附註：個人標記是高階功能。具備包含這些標記之原則的信箱 (或因使用者將標記新增至他們的信箱) 需要 Exchange 企業用戶端存取使用權 (CAL)。
保留時間限制和保留動作
當您啟用保留標記時，必須指定標記的保留時間。此時間指出郵件送達使用者信箱後的保留天數。
非週期性項目 (例如電子郵件訊息) 的保留天數計算方式，與具有結束日期之項目或週期性項目 (例如會議和工作) 的計算方式不同。若要了解如何針對不同類型項目計算保留天數，請參閱保留期間的計算方式。
您也可以建立停用保留的保留標記，或在建立標記後將其停用。由於套用了已停用標記的郵件不會由受管理的資料夾助理員所處理，因此不會採取保留動作。因此，使用者可以使用停用的個人標記作為 [永不移動] 標記或 [永不刪除] 標記，以複寫可能會套用至郵件的 DPT 或 RPT。
當建立或設定 RPT 時，您可以選取下列其中一個動作，以指定當信箱項目達到保留時間限制時應採取什麼保留動作：
移至封存 此動作會將郵件移至使用者的封存信箱。套用此動作的標記稱為封存標記。郵件會移至封存信箱中的資料夾，而該資料夾名稱與使用者主要信箱中的來源資料夾名稱相同。這可讓使用者輕鬆地在其封存信箱中尋找郵件。[移至封存] 動作只適用於 DPT 和個人標記。您無法建立使用 [移至封存] 動作的 RPT。如果信箱使用者沒有封存信箱，則不會採取任何動作。若要深入了解封存信箱，請參閱瞭解個人封存。
刪除並允許復原 此動作會模擬清空 [刪除的郵件] 資料夾時的行為。套用此動作的標記稱為刪除標記。當發生此動作，並已設定信箱資料庫或使用者保留已刪除的郵件時，郵件會移至 [可復原的項目] 資料夾。[可復原的項目] 資料夾 (先前稱為暫放) 可讓使用者有機會復原已刪除的郵件。若要執行這項作業，使用者可存取 Outlook 2010 或 Outlook Web App 中的 [復原刪除的郵件] 對話方塊。若要深入了解可復原的項目，請參閱了解可復原的項目。
永久刪除 此動作會永久刪除郵件。如同使用 [刪除並允許復原] 動作的標記一樣，套用此動作的標記稱為刪除標記。當此動作套用至郵件時，該郵件會從信箱中清除。此動作就像是從 [可復原的項目] 資料夾中移除已刪除的郵件一樣。執行此動作之後，使用者就無法再復原郵件。
標記為超過保留限制 無法在 Exchange 管理主控台 (EMC) 中進行此一動作，您必須使用命令介面。此動作會在郵件屆滿保留時限後，將該郵件標記為過期。在 Outlook 2010 與 Outlook Web App 中，已過期項目出現時會顯示通知，說明「此項目已經過期」，以及「此項目將在 0 天後過期」。在 Outlook 2007 中，標示為過期的項目則會使用刪除線文字來顯示。
重要事項：如果為信箱使用者啟用訴訟保留，則永久刪除的項目會保留在 [可復原的項目] 資料夾中，直到移除訴訟保留為止。多信箱搜尋仍會在搜尋結果中傳回永久刪除的郵件。若要深入了解，請參閱 了解訴訟保留 和 瞭解多信箱搜尋。
如果已啟用信箱的單一項目復原，則永久刪除的項目會保留在 [可復原的項目] 資料夾中，直到已達到信箱資料庫的刪除項目保留期間 (或信箱的刪除項目保留期間，如果有指定的話)。若要深入了解，請參閱了解可復原的項目。
在 Exchange 2010 SP1 中，[移到刪除的郵件資料夾] 和 [移到受管理的自訂資料夾] 等動作已從保留標記中移除。
如需如何建立保留標記的詳細資訊，請參閱建立保留標記。
通訊記錄管理策略
保留原則
您可以使用保留原則，將一個或多個保留標記分組，然後套用至信箱。信箱不能有一個以上的保留原則。保留標記可隨時連結至保留原則，或中斷與保留原則的連結，而且變更會自動在所有已套用原則的信箱上生效。
保留原則可以有下列保留標記：
支援的預設資料夾的一個或多個 RPT
附註：您無法將特殊預設資料夾 (例如 [刪除的郵件]) 的多個 RPT 連結至相同保留原則。 搭配 [移至封存] 動作的一個 DPT
一個 DPT，搭配 [刪除並允許復原] 或 [永久刪除] 動作
Exchange 2010 SP1 中語音信箱訊息的一個 DPT
任意數目的個人標記
雖然您可以將任意數目的個人標記新增至保留原則，不過當過多的個人標記具有不同的保留設定時，將會造成使用者的混淆。因此，建議連結至保留原則的個人標記最好不要超過 10 個。
附註：雖然保留原則並不一定要連結保留標記，但不建議使用這個案例。如果信箱的保留原則未連結任何保留標記，可能會造成信箱項目永遠不會過期。 保留原則可同時包含封存標記 (將項目移至個人封存信箱的標記) 和刪除標記 (刪除項目的標記)。信箱項目也可套用這兩種類型的標記。封存信箱沒有不同的保留原則。相同的保留原則會套用至主要和封存信箱。
當您計劃建立保留原則時，必須考慮它們是否將同時包含封存和刪除標記。如先前所述，保留原則可以有一個使用 [移至封存] 動作的 DPT，以及一個使用 [刪除並允許復原] 或 [永久刪除] 動作的 DPT。使用 [移至封存] 動作之 DPT 的保留時間，必須少於使用刪除動作之 DPT 的保留時間。例如，您可以使用搭配 [移至封存] 動作的 DPT，在兩年後將項目移至封存信箱，並使用搭配刪除動作的 DPT，在七年後將項目從信箱中移除。
如需如何建立保留原則的詳細資訊，請參閱建立保留原則。
如需如何將保留標記新增至保留原則的詳細資訊，請參閱新增保留標記至保留原則。
如需如何將保留原則套用到信箱的詳細資訊，請參閱將保留原則套用至信箱。
預設封存和保留原則
在 Exchange 2010 SP1 中，Exchange 安裝程式會建立「預設封存和保留原則」的保留原則。當您啟用信箱的個人封存時，如果信箱還沒有保留原則，就會自動將「預設封存和保留原則」套用至信箱。如果您稍後套用保留原則至信箱，則來自「預設封存和保留原則」的標記就無法再供信箱使用。套用了來自「預設封存和保留原則」之標記的現有項目仍會被處理，並根據標記移至封存或刪除。
下表列出連結至「預設封存和保留原則」的預設保留標記。
Exchange 2010 SP1 中連結至預設封存和保留原則的保留標記
名稱 類型 保留時間 (天) 保留動作 預設兩年移至封存
DPT
730
移至封存
個人 1 年移至封存
個人標記
365
移至封存
個人 5 年移至封存
個人標記
1,825
移至封存
個人永不移至封存
個人標記
不適用
移至封存
可復原的項目 14 天移至封存
可復原的項目資料夾
14
移至封存
1 週刪除
個人標記
7
刪除並允許復原
1 個月刪除
個人標記
30
刪除並允許復原
6 個月刪除
個人標記
180
刪除並允許復原
1 年刪除
個人標記
365
刪除並允許復原
5 年刪除
個人標記
1,825
刪除並允許復原
永不刪除
個人標記
不適用
刪除並允許復原
在 Exchange 2010 的量產發行 (RTM) 版本中，Exchange 安裝程式會建立稱為 [預設封存原則] 的保留原則。此原則不包含使用 [刪除並允許復原] 動作的個人標記。
通訊記錄管理策略
受管理的資料夾助理員
受管理的資料夾助理員 (在信箱伺服器上執行的信箱助理員) 會處理已套用保留原則的信箱。
受管理的資料夾助理員會檢查信箱中的項目，並決定這些項目是否應受限於保留原則，以進一步套用保留原則。然後它會以適當的保留標記在受限於保留原則的項目上加上戳記，並針對超過保留時間的項目執行指定的保留動作。
在 Exchange 2010 SP1 中，受管理的資料夾助理員是以節流為基礎的助理員。以節流為基礎的助理員會永遠執行，不需要設定排程。它們可耗用的系統資源會受到節流。您可以設定受管理的資料夾助理員，使其在特定期間內 (稱為工作週期) 處理信箱伺服器上的所有信箱。此外，助理員會以指定的間隔 (稱為工作週期檢查點) 重新整理要處理的信箱清單。在重新整理期間，助理員會將新建立或移動的信箱新增至佇列。它也會針對因為失敗而未處理成功的現有信箱，重新設定其優先順序，並將它們移至佇列的較高順序，以便在同一個工作週期中處理它們。
您也可以使用 Start-ManagedFolderAssistant Cmdlet 手動觸發助理員，以處理指定的信箱。如需詳細資訊，請參閱排程受管理的資料夾助理員。
在 Exchange 2010 RTM 中，受管理的資料夾助理員會依指定的排程執行。依預設，助理員會排程在每日從 01:00 到 09:00 (上午 1:00 到上午 9:00) 執行。您可以排定助理員在郵件伺服器閒置或負載較輕時執行。在決定助理員的排程時，請考量會爭用信箱伺服器資源的其他程序，例如信箱資料庫的離線磁碟重組和防毒掃描等。
附註：受管理的資料夾助理員不會對不需保留的郵件採取任何動作，這是透過停用保留標記來指定。您也可以停用保留標記，以暫停處理具有該標記的項目。 在資料夾之間移動項目
從一個資料夾移至另一個資料夾的信箱項目，會繼承目的資料夾所套用的任何標記。如果將項目移至未指派標記的資料夾，則會套用 DPT。如果項目已有明確指派的標記，則該標記的優先順序會永遠高於任何資料夾層級的標記或預設標記。
移除或刪除保留原則中的保留標記
當保留標記從套用至信箱的保留原則中移除時，使用者將無法再使用該標記，且無法將其套用至信箱中的項目。
受管理的資料夾助理員會根據這些設定，繼續處理已由該標記所戳記的現有項目，而在標記中指定的任何保留動作也會套用到這些郵件。
不過，如果您刪除標記，則會移除儲存在 Active Directory 中的標記定義。這會導致受管理的資料夾助理員處理信箱中的所有項目，並重新戳記已套用移除標記的項目。根據信箱和郵件的數量，這項處理可能會大量消耗所有信箱伺服器的資源，這些信箱伺服器內含使用保留原則的信箱，其中包括移除的標記。
重要事項：當保留標記從保留原則中移除時，任何已套用標記的現有信箱項目仍會因標記的設定而到期。若要避免標記的設定套用到任何項目，您應將標記刪除。刪除標記時，也會將它從所在所有保留原則中移除。 停用保留標記
如果停用保留標記，受管理的資料夾助理員會忽略已套用該標記的項目。具有停用保留功能之保留標記的項目將永不移動或永不刪除 (視指定的保留動作而定)。因為這些項目仍被視為已標記的項目，因此 DPT 不會套用到這些項目。例如，如果要疑難排解保留標記的設定，您可以暫時停用保留標記，使受管理的資料夾助理員停止處理具有該標記的郵件。
附註：向使用者顯示的已停用保留標記的保留期間為 [永不]。如果使用者標記某個項目並相信永不會刪除它，稍後啟用該標記可能導致意外刪除使用者不想刪除的項目。使用 [移至封存] 動作的標記亦是如此。 通訊記錄管理策略
保留功能
當使用者暫停工作且無法存取電子郵件時，可在繼續工作或可以存取電子郵件之前，先將保留設定套用至新郵件。根據保留原則，郵件可能會被刪除或移至使用者的個人封存中。您可以啟用信箱的保留功能，使保留原則在指定期間內暫時停止處理信箱。在啟用信箱的保留功能時，您也可以指定保留註解以通知信箱使用者 (或授權可存取信箱的其他使用者) 已啟用保留功能，包括排定保留功能的開始和結束時間。保留註解隨即顯示在支援的 Outlook 用戶端。您也可以依使用者慣用的語言，將保留註解當地語系化。
附註：啟用信箱的保留功能不會影響信箱儲存配額的處理方式。根據信箱使用量和適當的信箱配額，考慮針對休假中或有很長一段時間無法存取電子郵件的使用者，暫時增加信箱儲存配額。如需信箱儲存配額的詳細資訊，請參閱設定信箱的儲存配額。 若使用者有很長一段時間不工作，可能會累積大量的電子郵件。根據電子郵件數量和缺勤時間長度而定，使用者可能會需要數週時間來排序他們的郵件。在上述情況下，請考量使用者將郵件停止保留功能之前，處理這些郵件所需要的額外時間。
如果您的組織從未執行 MRM，而且使用者不熟悉其功能，您也可以在 MRM 部署的初始暖身與訓練階段使用保留功能。您可以建立及部署保留原則，並教育使用者有關原則的知識，不會發生在使用者可標記項目前將項目移動或刪除的風險。在暖身與訓練期間結束前幾天，您應該提醒使用者暖身截止期限。在截止期限過後，您可將保留功能從使用者信箱移除，讓受管理的資料夾助理員可處理信箱項目並採取指定的保留動作。
如需如何為信箱設定保留功能的詳細資訊，請參閱為信箱設定保留功能。
通訊記錄管理策略
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